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Create!Webフローは、進捗を直感的に把握できる操作性が魅力のワークフローシステムです。
クラウド版とパッケージ版から選択でき、特に手軽なクラウド版が人気を集めています。
ユーザーインタビューでは「紙の運用イメージのまま移行できる」と定評があり、CSV一括出力など管理業務を効率化する機能も充実。
初めてシステムを導入する企業にも好評です。
Create!Webフローは、進捗を直感的に把握できる操作性が魅力のワークフローシステムです。
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Create!Webフローは、紙の帳票デザインをそのまま電子化できる再現性の高いサービスです。
多くのシステムでは、電子化の際にレイアウトが制限されがちですが、Create!WebフローはExcelやWordで作成した既存のフォーマットをインポートして、入力フォームとして利用可能です。
利用者はこれまでと同じ見た目の画面で入力できるため、導入時の教育コストを大幅に抑えられます。

紙の申請書と同じ見た目でシステム化
電子化した申請書は承認者や決裁者に渡されてフローが進んでいきます。紙媒体でこれを行った場合、現在どこまで進み、どのような処理状況になっているのか分からないことがあります。
Create!Webフローで作成することのできるルート確認図では、申請案件の進捗が目に見えて確認できるため計画的に仕事が勧められます。

上の画像は実際の操作画面で見るルート確認図です。
一番左にスタート地点となる申請者がいます。
次に、最初に承認をする人物へ渡され、承認が完了すれば「済」のマークが付されます。
ルート確認図によれば申請者から決裁者までにどのようなルートを辿り、そして誰で止まっているのかが見て確認することができます。
APIなどを利用した機能の拡張をすることができますが、Create!Webフローとすでに連携しているサービスを利用することで比較的低価格で便利な機能を使うことができます。
その中の一つが経路検索サービスによる、交通費の自動入力機能です。

駅探連携オプション
「駅探」との連携で経路を検索します。交通費や旅費は手間も多く、ミスが発生しやすいポイントでもあります。
自動で最適な経路を取得し、費用も算出することで業務効率を上げることができます。
Create!Webフローは、申請・決裁業務を電子化し働き方を改革することのできるワークフローシステムです。
未だに紙媒体を使用しており承認に時間がかかっているような場合や、決裁までの流れを明確にしたい場合には導入がおすすめです。
自社のセキュリティポリシーに合わせて、クラウド版・パッケージ版の最適な運用形態を選択できる点も、長く使い続けられる理由の一つと言えるでしょう。
画像出典元:「Create!Webフロー」公式HP
Create!Webフローでは、利用形態に応じたクラウド版とパッケージ版の2種類が用意されています。
どちらの版でも基本機能(申請・承認・決裁など)を利用できるほか、必要に応じてMicrosoft Teams、SharePoint、クラウドサインなど外部システムとの連携オプション(別料金)を追加して機能を拡張することが可能です。
また、ブラウザから手軽に操作感を確認できるオンラインデモや、すべての機能を1ヶ月間無料で試せるクラウド版のトライアルおよびパッケージの評価版を利用して、自社の要件に合うか検討することができます。
【クラウド版】
| 月払い | 年払い | |
| 初期費用 | 0円 | |
| 月額利用料/1ユーザー | 500円 | 5,500円 |
| ディスク容量 <ユーザー数×5GB> |
0円 | |
※税抜
【パッケージ版】
| ライセンス数 | 標準価格 | 型番 |
| 50ユーザー | 600,000円 | CWF5-W(L)0050 |
| 100ユーザー | 900,000円 | CWF5-W(L)0100 |
| 150ユーザー | 1,050,000円 | CWF5-W(L)0150 |
| 200ユーザー | 1,350,000円 | CWF5-W(L)0250 |
※税抜
このシステムを利用するまで、ワークフローは全て紙媒体での回覧でしたが、システム化されて紙媒体が無くなり、ワークフローの煩雑さ改善とスピードアップに繋がりました。社内の販売管理、購買管理システムとも連携も出来たので受発注業務の効率化に繋がったのはとても良かったです。
別システムと連携する場合のワークフローのケースにおいて正常時は問題ないのですが、ワークフローを最初まで差し戻ししたい場合に連携元システム側に差し戻しの自動通知ができないケースがあり、そのケースでは直接申請者へ連絡して再申請してもらわないといけないので、それが不便でした。
Create!Webフローには外部連携用のAPIが用意されていて、それをJavaで作られた別システムからコールすることで連携ができたので、やりやすいと感じました。
基本的にはおすすめですが、承認権限やルートが複雑になると設定がかなり煩雑にはなるので、シンプルなワークフローを行なっている会社であればおすすめです。ルートが複雑で外部システムとも連携していると、差し戻しなどのケースが自動通知にならない場合もあるので、外部システムと連携する場合も注意が必要です。
紙で出力した用紙に必要事項を書き込み、PDFでスキャンをします。そのPDFを上司にメッセージで送り、上司が出力したものに承認の押印をして再度スキャンをします。
最終決済者までそれを繰り返していました。
従来は、どこまで承認が進んだか申請者がわからないため、最終の保管先である本社総務に電話が集中し、確認に無駄な時間をかけていました。導入後はシステムで進行が把握できるため、確認の押し付けあいやトラブルがなくなりました。紙の保管もなくなったため、年間段ボール10箱分の保管料の削減に繋がりました。
その他、とくに稟議書が該当しますが、過去の資料を探したいときは今まで貸倉庫にある段ボールを取り寄せて段ボールを開き、しらみ潰しに手作業で書類を探していました。導入後の資料はすべて遡って確認できるため、貸倉庫の出庫費用削減と手間削減に繋がりました。
フローの作成はシステム管理者が行いますが、申請書自体は総務がチェック、確認するものが多く、部門の連携不足によりフローが勝手に作られて運用が進んでしまうケースがありました。正しく運用されていない責任はどちらの部署にあるのか、今でももめるケースがあります。
そのほか、特殊なルートで回付される書類はシステムにいれることが難しく、一部は紙の申請が残っております。出先の人は、この申請はワークフロー、この申請は紙という区別がわからずに問い合わせされることが多いです。
ワークフローの情報はエクセルで出力することができるため、外部との連携は問題なく行えています。当社の場合は税務申告の関係書類をワークフローから出力したエクセルを基に作成しているものもあります。
システムを導入されていない会社に対してはおすすめします。紙での回付、書類の保管手間などがなくなるため費用対効果は非常に高いです。申請画面は自由に作成ができるため、従来の書類と見た目を変えることなく運用ができるため、パソコンに弱いかたでも敷居は低く感じていただけるとおもいます。
しかし、既に導入されている企業に対しては、特別creat!webワークフローが優れているわけではないので、乗り換えまではおすすめしません。
私の会社での役職としては、システムエンジニアです。プログラマーとシステムエンジニアとのWBSの連携を取るためにこちらのサービスを使用しています。
良かったポイントとしては、進捗確認ミーティングをせずとも一人一人のタスク量を確認できるため、こちらからタスクを振りやすいです。業務を円滑に回せて、納期遅れなどを防げました。IT企業にとって納期は必須ですので、管理するにはベストのサービスだと思います。
Excelで使用する程度の数式ロジックなどあれば、より良いと思います。数式を導入することで、データベースの2次活用や入力や計算する手間が大きく軽減されると思います。私の会社は数字を入力する項目が他の会社に比べて多いので、数式を埋め込むだけで済めば手間が大きく省けます。
また、機能が多いこともあり、慣れるまで少し時間がかかる場合もあります。講習会などがあれば嬉しいです。
オプション機能で交通系ICカードとの連携を行っていますが、経理にとってはとても便利なツールだと感じました。
私はIT企業での経験しかないのため他の企業がどのうように活用できるか分からないので、IIT企業にはおすすめだと記載させて頂きます。IT企業にとっては機能やオプションなど便利なものが多いです。
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