Hi-VOXサービス

記事更新日: 2022/08/02

執筆: 平塚みき

編集部コメント

公共料金・通信費の処理業務はすべておまかせ

Hi-VOXサービスは公共料金・通信費の経費精算にまつわる業務を一括代行してくれるサービスです。

複数種類の請求書が一本にまとまるため、たった1回の支払いで経費精算が完了します。

請求・支払内容のデータ化によって、経費の可視化が可能に。データを活用すれば、コスト削減が実現できます。

交通費や固定費などには対応していませんが、事業拠点が多く、公共料金・通信費の精算業務に追われている企業にうってつけのサービスです。

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良い点

公共料金・通信費の請求・支払に関する業務をすべて代行。請求・支払データを一元管理し、支出状況が一目で分かるため、経費削減のためのポイントが把握できます。

悪い点

公共料金・通信費の経費精算に絞ったサービスのため、経費全般には対応していません。

費用対効果:

初期費用は10万円かかるものの、月額費用が抑えられているため、短い期間でイニシャルコストが回収できるでしょう。

UIと操作性:

Hi-VOXメンバー専用のサービスサイトが用意されています。電話・メールによる問合せが可能ですが、対応時間については公開されていません。

知名度:

福利厚生アウトソーシングサービスのトップ企業として知名度の高い、ベネフィット・ワン社が手掛ける公共料金・通信費の請求代行サービスです。

 Hi-VOXサービスの導入メリット4つ

1. 公共料金・通信費の請求書の処理を代行してくれる

Hi-VOXサービスは公共料金・通信費の請求・支払に関わる業務の一括代行が可能です

請求書のフォーマットや支払期日が異なっていても、問題なく処理できます。

企業に請求された費用は、Hi-VOXサービスが代行して請求元へ入金。

代行して支払われた経費は、1つの請求書にまとめてくれるため、1回の支払いで経費精算が完了します。

公共料金や通信費の請求書は種類が多いうえに、支払までの処理に手間がかかります。

煩雑な支払作業をHi-VOXサービスに依頼すれば、経理担当の業務効率化を図ることができるでしょう。

公共料金・通信費の請求書を一本化

2. 複数拠点の請求を一括管理できる

Hi-VOXサービスは支店・支社・営業所など、複数拠点の請求書の処理に対応しています。

経費精算は事業拠点数が多くなるほど処理件数が増え、データの取りまとめ作業などノンコア業務の負担が大きくなるものです。

その点、Hi-VOXサービスを利用すればノンコア業務まで代行してくれるため、本来の業務に集中できます。

拠点の請求書もまとめ処理(イメージ)

3. 請求書を電子保管してくれる

Hi-VOXサービスは、請求書の電子保管を行っています。

これまで手作業で行ってきた紙の請求書のファイリングは必要ありません

請求書などの証憑は7年間保存する義務があるため、保管場所の確保に悩んでいる企業も多いのではないでしょうか。

Hi-VOXサービスに電子保管を依頼すれば、紙書類の保管スペースは不要となり、管理コストを削減できます。

請求書の電子化で保管スペース不要

4. 経費の可視化ができる

Hi-VOXサービスは経費データの資料を作成してくれるため、経費の支出状況を把握することが可能です。

資料は拠点別・部署別・月別推移など分かりやすくまとまっており、どこで無駄な費用が発生しているか可視化できます。

経費支出の現状が分かれば、効果的にコストを削減できるでしょう。

固定電話・携帯電話などの通信費については、前月の利用状況と突き合わせて確認してくれます。

データをチェックし、回線ごとに費用の見直しを行えば、通信費全体のコストダウンにつながるでしょう。

通信費の見直しに使える

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 Hi-VOXサービスのデメリット2つ

1. 交通費や固定経費に対応していない

Hi-VOXサービスは公共料金・通信費の精算代行に特化したサービスのため、交通費や家賃などの固定経費には対応していません。

その他の経費については経費精算システムを併用するとよいでしょう。

双方を利用することで、より効果的に経費精算業務の効率化を図ることができます。

2. 会計システム連携対応については非公開

Hi-VOXサービスは、CSVデータの出力は行っていますが、会計システムへの連携に関する情報は公開されていません。

データのインポートは自社で対応しなければならない可能性があります。

また、データ出力の対応には、別途費用が発生することがあるため、詳しい内容については問い合わせた方がよいでしょう。

 Hi-VOXサービスの料金プラン

Hi-VOXサービスの月額費用は、公共料金の処理と通信費の処理で料金が異なります。

契約数に応じて課金されるため、コストを抑えて代行の依頼が可能。

請求書の開封・仕分から、データ作成、支払・請求書の電子保管まで、まとめて行ってくれます。

初期費用(税別) 100,000円
月額費用(税別) 通信費:200円/契約
公共料金:400円~/契約

 

競合製品との料金比較

経費精算代行サービスは、提供業者ごとに業務代行の範囲や処理内容が異なるため、価格はさまざまです。

また、業務のボリュームによって価格が変動するので、多くのサービスが料金を公開していません

Hi-VOXサービスは契約数による従量制なので、おおよその見当が付きます。

  Hi-VOXサービス NOCアウト
ソーシング&
コンサルティング

オンワード
アカウティング

初期費用
(税別)
100,000円 要問合せ 要問合せ
月額費用
(税別)
通信費:200円/契約
公共料金:
400円~/契約

契約数に応じた課金制
要問合せ 要問合せ
特徴 公共料金・通信費に
関する
処理業務を
一括代行
業務代行に加え、経費
精算システム
の提供が可能
中国語・韓国語・英語
の領収書の対応
が可能

 

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 Hi-VOXサービスの評判・口コミ

携帯と固定電話の料金がまとめて支払える
A社

各社員の携帯電話利用管理や、キャリアへの支払に手間が掛かっていたが、 回線毎のデータ作成や、携帯・固定電話の支払が一本化され、業務が効率化された。

公共料金の取りまとめ作業が削減できた
B社

支所が多く、水道・電気・ガス料金の請求や支払、利用料の取りまとめが大変だった。 サービスを導入することで、これらの作業を削減することができた

必要なデータを作成してもらえる
C社

部門振分データ・経理ソフトへ連携するCSVデータの作成を外部化することができた

*「Hi-VOXサービス」公式HP参照

 Hi-VOXサービスを導入すべき企業・向いていない企業

導入すべき企業

 事業拠点が多い企業

Hi-VOXサービスは、複数拠点がある場合でも、全拠点の公共料金・通信費をまとめて処理することが可能です。

各拠点の経費はHi-VOXサービスが集約し、一括請求してくれるため、1回の支払いで経費精算が完結

経理担当者の業務負担は大幅に軽減されます。

 経費の見直しを図りたい企業

Hi-VOXサービスは経費をデータ化し一元管理するため、公共料金の支払状況や通信機器の使用状況が可視化できます

過去のデータと比較することで、節約すべき部分の洗い出しが行えるので、公共料金の節減や通信プランの適正化を図ることが可能です。

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向いていない企業

 繁忙期だけ経費精算の代行を依頼したい企業

経費精算代行サービスは大まかに分類すると2つの類型に分かれます。

1つ目はスタッフが企業に訪れて作業をおこなう訪問型、2つ目はBPO事業者の社内で作業をおこなうセンター型です。

Hi-VOXサービスはセンター型のサービスで、大量に経費精算をおこなう必要がある場合に適しています。

対して訪問型は日単位の利用が可能なため、経費精算の頻度が低い企業に向いているサービスです。

繁忙期だけ代行を依頼したい場合は、訪問型の方がコストを抑えられる可能性があります。

事前に精査し、どちらのサービスを利用する方がよいのか判断するようにしましょう。

 まとめ

公共料金・通信費の支払や精算処理を大量におこなう必要がある企業にふさわしいサービスです。

請求書の開封や仕分、ファイリングなど、手間のかかる作業から解放されるため、経理担当者の業務負担が軽減できます

Hi-VOXサービスを活用することで、コア業務に集中できる体制が整えば、経理業務全体の生産性の向上にもつながるでしょう。

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画像出典元:「Hi-VOXサービス」公式HP、pixabay

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