経費精算システムについて

【徹底比較】おすすめの経費精算システム20選!特徴・料金・口コミを解説

記事更新日: 2021/06/10

執筆: 宮嵜涼志

経費精算システムを導入しようとしても、どれが自社で導入すべきサービスなのか迷うのではないでしょうか?

筆者自身も経費精算システムの導入を経験したことがありますが、ベンダーの営業を受けたり、各社の公式HPを見たりするだけでは違いがいまいち分からず困った経験があります。

そこで今回起業LOGでは、多くの企業での経費精算業務のサポートにあたってきた経理コンサルタントへの取材や、100件を超える口コミアンケートを通して、各サービスの特徴や本当に重視すべき選定ポイントを徹底調査しました。

この記事では、調査して分かった人気の経費精算システム20選の特徴・違いと選定ポイントを解説していきます。

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このページの目次

経費精算システムとは?

まずは簡単に経費精算システムでできることをおさらいしておきましょう。

経費精算システムの導入で実現できることは大きく分けると以下の3つです。

経費精算システム導入で実現できること

1. 経費申請の手間の削減

2. 経理担当者の業務効率化

3. Web完結によるテレワーク対応


例えば「経費申請の手間の削減」でいえば、交通系ICカードをリーダーにかざすだけでデータが自動読込されるので、交通費の金額の手入力などの手間が大きく削減されます。

またシステムで自動化することにより、ミスがなくなり、経理担当者によるチェックや修正依頼の業務も減らすことができます。

さらに、ネット完結で紙のやりとりをなくせるので、経費精算システム導入を機にペーパーレス化・テレワーク対応を実現することを目的に導入する企業も多いです。

 

専門家が教える経費精算システムの選び方

次に、専門家に取材した経費精算システムの選定ポイントを解説します。

選定ポイント1. 会計ソフトとの連携

メリービズ株式会社 経理コンサルタント

経費精算のプロ 長谷龍一さんのアドバイス

経費精算システムの情報は、最終的に会計ソフトに情報を入れたり、連携したりすることが必要です。連携をしやすいか、また、情報連携する際に追加の業務が発生しないかどうかなどの観点が大切になります。
 
そのため、あらかじめどのような連携が必要かチェックしておくとスムーズです。不明点があれば、利用している会計ソフトベンダーに「連携面で優れている経費精算サービス」を聞いてみるのも一つの手です。
実績が豊富なベンダーの中には、連携に関するサポートをしている場合もあります。

多くの経費精算システムが会計ソフトとの連携をうたっていますが、一口に会計ソフトと連携可能といっても実態はまったく同じではないことに注意してください。都度CSV形式でデータ出力が必要なのか、自動で同期されるのかによって日々の業務の効率が大きく変わってきます。

会計ソフトと経費精算システムには相性があります。例えば、マネーフォワードクラウド会計とマネーフォワードクラウド経費との連携が優れていることで有名です。

最重視する必要はないですが、会計ソフト導入済みの場合は、会計ソフトとの連携を考えることで経費精算システムの候補をある程度絞り込めます

選定ポイント2. 今後かかる費用見込み

メリービズ株式会社 経理コンサルタント

経費精算のプロ 長谷龍一さんのアドバイス

見積り前に経費精算システムを利用している人数や1人当たりの件数をだし、向こう2,3年でどのくらい増減がありそうかを計算すると良いです。これらの人数・件数を出した上で、各社のプランを2,3社ほど見比べるのが良いでしょう。
 
なぜなら、どのくらいのアカウント数か、どのくらいの利用頻度かによってシステムの料金が変わるからです。なるべく低いコストで利便性を最大化することを考えた上で、導入を決めるようにしましょう。

どの経費精算システムが安いのか、は実は単純な話ではありません。会社によって課金体系が変わるので、使い方によって安い経費精算システムは変わってくるからです。

大事なのは "自社にとってお得な経費精算システムはどこか"

それを正しく把握するためにも、自社でどのように利用する予定なのかを可能な限り明確にして、導入検討を行いましょう。

 

まず検討したい!おすすめの経費精算システム5選

経費精算システム導入を検討する際に、まず候補に入れたい経費精算サービスを紹介します。

1. シリーズ連携がおすすめ!jinjer経費

画像出典元:jinjer公式HP
 

特徴

機能が充実しているにも関わらず、月額500円(1人あたり)と他サービスと比べて安いです。

勤怠管理・人事管理など他のjinjerシリーズと連携して1つのプラットフォームで利用できるのも非常に便利なポイント。

人事データを1つのプラットフォームにまとめることで業務効率化をはかれるほか、費用を抑えることもできます。

またサポート体制が整っており、契約継続率99.4%・サポート満足度91.6%と高い満足度を誇るサービスです!

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経費精算のプロ 長谷龍一による「jinjer経費」の総評

人事労務関連の業務を中心に構築されているサービス

一般的な経費精算のグループウェアが、お金関連の業務を中心に構築されているのに対し、jinjerはむしろ人事・勤怠・労務・マイナンバーに至るまで、人事労務関連の業務を中心に構築されているサービスです。
 
そのため、薄く広く利用できるところがjinjer最大の魅力です。
様々な業務ができる中の一つに経費精算があるので、お金関連中心ではなく、人事領域を中心として業務を進めたい企業には非常に良いです。

料金プラン

初期費用10万円、月額500円/人です。

他のjinjerシリーズと合わせて利用することで、よりお得に利用できます。

料金詳細については資料を参照ください。

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2. 累計導入社数No.1。楽楽精算

画像出典元:「楽楽精算」公式HP
 
 

特徴

楽楽精算は累計7,000社以上に導入されている、国内導入数No.1の経費精算システムです。

楽楽精算が支持される理由はそのコスパ。必要な機能を比較的安価に利用できます。

カスタマイズしやすく、今ままでのフローから大きく変更せずにシステムをスムーズに導入できる点も重要なポイント。スムーズに導入したい企業におすすめのツールです。

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経費精算のプロ 長谷龍一による「楽楽精算」の総評

痒いところに手が届く、使い勝手の良いシステム

楽楽精算は、細かい機能や連携できる外部サービスも多く、痒いところに手が届く経費精算システムです。カスタマイズ性が非常に高く、料金は50ユーザーあたり3万円と、中小規模の企業から大企業まで対応できるシステムといえます。

システム設定が比較的容易であり、営業によるサポート対応が迅速、といった口コミも聞きます。

マネーフォワードやfreeeのような、グループウェア同士の連携には劣りますが、間口が非常に広く、会計ソフトはどうしても動かせないが、経費精算システムは移行して、DX化したいなどのニーズがある企業におすすめします。

料金プラン

初期費用が10万円、月額費用が3万円〜です。無料トライアルもあります。

 

3. 急成長中!ジョブカン経費精算


画像出典元:「ジョブカン経費精算」公式HP

特徴

ジョブカン経費精算を導入した会社で、多いのがコストパフォーマンスを評価する声。必要な機能を、リーズナブルな料金で提供しているのが、ジョブカン経費精算の魅力です。

ジョブカン経費精算の大きな特徴は料金体系。初期費用がゼロ円で、月額利用料もユーザ 1人あたりの料金なので、はじめて経費精算システムを導入する、小規模の会社にかなりオススメです。

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経費精算のプロ 長谷龍一による「ジョブカン経費精算」の総評

管理側でストレスなく進めることができるシステム

ジョブカンは勤怠管理に強いシステムですが、勤怠管理にも関連する、経費精算にも力を入れています。

業務面では、データの出し入れが非常に楽であることが特徴です。インポート、エクスポートがスムーズに行なえます。
外部サービスとの連携、freeeや弥生仕様のデータをぱっと出しやすく、管理側でストレスなく進めることができるシステムと言えるでしょう。

ジョブカン勤怠を既に利用中の企業はまず検討してみてください。

料金プラン

利用料は月額400円 / 1ユーザで、初期費用不要

最低利用料金が5,000円(13人以上)という条件があるものの、 1ユーザに対する課金システムのため少人数の会社でも導入しやすいです。

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4. 国内売上シェアNo.1!Concur Expense


画像出典元:「Concur Expense」公式HP

特徴

スマートフォンへの対応や、UIなどの使いやすさに定評があるConcur Expense。その高い評価により、国内経費精算市場6年連続トップシェアを獲得しています。

非常に機能が充実しており、カスタマイズ性も高いのが特徴です。

また、「経費精算を無くそう」をコンセプトに、タクシー配車アプリの「JapanTaxi」「DiDi」、「タイムズカーシェア」、名刺管理アプリの「Sansan」や、スマホ決済アプリ「PayPay」と連携するなど、様々なサービスと連携して経費精算を効率化できるのも注目です。

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経費精算のプロ 長谷龍一による「Concur」の総評

グローバル展開しているような大企業に特に利用されている

Concurは、外資系のシステムでSAPに買収されたサービスです。そのため、SAPで基幹システムを管理している企業と相性が良いです。
 
また、Concurはかなりカスタマイズしやすいです。例えば、会社に則った承認ルートにする、ワークフローにする、ということが簡単にできます。他にも、経費の不正支出を自動で検知する機能など、他社システムに比べても機能が充実している印象があります。
 
世界でもかなり利用されているシステムですので、グローバル展開しているような大企業に特に利用されているイメージがあります。

料金プラン

  Standard Standardエントリー Standardレギュラー
月額費用 29,000円~ 要問合せ 要問合せ


Standardプランは初期費用0円となっており、中堅中小企業・スタートアップでも利用しやすい価格設定になっています。

中堅・大企業向けにConcur Expense Professionalプランも用意されていますが、レポート数に応じた従量課金制で、会社の規模など条件により価格が異なります。

詳細はこちらより資料をご確認ください。

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5. 操作しやすいインターフェースが特徴!経費BankⅡ

画像出典元:「経費BankⅡ」公式HP
 

特徴

「経費BankⅡ」は初期費用0円で操作性の高いワークフローを実現しており、SBIビジネスソリューションズが運営する経費精算システムです。

操作の簡単さ・分かりやすさを目指すことで操作ミスや計算ミスを無くしており、信頼性と確実性を重要視する企業には最適です。

また、現在使用中の会計ソフトに合わせて仕分けデータを出力する事も可能なので、振込作業なども楽に確実に行えます。

料金プラン

初期費用: 0円

※オプション機能の有無や契約ID数により変動します。

基本料金  
月額費用 3,300円〜(10ID単位)


詳細は以下の資料にて確認できます。

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会計ソフトと連携しやすい経費精算システム 4選

RECEIPT POST

作業時間を90%削減!

画像出典元:「RECEIPT POST」公式HP
 

特徴

RECEIPT POST(旧: Dr.経費精算)の最大の特徴は、領収書の画像を撮影して送るだけかんたんに経費申請ができること。

似たような機能を持つ経費精算システムは多くありますが、その多くはOCRという機械による自動入力です。そのため、入力ミスが起こることは避けられず、どうしても確認や修正の手間が生じます。

それに対して、RECEIPT POSTはオペレーターが代行入力してくれるため、入力精度が圧倒的に高く、手直しの手間がかかりません

自分で金額を手入力することが無いため、入力時間の大幅な削減、および金額の間違い・入力忘れを未然に防ぐことができ、iOS/Android いずれも専用アプリが用意されているので安心です。

料金プラン

初期費用は10万円から、月額費用は6万円からです。

専用スキャナ&ポストが1セット1万円で、最低でも1セットの購入が必要です。

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マネーフォワードクラウド経費

知名度・評判ともに高いのが特徴!

画像出典元:「MFクラウド経費」公式HP
 

特徴

マネーフォワードクラウド経費は、知名度・評判ともに高いのが特徴です。

知名度の高いマネーフォワードクラウド会計のほか、マネーフォワードが提供する勤怠管理や給与計算といったサービスともスムーズに連携できます。

スマートフォンがあれば経費精算が完結するため場所を選ばず、タイムリーに経費の確認や承認ができます。外出先で急に経費が発生する場面でも、問題なく運用が可能なのが魅力的です。

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経費精算のプロ 長谷龍一による「MFクラウド経費」の総評

会計ソフトとの連携面が非常に優れている

マネーフォワードは、会計ソフトの一部として経費精算システムをリリースされているので、連携面が非常に優れています。

マネーフォワード内の連携はもちろん、勘定奉行などともしっかり連携することができます。また、承認経路のカスタマイズが他社システムに比べてもかなり優れているので、そういった面でも利用しやすいです。
従来の経理に則ったシステムになっているため、ある程度経理に慣れている人にとっては、非常に利用しやすいはずです。

せっかく利用するなら、マネーフォワード クラウド会計と一緒に利用してみてはいかがでしょうか。マネーフォワード クラウド会計シリーズのターゲット層でもある、中小企業に特におすすめします。

料金プラン

マネーフォワードクウラド経費は、基本料金と従量課金の2つの料金が発生します。

基本料金は以下の表の通り、スモールビジネスとビジネスの2パターンです。

基本料金 スモールビジネス ビジネス
月額 3,980円 5,980円


6人以上で利用する場合、基本料金に加えて1ユーザー当たり500円の従量課金が必要です。5人以内で使う場合は従量課金なしで利用できます。

詳細や具体的な導入事例を以下の資料にまとめてあるので、ぜひ参考にしてください。

 
 

経費精算freee

経費精算を自動で行なうならおすすめ!

画像出典元:「経費精算freee」公式HP

特徴

経費精算freeeでは、申請から承認までスマホを通じて行えるのでどこにいても作業が可能になります。

スマホで写真を撮ると自動で必要な情報を「読み取り入力」ができたり、領収書をまとめてスキャンして申請を行えるため非常に便利です。

また「経費精算freee」はスマートフォン版アプリもあるため、外出先からでもすぐに経費の申請が可能になります。

※経費精算freeeは、会計ソフトfreeeの一機能です。

メリービズ株式会社 経理コンサルタント

経費精算のプロ 長谷龍一による「経費精算freee」の総評

気軽に利用できることにフォーカスしてサービス設計されている

経費精算freeeは、会計freeeとの連携がスムーズです。また利用プランによっては、会計freeeを導入している企業の場合、追加費用をかけずに経費精算システムを利用できることが、最大のメリットです。

他社システムとの違いについては、連携によって従業員情報の二重メンテナンスが不要になることや、申請承認された経費精算データを自動で仕訳登録できることが挙げられます。 また、仕訳と申請内容と証憑が紐づくので、帳簿から簡単にドリルダウンすることが可能です。

加えて、freeeは特に、ユーザーが気軽に利用できることにフォーカスしてサービス設計されているイメージがあります。通常の会計作業のように勘定科目を選択する必要もありませんし、初めて経費精算をする人にも優しい仕様です。

料金プラン

  ミニマム ベーシック プロフェッショナル
月額費用 1,980円 3,980円 39,800円


従業員20人まではこのプランを申し込めますが、21人以上の場合は、お問い合わせが必要です。

どのプランも30日間無料で利用可能です。

 

 

Staple

会計ソフトとの連携させるならおすすめ!

 

特徴

Staple(ステイプル)は、主要会計ソフトである弥生会計をはじめとして、ミロク・freee・MFクラウド・勘定奉行・A-SaaS・FreeWay・PCA会計X・Crew・JDLの計10社の会計ソフトと連携することが可能です。

特に、弥生会計との相性は抜群です。

今は会計ソフトを利用していなくても、将来弥生会計を導入した時に、今までと同じように経費精算を行うことができるのは大きなメリットです。

メリービズ株式会社 経理コンサルタント

経費精算のプロ 長谷龍一による「Staple」の総評

経費精算業務のほとんどをまとめて行ってくれます

StapleはKyashとの連携や、社員用のクレジットカードを発行できることが特色です。経費精算業務のほとんどをまとめて行ってくれます。

SlackやChatWorkと連携しているので、経費精算の過程で起こった不備などを適宜ビジネスチャットで共有することができます。
具体的には、経費精算の過程でミスが起こった時、メールでそれを通知しても、ビジネスチャットしか開かない人が気づかないということがよくあるのですが、Stapleはビジネスチャットと連携しているので、ビジネスチャットしか見ない人にも、すぐに修正をお願いすることができます。

料金プラン

料金プランはシンプルで、1ユーザーにつき月額600円(税抜き)で利用することができます。

また、年間プランで契約した場合は月額プランより1,200円お得になり、1ユーザーにつき6,000円(税抜き)になるので、契約は年間プランがオススメです。

30日間の無料トライアルも用意されています。

 

交通費精算が得意な経費精算システム 5選

kincone

勤怠管理と一緒に交通費精算できる!


画像出典元:「kincone」公式HP

特徴

kinconeでは勤怠管理と交通費精算をSuicaやPASMOをタッチするだけで同時に行うことができます。月200円/1人で使用できるのはコスパが良いといえます。

さらにkinconeを運営するサイボウズ社が提供するグループウェア「kintone」との連携により、豊富な機能を付け足すことができるのも特徴の一つでしょう。

無料トライアル期間は最大で2ヶ月です。

料金プラン

初期費用は無料です。1人月額200円で「勤怠管理」「交通費精算」の機能を全て使うことができます。

しかし、ICカードから情報を取り込む機器として、OS端末とSony製FeliCaリーダーのセット(3,800円~)、またはNFC機能付きAndroidスマートフォン/タブレットが必要です。

 

Spendia

申請〜承認をワンストップで実現!

画像出典元:「Spendia」公式HP

特徴

Spendiaは、スマホ1つで出張や交通費・経費などの申請や承認、精算までをワンストップでできる点が魅力の経費精算システムです。

経路検索ツールとの連携で外回りのルート検索〜精算までが容易になる、新幹線やホテルなどの予約サービスとの連携で出張申請〜予約・手配〜出張後の精算までをワンストップで行える、などの便利な機能が搭載されており、特に専用アプリでの使いやすさには定評があります。

料金プラン

経費精算機能だけであれば、無料での利用が可能です。

予約・手配機能、分析・連携機能を利用するには1人あたり月額600円がかかります。

領収書OCRなどのオプションがついた最上位のプランは、月額900円となっています。

 

ネクストICカード

普段使用のICカードがそのまま使える!


画像出典元:「ネクストICカード」公式HP

特徴

ネクストICカードは交通費や通勤情報をもとに、簡単に勤怠管理を行うことが可能です。そのため、経理管理に伴う工数を大幅に削減することができます。

初期投資としてICカードリーダさえ用意すれば、経費情報をクラウド環境にて管理できる点が魅力です。そのため通勤用ICカードを配布でき、大勢の従業員を管理する企業におすすめと言えるでしょう。

料金プラン

  基本利用料 勤怠管理 交通費精算
月額費用 10,000円 200円 400円


初期費用は無料
です。料金は、基本利用料と使用したい機能の組み合わせで決定されます。

基本利用料は利用人数に関わらず、月額10,000円の固定料金です。機能利用料は1ユーザ毎の料金となり、勤怠管理は月額200円、交通費精算は月額400円です。

勤怠管理または交通費精算の機能を使用する場合、経費精算機能を無料で使用できます。

初期導入機材として、ICカードリーダとなるタブレット(価格.com調べで30,000円前後~)、またはWindows7以上のPCが必要です。

 

ハイ!経費

月額300円と業界最安値!

画像出典元:「ハイ!経費」公式HP
 

特徴

ハイ!経費はICカードと連携することにより交通費を簡単に計算することができ、経費を一元管理するため不正を防止することもできます。1アカウント300円とコストを安く使用することができるのも魅力の1つでしょう。

料金プラン

1アカウントあたり初期費用1,000円、月額300円(税別)で使用できます。

 

rakumoケイヒ

カレンダーとの連携に強み

画像出典元:「rakumoケイヒ」公式HP
 

特徴

rakumoケイヒは、クラウド型経費精算システムです。NAVITIMEとの連携により、交通費を自動計算し、申請作業の負担を大幅に軽減します。

またカレンダーと連携し、日々のスケジュールからも交通費を自動で計算できます。

経費精算のミスや漏れを防ぐとともに、作業を軽減したいと考えている企業にはおすすめのシステムです。

料金プラン

1ユーザーあたり月額300円(税別)で、年額で3,600円(税別)になります。

2週間の無料トライアルもあります。

 

大企業でも導入しやすい経費精算システム 5選

eKeihi

20年以上の信頼と実績! 

画像出典元:「eKeihi」公式HP
 

特徴

簡単に経理知識不要で経費精算処理が出来たり、自動仕訳機能によって時間短縮をすることができます。

人数は50人からの導入となるので、大規模な会社におすすめのサービスです。

料金プラン

  クラウド型 オンプレミス型
導入費用 0円 650,000円~
月額費用 29,000円~ 6,000円~(保守費用)

 

 

TeamSpirit

勤怠管理・ワークフローなど内部統制機能を一括導入できる

画像出典元:「TeamSpirit」公式HP

特徴

TeamSpritは勤怠管理・工数管理・経費精算・ワークフロー・社員情報管理・プロジェクト原価管理など企業にとって必要な機能をひとまとめにしたシステムです。

インターフェースの統一で作業の手間や時間を圧倒的に短縮。また、承認申請を同一のワークフローで処理することで内部統制の強化が実現できる点も魅力です。

料金プラン

従業員1人あたり600円~900円 + 15万円〜25万円の初期費用で導入できます。

詳細は以下の記事で解説しています。

 

Ci*X Expense

グループ企業での利用に特化

画像出典元:「Ci*X Expense」公式HP
 

特徴

Ci*X Expenseは、エンタープライズ向けグループ経費精算システムです。

直感的な画面構成はマニュアルいらずで利用可能。自動サジェスト機能や入力ミスアラートなど入力補助も充実しているため、申請業務を効率化し、コア業務への注力が可能になります。

グループ企業での利用を想定しているため、組織をまたいだ管理を行いたい大企業におすすめのシステムです。

料金プラン

ユーザー課金制のため、長期的な利用を考えると低コストでの運用が可能です。

詳細についてはお問い合わせをする必要があります。

 

ExchangeUSE

経費精算にも対応したワークフローシステム

画像出典元:「ExchangeUSE」公式HP
 

特徴

ExchangeUSEは、旅費・経費精算業務にも対応したワークフローシステム。

旅費や経費精算の電子化・ペーパーレス化がまだされていない企業に特におすすめです。

料金プラン

100名・100万円での導入から。詳細は以下の記事で解説しています。

 

その他の経費精算システム

STREAMED

AI活用で高精度・スピード記帳!

画像出典元:「STREAMED」公式HP
 
 

特徴

STREAMEDは領収書や紙の証憑をスキャンするだけで1営業日でデータ化できる、記帳代行・経費精算サービスです。

高精度のAIとオペレーターによる二重チェックで99.9%の高精度を実現

領収書の内容をいちいち記帳する手間がなくなるので、会計事務所や企業・個人事業主に支持されています。

料金プラン

初期費用は無料です。

会計事務所向けのプランの場合、月額利用料は1万円+1件あたり20円と業界内でも安価な水準です。

企業・個人事業主向けプランの場合は、月あたりの対応件数によって、最低料金月額980円~利用可能です。

全プランに無料お試しがあるため、導入前にぜひ利用してみてください。

 

ビズトラ

無料で利用できる経費精算システム

画像出典元:「ビズトラ」公式HP
 

特徴

「ビズトラ」は無料で利用できる交通費・経費精算システムです。提携している予約サービスを通して、飛行機や新幹線、ホテルなどの出張手配も可能です。

シンプル設計なので誰でも簡単に操作することができます。経費申請書類を印刷後、承認、会計ソフトに再入力といった、経費精算での二度手間をなくしたい企業におすすめです。

料金プラン

費用はかからず、全て無料で利用できます。

 

経費精算システム導入時の3つの注意点

1. セキュリティ面に不安はないか

情報を電子化しデータとして管理することと、情報漏えいなどのリスクを切って離すことはできません。

特にクラウド型経費精算システムでは、自社でサーバーを管理しないため、セキュリティ環境を自社でコントロールすることができません。

有名な経費精算システムであれば基本的にセキュリティ体制もきちんと整っているため、そこまで過度に気にする必要はありませんが、金融機関など特にセキュリティを重視する必要がある場合には、どのようなセキュリティ体制を敷いているかは確認するようにしましょう。

2. 電子帳簿保存法への対応

電子帳簿保存法とは、領収書や請求書などの国税に関する書類を電子データとして保存することを認める法律ですが、電子データとして書類を保存するためにはこの法律で定められた基準をきちんと満たす必要があります。

法律上問題ない形でペーパーレス化を進めるために、電子帳簿保存法への対応は必須になってくるので、ほとんどの経費精算システムが対応していますが、念の為導入前に確認しておくようにしましょう。

 

3. 実際に触ってみて使いやすいか

経費精算システムの導入後に出る不満で多いのが、現場や経理担当者による使いづらいという声。

そういった失敗を防ぐために、実際にデモなどを触ってみてから導入するようにしましょう。

また現場担当者はあまり導入に関わらない分、現場の利用感のほうが見逃されがち。アプリなどの使い勝手なども試しておくことをおすすめします。

 

経費精算システムの差が出る3つの機能

経費精算システムは優れたサービスがたくさんでてきており、どれも機能が豊富です。

すべての機能を網羅して比較表を作ったとしても、結局どの機能を重視するのかによって選ぶべきサービスが変わりますし、実際使ってみると同じ機能でも全然使い勝手違う場合もあります。

そこで、経費精算システム導入で必ず確認してほしい、経費精算システムの差が出る3つの機能を解説します。

1. 入力の手間を削減する機能(領収書読み取り・クレカ連携)→読み取りに絞る?

経費精算システム導入の最大のメリットは、使用者の申請業務が圧倒的に楽になる点です。紙の領収書ではなく、スマホで撮った領収書の写真やスキャンしたデータをWeb上で添付して申請することができます。

ただ、ここの機能に意外と差があります。例えば、領収書読み取り機能です。

スマホで撮った領収書の写真をシステムが読み込んで、自動で金額や内容を入力してくれる便利な機能なのですが、サービスによって利便性の差が大きいです。

例えば、筆者は「マネーフォワード経費」を使っていたことがありましたが、読み込み精度が低くて金額や内容を正しく読み取れないため、結局自分で打ち直すということが頻発しました。

一方で「レシートポスト」だと、入力した内容を撮った写真を人力で代行入力してくれるので、1~2時間のラグはありますが非常に高い精度(99.9%)で入力してくれます。

またクレジットカードの利用明細を自動で取り込む「クレジットカード連携機能」の有無も大きな比較ポイントになります。

2. 交通費まわりの細かな機能(定期区間除外・ICカード連携・経路検索)

経費のなかでも頻繁に登場するのが交通費です。頻度が高いだけに、細かな部分の利便性が普段の使い勝手に直結します。

押さえておきたいのは、以下3つです。

交通費まわりで押さえておくべき3つの機能

  • 定期区間を加味した交通費計算を自動でできるか
  • ICカードから交通費データをかんたんに取り出せるか
  • 乗り換え案内システムと連携して経路検索ができるか


特にICカードから交通費申請ができる機能は便利で、例えば「楽楽精算」ではSuicaやPASMOをリーダーにタッチするだけで経費申請ができるようになります。

ジョブカン経費精算」の場合は、一度リーダーで読み取った内容をCSV形式でシステムにアップロードするという一手間が生じてしまいますが、ジョブカン勤怠管理と連携すれば毎日の打刻の際に交通費データを読み取って、すぐに申請ができるようになります。

3. ワークフロー機能の充実度(分岐・テンプレ)

よく使う機能でありながら、サービス毎に意外と細かい違いが出てくるのがワークフロー機能。

例えば、3万以上未満の経費申請は課長決裁、3万円以上の経費申請や部長決裁のような分岐などを細かく設定できるかどうかは、サービスによって異なります。

これまでの会社のルールが経費精算システムで利用できないと、ルールのほうを変えるか、不便な運用をするかの2択になってしまうので、自社でやりたいワークフローが実現できるのかは導入前に必ず確認したいポイントです。

 

まとめ

経費精算システムは、多くの会社で導入すべきです。一人あたり500円程度のコストは、経費精算システムがもたらす時間と手間の節約効果を考えれば割安だといえます。

経費精算システムは、会計ソフトとの連携をさせてこそ効果がさらに発揮されるものなので、会計ソフトと相性の良い経費精算システムを導入するようにしましょう。

画像出典元:O-dan

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