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仕事の進捗具合を目で見て確認できるため、簡単に状況把握をしながら仕事を進めることができます。Create!Webフローにはクラウド版もありますが、有名なのはオンプレミス型。性能の低いサーバーだと重くなってしまうので、動作環境が整っているとよいです。
編集部が行ったユーザーインタビューでは、ほとんどの企業が初めてのワークフローシステムで、その便利さを享受していました。申請状況をcsvで出力できるのも便利、との声もありました。一方で、部分一致の検索が充分でない、といった声も寄せられました。
仕事の進捗具合を目で見て確認できるため、簡単に状況把握をしながら仕事を進めることができます。Create!Webフローにはクラウド版もありますが、有名なのはオンプレミス型。性能の低いサーバーだと重くなってしまうので、動作環境が整っているとよいです。
編集部が行ったユーザーインタビューでは、ほとんどの企業が初めてのワークフローシステムで、その便利さを享受していました。申請状況をcsvで出力できるのも便利、との声もありました。一方で、部分一致の検索が充分でない、といった声も寄せられました。
記事更新日: 2024/10/02
このページの目次
電子化した申請書は承認者や決裁者に渡されてフローが進んでいきます。紙媒体でこれを行った場合、現在どこまで進み、どのような処理状況になっているのか分からないことがあります。
Create!Webフローで作成することのできるルート確認図では、申請案件の進捗が目に見えて確認できるため計画的に仕事が勧められます。
上の画像は実際の操作画面で見るルート確認図です。
説明のため承認者が赤枠で囲まれていますが本来ここは表示されていません。一番左にスタート地点となる申請者がいます。
その後、最初に承認をする人物へ渡され、承認が完了すれば「済」のマークが付されます。
赤枠から１つ右にずれた場所に位置するのが決裁者です。
ルート確認図によれば申請者から決裁者までにどのようなルートを辿り、そして誰で止まっているのかが見て確認することができます。
同じ取引先へ出張をすることで、何度も同じ内容の申請書を作成することがあります。
そのような場合、過去の申請データをコピーすることで素早く仕上げることができます。
この他、データの入力元が別のシステムであっても、データを引き継いで使うことができます。
例えば上の画像のような営業支援システムに入力した情報を利用します。
この入力データからCreate!Webフローの申請書を表示することができ、作業量を減らすことができます。
他にも会計システムへデータを引き継ぐことで経理の作業負担を減らすことなども可能です。
様々な情報をデータ化するということは、同じ作業の繰り返しや二重入力などを防ぐことなり、効率改善へ大きな影響を及ぼすことでしょう。
APIなどを利用した機能の拡張をすることができますが、Create!Webフローとすでに連携しているサービスを利用することで比較的低価格で便利な機能を使うことができます。
その中の一つが経路検索サービスによる、交通費の自動入力機能です。
駅探連携オプション
「駅探」との連携で経路を検索します。交通費や旅費は手間も多く、ミスが発生しやすいポイントでもあります。自動で最適な経路を取得し、費用も算出することで業務効率を上げることができます。
Create!Webフローは、申請・決裁業務を電子化し働き方を改革することのできるワークフローシステムです。未だに紙媒体を使用しており承認に時間がかかっているような場合や、決裁までの流れを明確にしたい場合には導入がおすすめです。
クラウドではなくオンプレミスでのサービスになるため、オンプレミス環境でワークフローツールを使っていきたい人にCreate!Webフローの導入価値があるでしょう。
画像出典元：Create!Webフローホームページ
Create!Webフローの導入にはまず、サーバーライセンスが必要になります。上の画像のようにユーザー数に応じたプランが用意されています。
画像右に試算結果が表示されていますが、合計金額にはサポート費用が加わってきます。これも導入時に外すことはできず、製品にかかる金額の15％が必要です。
Create!Webフローはオプションで機能の拡張をすることも可能。
APIライセンスという外部システムと連携するのに必要なシステムを取得し、柔軟なワークフローの構築や、すでに用意されている各種オプションを追加することができます。料金設定は上のようになっており、APIライセンスの場合には90万円かかります。
このシステムを利用するまで、ワークフローは全て紙媒体での回覧でしたが、システム化されて紙媒体が無くなり、ワークフローの煩雑さ改善とスピードアップに繋がりました。社内の販売管理、購買管理システムとも連携も出来たので受発注業務の効率化に繋がったのはとても良かったです。
別システムと連携する場合のワークフローのケースにおいて正常時は問題ないのですが、ワークフローを最初まで差し戻ししたい場合に連携元システム側に差し戻しの自動通知ができないケースがあり、そのケースでは直接申請者へ連絡して再申請してもらわないといけないので、それが不便でした。
Create!Webフローには外部連携用のAPIが用意されていて、それをJavaで作られた別システムからコールすることで連携ができたので、やりやすいと感じました。
基本的にはおすすめですが、承認権限やルートが複雑になると設定がかなり煩雑にはなるので、シンプルなワークフローを行なっている会社であればおすすめです。ルートが複雑で外部システムとも連携していると、差し戻しなどのケースが自動通知にならない場合もあるので、外部システムと連携する場合も注意が必要です。
紙で出力した用紙に必要事項を書き込み、PDFでスキャンをします。そのPDFを上司にメッセージで送り、上司が出力したものに承認の押印をして再度スキャンをします。
最終決済者までそれを繰り返していました。
従来は、どこまで承認が進んだか申請者がわからないため、最終の保管先である本社総務に電話が集中し、確認に無駄な時間をかけていました。導入後はシステムで進行が把握できるため、確認の押し付けあいやトラブルがなくなりました。紙の保管もなくなったため、年間段ボール10箱分の保管料の削減に繋がりました。
その他、とくに稟議書が該当しますが、過去の資料を探したいときは今まで貸倉庫にある段ボールを取り寄せて段ボールを開き、しらみ潰しに手作業で書類を探していました。導入後の資料はすべて遡って確認できるため、貸倉庫の出庫費用削減と手間削減に繋がりました。
フローの作成はシステム管理者が行いますが、申請書自体は総務がチェック、確認するものが多く、部門の連携不足によりフローが勝手に作られて運用が進んでしまうケースがありました。正しく運用されていない責任はどちらの部署にあるのか、今でももめるケースがあります。
そのほか、特殊なルートで回付される書類はシステムにいれることが難しく、一部は紙の申請が残っております。出先の人は、この申請はワークフロー、この申請は紙という区別がわからずに問い合わせされることが多いです。
ワークフローの情報はエクセルで出力することができるため、外部との連携は問題なく行えています。当社の場合は税務申告の関係書類をワークフローから出力したエクセルを基に作成しているものもあります。
システムを導入されていない会社に対してはおすすめします。紙での回付、書類の保管手間などがなくなるため費用対効果は非常に高いです。申請画面は自由に作成ができるため、従来の書類と見た目を変えることなく運用ができるため、パソコンに弱いかたでも敷居は低く感じていただけるとおもいます。
しかし、既に導入されている企業に対しては、特別creat!webワークフローが優れているわけではないので、乗り換えまではおすすめしません。
私の会社での役職としては、システムエンジニアです。プログラマーとシステムエンジニアとのWBSの連携を取るためにこちらのサービスを使用しています。
良かったポイントとしては、進捗確認ミーティングをせずとも一人一人のタスク量を確認できるため、こちらからタスクを振りやすいです。業務を円滑に回せて、納期遅れなどを防げました。IT企業にとって納期は必須ですので、管理するにはベストのサービスだと思います。
Excelで使用する程度の数式ロジックなどあれば、より良いと思います。数式を導入することで、データベースの2次活用や入力や計算する手間が大きく軽減されると思います。私の会社は数字を入力する項目が他の会社に比べて多いので、数式を埋め込むだけで済めば手間が大きく省けます。
また、機能が多いこともあり、慣れるまで少し時間がかかる場合もあります。講習会などがあれば嬉しいです。
オプション機能で交通系ＩＣカードとの連携を行っていますが、経理にとってはとても便利なツールだと感じました。
私はIT企業での経験しかないのため他の企業がどのうように活用できるか分からないので、ＩIT企業にはおすすめだと記載させて頂きます。IT企業にとっては機能やオプションなど便利なものが多いです。
この記事では、おすすめのワークフローツール35選を比較紹介していきます。ワークフローシステムを導入するタイミングや選び方、導入するメリット・デメリットなどを徹底解説！
rakumoワークフロー
SmartFlow
Shachihata Cloud
稟議決裁さくらさん
monday.com
Questetra BPM Suite
kickflow
intra-mart ワークフロー
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Gluegent Flow
羅針盤ワークフロー
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BtoBプラットフォームワークフロー
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Findワークフロー
J-MOTTOワークフロー
ActionPassport
業務デザイナー
AgileWorks
スマートDB
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