小売業界向け経費精算システムについて

【最新比較】小売業界向け経費精算システムおすすめ10選!選び方は?

記事更新日: 2020/11/18

執筆: 編集部

小売業界においては、人的リソースの不足により、一人で複数の店舗を担当する場合もあり、交通費や出張費・接待費などの経費精算が複雑になっているという課題を抱える担当者も多いのではないでしょうか。

そんな悩みを一気に解決できるのが小売業界向けの経費精算システムです。

小売業界向け経費精算システムでは、上限設定や金額・用途の妥当性チェックなどを自動で判定するだけでなく、面倒な交通費や接待費の経費申請は出先からスマートフォンで申請可能。承認フローもシステム内で完結できるのでいちいち店舗に戻って申請する必要がなくなります。

この記事では、おすすめの小売業界向け経費精算システムの特徴や選び方のポイント、メリット・デメリットを解説していきます。

おすすめの小売業界向け経費精算システム3選

1. スマホアプリで簡単申請!『jinjer経費』

画像出典元:「jinjer経費」公式HP

特徴

人事管理や給与計算など、様々なシステムと連携できるjinjer経費。

スマホアプリに対応しているため外出先でもすぐに申請・確認でき、領収書やレシートもスマホで写真を撮って添付するだけで簡単に処理できます。

また、駅すぱあとと連携しており、交通費申請時に定期区間を自動的に控除する機能もあります。管理者画面側では承認フローを10段階まで柔軟に設定でき、経費精算を終えるとFBデータが作成されるので自動的に振込業務も行えます。

機能

・申請承認
・経費設定
・経費処理
・データ出力
・システム連携
・定期区間金額の自動控除
・領収書の添付
・アラート機能
・ロール(権限)設定

料金プラン

月額500円 / 1ユーザー

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2. 交通系ICカードをかざすだけでデータが読取できる!『楽楽精算』

画像出典元:「楽楽精算」公式HP

特徴

楽楽精算は、国内で最も選ばれている経費精算システムです。

WEB上で経費精算に関するすべての業務が行え、領収書も添付できます。

さらに電子帳簿保存法にも対応しているため、書類の管理も安心です。申請時の規定違反もシステムが自動でチェックしてくれるため、ミスの少ない経費申請が実現できます。

機能

・経費精算
・交通費精算
・出張精算・旅費精算
・汎用ワークフロー
・支払依頼
・自動仕訳・会計ソフト連携

料金プラン

初期費用:100,000円
月額費用:30,000円~

詳細は以下の資料をダウンロードしてご確認ください。

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3. 自社の承認フローを簡単に作成!『ジョブカン経費精算』

画像出典元:「ジョブカン経費精算」公式HP

特徴

シンプルで使いやすい画面が特徴的なジョブカン経費精算。経費精算業務をおよそ10分の1に削減してくれる、充実した機能を有します。

多々ある機能のなかの1つには、申請時に入力された経費項目によって自動的に承認経路を変更する機能があり、申請者のミスや負担をより軽減してくれます。

電子帳簿保存法にも完全対応しているため、ペーパーでの各種書類保存も不要です。

機能

・交通費明細・乗換案内連携
・ICカード読み取り
・仕訳データ・FBデータ作成
・申請の共有
・承認経路分岐・作成
・代理申請・承認

料金プラン

月額400円 / 1ユーザー

詳細は以下の資料をダウンロードしてご確認ください。

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その他のおすすめ小売業界向け経費精算システム

Dr.経費精算

画像出典元:「Dr.経費精算」公式HP

特徴

Dr.経費精算の最大の特徴は、領収書の画像を撮影して送るだけかんたんに経費申請ができること。

似たような機能を持つ経費精算システムは多くありますが、それらが機械による自動入力であるのに対し、Dr.経費精算はオペレーターが代行入力してくれるため、入力精度が圧倒的に高く、手直しの手間がかかりません。

また、会計ソフトとも自動連携が可能なため、経費精算にかかるコスト・時間ともに軽減可能です。

料金プラン

初期費用:10万円〜

月額費用:6万円〜

ユーザー数:無制限

詳細は以下の資料をダウンロードしてご確認ください。

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Concur Expense

画像出典元:「Concur Expense」公式HP

特徴

スマートフォンへの対応や、UIなどの使いやすさに定評があるConcur Expense

その高い評価により、国内経費精算市場4年連続トップシェアを獲得しています。経費精算システムを導入しようと考えている企業は知っておきたいサービスの1つでしょう。

料金プラン

初期費用:0円

月額費用:29,000円~/50ユーザー

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マネーフォワードクラウド経費

画像出典元:「マネーフォワードクラウド経費」公式HP

特徴

マネーフォワード クラウド経費は、スマートフォンがあれば経費精算が完結するため場所を選ばず、タイムリーに経費の確認や承認ができます。

外出先で急に経費が発生する場面でも、問題なく運用が可能なのが魅力的です。

料金プラン

マネーフォワードクウラド経費は、基本料金と従量課金の2つの料金が発生します。

基本料金は以下の表の通り、スモールビジネスとビジネスの2パターンです。

基本料金 スモールビジネス ビジネス
月額 3,980円 5,980円

 

6人以上で利用する場合、基本料金に加えて1ユーザー当たり500円の従量課金が必要です。

 

 

経費精算freee

画像出典元:「経費精算freee」公式HP

特徴

経費精算freeeはクラウド会計ソフトfreeeの一機能で、面倒な経費精算業務を効率よく行えるシステムです。

タグ機能で部門ごとに経費データを集計できます。

申請から承認まで、スマホを通じて行えるのでどこにいても作業ができます。経費精算業務を自動で簡単にしたいと考えている企業におすすめです。

料金プラン

ミニマム:月額1980円(ユーザー上限3名まで)

ベーシック:月額4,780円(ユーザー上限なし+3名まで無料)

プロフェッショナル:月額39,800円(ユーザー上限なし+10名まで無料)

 

 

Staple

画像出典元:「Staple」公式HP

特徴

弥生会計を始めとする会計ソフトとのスムーズな連携が大きな強みです。

そして、なんといってもStapleのサービス利用継続率は99%以上であるという点から、ユーザーから非常に高い支持を得ていることがわかります。

グッドデザイン賞を受賞したそのデザインも、他の経費精算システムとの大きな違いです!

料金プラン

月額600円(税抜き)/1ユーザー

30日間の無料トライアルが用意されています。

【その他主な手数料】
・Staple カード発行手数料 (1枚あたり): 150円
・本人確認簡易書留・1st カード発送手数料: 800円
・2枚目以降カード発送手数料:1,500円 (2,000枚までこの値段)

 

kincone

画像出典元:「kincone」公式HP

特徴

kinconeはSuicaやPASMOをタッチするだけで勤怠管理と交通費精算を同時に行えるシステムです。

月200円/1人で使用できとてもコスパが良いです。kinconeを運営するサイボウズ社が提供するグループウェア「kintone」との連携により、豊富な機能を付け足せることも魅力の1つでしょう。

料金プラン

初期費用:0円

月額費用200円/1ユーザー

ワークフロー(社内申請管理)機能やシフト管理も行いたい場合は、サイボウズ社のクラウド型Webデータベースkintoneと連携可能です。

2か月無料のトライアルが用意されています。

 

ネクストICカード

画像出典元:「ネクストICカード」公式HP

特徴

ネクストICカードは交通費や通勤情報をもとに、簡単に勤怠管理を行うことが可能です。そのため、経理管理に伴う工数を大幅に削減することができます。

ICカードから入手した各種情報は、その内容を適切に判断してクラウドにて保持されます。交通費情報ならばICカードにて清算した拠点と距離、もしくはICカードを利用した買い物情報なども物品購入経費として適切に分別、管理されます。

料金プラン

初期費用:0円です。

基本利用料は利用人数に関わらず、月額10,000円です。

機能利用料は1ユーザ毎の料金となり、勤怠管理:月額200円/交通費精算:月額400円です。

経費精算機能は、勤怠管理or交通費精算の機能を使用する場合に限り、無料で利用できます。

 

小売業界向け経費精算システムの3つの選定ポイント

1. モバイルデバイス対応のもの

小売業界向け経費精算システムを選定する際、まずはモバイルデバイスに対応しているか否かを確認しましょう。

全国展開している企業などでは社員の出張が多いため、旅費や交際費の処理が複雑になりがちです。

しかし、導入するシステムがモバイルデバイス対応のものであれば、出張先から即時に経費申請ができるようになるため、申請者も経理担当者も経理精算をスムーズに行えるようになります。

2. ワークフロー機能がある

小売業の経費申請は上司が複数の業務を抱えている場合があるため、申請の承認を得るまでに日数がかかってしまうケースも多くあります。

しかし、導入する小売業界向け経費精算システムにワークフロー機能があれば、システム内で申請・承認が可能となります。

よって、経費申請の承認を得るためにわざわざ店舗に戻る必要がなくなり、短時間で承認作業を完結できるようになるため、ワークフロー機能が搭載されているものがおすすめです。

3. 無料トライアルが利用できる

従業員数が多い小売業の店舗において重要なポイントとなるのが、誰でも簡単に使用できるかどうかという点です。

紙の領収書が不要で申請できるか、自社の規程に合った詳細な項目の設定やワークフローの承認ルートが設定できるかなど、申請者と管理者双方が利用しやすいシステムかどうかを事前にチェックしておく必要があります。

よって、システム選定の段階で無料トライアルや無料プランが用意されているものを選択するのがベストです。

小売業界向け経費精算システムを利用する際の注意点

小売業界向け経費精算システムを利用する際は、以下の点に注意が必要です。

クラウド型かオンプレミス型か

小売業界向け経費精算システムには、クラウド型とオンプレミス型があります。

クラウド型は導入コストを抑えることができ、いつでもどこでも使用できますが、選定するシステムによってはセキュリティ体制が万全ではない場合もあります。一方オンプレミス型は導入コストが高くなりますが、自社に合ったカスタマイズがしやすくセキュリティ体制が万全です。

自社はどちらのタイプの方が適しているのか、システム選定前に明確にしておきましょう。

他システムとの連携があるか

新規システムとして導入する場合は、他の業務で使用しているシステムと連携可能なものを選ぶのがおすすめです。

例えば、経費精算システムと給与計算システムが連携できれば、経費精算に関する作業を行うだけで、必要経費を含めた給与を支払うことができるからです。

数多くある小売業界向け経費精算システムにも、様々なシステムと連携可能なものがありますので、ぜひ検討してみてください。

小売業界向け経費精算システムのメリット3つ

1. 経費申請者の業務削減

詳細な機能は各システムによって異なりますが、出張ルートを入力するだけで交通費が入力されたり、交通系ICカードの情報をそのまま読み取ってくれるため交通費申請に関する入力が一切不要になったりと、今まで経費申請時に必要とされていた作業を簡略化できます。

また、スマホ等のモバイルデバイスに対応しているシステムも多くなっているため、外出先でもすぐに経費申請ができます。さらに領収書も撮影して添付するだけで済むようになり、重要書類の紛失を減らせます。

2. 経理担当者の業務削減

小売業界向け経費精算システムには交通費の自動計算があるため、申請された経費の確認作業に費やす時間を減らすことができます。

また、システム上で申請のミス・確認作業を自動で行えるようになることで、申請者とスムーズなやり取りが行えるようになります。

さらに、経費申請がどこで滞留しているかが把握しやすくなり、責任者がどこにいても経費に関する業務を進められるようになります。

3. 効率化によりコア業務に集中できる

経費申請およびその確認に必要とされていた時間が不要となる結果、それらの業務に費やしていた労力と時間をコア業務に充てることができるようになるため、社内の重要な業務を担えるようになります。

結果、システムの導入は単純作業を減らし、より生産的な業務を担当できるようになるため、会社全体を俯瞰して見るとコストの削減にも繋がるのです。

小売業界向け経費精算システムのデメリット2つ

1. 社内に浸透するまで時間がかかる場合も

それぞれの会社には、経費申請に関する独自の方法や確認ルートがあります。しかし、新規システムを導入するとこれまでとは異なる経費の申請や確認作業となるため、なかなかスムーズに運用できない可能性も考えられます。

よって、導入するとどのようなメリットがあるのか、どのようなワークフローになるのか等を、事前に社員へきちんと説明しておくことが必要です。また、システム活用に不安を持つ社員が多いようであれば、サポートが充実しているシステムを選ぶようにしましょう。

2. セキュリティ体制

経費に関する業務を効率的に行えるようになる小売業界経費精算システムですが、クラウド型のシステムを活用する場合、情報漏えいが起こってしまう危険性もあります。

システム選定時にはどのようなセキュリティ体制がとられているのか、トラブル時の対応はどのようになっているのか等も事前に確認しておくことが大切です。

まとめ

経費申請者にとっても経理担当者にとっても、業務を効率的に行えるようになる小売業界向け経費精算システム。

新たに経費精算システムを導入しようと考えている方、現在使用している経費精算システムの移行を検討している方は、ぜひ今回ご紹介した小売業界向け経費精算システムの導入を前向きに考えてみてはいかかでしょうか。

画像出典元:O-dan

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