記事更新日: 2024/03/13
小売業界においては、人的リソースの不足により、一人で複数の店舗を担当する場合もあり、交通費や出張費・接待費などの経費精算が複雑になっているという課題を抱える担当者も多いのではないでしょうか。
この記事では、おすすめの小売業界向け経費精算システムの特徴や選び方のポイントを解説していきます。
経費精算のプロ メリービズ株式会社 経理コンサルタント
長谷龍一
北海道大学理学部卒業後、2014年よりアライドアーキテクツ株式会社(SNSマーケティング支援)にて、営業・カスタマーサクセス・事業開発・経理を経験。
同社にて全社会計システムの総移管や、営業部門の数十時間程度の事務工数省力化に注力した。
2018年メリービズ株式会社へ入社。
導入コンサルタント及び部門責任者として、ベンチャー企業から東証一部上場企業まで、請求・入出金・経費精算・月次決算業務等、数十社以上のサポートに従事。
現在はBizDev(事業開発)/マーケティング領域にて、協業、新規事業開発、イベント企画/登壇、Webアクセス分析、広告運用や媒体への寄稿などを担当している。
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このページの目次
画像出典元：「ジンジャー経費」公式HP
人事労務管理や給与計算など、様々なシステムと連携できるジンジャー経費。
スマホアプリに対応しているため外出先でもすぐに申請・確認でき、領収書やレシートもスマホで写真を撮って添付するだけで簡単に処理できます。
また、管理者画面側では承認フローを10段階まで柔軟に設定でき、経費精算を終えるとFBデータが作成されるので自動的に振込業務も行えます。
メリービズ株式会社 経理コンサルタント
経費精算のプロ 長谷龍一による「ジンジャー経費」の総評
メリービズ株式会社にて導入コンサルタント及び部門責任者として、ベンチャー企業から東証一部上場企業まで、請求・入出金・経費精算・月次決算業務等、数十社以上のサポートに従事。
薄く広く利用できるところがジンジャー最大の魅力
月額500円 / 1ユーザー
詳細は以下の資料をダウンロードしてご確認ください。
小売
31人〜50人
自動で仕訳ができてほとんどの会計システムに対応できる
以前は申請書の金額を間違えたり、販売履歴の仕分けに時間がかかったりなどしていました。このツールの導入後は確認や仕訳作業でのミスがほとんどなくなり、時間の短縮化にもなり楽です。申請情報をもとに自動で仕訳ができ、あらゆる会計システムにも対応できるので、一定期間使い方を覚える姿勢がある会社にはおすすめしたいです。
11人〜30人
時間は短縮できたが動作の速度にムラはある
社内のフロア階数によっては、少し動作の速度が鈍化する事象が多く見受けられました。せっかく時間短縮のために使用しているのにも関わらず動作が遅くなってしまったため、期待ほどの時間節約ができないこときには残念でした。
画像出典元：「楽楽精算」公式HP
楽楽精算は、国内で最も選ばれている経費精算システムです。
WEB上で経費精算に関するすべての業務が行え、領収書も添付できます。
さらに電子帳簿保存法にも対応しているため、書類の管理も安心です。申請時の規定違反もシステムが自動でチェックしてくれるため、ミスの少ない経費申請が実現できます。
メリービズ株式会社 経理コンサルタント
経費精算のプロ 長谷龍一による「楽楽精算」の総評
痒いところに手が届く、使い勝手の良いシステム
初期費用：10万円、月額費用：3万円から利用できます。
メーカー
51人〜100人
初期費用は高いがコスパで評価できる
導入後の事務作業が一気に軽減でき、これまでエクセルでやっていた管理を一括でできるようになったので、ファイルの管理も楽になりました。初期費用が10万円と少し高く感じるかもしれませんが、コスパで考えればとても良いです。初期設定も簡単で、導入後は管理者側としてもとても楽です。
保険
1001人以上
エンドユーザーからすると使いづらい
承認者を毎回必ず入力しなくてはいけないのは、とても手間に感じます。管理者側としては集計する手間は少ないなので、経理部門に人員を割けない会社にとっては魅力があるはずです。ただ、入力作業をする側は結構面倒くさいツールです。
画像出典元：「ジョブカン経費精算」公式HP
シンプルで使いやすい画面が特徴的なジョブカン経費精算。経費精算業務をおよそ10分の1に削減してくれる、充実した機能を有します。
多々ある機能のなかの1つには、申請時に入力された経費項目によって自動的に承認経路を変更する機能があり、申請者のミスや負担をより軽減してくれます。
電子帳簿保存法にも完全対応しているため、ペーパーでの各種書類保存も不要です。
メリービズ株式会社 経理コンサルタント
経費精算のプロ 長谷龍一による「ジョブカン経費精算」の総評
管理側でストレスなく進めることができるシステム
月額400円 / 1ユーザー
詳細は以下の資料をダウンロードしてご確認ください。
不動産
1001人以上
シンプルで使いやすく業務効率化にも繋がる
デザインがシンプルで、色々な申請ツールがわかりやすく載っている為、手順書を見なくてもある程度まで申請を入力することができました。Googleアカウントと連携しているため、申請中の質疑や承認されたかがメールで飛んできました。気づかないままですと承認が遅れてしまうので、迅速に対応できとても便利だと感じています。
小売
51人〜100人
コスパが悪く共有などもしづらい
以前はサイボウズのガルーンを使用してワークフロー申請をしており、全社員がどの申請を上げたのか、チームでどのように費用を使用しているかなどを見ることができました。全社的に共有と可視化がしやすかった点が社内でも評価されています。その反面、ジョブカン経費精算はクローズなので、共有や全社報告がしづらく、ガルーンには劣ると感じました。
領収書を”わずか5秒”でデータ化できる！
画像出典元：「バクラク経費精算」公式HP
「バクラク経費精算」は、複数枚の領収書を”わずか5秒”でAI-OCRが読み取ります。
読み取った値は申請データに自動で反映されるため、金額・支払先の手入力は不要。
データの目視チェックを重視する企業にはあまり向いていませんが、入力ミスの防止効果が大いに期待できます。
申請内容はSlackで通知されるため、スピーディーな経費精算作業が実現できるでしょう。
申請時のミスを軽減させたい企業には、うってつけのシステムです。
無料トライアルがあるので、気軽に試すことができます。
画像出典元：「TOKIUM経費精算」公式HP
TOKIUM経費精算の最大の特徴は、領収書の画像を撮影して送るだけかんたんに経費申請ができること。
似たような機能を持つ経費精算システムは多くありますが、それらが機械による自動入力であるのに対し、TOKIUM経費精算はオペレーターが代行入力してくれるため、入力精度が圧倒的に高く、手直しの手間がかかりません。
また、会計ソフトとも自動連携が可能なため、経費精算にかかるコスト・時間ともに軽減可能です。
初期費用：300,000円～
月額費用：46,000円〜
ユーザー数：無制限
詳細は以下の資料をダウンロードしてご確認ください。
画像出典元：「Concur Expense」公式HP
スマートフォンへの対応や、UIなどの使いやすさに定評があるConcur Expense。
その高い評価により、国内経費精算市場7年連続トップシェアを獲得しています。
経費精算システムを導入しようと考えている企業は知っておきたいサービスの１つでしょう。
メリービズ株式会社 経理コンサルタント
経費精算のプロ 長谷龍一による「Concur」の総評
大企業以外もに利用しやすくなってきている
初期費用：0円
月額費用：29,000円～ (無料トライアルあり)
Concur Expense 含む経費精算システムの資料を一括DL
「経費BANK」は初期費用0円で操作性の高いワークフローを実現しており、SBIビジネスソリューションズが運営する経費精算システムです。
操作の簡単さ・分かりやすさを目指すことで操作ミスや計算ミスを無くしており、信頼性と確実性を重要視する企業には最適です。
さらに、データサーバの保守運用もお任せでき、操作性が良いためミスを減らせるので、業務効率化に効果的です。
初期費用： 0円
| 5IDまで | 10IDまで | 20IDまで | 30IDまで | |
| 月額費用 | 1,500円 | 3,000円 | 6,000円 | 9,000円 |
※利用ID数が200を超える場合は別途見積りが必要です。
画像出典元：「WAVE225旅費・経費精算/稟議」公式HP
「WAVE225旅費・経費精算/稟議」は、申請者・承認者・経理担当者すべての業務を効率化してくれる旅費・経費精算サービスです。外出先からも経費の申請や承認ができ、テレワークや拠点が多い企業には特におすすめです。
ライセンス版ではインストール先のサーバーのCPU数に応じてライセンス数が変わります。CPUとはさまざまなプログラムを実行する装置です。システムのレスポンスが低い場合、CPUを増強するために追加ライセンスが必要になることもあります。
| WAVE225 旅費・経費精算プラン |
intra-mart Accel Platform アドバンスト版 |
|
| ライセンス | 150万円 | 180万円 |
| 年間保守 | 30万円 | 36万円 |
| ライセンス体系 | 1CPU/4core単位 | 1CPU/4core単位 |
上の表のとおり、料金はライセンス体系にもとづきます。標準価格が150万円、年間保守価格が30万円です。
なお、「WAVE225旅費・経費精算/稟議」の導入時には「intra-mart Accel Platform」がシステム基盤として必要です。また、システム導入作業、およびカスタマイズ対応については別途作業費用が必要な点にご注意ください。
クラウドソリューションの提供にも対応しており、月額20万円から利用することも可能です。
※500ユーザーでの利用だと、400円/1ユーザーとなり、汎用的なクラウド経費精算システムの相場より割安です。
画像出典元：「BTOL」公式HP
「BTOL」は出張に関わる業務を一括管理した、使いやすさを重視した出張手配管理に特化の経費精算システムです。
出張に関わる宿泊や交通機関の経費精算も個人立替不要になり、会社一括請求で支払いがスムーズになります。海外出張にも対応し、現地通訳やWiFiルーターなどの手配にもメールリクエストで対応しています。
BTOLは、連携利用するサービスによって料金が異なります。
導入決定後は、テスト稼働や社内説明会の開催、マニュアルの配布など、初めてBTMシステムを導入する企業へのサポートも行っています。
| 基本プラン | |
| 初期費用 | 要問合せ |
| 月額費用 | ¥30,000〜 |
画像出典元：「マネーフォワード クラウド経費」公式HP
マネーフォワード クラウド経費は、スマートフォンがあれば経費精算が完結するため場所を選ばず、タイムリーに経費の確認や承認ができます。
外出先で急に経費が発生する場面でも、問題なく運用が可能なのが魅力的です。
メリービズ株式会社 経理コンサルタント
経費精算のプロ 長谷龍一による「MFクラウド経費」の総評
会計ソフトとの連携面が非常に優れている
マネーフォワード クウラド経費は、基本料金と従量課金の2つの料金が発生します。
基本料金は以下の表の通り、スモールビジネスとビジネスの2パターンです。
| 基本料金 | スモールビジネス | ビジネス |
| 月額 | 2,980円 | 4,980円 |
(年額プランの場合)
6人以上で利用する場合、基本料金に加えて従量課金が必要です。
画像出典元：「経費精算freee」公式HP
経費精算freeeはクラウド会計ソフトfreeeの一機能で、面倒な経費精算業務を効率よく行えるシステムです。
タグ機能で部門ごとに経費データを集計できます。
申請から承認まで、スマホを通じて行えるのでどこにいても作業ができます。経費精算業務を自動で簡単にしたいと考えている企業におすすめです。
メリービズ株式会社 経理コンサルタント
経費精算のプロ 長谷龍一による「経費精算freee」の総評
気軽に利用できることにフォーカスしてサービス設計されている
ミニマム：月額1980円(ユーザー上限3名まで）
ベーシック：月額4,780円（ユーザー上限なし＋3名まで無料）
プロフェッショナル：月額39,800円（ユーザー上限なし＋10名まで無料）
画像出典元：「Staple」公式HP
弥生会計を始めとする会計ソフトとのスムーズな連携が大きな強みです。
そして、なんといってもStapleのサービス利用継続率は99%以上であるという点から、ユーザーから非常に高い支持を得ていることがわかります。
グッドデザイン賞を受賞したそのデザインも、他の経費精算システムとの大きな違いです！
メリービズ株式会社 経理コンサルタント
経費精算のプロ 長谷龍一による「Staple」の総評
経費精算業務のほとんどをまとめて行ってくれます
月額600円（税抜き）/1ユーザー
30日間の無料トライアルが用意されています。
画像出典元：「kincone」公式HP
kinconeはSuicaやPASMOをタッチするだけで勤怠管理と交通費精算を同時に行えるシステムです。
月200円/1人で使用できとてもコスパが良いです。kinconeを運営するサイボウズ社が提供するグループウェア「kintone」との連携により、豊富な機能を付け足せることも魅力の1つでしょう。
初期費用：0円
月額費用200円/1ユーザー
ワークフロー（社内申請管理）機能やシフト管理も行いたい場合は、サイボウズ社のクラウド型Webデータベースkintoneと連携可能です。
２か月無料のトライアルが用意されています。
画像出典元：「ネクストICカード」公式HP
ネクストICカードは交通費や通勤情報をもとに、簡単に勤怠管理を行うことが可能です。そのため、経理管理に伴う工数を大幅に削減することができます。
ICカードから入手した各種情報は、その内容を適切に判断してクラウドにて保持されます。交通費情報ならばICカードにて清算した拠点と距離、もしくはICカードを利用した買い物情報なども物品購入経費として適切に分別、管理されます。
初期費用：0円です。
基本利用料は利用人数に関わらず、月額10,000円です。
機能利用料は1ユーザ毎の料金となり、勤怠管理：月額200円/交通費精算：月額400円です。
経費精算機能は、勤怠管理or交通費精算の機能を使用する場合に限り、無料で利用できます。
経費精算システムの比較検討に役立つ資料を無料配布中！
現在、起業LOGでは独自に実施した取材や口コミ調査などで分かった情報をまとめた、お役立ち資料を無料配布中です。
がもらえます！
小売業界向け経費精算システムを選定する際、まずはモバイルデバイスに対応しているか否かを確認しましょう。
全国展開している企業などでは社員の出張が多いため、旅費や交際費の処理が複雑になりがちです。
しかし、導入するシステムがモバイルデバイス対応のものであれば、出張先から即時に経費申請ができるようになるため、申請者も経理担当者も経理精算をスムーズに行えるようになります。
小売業の経費申請は上司が複数の業務を抱えている場合があるため、申請の承認を得るまでに日数がかかってしまうケースも多くあります。
しかし、導入する小売業界向け経費精算システムにワークフロー機能があれば、システム内で申請・承認が可能となります。
よって、経費申請の承認を得るためにわざわざ店舗に戻る必要がなくなり、短時間で承認作業を完結できるようになるため、ワークフロー機能が搭載されているものがおすすめです。
従業員数が多い小売業の店舗において重要なポイントとなるのが、誰でも簡単に使用できるかどうかという点です。
紙の領収書が不要で申請できるか、自社の規程に合った詳細な項目の設定やワークフローの承認ルートが設定できるかなど、申請者と管理者双方が利用しやすいシステムかどうかを事前にチェックしておく必要があります。
よって、システム選定の段階で無料トライアルや無料プランが用意されているものを選択するのがベストです。
小売業界向け経費精算システムを利用する際は、以下の点に注意が必要です。
小売業界向け経費精算システムには、クラウド型とオンプレミス型があります。
クラウド型は導入コストを抑えることができ、いつでもどこでも使用できますが、選定するシステムによってはセキュリティ体制が万全ではない場合もあります。一方オンプレミス型は導入コストが高くなりますが、自社に合ったカスタマイズがしやすくセキュリティ体制が万全です。
自社はどちらのタイプの方が適しているのか、システム選定前に明確にしておきましょう。
新規システムとして導入する場合は、他の業務で使用しているシステムと連携可能なものを選ぶのがおすすめです。
例えば、経費精算システムと給与計算システムが連携できれば、経費精算に関する作業を行うだけで、必要経費を含めた給与を支払うことができるからです。
数多くある小売業界向け経費精算システムにも、様々なシステムと連携可能なものがありますので、ぜひ検討してみてください。
詳細な機能は各システムによって異なりますが、出張ルートを入力するだけで交通費が入力されたり、交通系ICカードの情報をそのまま読み取ってくれるため交通費申請に関する入力が一切不要になったりと、今まで経費申請時に必要とされていた作業を簡略化できます。
また、スマホ等のモバイルデバイスに対応しているシステムも多くなっているため、外出先でもすぐに経費申請ができます。さらに領収書も撮影して添付するだけで済むようになり、重要書類の紛失を減らせます。
小売業界向け経費精算システムには交通費の自動計算があるため、申請された経費の確認作業に費やす時間を減らすことができます。
また、システム上で申請のミス・確認作業を自動で行えるようになることで、申請者とスムーズなやり取りが行えるようになります。
さらに、経費申請がどこで滞留しているかが把握しやすくなり、責任者がどこにいても経費に関する業務を進められるようになります。
経費申請およびその確認に必要とされていた時間が不要となる結果、それらの業務に費やしていた労力と時間をコア業務に充てることができるようになるため、社内の重要な業務を担えるようになります。
結果、システムの導入は単純作業を減らし、より生産的な業務を担当できるようになるため、会社全体を俯瞰して見るとコストの削減にも繋がるのです。
それぞれの会社には、経費申請に関する独自の方法や確認ルートがあります。しかし、新規システムを導入するとこれまでとは異なる経費の申請や確認作業となるため、なかなかスムーズに運用できない可能性も考えられます。
よって、導入するとどのようなメリットがあるのか、どのようなワークフローになるのか等を、事前に社員へきちんと説明しておくことが必要です。また、システム活用に不安を持つ社員が多いようであれば、サポートが充実しているシステムを選ぶようにしましょう。
経費に関する業務を効率的に行えるようになる小売業界経費精算システムですが、クラウド型のシステムを活用する場合、情報漏えいが起こってしまう危険性もあります。
システム選定時にはどのようなセキュリティ体制がとられているのか、トラブル時の対応はどのようになっているのか等も事前に確認しておくことが大切です。
経費申請者にとっても経理担当者にとっても、業務を効率的に行えるようになる小売業界向け経費精算システム。
新たに経費精算システムを導入しようと考えている方、現在使用している経費精算システムの移行を検討している方は、ぜひ今回ご紹介した小売業界向け経費精算システムの導入を前向きに考えてみてはいかかでしょうか。
なお、経費精算システム全般についてはこちらの記事で解説しています。より広くサービスを比較検討したい場合には、ぜひ参考にしてみてください。
画像出典元：O-dan
