Smart BTM

記事更新日: 2022/09/21

執筆: 西田千佳

編集部コメント

出張手配にまつわるストレスを一気に解決するサービス

「Smart BTM」は、オンライン予約だけでなく電話・チャットなどオペレーター対応でも予約手配が可能な出張管理システム(BTM)です。

1982年創業の株式会社IACEトラベルが提供するサービスで、24時間365日対応可能なサポート体制をとっているため、安心して利用することが可能です。

オンラインとオペレーターを併用することで、利用者個々のニーズに柔軟に対応するだけでなく、業務の効率化や生産性の向上も期待できることでしょう。

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良い点

Smart BTMは、24時間365日、オンラインと電話・チャットによる出張予約とサポートが可能。手配データを活用して、旅費交通費の適正化を図ることもできます。

悪い点

会計システムとの連携についての情報が公開されていません。旅費精算はできますが、経理処理は従来通り行わなければならない可能性があります。

費用対効果:

UIと操作性:

出張で利用する航空会社や宿泊先、JRまで一括手配できるだけでなく、航空会社別や宿泊先のカテゴリー別に料金比較ができるなど、見た目にも分かりやすくなっています。

サポート体制(運営会社の):

24時間365日予約対応可能。さらに電話やチャットによる予約変更や緊急時には担当者が24時間いつでもサポートするなど、あらゆる面でのフォローが期待できます。

Smart BTMの導入メリット4つ

1.オンライン&チャット・電話による窓口対応

Smart BTMは、24時間365日使えるオンライン予約だけでなく、専任の担当者によりチャットや電話、メールで窓口対応可能な出張管理システムです。

会社の規程や特例への対応や、利用者個人の好みに合わせて柔軟に対応できるため、まるでコンシェルジュに出張手配を依頼するかのように利用することができます。

出張先で社員に有事が発生した場合、24時間体制でオペレーターが対応するため、出張者にも管理部門にも安心して利用できるツールです。

オンライン・電話・チャット可能な予約ツール

2.航空券の変更可否を一目で確認可能に

Smart BTMでは、複数の航空会社を一括検索できるだけでなく、航空券の変更可否を一目で確認可能な検索結果表示になっています。

出張直前に予定変更となった場合、変更不可な航空券だと払戻手数料・取消手数料のほか新しく購入するなど経費がかさむことになりますが、予め変更可能な航空券を選んでおけば余計なコストがかかる心配がありません

航空券の変更可否が一目でわかる

3.1つの請求書で旅費交通費が清算可能

Smart BTMを利用すれば、出張にかかった旅費交通費を1つの請求書で清算ができるようになります。

航空会社の航空券、日本を含む世界中の宿泊代のほか、JRチケットもまとめて手配できるため、請求書はIACEトラベルからまとめて発行可能となるためです。

一回の出張で発生する請求書や領収書が少なく済むことから、出張者、経理担当者双方の時間と労力を軽減させることが可能です。

旅費交通費が1つの請求書に

4.手配の見える化による適正購買を実現

Smart BTMを導入することで出張手配が見える化されるため、適正購買を実現することができます。

購入した航空券、宿泊代、JRチケットについて、手配の詳細を記録して蓄積できるため、データを分析して適正に購入できているか確認が可能となるのです。

独自の視点から改善提案を行うコンサルティングサービスも提供しているため、経費節減にもつながります。

見える化による適正購買を実現

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Smart BTMのデメリット2つ

1.会計システムと連携対応していない

Smart BTMでは、旅費決済システムには対応しているものの、会計システムなどの経理関係のシステムへの連携対応については情報が公開されていません。

出張手配の簡素化に特化したサービスとなっているため、出張にかかる経理業務については従来どおり手続きを行うか、会計システムと連携可能なシステムを検討する必要があります。

現状の問題点を洗い出し、何を重視すべきか検討した上で導入することをおすすめします。

2.事前に社員に社内規程やルールを周知させる必要がある

Smart BTMを導入すれば、社内規程やルールに沿った出張手配が可能となりますが、そのためには社員全員に規程やルールを周知させておかなければなりません。

BTMツールのメリットを最大限に活かすためには、社内規程やルールの必要性を理解した上で利用しなければならず、理解不足のまま導入すると社員が必要以上に管理されているように感じてしまう場合もあります。

社員にしっかりと意識づけしてから導入するようにしてください。

Smart BTMの料金プラン

Smart BTMの料金については、利用する会社の規模、従業員数によって費用が異なります。

詳細な料金プランは、問い合わせが必要です。

競合製品との料金比較

競合製品の中には初期費用・月額費用が無料のものもありますが、Smart BTMが企業規模や従業員数によって料金に変動があるため、条件によってはコストパフォーマンスが良くなる可能性もあります。

  Smart BTM BORDER Bzit
初期費用 要問い合わせ 0円 要問い合わせ
月額費用 要問い合わせ 0円 要問い合わせ
手配料金 要問い合わせ 1,100円/1出張 要問い合わせ

(税込)

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Smart BTMを導入すべき企業・向いていない企業

導入すべき企業

手配時にオンラインとオペレーターの両方を利用したい会社

Smart BTMは、出張手配時にオンライン予約とオペレーターによる予約の両方を利用したいと考えている会社におすすめです。

時間がない時にはオンラインで、日程が複雑な出張や接待をともなう場合にはオペレーターにお任せするなど、個々のニーズに合わせて柔軟に選ぶことができます

急な日程変更にも電話やチャットで24時間対応してくれるため、安心して任せることが可能です。

自社の出張経費を適正化したい会社

Smart BTMは、自社の出張経費を適正な価格にしたいと考えている会社にもおすすめなシステムです。

立替払いなどで詳細な内訳が不明な場合、適正な価格で購入されているか判断が難しいこともありますが、Smart BTMを利用すれば手配データをそのまま蓄積できるため、適正な価格かどうか分析することができます

改善提案などのコンサルティングサービスも利用できるため、出張経費の適正化だけでなく、経費節減にも役立ちます。

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向いていない企業

BTMと会計システムを連携して使用したい会社

Smart BTMを導入しても、旅費決済までは対応できますが、現時点では会計システムとの連携は見込めません。

出張手配業務の簡素化に特化したサービスとなっていることから、1つのツールを導入して出張にかかる全ての業務の効率化を目指す会社にはあまりおすすめできません。

出張にかかるどの業務を効率化したいか、事前にしっかりと明確にしておきましょう。

 

まとめ

Smart BTMは、出張の手配をオンラインと電話・チャットの双方で対応し、手配に関するデータをクラウド上で管理する出張管理システムです。

24時間365日、緊急時にもしっかりとサポートできる体制となっているため、安心してお任せできるようになっています。

出張手配業務の効率化と経費の適正化を図りたい企業におすすめしたいサービスツールです。

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画像出典元:「Smart BTM」公式HP

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