Create!Webフロー

4.2

記事更新日: 2021/08/06

執筆: 編集部

良い口コミ・評判

API連携がとても充実

社内の販売管理、購買管理システムとも連携も出来たので受発注業務の効率化に繋がったのがとても良かったです。外部連携用のAPIが用意されていて、それをJavaで作られた別システムからコールすることで簡単に連携ができました。

悪い口コミ・評判

複雑なワークフローには対応できない

ルートが複雑で外部システムとも連携している場合、差し戻しが自動通知にならない場合もあるので、外部システムと連携する場合は注意が必要です。

編集部コメント

仕事の進捗具合を目で見て確認できるため、簡単に状況把握をしながら仕事を進めることができます。Create!Webフローにはクラウド版もありますが、有名なのはオンプレミス型。性能の低いサーバーだと重くなってしまうので、動作環境が整っているとよいです。

編集部が行ったユーザーインタビューでは、ほとんどの企業が初めてのワークフローシステムで、その便利さを享受していました。申請状況をcsvで出力できるのも便利、との声もありました。一方で、部分一致の検索が充分でない、といった声も寄せられました。

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1. 書類作成

申請書や稟議書など、業務に必要な書類を簡単な操作で作成できます

2. 承認や決裁

承認などの処理や、そのフローの可視化ができます

3. 包括的な情報管理

部門をまたいだ多様なデータを管理し内部統制します

良い点

申請書の処理状況をルート確認図で確認することができます。図によって可視化されることで進み具合が分かりやすくなります

悪い点

オンプレミスでのサービスため、動作環境を整える必要があります。サーバーの性能が低いと重くなることや、機能しない可能性もあります。

費用対効果:

クラウドで提供されるサービスと比べて導入や管理に費用が多くかかる。

UIと操作性:

シンプルで、入力操作も既存のデータを取り込んで簡単にできる。

セキュリティ:

自社内のサーバーに導入するため情報が外部に漏れにくい。

デザイン:

モダンなデザインではなく、やや古さを感じさせる。

サポート体制:

サポートページの充実と、有償のサポートサービスも用意されている。

Create!Webフローの3つの特徴

1. ルート確認図で「みえる運用」

電子化した申請書は承認者や決裁者に渡されてフローが進んでいきます。紙媒体でこれを行った場合、現在どこまで進み、どのような処理状況になっているのか分からないことがあります。

Create!Webフローで作成することのできるルート確認図では、申請案件の進捗が目に見えて確認できるため計画的に仕事が勧められます。

ルート確認図


上の画像は実際の操作画面で見るルート確認図です。

説明のため承認者が赤枠で囲まれていますが本来ここは表示されていません。一番左にスタート地点となる申請者がいます。

その後、最初に承認をする人物へ渡され、承認が完了すれば「済」のマークが付されます。

赤枠から1つ右にずれた場所に位置するのが決裁者です。

ルート確認図によれば申請者から決裁者までにどのようなルートを辿り、そして誰で止まっているのかが見て確認することができます。

2. 外部システムのデータを利用した申請

同じ取引先へ出張をすることで、何度も同じ内容の申請書を作成することがあります。

そのような場合、過去の申請データをコピーすることで素早く仕上げることができます。

この他、データの入力元が別のシステムであっても、データを引き継いで使うことができます

 
外部システムから申請フォームを表示
 
 

例えば上の画像のような営業支援システムに入力した情報を利用します。

この入力データからCreate!Webフローの申請書を表示することができ、作業量を減らすことができます。

他にも会計システムへデータを引き継ぐことで経理の作業負担を減らすことなども可能です。

様々な情報をデータ化するということは、同じ作業の繰り返しや二重入力などを防ぐことなり、効率改善へ大きな影響を及ぼすことでしょう。

3. 交通費の自動入力オプション

APIなどを利用した機能の拡張をすることができますが、Create!Webフローとすでに連携しているサービスを利用することで比較的低価格で便利な機能を使うことができます。

その中の一つが経路検索サービスによる、交通費の自動入力機能です

駅探連携オプション

「駅探」との連携で経路を検索します。交通費や旅費は手間も多く、ミスが発生しやすいポイントでもあります。自動で最適な経路を取得し、費用も算出することで業務効率を上げることができます。

Create!Webフローの料金プラン

導入に必須のサーバーライセンス


Create!Webフローの導入にはまず、サーバーライセンスが必要に
なります。上の画像のようにユーザー数に応じたプランが用意されています。

画像右に試算結果が表示されていますが、合計金額にはサポート費用が加わってきます。これも導入時に外すことはできず、製品にかかる金額の15%が必要です。

Create!Webフローはオプションで機能の拡張をすることも可能

APIライセンスという外部システムと連携するのに必要なシステムを取得し、柔軟なワークフローの構築や、すでに用意されている各種オプションを追加することができます。料金設定は上のようになっており、APIライセンスの場合には90万円かかります。

Create!Webフローの評判・口コミ

IT/インターネット/通信

1001人以上

2008年6月〜2019年6月まで利用

ツール連携している場合に差し戻しが手間になる

使いやすいと感じた点を教えてください。

このシステムを利用するまで、ワークフローは全て紙媒体での回覧でしたが、システム化されて紙媒体が無くなり、ワークフローの煩雑さ改善とスピードアップに繋がりました。社内の販売管理、購買管理システムとも連携も出来たので受発注業務の効率化に繋がったのはとても良かったです。

不便だと感じた点を教えてください。

別システムと連携する場合のワークフローのケースにおいて正常時は問題ないのですが、ワークフローを最初まで差し戻ししたい場合に連携元システム側に差し戻しの自動通知ができないケースがあり、そのケースでは直接申請者へ連絡して再申請してもらわないといけないので、それが不便でした。

外部連携はしやすいと感じましたか?

Create!Webフローには外部連携用のAPIが用意されていて、それをJavaで作られた別システムからコールすることで連携ができたので、やりやすいと感じました。

他の会社にもおすすめしますか?

基本的にはおすすめですが、承認権限やルートが複雑になると設定がかなり煩雑にはなるので、シンプルなワークフローを行なっている会社であればおすすめです。ルートが複雑で外部システムとも連携していると、差し戻しなどのケースが自動通知にならない場合もあるので、外部システムと連携する場合も注意が必要です。

不動産/建設/設備

251〜500人

経理

特別優れているわけではないので乗り換えはおすすめしない

サービス導入前の管理方法をおしえてください。

紙で出力した用紙に必要事項を書き込み、PDFでスキャンをします。そのPDFを上司にメッセージで送り、上司が出力したものに承認の押印をして再度スキャンをします。

最終決済者までそれを繰り返していました。

使いやすいと感じた点を教えてください。

従来は、どこまで承認が進んだか申請者がわからないため、最終の保管先である本社総務に電話が集中し、確認に無駄な時間をかけていました。導入後はシステムで進行が把握できるため、確認の押し付けあいやトラブルがなくなりました。紙の保管もなくなったため、年間段ボール10箱分の保管料の削減に繋がりました。

その他、とくに稟議書が該当しますが、過去の資料を探したいときは今まで貸倉庫にある段ボールを取り寄せて段ボールを開き、しらみ潰しに手作業で書類を探していました。導入後の資料はすべて遡って確認できるため、貸倉庫の出庫費用削減と手間削減に繋がりました。

不便だと感じた点を教えてください。

フローの作成はシステム管理者が行いますが、申請書自体は総務がチェック、確認するものが多く、部門の連携不足によりフローが勝手に作られて運用が進んでしまうケースがありました。正しく運用されていない責任はどちらの部署にあるのか、今でももめるケースがあります。

そのほか、特殊なルートで回付される書類はシステムにいれることが難しく、一部は紙の申請が残っております。出先の人は、この申請はワークフロー、この申請は紙という区別がわからずに問い合わせされることが多いです。

外部連携はしやすいと感じましたか?

ワークフローの情報はエクセルで出力することができるため、外部との連携は問題なく行えています。当社の場合は税務申告の関係書類をワークフローから出力したエクセルを基に作成しているものもあります。

他の会社にもおすすめしますか?

システムを導入されていない会社に対してはおすすめします。紙での回付、書類の保管手間などがなくなるため費用対効果は非常に高いです。申請画面は自由に作成ができるため、従来の書類と見た目を変えることなく運用ができるため、パソコンに弱いかたでも敷居は低く感じていただけるとおもいます。

しかし、既に導入されている企業に対しては、特別creat!webワークフローが優れているわけではないので、乗り換えまではおすすめしません。

IT

51〜100人

IT企業には必要な機能があって嬉しい

サービスの使いやすかった点を教えてください。

私の会社での役職としては、システムエンジニアです。プログラマーとシステムエンジニアとのWBSの連携を取るためにこちらのサービスを使用しています。

良かったポイントとしては、進捗確認ミーティングをせずとも一人一人のタスク量を確認できるため、こちらからタスクを振りやすいです。業務を円滑に回せて、納期遅れなどを防げました。IT企業にとって納期は必須ですので、管理するにはベストのサービスだと思います。

不便だと感じた点を教えてください。

Excelで使用する程度の数式ロジックなどあれば、より良いと思います。数式を導入することで、データベースの2次活用や入力や計算する手間が大きく軽減されると思います。私の会社は数字を入力する項目が他の会社に比べて多いので、数式を埋め込むだけで済めば手間が大きく省けます。

また、機能が多いこともあり、慣れるまで少し時間がかかる場合もあります。講習会などがあれば嬉しいです。

外部ツールとの連携はしやすいと感じましたか?

オプション機能で交通系ICカードとの連携を行っていますが、経理にとってはとても便利なツールだと感じました。

他の会社にもおすすめしますか?

私はIT企業での経験しかないのため他の企業がどのうように活用できるか分からないので、IIT企業にはおすすめだと記載させて頂きます。IT企業にとっては機能やオプションなど便利なものが多いです。

サービス

51〜100人

ペーパーレス化で在宅ワークにも適応

利用にかけている費用

年間:15万程度です。

サービス導入前の管理方法を教えてください。

さまざまな決裁を取るにあたり、紙の書面を回し、判子を権限者より貰っていました。アナログでした。

サービスの使いやすかった点を教えてください。

基本的に社内の決裁はCreate!Webフローを利用して電子で行うようになりました。決裁書面もシステムの中に蓄積されていくため、紙のように紛失する心配が全くありません。また、しっかりと職務権限基準を定めておけば、あとはシステムのに乗って流れていくので明解です。

職務権限基準に則って書面で決裁文書を回して判子をもらうやり方は、在宅業務では通用しませんし、時間もかかります。当社はコロナ禍のために導入したわけではありませんが、在宅ワークは必要性だったので導入を致しました。

不便だと感じた点を教えてください。

立案文書の検索性能はあまりよくないと感じます。部分一致だとあまり検索で引っかかりません。私は、社員名でまずその社員があげた立案を全部出し、そこから必要なものを取り出すようにしています。

また、決裁後の閲覧者のコメントにも不便を覚えます。コメントを記入したとしても申請者にはメールで届かず、メッセージがタイムリーに伝わらないことがあります。

外部ツールとの連携はしやすいと感じましたか?

社内のメールシステムやSlackとは問題なく連携できており便利です。またPDFでのダウンロードもできて便利です。

他の会社にもおすすめしますか?

はい、ペーパーレス化の一助になるのでおすすめします。在宅勤務やSDGS等で、このご時世は紙がとにかく問題視されます。その心配が解消できます。

サービス

11〜30人

申請から承認までが一気に効率化

利用にかけている費用

30日間無料トライアル、15名利用で年間:65,000円〜70,000円ほどです。

サービス導入前の管理方法を教えてください。

申請書・稟議書:エクセルで書類を作成し、プリントアウトしていました。その後上司から書類に押印をいただき、上司が会社に確認という具合に、紙ベースでのやりとりが主流となっていました。

申請書や稟議書の保管は、保管専用の棚に各項目ごとにクリアファイルなどで保管していました。

サービスの使いやすかった点を教えてください。

申請から承認までのスピードが一気に効率化されました。以前は、申請書類作成後に直属の上司に押印後、さらに会社からの承認を得るまでに時間がかかっていました。私の勤務する会社は、役員などは出張・外出が多いので、最終的に承認がおりるまでに2〜3日かかることも多かったです。

今回ワークフローシステムを導入することで、オンラインで申請・稟議書を共有できるようになりました。自分の出した申請書の状況がリアルタイムで確認できます。稟議状況がすぐに分かるので、契約時などは先方との打ち合わせもスムーズに進み、信頼関係を築くことができます。

不便だと感じた点を教えてください。

過去の承認案件の検索機能を改良していただきたいです。日程・案件内容別に管理自体はできるのですが、検索の際に担当者別や案件内容別の検索機能がつくと、もっとスピーディーに業務効率化ができます。以前、過去の業務改善申請の案件を検索したかったのですが、結局うまくできず、結局は過去のデータをスクロールしながら確認する必要がありました。

外部ツールとの連携はしやすいと感じましたか?

Excel、wordのインポートが可能なので、導入にあたって面倒な講義を受けたり新しい知識を得る必要もありません。紙ベースでなくなる分管理・スピードは効率化されます。

他の会社にもおすすめしますか?

Create!Webフローは様々な業種に適応できると思いますので、積極的な導入をおすすめします。「取引先との契約の稟議書」「社内業務改善案の申請書」など社内・社外にかかわらず申請書を作成する機会は多いはずですので、生産性は向上できます。1ヶ月間は無料トライアルができるので、まずはお試し感覚で始めてみるとよいかと思います。

メーカー

501〜1000人

操作が簡単で、画面で一括管理できるのは便利

導入に至った決め手を教えてください。

社内稟議書の回覧効率化のため。国内事業所と本社(東京)間の郵送、およびテレワーク導入により、稟議書の書面回覧リードタイムが長くなったため、一時期はメール承認により回覧を行っていた。そこを、承認証票をより確実に、人手を介さずに行えるようにと導入した。

使いやすいと感じた点を教えてください。

承認者設定や操作は簡単で、多くの人がすぐに操作できるようになった。

また、紙ベースの文書をPDFで貼り付けられるので、今までの業務内容から大きく変わることがなく、作業は覚えやすかった。

不便だと感じた点を教えてください。

PDF貼り付けでは10ページしか添付できずに困った。そこはファイル添付でPDFを添付することで問題解決できたが、それでも添付できるファイルサイズが小さく、サイズを調整するのに手間取った。

(添付ファイルサイズの調整はシステム管理者で調整できるかもしれないが、確認方法が不明)

他の会社にもおすすめしますか?

操作が簡単なので、多くの人がすぐに利用できるようになります。紙ベース回覧から劇的に意思決定速度が上昇しました。

まとめ

Create!Webフローは、申請・決裁業務を電子化し働き方を改革することのできるワークフローシステムです。未だに紙媒体を使用しており承認に時間がかかっているような場合や、決裁までの流れを明確にしたい場合には導入がおすすめです

クラウドではなくオンプレミスでのサービスになるため、オンプレミス環境でワークフローツールを使っていきたい人にCreate!Webフローの導入価値があるでしょう。


画像出典元:
Create!Webフローホームページ

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