スマートDB

3.5

記事更新日: 2021/05/06

執筆: 編集部

良い口コミ・評判

書類のやりとりが効率化

いろんな確認が必要な書類・資料のやり取りがスムーズになりました。申請がシステムで完結するため、印刷する手間が省けます。海外からVPNでアクセスすることでどこからでも承認できるので、緊急の承認が必要になったときにも便利です。

悪い口コミ・評判

ワークフローが増えすぎてわかりにくい

ワークフローを作成すること自体が簡単なので新しいワークフローをどんどん作ってしまい、どのワークフローで申請すれば良いかがわかりにくい状態になっていました。ある程度は情報システム部などが導入の監督を行わないと、たくさんの類似したワークフローが乱立して保守性が落ちると思います。

編集部コメント

「スマートDB」はデータを管理する側と使用する側両方に配慮したシステムで、社内全体のワークフローを円滑化し効率的な業務を実現します。ノンプログラミングの直感的な操作で最新・正確なWebデータベースを活用できるため、今までの業務が飛躍的に効率化できることでしょう。

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1. フォームデザイナー

直感的な操作でワークフローに使用する入力フォームを作成可能

2. 権限管理

閲覧設定や入力制限をアカウント・役職・部署ごとで管理可能

3. ドキュメント検索機能

データベース内の全文検索が可能で、よく使用する検索条件は保存可能

良い点

複雑な承認ルートに柔軟な対応ができ自動処理できる範囲も広いため、今まで手作業で行っていた業務の大部分が効率化可能です。

悪い点

契約は1年単位のため途中解約や数か月の更新はできず、既存のデータベースを移行する場合は初期費用がかかります。

費用対効果:

契約は1年単位となり、今までのデータベースを移行する場合は初期費用が発生します。

UIと操作性:

マウスだけの直感的操作でワークフローの作成が可能です。

セキュリティ:

アカウント・役職・部署ごとなどに操作範囲や情報開示範囲を設定できます。

スマートDBの3つの特徴

1. 使用者の作業効率が良くなる機能の数々

「スマートDB」は使用者の作業効率が良くなるよう、直感的な操作を可能としつつミスを削減する数々の工夫が実装されています。

フォームを作成する時は文字入力ボックスや項目選択などの25種類のアイテムをドラッグ&ドロップするだけで作成が可能なので、直感的で効率的な業務が実現します。

また、「スマートDB」内の情報を参照し紐付けることができるため、更新の頻繁な情報を正確に連携できるのでミスも減るでしょう。

担当者・部署ごとに入力項目を分けたい場合は、共通項目以外に個別に入力項目を分けることができ、柔軟な文書作成を可能にします。

「スマートDB」内では横断検索もでき、文章や情報の引き出しとしても活用していけます。

添付ファイルの中に含まれる文字まで検索をかけられる上に、検索結果には職務権限を反映し、扱いが難しい情報の管理も同時に実現します。

文章をまたいだ情報をまとめたい時には集計機能が役に立ちます。

登録した文章内の金額の部分など設定した数値を自動で集計してくれるため、在庫数やセミナー参加人数などあらゆる場面での活躍が期待できます。

集計した数値は項目ごとにグラフ表示もできるので、レポート作成時間が削減し業務の効率化に繋がるでしょう。


グラフの可視化サンプル

 

2. データ管理を自動化・効率化可能

「スマートDB」は多数の情報が集まることから管理者向けの機能も充実しており、管理者自身の業務を効率化できます。

管理者はきめ細かいアクセス権限を設定でき、文書・部署・役職ごとといった様々な分類で情報管理を可能とします。

組織や立場によって、閲覧・編集・データ出力などのアクセス権を管理したい場合にも役立ちます。

各種データの利用度を一覧で簡単に管理する機能も実装しています。閲覧数・登録数・更新回数といった細かい数値をカテゴリごとに確認可能です。

もちろん、月ごと・日ごとといった期間別でのカテゴリチェックもできるため、管理者のワークフローに合わせた管理を効率化します。

誰がいつ何の情報にどのような操作を加えたのか、監査ログを出力することもできるため、情報の管理をより厳しく行えます。

定期的に決められたワークフローであれば、初期設定を行えば自動処理で対応することもできます。

例えば、入力後1年を過ぎたデータを削除するなど、どのくらいの期間でどのような処理を行うかの指定で柔軟な対応を可能にします。

毎月◯日・第◯月曜日などの実行タイミングはもちろん、 決算期の3月と9月に更新といった自社オリジナルの指定にも対応しています。


簡単な選択で日々の業務を自動化
 

3. 自社に合わせた業務を電子化できるワークフロー

「スマートDB」は様々な習慣に合わせて業務の流れを電子化し、ワークフローの円滑化・ミスの防止に役立ちます。

「スマートDB」で使用するワークフローは自由自在に承認ルートを設定でき、複数の部門による並列承認や条件分岐、別のワークフローへの連携まで実現できます。

申請書に記載された分類や金額に応じて条件分岐し自動的に承認ルートを設定したり、内容によって担当者だけで判断できない際にコメントを求めたりといった自由なルート設定が可能です。

入力フォームはミスが少なくなるよう入力チェック機能がついており、重複申請の防止などの人的ミスを軽減できるよう配慮されています。

同時に堅牢性の高い権限制御を確立しており、例えば「販売額や原価率は営業担当者にのみ編集を許可」といった条件を設定することで、部署をまたいだワークフローの承認途中でミスが起こらないように対策できます。


業務のミスを減らし、機密情報の漏えいを防ぐ
 
 
 

スマートDBの料金プラン

 

月額利用料は上記の表の通りとなっており、ユーザー数で変動します。

最低利用は12ヶ月となっており、以降の更新単位も12ヶ月ごとです。

データを既存環境から移行する場合は、2,200,000円から別途初期費用がかかります。

スマートDBの導入事例

全社で稟議・決裁業務を電子化し、意思決定をスピードアップ
株式会社アダストリア様

国内外に多数の拠点を持つため、場所に縛られず経営の意思決定を迅速に行うことが求められていました。まず紙で行っていた稟議・決裁業務の電子化が必要と考え、「スマートDB」を導入。外出先からでもスマートデバイスを使って上申内容を確認・意思決定できるため、導入前に比べ半分以下の時間で最終承認が得られるようになりました。

業務基盤を整備し、大学が学生を一貫してサポート
立命館大学様

学内での諸申請はほとんど紙で行っていたため、ワークフロー化を検討し「スマートDB」を採用しました。導入後は、Web画面上で必要項目を入力していくだけで、どこでも即座に申請や各種手続きができるようになりました。書類の提出や受領にともなう手続きはもちろん、紙書類を手動でデータ化する必要がないため、事務作業量の削減が実現。

※「スマートDB」公式HP参照

スマートDBの評判・口コミ

メーカー

1001人以上

ワークフローの作成自体が簡単

サービス導入前の管理方法をおしえてください。

入社、配属された際にはすでに使用されていました。

新しいワークフローを作成した際には、もともとはエクセルの申請所に内容を入力し、それを紙で印刷したあと、上司へ持っていって押印をもらっていました。

承認された紙は、キングファイルに閉じて棚に保管していました。

使いやすいと感じた点を教えてください。

申請がシステムで完結するため、印刷する手間が省けて楽になりました。

上司が出張などで中長期で不在にしている時、以前の紙の申請書であればどうしようもなかったのですが、海外からVPNでアクセスすることでどこからでも承認できるようになったので、緊急の承認が必要になったときにも便利でした。

紙の申請書のときは、誰まで承認が回っているのかなどステータスがわかりませんでした。でも、ステータスが画面で見れるようになったため、催促するのが楽になったと思います。

不便だと感じた点を教えてください。

私が使用していた限りでは不便だと感じたことはなかったのですが、別部署ではワークフローを作成すること自体が簡単なため、新しいワークフローをどんどん現場の要望で作ってしまい、どのワークフローで申請すれば良いかが現場の一部の人しかわかっていない状態になっていました。

利用者の理解不足かもしれませんが、申請項目が少し違うだけで別のワークフローを作っていたため、項目を増やし注記などをつければ、半数ほどの量に減らすことができたのではないかと思います。

外部連携はしやすいと感じましたか?

外部ツールとの連携を実施する案がありましたが、結果的に取りやめました。

連携元のツールは社内で開発した外注管理ツールであり、csvファイルで出力した情報を連携し、自動で申請を作るという案だったのですが、データ連携をする際に開発コストがかかり、業務改善効果があまりなかったためです。

他の会社にもおすすめしますか?

おすすめします。

部署や部門ごとに全く違う申請を行う場合、ワークフローの作成自体が簡単です。簡単に多数のワークフローを作成して導入が素早くできるのではないかと思うためです。

しかし、ある程度は情報システム部などが導入の監督を行わないと、たくさんの類似したワークフローが乱立することになるため保守性が落ちるとも思います。

ゲーム

31〜50人

申請関連はすべてスマートDBで完結可能

使いやすいと感じた点を教えてください。

素人でも簡単にノーコードで扱えます。社内SEが社内改善のためプログラミングしデジタル化して、といったことではなくて、SEでなくてもデジタル化に持っていけるのがよい点です。

そして、いろんな確認が必要な書類・資料のやり取りは、これを使ってデジタル化したことでスムーズになりました。

私はまだデジタルに精通していませんが、フロー構成や上司、メンバー間でのチェックを取りながらでよく、あとは私の腕を磨いていくといったところです。

不便だと感じた点を教えてください。

アップル社のものみたいに感覚的に直感的に組み合わせられる感じになればいいと思います。

また、特定作業で再ログインを求められること、編集画面でコピーした項目を配置するときに1つずつ上げなくてはならないことです。コピーした項目がどこにあるか探さなくてはならないことはストレスになりました。

マニュアルもバラバラなので、まとまったサイト集やチャットポット的に検索できるようにしてもらいたいです。

もっとテンプレ利用など共有されて、活用できれば助かります。

外部連携はしやすいと感じましたか?

紙ベースのワークフローが多かったのですが、昨今の在宅ワーク推進の流れでオンライン化が現場から求められていて、まさにこれを活用し現場視点でのシステム導入ができて大幅に効率化ができるようになりました

他の会社にもおすすめしますか?

おすすめします。

社内申請業務にとても有効で、申請に関わるものはすべてスマートDBで完結可能です。他バインダへの連携もできてとても役立っています。

それでもまだ紙申請が残っていますが、あと1~2年ですべて移し切りたいと思っています。

IT

11〜30人

コストに見合うかまずは検討をおススメ

初期費用・月額費用・料金プラン名等 

ベーシックプラン 月額基本料金30万円 従量制月800円/ユーザー 

利用期間 

2019年4月〜2020年3月 

導入に至った決め手を教えてください。 

日頃営業マンが交通費や飲食代などの経費を使うとき、それまで毎月末に各営業マンから自己申請でレシートなどをもとにあげてもらう形にしていたが、それを一つ一つチェックする手間と工数を省きたくて導入した。 

使いやすいと感じた点を教えてください。

smartDBの特徴はなんといってもカード型データベース機能です。自分たちの目的に応じてweb画面を作れるのが凄く良かったです。 

不便だと感じた点を教えてください。

入力中の自動保存機能がないのが、かなりネックとなっていました。各営業マンがワークフローの申請をしている途中で他の業務が急に入ってしまったときに、だいたいの申請内容が完成していましたが、間違えてwebを落とした拍子に、それまで書いていた内容が全て消えてしまいました。月末はただでさえ業務が多忙です。工数や手間を省くために導入したのですが、かえって二度手間で時間がかかってしまい、これではかなり不便だと感じました。 

外部連携はしやすいと感じましたか?

連携できるサービスは限られるものの、大手のSansanやMicrosoftのteams等とも連携はできるようになっています。非常に使いやすいし、書類や資料のやりとりがスムーズになりました。 

他の会社にもおすすめしますか?

月末にワークフローの申請で無駄に工数や時間がかかっている企業にはおすすめします。一年契約で決して安い値段ではないのですが、時間をお金で買う感覚で、一度試してみても良いと思います。

まとめ

「スマートDB」はノンプログラミングで、誰でも直感的な操作で簡単にあらゆるワークフローを電子化できます。

マウス操作のみで最新・正確なWebデータベースを活用できるため、今までの業務が飛躍的に効率化できることでしょう。

紙文書で行っていたワークフロー業務は細かい承認フローを自動設定し、決済までの時間を大幅に短縮できます。

自由自在に設定できる承認ルートで部署をまたぐ複雑なルートもミス無く並列承認を可能にします。

データを管理する側と使用する側両方に配慮したシステムで、社内全体のワークフローを円滑化し効率的な業務を実現できるでしょう。

画像出典元:「スマートDB」公式HP

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