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記事更新日: 2024/07/04
「経費精算システムを導入したいけど、いきなり有料のものを使うのは心配」、「とりあえずお試しで利用して実際の使用感を社内で共有したい」という担当者におすすめなのが、無料で永久利用できるor無料トライアルがある経費精算システムです。
この記事では、無料の経費精算システムを選ぶ際のポイントやメリット・デメリット、無料のものと有料のものとの違いなどを解説していきます。
経費精算のプロ メリービズ株式会社 経理コンサルタント
長谷龍一
このページの目次
画像出典元：「ビズトラ」公式HP
シンプルな設計で、飛行機や新幹線、ホテルなどの出張手配もできるビズトラ。
利用ユーザー数無制限なので、社員が増えても継続して無料で利用可能です。
さらに一連の承認作業が管理画面上でできたり、印刷も簡単に行えたりと、便利な機能がそろっています。
・経費精算
・申請
・承認
・管理
0円
（広告バナー非掲載オプション：8,000円 / 月）
IT
251人〜500人
承認の進捗を確認出来て便利
どこまで承認作業が進んでいるかを簡単に確認できます。経費申請を提出した後に、同じ部署の上司から人事部の社員たちなど承認担当者たちが承認したかどうかをそれぞれ一覧で確認できます。経費申請が進んでいく過程を逐一確認できたのでありがたかったです。
画像出典元：「楽楽精算」公式HP
7,000社が導入している楽楽精算は、国内で最も選ばれている経費精算システムです。
スマホやPCからいつでもどこでも経費精算ができ、電子帳簿保存法にも対応しています。
手入力いらずでスムーズな経費処理が行えます。
メリービズ株式会社 経理コンサルタント
経費精算のプロ 長谷龍一による「楽楽精算」の総評
痒いところに手が届く、使い勝手の良いシステム
無料トライアルあり
初期費用：100,000円
月額費用：30,000円～（利用ユーザー数によって変動）
設備
501人〜1000人
サイボウズとの連携は軽快で便利
主に交通費などの少額の経費精算で使用しています。これまで紙で申請しており決済まで時間がかかっていましたが、精算までの時間がかなり短縮できました。サイボウズとの連携は動作も軽快で比較的うまくいっています。
不動産
1001人以上
手間がかかり事務の負担が増えた
諸々の書類をＰＤＦや写真でとって添付するという点です。スキャンできない場面などでは手間がかかると感じました。また、現場が対応できるように携帯でも対応していますが、現場社員はシステム慣れしていないので、事務を担当している社員への負担が増えました。
画像出典元：「TOKIUM経費精算」公式HP
今までの経費精算に関する作業時間が90%削減できるTOKIUM経費精算。
自動入力精度が99%以上(※)とAIを圧倒する正確さと、2ステップで完了する経費申請でスムーズな経費精算が行えます。
電子帳簿保存法にも完全対応しており、ペーパーレス化も実現可能です。
※TOKIUMが規定した条件を満たした書類における、対象項目あたりの精度
・ICカード連携
・モバイルSuica・モバイルPASMO連携
・クレジットカード自動連携
・コーポレートカード自動連携
・iPhone・Androidアプリ
・会計システム連携
・プロジェクト集計
・電子帳簿保存法対応
無料トライアルあり。
月額費用は4.6万円〜、初期費用は個別見積もりでのご案内です。
コンサルティング
251人〜500人
移動中でもできて便利
バスでも金額を自動入力してくれるのはありがたい。場所も選ばず、電車移動中でも申請書類を作成できるので、いつでも簡単に手続きできる。 細かい事務作業が嫌いであるが、簡単なので忘れずに起票できる。
サービス
51人〜100人
領収書の原本がいるのが面倒
領収書の原本は別に送付しないといけないため、どんなに忙しくても会社に戻らないといけないのが面倒です。また、提出した原本を送付先で紛失された人が何人かいました。
TOKIUM経費精算の口コミをもっと見る
「経費BANK」は初期費用0円で操作性の高いワークフローを実現しており、SBIビジネスソリューションズが運営する経費精算システムです。
操作の簡単さ・分かりやすさを目指すことで操作ミスや計算ミスを無くしており、信頼性と確実性を重要視する企業には最適です。
さらに、データサーバの保守運用もお任せでき、操作性が良いためミスを減らせるので、業務効率化に効果的です。
初期費用： 0円
| 5IDまで | 10IDまで | 20IDまで | 30IDまで | |
| 月額費用 | 1,500円 | 3,000円 | 6,000円 | 9,000円 |
※利用ID数が200を超える場合は別途見積りが必要です。
画像出典元：「ジョブカン経費精算」
必要な機能をリーズナブルな料金で提供しており、コスパが良いのが「ジョブカン経費精算」の魅力です。
初期費用がゼロ円！また、最低利用期間のしばりがないため導入のハードルが低くく、初めて経費精算システムを導入する企業や、システムの切り替えを考えている企業にかなりオススメです！
メリービズ株式会社 経理コンサルタント
経費精算のプロ 長谷龍一による「ジョブカン経費精算」の総評
管理側でストレスなく進めることができるシステム
利用料は月額400円 / 1ユーザで、初期費用不要。
最低利用料金が5,000円（13人以上）という条件があるものの、 1ユーザに対する課金システムのため少人数の会社でも導入しやすいです。
画像出典元：「ジンジャー経費」
ジンジャー経費は、交通費や経費の申請から承認までをPCだけではなく、スマホでもおこなえます。
また、今までExcelで申請していたものがシステムで自動化できるようになり、煩雑な経費管理のオペレーションを効率化できます。
メリービズ株式会社 経理コンサルタント
経費精算のプロ 長谷龍一による「ジンジャー経費」の総評
薄く広く利用できるところがジンジャー最大の魅力
初期費用30万円、月額600円/人です。
他のジンジャーシリーズと合わせて利用することで、よりお得に利用できます。
料金詳細については資料をご参照ください。
スマートフォンへの対応や、UIなどの使いやすさに定評があるConcur Expense。
その高い評価により、国内経費精算市場7年連続トップシェアを獲得しています。
非常に機能が充実しており、カスタマイズ性も高いのが特徴です。
また、様々なサービスと連携して経費精算を効率化できるのも注目ポイントで、タクシー配車アプリの「JapanTaxi」「DiDi」、「タイムズカーシェア」、名刺管理アプリの「Sansan」や、スマホ決済アプリ「PayPay」と連携できます。
| Standard | Professional | |
| 月額費用 | 29,000円～ | 要問合せ |
Standardプランは初期費用0円となっており、中堅中小企業・スタートアップでも利用しやすい価格設定になっています。(無料トライアルあり)
中堅・大企業向けにConcur Expense Professionalプランも用意されていますが、レポート数に応じた従量課金制で、会社の規模など条件により価格が異なります。
画像出典元：「経費精算freee」
「経費精算freee」はクラウド会計ソフトfreeeの一機能で、面倒な経費精算業務を効率よく行えるシステムです。
申請から承認まで、スマホを通じて行えるのでどこにいても作業ができます。経費精算業務を自動で簡単にしたいと考えている企業におすすめです。
メリービズ株式会社 経理コンサルタント
経費精算のプロ 長谷龍一による「経費精算freee」の総評
気軽に利用できることにフォーカスしてサービス設計されている
| ミニマム | ベーシック | プロフェッショナル | |
| 月額費用 | 1,980円 | 3,980円 | 39,800円 |
従業員20人まではこのプランを申し込めますが、21人以上の場合は、お問い合わせが必要です。
どのプランも30日間無料で利用可能です。
画像出典元：「マネーフォワード クラウド経費」
マネーフォワード クラウド経費は、スマートフォンがあれば経費精算が完結するため場所を選ばず、タイムリーに経費の確認や承認ができます。
外出先で急に経費が発生する場面でも、問題なく運用が可能なのが魅力的です。
メリービズ株式会社 経理コンサルタント
経費精算のプロ 長谷龍一による「MF クラウド経費」の総評
連携面が非常に優れている
マネーフォワード クウラド経費は、基本料金と従量課金の2つの料金が発生します。
基本料金は以下の表の通り、スモールビジネスとビジネスの2パターンです。
| 基本料金 | スモールビジネス | ビジネス |
| 月額 | 2,980円 | 4,980円 |
(年額プランの場合)
6人以上で利用する場合、基本料金に加えて従量課金が必要です。5人以内で使う場合は従量課金なしで利用できます。
詳細や具体的な導入事例を以下の資料にまとめてあるので、ぜひ参考にしてください。
画像出典元：「Staple」
弥生会計を始めとする会計ソフトとのスムーズな連携が大きな強みです。
そして、なんといってもStapleのサービス利用継続率は99%以上であるという点から、ユーザーから非常に高い支持を得ていることがわかります。
グッドデザイン賞を受賞したそのデザインも、他の経費精算システムとの大きな違いです！
メリービズ株式会社 経理コンサルタント
経費精算のプロ 長谷龍一による「Staple」の総評
経費精算業務のほとんどをまとめて行ってくれます
月額費用：1ユーザーにつき600円（税抜き）
なお、年間プランで契約した場合は月額プランより1,200円お得になり、1ユーザーにつき6,000円（税抜き）になるので、契約は年間プランがオススメです。
30日間の無料トライアルが用意されています。
無料で利用できる、もしくは無料トライアルがある経費精算システムは、各システムによって使用できる機能が様々であり、無料の場合は機能が制限されているものもあります。
よって、実際に導入する無料経費精算システムを選定する際は、自社で使いたい機能を搭載している経費精算システムであるかどうかを確認する必要があります。
無料経費精算システムは、永久無料のものから無料トライアルでも一週間～数か月までなど利用可能期間は様々です。
できるだけお試し期間が長期のシステムを利用し、実際に使いやすいものかどうか、さらに自社のフローに合うかどうかという点についてチーム内で使用感を共有し、選定を行うと良いでしょう。
無料経費精算システムを導入するということは、経費精算を楽にすることが目的です。
よって、システムを導入したのに結局、入力項目が多く手間がかかったという事態を避けるため、レシートを撮影するだけなどスマートフォンから経費申請可能なものや、入力が自動でできるものを選定しましょう。
無料の経費精算システムと有料の経費精算システムの大きな違いは、以下のポイントになります。
無料で利用可能な経費精算システムの場合、使用できる機能の一部に制限があったり、最小限の機能しか搭載されていないという場合が多いです。
経費精算システム選定前に、自社で使用したい機能が必要最低限であれば無料でも問題なく利用できますが、豊富な機能を求める場合は事前に使用可能な機能を確認しておく必要があります。
次の大きな違いは、サポートがあるか否かという点です。
自社に専門的な知識やスキルを持つ人材がいる会社であれば問題ないかもしれませんが、新たにシステムを導入する時や運用中にトラブルが起きる可能性もあります。
よって、確実にシステムを運用していきたいと考えているのであれば、サポート体制が充実している有料の経費精算システムの方がおすすめです。
無料経費精算システムを導入すると、経費を使用した従業員がそれぞれシステムへ直接入力する方式になるため、経理担当者の負担を減らすことができます。
また、経費精算に関する申請や承認もシステム1つで行えるようになるため、申請側の従業員も承認を行う側の担当者や上司も、時間や場所に捉われることなくスムーズに一連の業務を行えるようになります。
経費精算システムの導入によって、経費の申請をリアルタイムで行えるようになるため、経費の不正申請を防止することができます。
また、経費申請がリアルタイムで行われるということは、経理担当者も不正申請等のチェックがしやすい環境を整えることができます。
さらに地図や経路検索の機能とも連携できる経費精算システムであれば、交通費の申請も自動で行ってくれるため、より確実な経費の管理が行えます。
複数の支店や拠点を持つ会社であっても、経費精算システムを導入することで会社全体の経費に関するデータを一元管理できます。
社内のお金の流れを随時把握できることで、現在の自社の状況を掴みやすく、今後の見通しも立てやすくなるため、スムーズに会社の経営を行えるようになります。
入力の手間が省けて便利な領収書読取機能ですが、無料で利用できる経費精算システムの場合、撮影した領収書の読み取り精度が低く、結局レシートを保管しなければならないといった場合もあります。
無料の経費精算システムを利用する場合は、レシートなどの読み取り精度も事前に確認しておく必要があります。
社内に専門的な知識やスキルを持つ人材がいるのであれば、セキュリティに関するトラブルが起きた時も安心ですが、そうではない場合は注意が必要です。
また、きちんと経費精算に関するデータを管理・運用したいのであれば、システムにおけるデータの保管方法など、セキュリティについて事前にチェックをしたうえで、システムの導入を決定しましょう。
煩雑な業務が多く、ミスが起こりがちな経費精算がスムーズに行えるようになる無料経費精算システム。
無料ならではのメリット・デメリットをしっかりと認識したうえで、今回ご紹介した無料で利用できる経費精算システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
なお、経費精算システム全般についてはこちらの記事で解説しています。より広くサービスを比較検討したい場合には、ぜひ参考にしてみてください。
画像出典元：O-dan
