Agile Works

2.9

記事更新日: 2021/08/02

執筆: 編集部

良い口コミ・評判

電子印鑑の自動押印機能が便利

PDFや写真などのファイルの添付の操作が楽でした。また、申請時に電子印鑑が自動で押印されるので、押印なしで申請できて便利です。

悪い口コミ・評判

処理速度も遅いしUIも微妙

公式で謳われているほど直感的には利用できません。処理速度も遅いですし、いちいち待ち時間が発生します。

編集部コメント

「Agile Works」は大手・中堅企業向けのワークフロー課題解決ツールです。細かい組織設定に柔軟に対応でき、既存の人事システムとの連携も考慮しています。入力フォームは手書きの申請書と同じ感覚で使用できるドキュメントビューアを採用しているため、直感的な操作で業務を効率化できます。

ユーザー企業からは、Google Chromeに対応していてレイアウトの崩れもないのが良い、とのコメントがあります。しかしこのレイアウト作成時のカスタマイズが難しく、説明会やメーカーの研修に参加するための費用が高い、javascriptが使えないとイメージ通りの操作は難しい、という不満が複数の企業からあがっています。

ワークフローシステムを比較したい方はこちら

利用規約とご案内の連絡に同意の上

まとめて資料請求

ワークフローツールを徹底的に調べた起業LOG編集部がおすすめする3サービスの資料をダウンロードできます。

1. 書類管理

書類を保管・検索が可能な他、権限移譲にも対応可能

2. 連携機能

社内の既存システムとシームレスな連携が可能

3. フォーム作成

新規フォームを作成するほか、既存のフォームの見た目をそのままに使用可能

良い点

使用者にも管理者にも使いやすい機能が多く、特に人事異動が頻繁な会社や組織図が複雑な会社、決裁までの多数の部署を跨ぐ会社で真価を発揮します。

悪い点

大・中企業向けの機能が多くあるため、小企業での利用は全ての機能を使いこなせない可能性があります

費用対効果:

パッケージ版とライセンス版があり、ライセンス版も2種類の契約方法があります。

UIと操作性:

書類の見た目そのままでWeb上の操作が可能なため、直感的に操作できます。

社外連携:

人事や会計など今まで使用してきたシステムと連携して活用できます。

Agille Worksの3つの特徴

1. ユーザー目線の使いやすさに対応

「Agile Works」は管理・承認・申請など、あらゆる目線から見て業務がスムーズに進むよう利便性の高いシステムを採用しています。

ワークフローの基盤となる組織設定の登録はユーザーの使いやすさを重視しており、柔軟な一括設定が可能です。

組織図に沿った登録はもちろん、役職を束ねたグループ作成・部署を横断したグルーピングにも対応しており、大規模組織の設定もカスタマイズ無しで行えます。

人事システムとの連携も考慮した設計なので、既存のシステムを使いながらの併用も問題ありません。

今後変更予定の組織図は前もって設定し、先付けメンテナンスできるため、人事管理がより計画的・効率的になります。

組織設定と同じようにフロー設定もユーザーの使いやすさを第一に操作・設定できます。

アイコンを使用することで視覚的に見やすくなり、同時に複数名の承認や並列設定の可視化が実現、申請内容によって特定箇所に対しフローを変える条件分岐も可能になります。


フローの可視化で業務効率がアップ


各種ステップでの編集・閲覧・必須チェックなど細かな権限設定にも対応しており、代理機能や回付期限設定といった細かく行き届いた機能も実装しています。

承認する側・申請する側両方に効率や利便性を考えて作られているため、社内での書類申請のスピードアップが期待できるでしょう。

2. 書類管理を電子化でペーパーレスが実現 

「Agile Works」はこれまで紙で行っていた申請や依頼の書類フォーマットを電子化し、そのままのイメージで入力フォームとして使用できます。

もちろん、従来の電子化されたフォームも引き続き使用できるため、二度手間になることもありません。

ユーザーがいつも使い慣れているインターフェースを導入し、システムが変わることで手間取ることがないよう工夫されています。

「Agile Works」で採用しているドキュメントビューアは、紙のような入力画面のため、使い慣れた書類形式をそのままに活用できます。

新規書類を作成する際はプレビューしながら書類フォーム作成ができるシステムを採用しているため、フォーム作成の生産性が高く業務を効率的に行えます。

フォーム入力も今まで以上の時短を実現できるよう支援する機能を実装し、表明細・自動計算・マスタ参照といったサポートが受けられます。

関連書類機能では1つの申請書から関連する書類を起票する仕組みで、二重入力がなくなり1つの業務にかかる時間を大幅に削減可能です。


関連書類機能の紐づけ例
 
 

3. 環境に合わせた業務の最適化が可能

「Agile Works」は既存の自社システムを活かしながら、日々の業務をスムーズに対応できる機能を豊富に搭載しています。

人事システムとの連携では、従業員情報の取り込みや書類の検索結果をCSVやExcel形式のファイルとして出力可能です。

全ての書類が一括管理できるようになることで高性能な検索が実現するため、紙の資料を管理したり確認したりする必要が無くなります。

モバイル機能にも対応しており、モバイル向けに最適化されたデザインで快適に閲覧できます。

自動ログイン機能や各種書類の状況を一括確認できるインターフェイスにより、外出中でも必要な情報を即時に得られるメリットもあります。


モバイルビューサンプル


多言語にも対応していることから、グローバルな人材採用を行っている会社に対応できるのもポイントです。

対応言語は日本語・英語・中国語で、利用ユーザーごとに画面の表示言語を切り替えられ、個々に見やすい環境の元で業務できます。

Agille Worksの料金プラン

 


「スタンダード版」と「エンタープライズ版」があり、同時利用者数が200名を超える場合はエンタープライズ版を選びます。

デモサイトによる無料トライアルが可能なため、使用感を確かめてから導入を検討できます。

公式サイトには上記の金額が書いてありますが、ユーザー企業にインタビューしたところ、従業員規模数1,000名以上の企業で、初期費用900万円だったという企業や、初期費用3億円・運用費年間1億円だったという企業まで幅広い答えがありました。

一方、50名以下・スタンダード版を利用している企業は、月額20万円とのことでした。

料金は追加ライセンスや連携オプションで大きく変化する可能性が高いため、詳細な見積をオススメします。

Agile Worksの評判・口コミ

インターネット業界

1001人以上

全体的にUIが微妙

使いやすいと感じた点を教えてください。

PDFや写真などのファイルの添付の操作が楽ですし、申請時に電子印鑑が自動で押印されるので、押印なしで申請できます。

不便だと感じた点を教えてください。

申請書の作成時にボタンのようなものがなく、リンクメッセージのようなものをクリックして申請書を作成するのが、使う側としてはどこから押せばいいか迷ってしまいます。また、回付したあとの差し戻し理由などが書かれたメールなども、どこにあるのか探すのに苦労しました。
連携に関してもSAPのHRとしていますが、いちいち組織やポジションを登録しなければいけないところが面倒でした。

SE

1001人以上

決裁のスピードが速いので業務が滞らなくなった

利用にかけた費用

担当が異なるため正確な費用までは不明ですが、導入費はサーバ含め900万円程だったと思います。

使いやすいと感じた点を教えてください。

他部署へ書類を持参する手間がなくなった
・紙のコスト削減と決裁のスピードが速くなった
・申請書類のステータスも直ぐにわかるので承認待ちで業務が滞らない
・PDFやOfficeにも対応している
・新規採用者の書類提出を電子化できるようになり、早く入力処理ができるようになった

不便だと感じた点を教えてください。

・帳票のカスタマイズが少し大変
・帳票を作成する説明会やメーカーの研修費が高い

他の会社にもおすすめしますか?

私はAgile Worksの使用に慣れているので、使い勝手は良いとおすすめしたいです。ただし、費用が安く帳票をPDFで取り込みができるX-POINTを導入したいという声もあります。

広告

1001人以上

パソコン1台で申請完結できて業務は大きく効率化

サービス導入前の管理方法を教えてください。

郵便に関しては手書き伝票、申請書に関しては紙書類と判子でした。

サービスの使いやすかった点を教えてください。

agileworksが導入される前は、申請する際に承認や判子をもらいに色んな各部署を回ったりしていました。

しかし、agileworksが導入されてからは、申請をする際に色んな部署を回らず、申請伝票も取りに行く必要がありません。自分の席のパソコン1台で申請作業ができるようになりました。少しの空き時間で業務を完了でき、業務時間短縮化になります。

不便だと感じました点を教えてください。

次の手順や次は何を選択すべきなのか分からないところが不便です。申請作業をしている際、画面に手順を示してくれず、各アイコンが羅列されているだけのため、やり方の資料を毎回何回も見直しながら手順を進めています。実際に慣れてないスタッフは申請に手こずるほどです。

また、承認者の指定が2段階になっているのですが、最後の承認者の選び方が分かりません。いつも申請を押すと出てくる「承認者指定してください」のコマンドが出できてから選択しています。

外部ツールとの連携はしやすいと感じましたか?

郵便の申請書類はagileworksで申請書をつくり、郵便物と一緒に指定のところに置いておくとスムーズに集荷していただいています。連携は紙の伝票と変わらずしやすくできてると思います。

他の会社にもおすすめしますか?

おすすめします。自分の席のパソコン1台で様々な申請業務を完結できるので、個人の業務時間削減には便利です。

IT

101〜250人

印影が電子化できるが今後は不要かも

導入にかけている費用

2019年から1年間くらい使用しています。初期費用は親会社からの提供なのでゼロ、月額は5万円くらいでした。

サービス導入前の管理方法を教えてください。

kintoneから乗り換えしました。理由は印影を電子化できるワークフローシステムがこれだけだったからです。導入の際に、承認ルートの整理、帳票をどれを載せるか選ぶなどの作業で少し苦労しました。

サービスの良かった点を教えてください。

とにかく紙が必要ない点と、外出していても申請ができて承認もできる点です。おかげで業務処理が早くなりました。また、作業がどこで止まっているかわかるようになったので便利です。

サイボウズのkintoneと比較したときに、このツールは自動的に印影が押せる点では便利です。他のツールは個別開発ではないとできません。

不便だと感じた点を教えてください。

公式で謳われているほど直感的に使える印象はないです。処理速度が遅くて待ちが発生してしまう点も困ります。

会社の問題なのですが、全てのフローがシステムに載っているわけではなく、ほとんどの業務がまだ紙の状態です(現状では9割くらいはまだ紙)。当初は印影を電子化できることから導入したのですが、世の中的には今後は印影がいらなくなるので、このツールを使用する意味がなくなると見ています。

また、大規模向けと言っているツールですが、大規模で使うと処理速度が遅いのではないかと懸念しています。自社のデータベースが遅いだけかもしれませんが、小規模の会社の方がむしろ使いやすいような気がします。

IT

1001人以上

どこまで申請が通っているか直感的にわかりにくい

利用にかけている費用

初期費用:約1,000万

サービスの使いやすかった点を教えてください。

各種申請にあたり、必要となる書類や前提条件が申請作成時に全てリンクが貼られています。いちいち前の画面に戻ったり、別のサブシステムを開くことなくワンクリックで確認することができたところが良いと思います。

不便だと感じた点を教えてください。

ユーザーインターフェースが全体的に暗い色で、必須入力箇所や申請の手順がわかりづらいところです。

また、申請後に現在のフェーズを後追いで確認するとき、どこまで申請が通っているのかが直感的にわかりづらいです。申請済みの書類は別フォルダに仕分けられるのですが、それが見つからず最初は苦労しました。

外部ツールとの連携はしやすいと感じましたか?

弊社では特殊な人事管理システムを入れているので、外部ツールとの連携はできていないのですが、製品自体は一通りAPIやSDKが揃っており、連携の難易度自体は高くないと思います。

他の会社にもおすすめしますか?

ワークフローに特化したシステムをお探しであれば、比較的費用も高くないのである程度はおすすめはできると思います。

そうでなければ、salesforceやservicenowなど、比較的カスタマイズが容易で他用途にも使えるsaasのほうがいいかなと思いました。

IT

1001人以上

パッと見で分かりづらい

サービス導入前の管理方法を教えてください。

社内の別のワークフローシステムを利用していました。(らく2稟議システム)

サービスの使いやすかった点を教えてください。

以前までのシステムではIEでしか利用できず、普段IEを使わない身としては非常に不便に感じていました。また、画面が見切れて文字が読めなかったり、レイアウトが崩れているためボタンが押せないなどの不具合が多々ありました。

しかしagileworksは、まずGoogle Chromeで見られるため非常にやりやすいです。レイアウトの崩れもなく見られる点は、良かったと思います。

不便だと感じた点を教えてください。

他の社内システムとの連携がうまく取れていないためか、ある稟議書を作成して誤りがあった場合、起案者からは削除ができない点が不便です。

この場合、誤っていても一回起案し、上長が却下しなければ事務側は修正できないので、上長に迷惑をかけることになってしまうのが辛いです。

以前までのシステムではそのようなことがなく、誤りを発見したらすぐに破棄し再度作成できたので、そこの互換性があるともっと便利になるのではないかと思います。

外部ツールとの連携はしやすいと感じましたか?

あまり思いません。社内独自システムと連携していますが、そことは連携がとれていないようです。

他の会社にもおすすめしますか?

あまりおすすめできません。正直、どこにどの申請書があるのか分かりづらいです。書類作成するのも作成ボタンを押さなければならず、そこがパッと見で分かりづらいので、もっと良いシステムがあればいいなと思っています。

IT

1001人以上

ワークフローを自動化できる点ではおすすめ

サービス導入前の管理方法を教えてください。

よく覚えておりませんが、社内システムで管理していたように思います。

サービスの使いやすかった点を教えてください。

  • 承認段階が目に見えて、フローが止まっている段階をすぐ確認できる点
  • ワークフローを回すのが簡単になった点
  • フォーマットを登録できる点
  • 過去の履歴を確認できる点
  • 過去の履歴をpdf化して保存できる点
  • 承認担当やフロー完了後の連絡先を、社員情報から選択できる点
  • 一度起票したものをコピーして再度起票できる点

弊社は社員数が多いかつ、日本語を理解できない社員もいるので、利用者に合わせた言語を表示させることができる点はとても便利でした。

また弊社の社内システムはログインのし直しが必要で大変面倒ですが、このシステムはシングルサインオンに対応していて、わざわざログインし直す必要がなくなった点も、業務が楽になりました。

不便だと感じた点を教えてください。

  • 少々操作感が遅いと感じる
  • ユーザーインターフェースが分かりにくい(特に初めて目にしたときはどこを触ったら良いのかよくわからなかった)
  • 全体的なデザインが古い
  • セッション時間が短い(申請時に、申請内容を完璧に分かった状態で作業せずに調べながらやっていると、セッションが切れてやり直さなければならない)

他の会社にもおすすめしますか?

ワークフローを自動化できるという点でおすすめします。弊社のような大規模組織および複数言語を使用する企業にとっては、ユーザーごとに言語表示を切り替えられるので向いているでしょう。

しかし操作感としては動きが遅いため、ワークフローシステムの中でベストな製品としてはおすすめできません。

小売

1001人以上

イニシャルコストが非常に高い

利用にかけた費用

初期費用3億、運用費年間1億 日立システムズ仲介による導入

導入に至った決め手を教えてください。

申請書の種類が多く、なおかつ紙媒体での管理を行っており、申請書電子化と、承認フローのデータ化を目的に導入。

使いやすいと感じた点を教えてください。

テンプレートさえ作っていれば、ある程度の習熟度で、紙での申請書よりも使いやすくなる。例えば、紙だと全て書かないと申請できないが、このツールであれば社員番号を入力するだけで場所や名前が自動入力できて効率的。

不便だと感じた点を教えてください。

使い方を覚えることに時間がかかる。また、紙媒体と比較すると修正に習熟度が必要。javascriptが使えないとイメージ通りの操作は難しいと感じた。文字の大きさやフォントなどに制限があるため、紙媒体を電子化する際に、認識のズレが起きる可能性があるとも感じた。

他の会社にもおすすめしますか?

イニシャルコストが非常に高いのでおすすめしない。ただ、私達は導入に日立システムズと日立製作所での導入をしており、当初予定していた金額よりも高くなったことからそう感じるのかもしれない。

ゲーム

31〜50人

初めは小範囲で使い少しずつ利用拡大するような導入法が良い

利用にかけた費用

20万円

使いやすいと感じた点を教えてください。

社内稟議など決済業務で利用しています。関係各位のここスケジュールに左右されずに決済をタイムリーに進められるのが一番のメリットです。

不便だと感じた点を教えてください。

ユーザーインターフェースのデザインなど前時代的で、フィールド、ボタンなどの使い勝手が悪い印象があります。また、導入時商談情報や人事情報を管理してるシステムとの連携をしようとしたら、データ構造が合わないため別途ediツールを入れる必要がありました。

他の会社にもおすすめしますか?

スモールスタートで導入するのであれば向いていると思います。初めは小範囲で使い、少しずつ利用拡大するような導入法が良いかもしれません。

小売

1001人以上

同時並行で承認を得たい大規模の会社におススメ

利用期間 

2019年4月〜2021年9月現在も利用中 

導入に至った決め手を教えてください。 

書類を回付する必要がある関係者が多く、紙での回付では非常に時間がかかっていた。加えて、どこでなぜ止まっていたのかが可視化できていなかった。そのような状況を解消するために導入。 

使いやすいと感じた点を教えてください。 

複数の部署に並行回付できる点が便利。誰の所で何時間止まっているか具体的な時間を確認できるため、リマインドがしやすい。 

不便だと感じた点を教えてください。 

最終承認者から書類の修正指示があった際に、申請者または自分の1つ手前の人にしか書類の差し戻しができない仕様になっている。結局は申請者まで差し戻すしか方法がなく、特に再確認する必要のない関係者も含めて再度ワークフローを回す必要が生じるのは面倒。 

外部連携はしやすいと感じましたか? 

社内の電話帳と連携している。非常にスムーズで問題ない。 

他の会社にもおすすめしますか? 

他のツールと比較検討した訳ではないが、使い勝手は悪くないように思う。社内関係者が多く、様々な部署から同時並行で効率的に承認を取りたいような大規模な会社におすすめ。

まとめ

「Agile Works」は大手・中堅企業向けのワークフロー課題解決ツールです。

組織改編や人事異動の多い企業でも社内通知や管理負担を減らせるよう、細かい組織設定に柔軟に対応できます。

先の人事異動をあらかじめ管理しておく先付け管理機能や、既存人事システムとの連携も考慮しています。

入力フォームの作成・承認・管理は手書きの申請書と同じ感覚で使用できるスタイルのドキュメントビューアを採用。紙のように直感的なフォームのため、ユーザーは迷わず使用できます。

業務フローや書類を電子化することにより、今まで以上に情報の管理を徹底できると共に、情報検索の幅が広がり業務効率が上がるでしょう。


画像出典元:「Agile Works」公式HP

100社の導入事例まとめがついてくる!

起業LOG独自取材!

起業LOG独自取材!

100社の導入事例まとめがついてくる!

はじめて起業ログで資料請求した方には、起業LOG編集部が独自調査した導入事例まとめをプレゼント!

ワークフローの資料を一括ダウンロード

関連するサービスの比較記事

比較検討におすすめのお役立ち資料

【特典】ワークフローシステム選びのお役立ち資料
ワークフロー
資料がすぐに届く!
一括資料請求
起業LOG運営のプロトスター社では一緒に働く仲間を募集しております

ページトップへ