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記事更新日: 2024/11/06
出張に関わる手続きは、申請、手配、承認、そして清算まで多くのステップがあり、意外と手間がかかるものです。
こうした課題を解決するためには、出張管理システムの導入がおすすめです。
出張管理システムを導入することで、経費の申請・清算を効率化できるだけでなく、道中の移動手段や宿泊施設の手配など最適な手段を的確に選べるようになります。
今回は世間に数多く展開されている出張管理システムの中から、おすすめの16選をご紹介します。
それぞれの特徴をまとめたので、比較検討する際のご参考にしていただければと思います。
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このページの目次
出張管理システムとは、企業が従業員の出張に関連する申請・管理・費用などを一元管理して業務効率化を進めるためのシステムです。
出張管理システムを導入すると社内規定内のプランを提案してくれるため、無駄な経費が発生しません。部署間・社員間の不公平も是正できます。
また、出張管理システムによってはお得な出張プランを提供しているものもあります。上手に利用すれば、さらに出張経費を削減できるでしょう。
| 出張手配 | 出張に利用するホテルや交通機関などを一括検索して手軽に予約することができます。コスト適正化や不正防止にも役立ちます。 |
| 出張スケジュール管理 | スケジュールを一括管理できるため、出張に行く本人はもちろん管理者も旅程の把握が容易になり、適切なサポートを行うことが可能です。 |
| 出張申請・承認 | 出張の申請や承認手続きの簡略化。 |
| 出張費用の一括清算 | システム内で手配した出張に関わる費用を一括清算できる機能。出張者の立て替えなどの負担を軽減します。 |
| 出張費用の経費清算 | 出張費用の精算申請をしなくとも、システムのデータを元に経費清算がおこなえて、業務効率化につながります。 |
| 出張レポートの作成 | 出張実績などのレポート作成機能。 |
出張に伴う予約・チケットの手配や経費の申請がシステム上で自動化されて業務の大幅な効率化を実現できます。
また、手入力によるミスも減り、処理時間の短縮ができます。
出張管理システム内で手配した費用は企業に一括請求されるため、出張者の一時負担を軽減することができます。
出張に関わる申請や手続きがシンプルになることで、コア業務に集中することが可能になり生産性の向上にも役立つでしょう。
出張管理システム内で経費申請や精算のルールを設定することで、不正な申請や重複申請を防ぐことができます。
これにより企業全体の経費管理の透明性が向上してコンプライアンスも強化されます。
また緊急時、有事の際など出張者の状況を把握できるので迅速な対応が可能になり、危機管理も万全です。
特に海外出張の多い企業にとっては非常に大きなメリットです。
サポート体制
月額費用
管理機能
特徴
Smart BTM
出張手配プラス
AI Travel
Concur Expense
Travel Manager
WAVE225旅費・経費精算/稟議
東京マスターズ
Gra-Pe
J’sNAVI NEO
BTOL
画像出典元：「Smart BTM」公式HP
「Smart BTM」は、オンライン予約だけでなく電話・チャットなどオペレーター対応でも予約手配が可能な出張管理システム（BTM）です。
1982年創業の株式会社IACEトラベルが提供するサービスで、24時間365日対応可能なサポート体制をとっているため、安心して利用することが可能です。
オンラインとオペレーターを併用することで、利用者個々のニーズに柔軟に対応するだけでなく、業務の効率化や生産性の向上も期待できるでしょう。
Smart BTMの料金については、利用する会社の規模、従業員数によって費用が異なります。
詳細な料金プランは、問い合わせが必要です。
画像出典元：「出張手配プラス」公式HP
従業員は申請や手配の手間、管理者は承認やチェックなど、出張手続きは手間がかかるものです。こうした出張に関する煩雑な作業を外部委託できるのが「出張手配プラス」です。
JR券（新幹線）1枚から対応可能で、オンライン対応であれば最短2分で手配が完了しますので、わざわざ切符を買いに駅まで往復する手間さえ省いてくれます。
また、「出張手配プラス」の対応範囲は幅広く、査証申請から通訳、Wi-Fi、会議室の予約まで対応してくれます。
予約の変更・キャンセルにも対応、さらに、出張手配プラスはクラウド環境で利用できるため、社内のPC・出張者のスマホなどからブラウザを介して利用できます。出張精算も一括して行ってくれるので安心です。
2024年9月現在、初期費用・月額利用料とも無料です。
加えて、申し込んだ交通機関の運賃や宿泊費などの実費が加算されます。
〆切期日や最低利用金額など設けられておらず、実費のみの負担で利用できます。
画像出典元：「AI Travel」 公式HP
「AI Travel」は、出張の申請・手配・経費精算を一元管理できるクラウドサービスです。
地名、時間や人数を入力するだけで、最短5分で最安値プランを表示、出張手配を完了できます。部署・役職ごとに設定した会社の旅費規程に沿ったプランが表示されるので、個人・部門での旅程も後から集計・分析することが可能です。
また、出張データの価格チェッカーや見える化機能で経理担当の手間を削減。コストセーブにも役立ちます。
さらに、「楽楽精算」「マネーフォワード クラウド」「freee」とのAPI連携も可能。
仕訳作業や領収書のチェックや転記などの作業負担を削減することもできます。
詳細はお問い合わせをする必要があります。
サービスの概要については、以下の資料を無料ダウンロードしてご確認ください。
画像出典元：「Concur Travel」公式HP
Concur Travel（コンカートラベル）は世界的に高いシェアを持つSAP Concurの出張管理システムです。経費精算システムのConcur Expenseと合わせて導入しましょう。
スマートフォンへの対応や、UIなどの使いやすさに定評があります。
非常に機能が充実しており、カスタマイズ性も高いのが特徴です。
Concur Expenseの料金プランです。
Concur Travelも合わせて利用する場合には問い合わせが必要になります。
| Standard | Standardエントリー | Standardレギュラー | |
| 月額費用 | 29,000円～ | 要問合せ | 要問合せ |
Standardプランは、初期費用0円です。
中堅・大企業向けにConcur Expense Professionalプランも用意されていますが、レポート数に応じた従量課金制で、会社の規模など条件により価格が異なります。
画像出典元：「Travel Manager」公式HP
「Travel Manager」は、出張に関する面倒な手続きをすべてまとめてサポート可能な出張管理システムです。
出張稟議から経費精算までのあらゆるデータを集約し、工数削減と内部統制をTravel Managerだけで実現できます。
旅程データ管理から危機管理、コンサルティングまで幅広い機能を持つ点が魅力。
出張者のデータの取りまとめに、多くの工数を割いている企業に適しているでしょう。
詳細については、お問合せが必要です。
| Travel Manager | |
| 月額費用（税表示なし） | 50,000円〜 |
| 出張申請 | ◯ |
| 出入国条件適合チェック | ◯ |
| 出張規定適合チェック | ◯ |
| 立替経費精算 | ◯ |
| 領収書画像取り込み | ◯ |
| 危機管理機能（MAP表示） | ◯ |
| 危機管理機能（GPS対応） | ◯ |
| 危機管理機能（安否確認） | ◯ |
| 自社以外の手配データ集約 | ◯ |
| 24時間365日対応 | ◯ |
| 専任営業担当 | ◯ |
画像出典元：「WAVE225旅費・経費精算/稟議」公式HP
「WAVE225旅費・経費精算/稟議」は、申請者・承認者・経理担当者すべての業務を効率化してくれる旅費・経費精算サービスです。外出先からも経費の申請や承認ができ、テレワークや拠点が多い企業には特におすすめです。
ライセンス版ではインストール先のサーバーのCPU数に応じてライセンス数が変わります。CPUとはさまざまなプログラムを実行する装置です。システムのレスポンスが低い場合、CPUを増強するために追加ライセンスが必要になることもあります。
| WAVE225 旅費・経費精算プラン |
intra-mart Accel Platform アドバンスト版 |
|
| ライセンス | 150万円 | 180万円 |
| 年間保守 | 30万円 | 36万円 |
| ライセンス体系 | 1CPU/4core単位 | 1CPU/4core単位 |
上の表のとおり、料金はライセンス体系にもとづきます。標準価格が150万円、年間保守価格が30万円です。
なお、「WAVE225旅費・経費精算/稟議」の導入時には「intra-mart Accel Platform」がシステム基盤として必要です。また、システム導入作業、およびカスタマイズ対応については別途作業費用が必要な点にご注意ください。
クラウドソリューションの提供にも対応しており、月額20万円から利用することも可能です。
※500ユーザーでの利用だと、400円/1ユーザーとなり、汎用的なクラウド経費精算システムの相場より割安です。
東京マスターズは、1975年創業のビジネストラベルサービスです。
約50年に渡る豊富な経験と実績から、グローバル企業のスムーズな海外出張を支援しています。
オンライン予約ツールでは、充実のフィルタリング機能で、希望に合致したワンストップ予約が可能です。
また、移動や宿泊だけでなく、現地での会議などをサポートするMICEサービスも提供しています。
東京マスターズの公式HP上には、評判・口コミの掲載はありませんでした。
しかし、1975年創業の東京マスターズは、約50年間にわたってビジネストラベルサービスを提供してきた実績があり、信頼できるサービスを提供する企業と言えるでしょう。
「Gra-Pe（グレープ）」は、出張業務（手配、申請承認、精算、管理）を一括で行うことができるクラウド型の出張管理システムです。
1961年創業以来、ビジネストラベル業界をけん引してきたトッパントラベルサービスが開発監修を行い、出張業務をよりスマートに、より便利に行うことが可能です。
さらに、出張の手配に関するデータが可視化されるため、企業全体の出張コストを削減するサポートも提供しています。
導入費用と月額費用が発生しますが、詳しい内容については問合せする必要があります。
J’sNAVI NEOは経費精算＋旅費交通費精算まで管理可能な出張管理システムです。
勘定奉行クラウドなど、各会計システムとの連携（CSV出力・API連携・アドオン開発）も可能。
導入した企業からは「操作がシンプルで使いやすい」「サポートの対応がスピーディーで丁寧」「自社ルールに合わせた承認フローが設定できる」など高く評価されています。
社員数300名～1,000名の企業での導入が多いですが、あらゆる企業規模に対応可能です。
最安プランは月額30,000円～で、会計システムとの連携がしやすいので、使いやすさと充実した機能性を求める企業におすすめです。
| J's NAVI NEO ベーシック | J's NAVI NEO スイート | |
| 初期費用 | 0円～ | 0円～ |
| 月額費用 | 30,000円～ | 35,000円～ |
経費精算をラクにできるベーシックプランの場合、初期費用0円～、月額費用は30,000円～となっています。
一方、スイートプランには、新幹線・航空機・ホテルなど、国内外のチケットをオンライン手配できたり、チケットの不正手配を防止する機能が使用可能です。
また、導入コンサルティングサービスでは、他のシステムとの連携など、各種カスタマイズに対応できます。
画像出典元：「BTOL」公式HP
「BTOL」はシンプルなシステム構成で、使いやすさを重視した出張手配管理システムです。
はじめて出張手配管理システムを導入する企業でもスムーズに出張手配ができる操作性で、スマホやタブレットから24時間オンライン予約ができます。
一度BTOLにログインすれば予約サイトごとにログインする必要がないシングルサインオン（SSO）対応で、専門の出張手配オペレーターによるメールリクエスト予約にも対応。
海外出張にも対応し、現地通訳やWiFiルーターなどの手配にもメールリクエストで対応しています。
BTOLは、連携利用するサービスによって料金が異なります。
導入決定後は、テスト稼働や社内説明会の開催、マニュアルの配布など、初めてBTMシステムを導入する企業へのサポートも行っています。
| 基本プラン | |
| 初期費用 | 要問合せ |
| 月額費用 | ¥30,000〜 |
画像出典元：「ピカパカ出張DX」公式HP
「ピカパカ出張DX（旧：ピカパカBTM）」は、出張予約と精算・管理の業務を効率化できる出張管理システムです。
国内外の予約に対応しており、航空券は132社、ホテルは64万軒から選ぶことができます。
また、オンラインだけでなく手配スタッフによる代行予約も可能なので、理想に合った手配をお任せすることも可能です。
出張状況のレポート機能は有料オプションとなりますが、履歴から利用傾向を把握し、コストの見直しにも役立ちます。
ピカパカ出張DXの利用料金は、初期費用0円。
月額費用は、各企業の出張利用額によって変動します。
具体的な費用について知りたい場合は、問い合わせてみましょう。
「出張ステーションNEXT」は、平均出張コスト削減率19％を達成している出張管理サービスです。
法人契約運賃を利用して出張の直接コストを削減し、精算業務の効率化によって人件費である間接コスト削減を実現。
1つのサイトで複数のサイト情報を比較、リクエスト予約が手軽にできるのが大きなメリットになっています。
出張データを一括管理・可視化できるので、空出張や経費の私的利用といった不正防止、内部統制強化も叶います。
出張ステーションNEXTの料金プランは基本プランのみで、初期設定費用と月額費用がかかります。
基本管理費用は50,000円からとなっていて、利用月によって費用が変動します。
| 基本プラン | |
| 初期設定費用 （税抜） |
100,000円 |
| 基本管理費用/月 （税抜） |
50,000円～ |
画像出典元：「BORDER」公式HP
海外出張のフライト予約からホテルの手配まで、チャットで相談できるクラウド型サービスです。
出張の目的でフライトの予約やホテルの手配をする際、特に海外出張の場合は事務手続きに莫大な時間を要することも少なくありません。「BORDER」なら、そのような悩みを一気に解決できます。
・システム利用料金：0円
・手配料金：550円~/人、国内出張（税別）
宿泊を伴う出張をよりお得にすませたい企業におすすめのサービスです。
日本最大級のホテル予約サイトであるじゃらんnetの豊富なプランはもちろんのこと、通常では公開されていない限定プランを利用することで、出張費のコスト削減が可能になります。
初期費用、運用費用は無料です。
「Bzit」は、旅行業界最大手の「JTB」が独自に開発した、法人向け出張手配・管理ツールです。出張手配・管理業務を効率化させたい会社にはうってつけです。
業界屈指の導入実績を誇る「Bzit」なら、旅行に関する予約を一括手配でき、よりスマートな出張を実現します。
契約するサービスにより初期費用（導入費用）と月額利用料（登録人数による）が発生します。
大人数の出張手配を毎月行うとなると、その業務工数は莫大で、業務の生産性低下につながることも少なくありません。
「Racco（ラッコ）」は、出張にかかる事務作業を一元管理でき、作業工数の削減に役立つでしょう。
また、予約制御機能があり、宿泊上限金額などの設定も可能で内部統制を強化することができます。
リアルタイムに予約データが反映されるため社員の動きを把握しやすく、有事の際のリスク管理にも役立ちます。
初期費用・月額利用料は無料です。
システムが連携している宿泊施設や交通手段の選択数が多いほど利用者にとって利便性が高まり、多数の施設やプランを比較することでコストの削減も実現しやすくなります。
システム独自のお得なプランを用意しているサービスもあり、予約可能な施設の種類やプランなどを事前に確認しておくと良いでしょう。
出張に関わる交通手段や宿泊先、エリアなど社内規定に沿ったプランが自動的に検索できるシステムはさらに管理工数を減らすことができます。
出張者の出張申請を受けてから報告するまで全ての経費を把握できるシステム構築が大切です。
誰がどこへいつ出張するのか、費用は社内規定内におさまっているのか、無駄な経費は発生していないかを把握しやすいシステムが良いでしょう。
管理者の元で一元管理できる出張管理システムが理想的です。
導入した後、社内の会計システムとうまく連携できなかったり、すでに利用しているワークフローとの互換性が悪かったりして、かえって作業工数が増えてしまうといった事態も想定されます。
事前に連携可能かどうかを確認することはもちろん大事ですが、導入後のメンテナンスも含め対応してくれるサービスか確認しておきましょう。
海外出張が多い企業は、海外出張にも対応可能な旅行代理店のサービスを利用できること、外国語に対応できるオペレーターにすぐつながることなどを確認しましょう。
海外出張に対応したシステムは製品ごとにサービス内容が大きく異なることがあるため、事前にしっかり確認して比較することが重要です。
昨今、地震などの自然災害やテロなど国内外でのリスク管理が重要になっています。
出張先での緊急時や有事の際に、出張者の安否確認が容易にできる機能を提供してくれるサービスもあるので選択の一つとしておすすめします。
緊急時には、出張経路や宿泊先などの把握をしておくことが安全確保のリスクヘッジにつながります。
出張精算の関わる流れを詳しく知りたい方はこちらの記事もおすすめ！
おすすめの出張管理システム（BTM）15選を比較紹介しました。
出張規定を社員全員に徹底することは難しく、予想外にコストがかさんでしまっている企業も多いのではないでしょうか。
出張管理システムを導入すれば、規定内における最も効率的な出張プランを社員に提供でき、コスト削減につながります。出張する社員の事務手続きも圧倒的に減り、負担を軽減できるでしょう。
画像出典元：O-dan
