出張管理システムについて

おすすめ出張管理システム6選を比較!コスト削減できるシステムは?

記事更新日: 2019/11/22

執筆: 編集部

社員の出張に関する経費管理が煩雑で何とかしたいとお考えではないですか?

出張のたびに発生する処理業務を効率化したいと思いませんか?

出張管理システムを導入すると、経費の申請・清算を効率化できるだけでなく、道中の移動手段や宿泊施設の手配など最適な手段を的確に選べるようになります。

今回は世間に数多く展開されている出張管理システムの中から、おすすめの6選をご紹介します。

それぞれの特徴をまとめたので、比較検討する際のご参考にしていただければと思います。

何故出張管理システムが必要なのか

出張にともなう書類作成や経費の申請、その管理など一回の出張に関わる部署は多岐に渡ります。

これらの煩雑な手続きを簡易化してくれるのが出張管理システムです。

部署を超えて滞りなくスムーズに一括管理できれば内容のチェックや経費精算の手間が大幅に省け、人件費のコスト削減やストレス緩和にもつながります。

経費面からみても、出張管理システムは有効です。国内・海外を問わず、出張費用について「適正化の余地がある」と考えている企業が6割を超しているというアンケート結果があります。

(「出張費用マネジメントの実態調査における課題と対応策」日本CFO協会調べ)

その背景には、多くの企業が出張費に関する規定を細部までは定められていなかったり、社員に徹底できていなかったりといった実情があります。

社内規定が徹底できていないと、部署間で不公平が生まれ、社員のモチベーションを下げることも考えられます。

出張管理システムを導入すると社内規定内のプランを提案してくれるため、無駄な経費が発生しません。部署間・社員間の不公平も是正できます。

また、出張管理システムによってはお得な出張プランを提供しているものもあります。上手に利用すれば、さらに出張経費を削減できるでしょう。

おすすめの出張管理システム3選

1. チャットで相談できる!『BORDER』

画像出典元:「BORDER」公式HP

特徴

海外出張のフライト予約からホテルの手配まで、チャットで相談できるクラウド型サービスです。

出張の目的でフライトの予約やホテルの手配をする際、特に海外出張の場合は事務手続きに莫大な時間を要することも少なくありません。「BORDER」なら、そのような悩みを一気に解決できます。

機能

・過去データから要望にあった提案を受けられる
・手配済みの航空券やホテルのチケット情報をダウンロード、確認できる
・管理者側で出張者のチャット状況を確認できる

料金プラン

・システム利用料金:0円

・手配料金:1,000円/人、出張(税別)

 

2. JTBが独自開発!『Bzit』


画像出典元:「Bzit」公式HP

特徴

「Bzit」は、旅行業界最大手の「JTB」が独自に開発した、法人向け出張手配・管理ツールです。出張手配・管理業務を効率化させたい会社にはうってつけです。

業界屈指の導入実績を誇る「Bzit」なら、旅行に関する予約を一括手配でき、よりスマートな出張を実現します。

機能

・航空券、新幹線、ホテル、パッケージツアーの予約・変更・取消が可能
・「Bzit」利用のチケット予約履歴が、出張単位、行程単位で確認できる
・各サービスの利用実績データから出張精算書を作成できる

料金プラン

契約するサービスにより初期費用(導入費用)と月額利用料(登録人数による)が発生します。

 

3. 非公開の限定プランも利用可能!『じゃらんコーポレートサービス』


画像出典元:「じゃらんコーポレートサービス」公式HP

特徴

宿泊を伴う出張をよりお得にすませたい企業におすすめのサービスです。

日本最大級のホテル予約サイトであるじゃらんnetの豊富なプランはもちろんのこと、通常では公開されていない限定プランを利用することで、出張費のコスト削減が可能になります。

機能

・会員企業のみが利用できる限定プランあり
・企業専用の管理画面で宿泊プランなどの把握が可能
・管理画面から、エリアや回数など、出張の分析管理が可能

料金プラン

初期費用、運用費用は無料です。

 

その他のおすすめ出張管理システムサービス

AI Travel

画像出典元:「AI Travel」 公式HP

特徴

今回ご紹介する「AI Travel」は、従業員の出張状況を一元管理できるクラウドサービスです。

出張の際のホテル探しや乗り物の手配に際し、「誰がどこに宿泊して何日の戻りなのか」「経費がいくらかかっていのか」など混乱が生じることもあるでしょう。「AI Travel」を導入すればスムーズに出張状況を管理できます。

 

J’sNAVI NEO


画像出典元:「J’sNAVI NEO」 公式HP

特徴

「J’sNAVI NEO」は出張時のチケット手配から交通費精算までまとめて管理できる便利なツール。手間がかかりがちな出張管理を一元管理することで、経理担当者の入力ミスや出張者の不正も予防できます。

経理業務の効率を大幅に向上させることはもちろん、出張コストの削減にも貢献するでしょう。

料金プラン

「J'sNAVI NEO」はクラウド版とオンプレミス版の2通りから選択可能。クラウドにて導入した場合、初期費用300,000円~、月額利用料金は40,000円~となっています。

オンプレミス版の利用料金や、クラウド版の詳細な料金につきましては、利用規模等により異なります。

 

Racco


画像出典元:「Racco」 公式HP
 

特徴

大人数の出張手配を毎月行うとなると、その業務工数は莫大で、業務の生産性低下につながることも少なくありません。「Racco(ラッコ)」は、出張にかかる事務作業を一元管理でき、作業工数の削減に役立つでしょう。

 

出張管理システムのメリットは?

出張者にとってのメリット

出張の交通手段、宿泊施設など一つ一つを予約する煩雑な手続きと申請や報告といった社内業務との双方を効率化できます。

一括で出張の手配を請け負ってくれる出張管理システムは出張者の負担を軽減し、本来の業務に専念できるという大きなメリットがあります。

会社で一括管理をしてもらえるので立替や仮払いなどのわずらわしさから解放されるというメリットもあります。

経費管理者にとってのメリット

会社の規定に沿った出張管理システムを導入すれば、規定内の出費かどうかのチェックが必要なく、管理が圧倒的に楽になります。簡単に情報を共有できるので、他部署をまたいでの管理もスムーズです。

交通機関や宿泊施設、旅行代理店などの法人限定割引やサービスを受けられるシステムもあるので、上手に利用すると自動的に経費を抑えられ、経費削減につながるでしょう。

また緊急時、有事の際など出張者の状況を把握できるので迅速な対応が可能。危機管理も万全です。特に海外出張の多い企業にとっては非常に大きなメリットです。

自社に合った出張管理システムの4つの選定ポイント

1. 出張者にとって使いやすいシステムか

スマホやパソコンといったモバイルから出張申請できるか、領収証までペーパーレスで一括処理ができるかなど出張者が手軽に扱えるかどうかが判断のポイントになるでしょう。

出張に関わる交通手段や宿泊先、エリアなど社内規定に沿ったプランが自動的に検索できるシステムはさらに管理工数を減らすことができるでしょう。

出張データを蓄積できるシステムは、出張のプランを作成する時間短縮にもつながり将来の出張にも役立ちます。

2. 管理者が経費を可視化できるか 

出張者の出張申請を受けてから報告するまで全ての経費を把握できるシステム構築が大切です。

誰がどこへいつ出張するのか、費用は社内規定内におさまっているのか、無駄な経費は発生していないかを把握しやすいシステムが良いでしょう。

管理者の元で一元管理できる出張管理システムが理想的です。

3. 経費精算システムや社内ワークフローと連携できるか

導入した後、社内の会計システムとうまく連携できなかったり、すでに利用しているワークフローとの互換性が悪かったりして、かえって作業工数が増えてしまうといった事態も想定されます。

事前に連携可能かどうかを確認することはもちろん大事ですが、導入後のメンテナンスも含め対応してくれるサービスか確認しておきましょう。

4. 海外出張に対応しているか

海外出張が多い企業は、海外出張にも対応可能な旅行代理店のサービスを利用できること、外国語に対応できるオペレーターにすぐつながることなどを確認しましょう。

特に海外出張時の社員の安否確認は大事なポイントです。危機管理を徹底するためにも、必ず出張時に社員の居場所確認ができるシステムを選びたいものです。

大事な危機管理機能 

昨今、自然災害やテロなど国内外でのリスク管理が重要になっています。

出張者の安否確認のために出張経路や宿泊先など社内で把握できていることは安全確保のリスクヘッジにつながります。

出張先での情勢や渡航者のリストなどサービスの一環として提供してくれるシステムもあるので選択の一つとしておすすめします。

まとめ

出張規定を社員全員に徹底することは難しく、予想外にコストがかさんでしまっている企業も多いのではないでしょうか。

出張管理システムを導入すれば、規定内における最も効率的な出張プランを社員に提供でき、コスト削減につながります。

出張する社員の事務手続きも圧倒的に減り、負担を軽減できるでしょう。

システムによってその特徴やサービス、どれだけ自社にカスタマイズできるかなど千差万別です。無料になるものや人数や使用頻度で料金が変わるものなどもあります。

ぜひ比較検討してみてください。

画像出典元:O-dan

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