「スマートDB」はデータを管理する側と使用する側両方に配慮したシステムで、社内全体のワークフローを円滑化し効率的な業務を実現します。ノンプログラミングの直感的な操作で最新・正確なWebデータベースを活用できるため、今までの業務が飛躍的に効率化できることでしょう。
「スマートDB」はデータを管理する側と使用する側両方に配慮したシステムで、社内全体のワークフローを円滑化し効率的な業務を実現します。ノンプログラミングの直感的な操作で最新・正確なWebデータベースを活用できるため、今までの業務が飛躍的に効率化できることでしょう。
記事更新日: 2024/10/09
目次
「スマートDB」は使用者の作業効率が良くなるよう、直感的な操作を可能としつつミスを削減する数々の工夫が実装されています。
フォームを作成する時は文字入力ボックスや項目選択などの25種類のアイテムをドラッグ＆ドロップするだけで作成が可能なので、直感的で効率的な業務が実現します。
また、「スマートDB」内の情報を参照し紐付けることができるため、更新の頻繁な情報を正確に連携できるのでミスも減るでしょう。
担当者・部署ごとに入力項目を分けたい場合は、共通項目以外に個別に入力項目を分けることができ、柔軟な文書作成を可能にします。
「スマートDB」内では横断検索もでき、文章や情報の引き出しとしても活用していけます。
添付ファイルの中に含まれる文字まで検索をかけられる上に、検索結果には職務権限を反映し、扱いが難しい情報の管理も同時に実現します。
文章をまたいだ情報をまとめたい時には集計機能が役に立ちます。
登録した文章内の金額の部分など設定した数値を自動で集計してくれるため、在庫数やセミナー参加人数などあらゆる場面での活躍が期待できます。
集計した数値は項目ごとにグラフ表示もできるので、レポート作成時間が削減し業務の効率化に繋がるでしょう。
「スマートDB」は多数の情報が集まることから管理者向けの機能も充実しており、管理者自身の業務を効率化できます。
管理者はきめ細かいアクセス権限を設定でき、文書・部署・役職ごとといった様々な分類で情報管理を可能とします。
組織や立場によって、閲覧・編集・データ出力などのアクセス権を管理したい場合にも役立ちます。
各種データの利用度を一覧で簡単に管理する機能も実装しています。閲覧数・登録数・更新回数といった細かい数値をカテゴリごとに確認可能です。
もちろん、月ごと・日ごとといった期間別でのカテゴリチェックもできるため、管理者のワークフローに合わせた管理を効率化します。
誰がいつ何の情報にどのような操作を加えたのか、監査ログを出力することもできるため、情報の管理をより厳しく行えます。
定期的に決められたワークフローであれば、初期設定を行えば自動処理で対応することもできます。
例えば、入力後1年を過ぎたデータを削除するなど、どのくらいの期間でどのような処理を行うかの指定で柔軟な対応を可能にします。
毎月◯日・第◯月曜日などの実行タイミングはもちろん、 決算期の3月と9月に更新といった自社オリジナルの指定にも対応しています。
「スマートDB」は様々な習慣に合わせて業務の流れを電子化し、ワークフローの円滑化・ミスの防止に役立ちます。
「スマートDB」で使用するワークフローは自由自在に承認ルートを設定でき、複数の部門による並列承認や条件分岐、別のワークフローへの連携まで実現できます。
申請書に記載された分類や金額に応じて条件分岐し自動的に承認ルートを設定したり、内容によって担当者だけで判断できない際にコメントを求めたりといった自由なルート設定が可能です。
入力フォームはミスが少なくなるよう入力チェック機能がついており、重複申請の防止などの人的ミスを軽減できるよう配慮されています。
同時に堅牢性の高い権限制御を確立しており、例えば「販売額や原価率は営業担当者にのみ編集を許可」といった条件を設定することで、部署をまたいだワークフローの承認途中でミスが起こらないように対策できます。
学内での諸申請はほとんど紙で行っていたため、ワークフロー化を検討し「スマートDB」を採用しました。導入後は、Web画面上で必要項目を入力していくだけで、どこでも即座に申請や各種手続きができるようになりました。書類の提出や受領にともなう手続きはもちろん、紙書類を手動でデータ化する必要がないため、事務作業量の削減が実現。
※「スマートDB」公式HP参照
「スマートDB」はノンプログラミングで、誰でも直感的な操作で簡単にあらゆるワークフローを電子化できます。
マウス操作のみで最新・正確なWebデータベースを活用できるため、今までの業務が飛躍的に効率化できることでしょう。
紙文書で行っていたワークフロー業務は細かい承認フローを自動設定し、決済までの時間を大幅に短縮できます。
自由自在に設定できる承認ルートで部署をまたぐ複雑なルートもミス無く並列承認を可能にします。
データを管理する側と使用する側両方に配慮したシステムで、社内全体のワークフローを円滑化し効率的な業務を実現できるでしょう。
画像出典元：「スマートDB」公式HP
月額利用料は上記の表の通りとなっており、ユーザー数で変動します。
最低利用は12ヶ月となっており、以降の更新単位も12ヶ月ごとです。
データを既存環境から移行する場合は、2,200,000円から別途初期費用がかかります。
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