ExchangeUSE

3.9

記事更新日: 2021/06/10

執筆: 編集部

編集部コメント

ExchangeUSEは、旅費や経費精算の電子化・ペーパーレス化がまだされていない企業に特におすすめです!乗換案内を標準搭載していて交通費の計算の手間も減らすことができるのが魅力的。

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1. 申請書・帳票機能

各種申請書がテンプレートとして提供されているので、最小限の手間で申請書を作成できる

2. 申請・起票機能

テンプレートの申請書や、Excel形式で作成した申請書を提出することができる

3. 承認機能

申請された案件に対する承認手続き、承認ルートの参照や変更といった操作が可能

良い点

1,700社以上の導入実績がありスキルやノウハウを蓄積してきていため、管理部門も使用する社員も満足するワークフロー環境を実現できます。

悪い点

規模によって変わりますが、本稼働には平均3ヶ月〜6ヶ月必要になるのですぐに使えるわけではありません。

費用対効果:

月額使用料を払うタイプと異なり、購入時にライセンス費用を支払うタイプなので初期費用が高額です。

UIと操作性:

MyOFFICEの機能を継承しているので、MyOFFICEに慣れ親しんだ人には使いやすいです。

サポート体制:

年間保守契約を結ぶと、組織メンテナンスやワークフロー新規追加時ポイントの講習会を受けることができます。

ExchangeUSEの3つの特徴

1. コーポレート会社からの請求データを元に経費精算が可能

カード会社から送られるデータを請求データベースに取り込み、利用者の画面に一覧表示します。利用者は、その一覧から該当するデータを選択し、支払依頼を起票します。

ワークフローにのせることで、経理部門での請求データとの突合、引き当て処理を容易に行うことができます。生産の手間、振込手数料の削減にも繋がります。

カード会社からのデータを一覧表示

2. 計算ミスや確認作業、入力の手間を減らせる

交通費の精算をするときに経路や金額を検索して申請したり、定期区間を含んでいる場合は計算したりする必要があります。さらに、交通費を一気に精算する場合はとても手間がかかります。

ExchangeUSEはジョルダン社“乗換案内”を標準バンドルしており、検索結果が明細行ごとに自動的に転記されるので、作業の手間を省くことが可能です。定期区間の控除もできます。

また、ジェイアール東日本企画の製品である「transit manager」との連携により、交通系ICカードの履歴による正確な乗車区間と運賃のデータを旅費精算申請の明細データとして利用することができます。

3. ExchangeUSEの運営会社の評判

ExchangeUSEは富士電機株式会社が運営しています。本社が東京都品川区大崎にある大型電気機器を主力製品とする日本の大手電気機器メーカーです。

自動販売機の分野では国内1位のシェアで、その技術を駆使しセブンイレブンジャパンと共同開発した同社店舗内セブンカフェ用のコーヒードリップマシンも手がけています。

また、発電関連設備にも強く、特に地熱発電分野では世界で4割という世界一のシェアを持っています。

長年、電気を自在に操る技術に長けてきた企業としてスマートグリッドの展開にも積極的に動いており、エネルギー・環境技術の革新により安全・安心で持続可能な社会の実現に貢献している企業です。

富士電機株式会社のシンボルマーク

ExchangeUSEの料金プラン

ライセンスの利用人数とは、ExchangeUSEにログインする利用者1人に付与するライセンスとなります。

ライセンスの1CPUとは、Webサーバーに搭載するCPU(4コアまで)に付与するライセンスとなります。

仮想環境上の1CPUとは、1つのWebサーバに割り当てられる仮想環境CPU(4コアまで)に付与するライセンスとなります。

ライセンスはCALとCPUのどちらか一方を選択いただけます。

[パッケージ試算例]500ライセンスの場合

100万×1(100ライセンス)+80万×4(100追加ライセンス)=420万円

ExchangeUSEの評判・口コミ

通信

1001人以上

ヒューマンエラーの防止機能が使用しやすかった

使いやすいと感じた点を教えてください。

ヒューマンエラーの防止機能が使用しやすかったです。見やすい画面で、経費の申請パターンや使いやすい機能が多いと思いました。

不便だと感じた点を教えてください。

ひとつの申請から複数を自動的に申請できる機能がありますが、精度がいまいちです。申請し直しが必要なケースが多々ありました。

締日のアラート機能があるのですが、画面内でお知らせするだけなので、気づかないことが多かったです。

外部連携はしやすいと感じましたか?

OBIC7との連携はしにくいです。固定の出力機能しかありません。

他の会社にもおすすめしますか?

おすすめします。ペーパーレス対応していて、安心してテレワークができます。1000名以上の人が使っていても動作が遅くなることがありませんでした。

IT

251〜500人

リモートワーク普及のために出社する社員を減らしたい会社におすすめ

利用にかけた費用

初期費用は200万円、月額費用は不明

使いやすいと感じた点を教えてください。

領収書もデータ化してオンラインで経費精算ができる点です。コロナ禍でリモートワークが主になっている中で、部署内での備品の購入などによる経費精算のためだけに出社することなく、オンラインで経費精算できてありがたいです。

不便だと感じた点を教えてください。

領収書の文字が見やすいように撮影するのに時間がかかることです。領収書を電子化できるのは嬉しいのですが、個人で領収書を写真撮影してデータ化するため、撮影に慣れていない社員は経費精算の書類を提出するまでに時間がかかってしまいます。

外部連携はしやすいと感じましたか?

Excelと連携して、データを共有して紙でも経費精算の書類を便利に印刷できました。

他の会社にもおすすめしますか?

経費精算の書類を紙で管理することが手間な会社、リモートワーク普及のために出社する社員を減らしたいと考えている会社におすすめです。

小売

51〜100人

フロー作成の操作性がとてもわかりやすい

使いやすいと感じた点を教えてください。

フロー作成の操作性がとてもわかりやすいです。経費の申請から精算までの一連の作業効率化が図りやすくて助かりました。

不便だと感じた点を教えてください。

導入を決めてからシステムの本稼働までに3ヶ月〜6ヶ月ぐらいの時間が必要でした。1ヶ月程度で本格稼働できるのであれば妥当だと思っていたので、3ヶ月間以上もの時間がかかるというのは結構不便でした。ここは改善の余地があると感じます。

他の会社にもおすすめしますか?

  • 経費作業がうまくいかない
  • 経費精算に余計な時間をかけたくない

といった会社であればおすすめできます。

商社

31〜50人

テンプレートを利用した申請書が作成できる

使いやすいと感じた点を教えてください。

テンプレートを利用した申請書が作成できるところです。事前に承認プロセスを設定しておけば、一連の作業が一気に効率的に進められる点も便利だと思いました。

不便だと感じた点を教えてください。

UIが簡素化されていることから、結構融通が利かないよいうように感じました。例外的なフローの作成が結構難しく、かつ、手間にもなるのは不便でした。この部分が解決されればもっと利用しやすくなると思います。

他の会社にもおすすめしますか?

「申請→確認→上長に承認」という複数回の面倒な手順を踏んでいた会社は、導入することで手間が大幅に省けて、経費精算や管理が楽になると思います。

まとめ

ExchangeUSEは、今回紹介した旅費・経費精算ワークフローの他にフリースタールワークフロー・総務人事ワークフロー・勤怠管理ワークフローがあります。

プログラミングを組まずに承認経路設計をすることも可能です。会計・給与連携が可能な旅費・経費精算、勤怠管理など広範囲の業務効率化を図ることができます!

料金体系を見てもわかるように従業員数100名以下の会社はコスパが良くありません。実際にExchangeUSEを導入している1,700社は大企業・中堅企業が中心です。

旅費や経費精算の電子化・ペーパーレス化が遅れていて、精算業務に多くの時間を取られている大企業・中堅企業にオススメのシステムです!

画像出典元:「ExchangeUSEー富士電機株式会社」公式HP

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