経費精算の課題とは？解決策とシステム導入のメリットについても解説

経費精算における課題

経費精算業務には、さまざまな課題があります。ここでは、ありがちな課題をピックアップしています。

計算ミスや入力ミスが原因で時間の浪費が起こりやすい

領収書などの証憑書類から経費精算を行う際、経理担当者が手作業で集計作業や帳票への入力作業を行う企業も少なくないでしょう。

こうしたところでは、手作業ゆえに計算ミスや入力ミスのリスクが常にあるといえます。

さらには、ミスが原因で修正作業や再計算などの余分な作業が発生して、時間の浪費が起こることもあります。

申請書類の抜け漏れによる差し戻しが発生する

証憑書類や経費精算専用の申請書類を提出してもらう場合、内容や必要事項に抜け漏れがあることも少なくありません。

仮に抜け漏れがあった場合、経理担当者はその確認に時間を取られることにもなりかねないのです。

差し戻しをしたとしても、再提出時のチェック体制が甘ければ、再び確認業務が必要になるなど経理担当者にかかる作業負担が増大します。

業務フローの煩雑さによって人員へ大きな負荷がかかる

企業によっては、証憑書類と併せて自社独自の申請書類への記載も求めているところもあるでしょう。

この場合、照合作業から集計・入力・管理といった多岐にわたる作業を精算対象ごとに行わねばならず、業務フローが煩雑になりがちです。

経理担当者の業務は、経費精算だけに留まりません。精算業務の一つ一つは小さな作業でも、件数が多くなるほどに人員への負荷も高まります。

小口現金管理に関する時間的・労力的コストがかかる

企業の中には、小口現金で経費精算を行っているところもまだまだ多いのではないでしょうか。

たとえば、外出時の交通費や交際費などを一旦従業員が立替ておき、精算時に現金で返還するといったケースです。こうした企業では、小口現金の管理も経理担当者の業務になります。

毎日のルーティンワークに残高確認が加わるわけですが、残高が合わなければ差異が発生した理由や原因を追求するのに人手と時間が必要になります。

小口現金を扱っていると、必然的に時間や労力をかける業務が発生するリスクが高まるといえるのです。

不正請求の潜在的リスクがある

企業にはいろいろな従業員がいます。常に疑いの目を向けられるのは、従業員としては不本意かもしれません。しかし、企業としてはどんなときもリスクへの備えはしておくのが望ましいもの。

経費精算という名目で金銭の授受が発生する以上、不正請求のリスクはあるものと考えておくべきです。

従業員に疑いの目を向けなくて済むように、不正請求に対するリスク管理はしておきましょう。

経費精算課題に対する解決策とは

経費精算における課題が見えたところで、どのようにして解決していけばいいのかを考えてみましょう。

申請に関する社内ルールを徹底する

経費精算では、証憑書類や申請書類を提出する際の社内ルールを徹底することです。

それによって、経費精算時の書類の不備への二度手間を減らせます。また、申請時にはルール順守のためのペナルティも検討しておきましょう。

ペナルティがあることで、ルールの徹底を図れるうえ、経理担当者の業務負担も軽減することが可能です。

人的リソースを増やす

経理担当者が抱える業務負担が大きい場合は、単純に人的リソースを増やすのも方法の一つです。作業ごとに担当を分けるなどして、一人当たりの業務負担を軽減するようにしましょう。

業務負荷が軽くなれば、経理部門に求められるその他の業務にも人員を割けるようになります。

経費精算システムを導入する

人的リソースを増やすのにも限界があるため、経費精算システムを導入してプロセスや業務全体の効率化や生産性向上を図るのも、解決策として大変有効です。

特に経費精算の作業量が多い企業では、積極的にシステム導入を検討することをおすすめします。

経費精算システム導入のメリット

経費精算システムは、交通費や交際費などの経費精算を効率化したり、デジタル処理したりするためのITシステムです。

このようなシステムを導入するメリットには、どのようなものがあるのでしょうか。

経理業務の簡易化

経理清算システムでは、手作業で行われてきた業務の多くを自動化したり、デジタル処理したりできるようになります。

たとえば証憑書類と申請書類の照合で、抜けや漏れ、間違いがあったときにシステム側がアラートを出してくれるため、人の目でのチェック作業が省けます。

また、外出先でもシステムにアクセスできる機能を持つものであれば、書類提出のためにわざわざ帰社する必要性もありません。

上司の承認も外出先で可能となるため、経理精算もスムーズに行いやすくなります。

経費精算のみならず他の会計システムとの連動性も高まるため、全体的に経理業務を簡易化することにも役立ちます。

人的コスト削減

経費精算システムが自動的に処理を行ってくれることから、人の手を省けるようになります。

それまで人手を投入していた業務から人員を引き上げられるようになるのですから、経理業務における人的コストを削減することにも繋がります。

人的リソースが不足している企業において、これはとても大きなメリットといえるのではないでしょうか。

また、月末月初などに集中する経理業務のために残業で対応していたというところでは、経費清算システムに任せられる作業が増えるため、従来と比較して残業時間の削減も図れます。

証憑書類管理の簡略化

証憑書類は保管せなばならないものですが、紙ベースで保管したり管理したりするとなると保管コストや手間もかかります。しかし、経費精算システムでは申請から管理までがオンライン化できます。

受理・入力・保管・管理といった一連業務をシステムだけで完結させられることから、業務の簡略化にもなります。

処理フローが煩雑な場合、不正や不備に気づくのが遅くなりがちです。フローが簡略であれば、経理担当者の目も行き届きやすく、不正や不備があっても迅速に対処可能です。

一元管理による生産性の向上

経費精算システムを導入すれば、多くの経理業務をシステム上で完結させられるようになります。

これまで別々に管理していた経理情報を一元化できるようになるため、各作業の工数が減り、経理部門全体の生産性向上にも繋がります。

おすすめの経費精算システム

さまざまなメリットで経理担当者の負担を軽減してくれる経費精算システム。自社にマッチするのはどのようなものがあるのでしょうか。

ここでは、これから経費精算システムを活用して経理業務の効率化や簡略化を図りたい担当者向けにおすすめのシステムをご紹介しています。

1. シリーズ連携がおすすめ！jinjer経費

特徴

機能が充実しているにも関わらず、月額500円(1人あたり)と他サービスと比べて安いです。

勤怠管理・人事管理など他のjinjerシリーズと連携して1つのプラットフォームで利用できるのも非常に便利なポイント。

人事データを1つのプラットフォームにまとめることで業務効率化をはかれるほか、費用を抑えることもできます。

またサポート体制が整っており、契約継続率99.4%・サポート満足度91.6%と高い満足度を誇るサービスです！

 

料金プラン

初期費用10万円、月額500円/人です。

他のjinjerシリーズと合わせて利用することで、よりお得に利用できます。

料金詳細については資料を参照ください。

 

 

2. 累計導入社数No.1。楽楽精算

特徴

楽楽精算は累計7,000社以上に導入されている、国内導入数No.1の経費精算システムです。

楽楽精算が支持される理由はそのコスパ。必要な機能を比較的安価に利用できます。

カスタマイズしやすく、今ままでのフローから大きく変更せずにシステムをスムーズに導入できる点も重要なポイント。スムーズに導入したい企業におすすめのツールです。

料金プランはユーザー数に応じて変動し、最低利用金額は3万円です。そのため、従業員数が少ない企業から1000名を超える大企業まで、幅広い事業規模に対応できるシステムです。

今は従業員数が少なくても、将来的に従業員数が増えることが見込める企業は、「楽楽精算」がおすすめです。

料金プラン

初期費用が10万円、月額費用が3万円〜です。無料トライアルもあります。

評判・口コミ

 

3. 急成長中！ジョブカン経費精算

画像出典元：「ジョブカン経費精算」公式HP

特徴

ジョブカン経費精算を導入した会社で、多いのがコストパフォーマンスを評価する声。必要な機能を、リーズナブルな料金で提供しているのが、ジョブカン経費精算の魅力です。

ジョブカン経費精算の大きな特徴は料金体系。初期費用がゼロ円で、月額利用料もユーザ 1人あたりの料金なので、はじめて経費精算システムを導入する、小規模の会社にかなりオススメです。

料金プラン

利用料は月額400円 / 1ユーザで、初期費用不要。

最低利用料金が5,000円（13人以上）という条件があるものの、 1ユーザに対する課金システムのため少人数の会社でも導入しやすいです。

評判・口コミ

 

4. 作業時間を90%削減！RECEIPT POST

特徴

RECEIPT POST（旧: Dr.経費精算）の最大の特徴は、領収書の画像を撮影して送るだけかんたんに経費申請ができること。

似たような機能を持つ経費精算システムは多くありますが、その多くはOCRという機械による自動入力です。そのため、入力ミスが起こることは避けられず、どうしても確認や修正の手間が生じます。

それに対して、RECEIPT POSTはオペレーターが代行入力してくれるため、入力精度が圧倒的に高く、手直しの手間がかかりません。

自分で金額を手入力することが無いため、入力時間の大幅な削減、および金額の間違い・入力忘れを未然に防ぐことができ、iOS/Android いずれも専用アプリが用意されているので安心です。

また、会計ソフトとも自動連携が可能なため、経費精算にかかるコスト・時間ともに軽減可能です。

料金プラン

初期費用は10万円から、月額費用は6万円からです。

専用スキャナ＆ポストが1セット1万円で、最低でも1セットの購入が必要です。

評判・口コミ

 

5. 国内売上シェアNo.1！Concur Expense

画像出典元：「Concur Expense」公式HP

特徴

スマートフォンへの対応や、UIなどの使いやすさに定評があるConcur Expense。その高い評価により、国内経費精算市場6年連続トップシェアを獲得しています。

非常に機能が充実しており、カスタマイズ性も高いのが特徴です。

また、「経費精算を無くそう」をコンセプトに、タクシー配車アプリの「JapanTaxi」「DiDi」、「タイムズカーシェア」、名刺管理アプリの「Sansan」や、スマホ決済アプリ「PayPay」と連携するなど、様々なサービスと連携して経費精算を効率化できるのも注目です。

経費精算システムを導入しようと考えている企業は知っておきたいサービスの１つでしょう。

料金プラン

	Standard	Standardエントリー	Standardレギュラー
月額費用	29,000円～	要問合せ	要問合せ

Standardプランは、初期費用0円です。

中堅・大企業向けにConcur Expense Professionalプランも用意されていますが、レポート数に応じた従量課金制で、会社の規模など条件により価格が異なります。

詳細はこちらより資料をご確認ください。

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まとめ

経費精算における課題の多くは、人とプロセスに集約されます。

部門内の業務フローを改善しても、社内全体のプロセスに問題があれば、そのしわ寄せは経理担当者に集まります。

経費精算は業務量の少ない作業ではありませんから、積極的に課題解決のために動き出したいものです。

画像出典元：Pixabay