領収書の電子化で経費精算を効率化!ポイントやおすすめのシステムは?

領収書の電子化で経費精算を効率化!ポイントやおすすめのシステムは?

記事更新日: 2021/06/15

執筆: 編集部

テレワークの加速化に伴い、これまで必要とされていた書類への押印が不要となり、単なる事務作業のために出勤する必要が無くなりつつあります。

同時に、領収書の電子化も進み、一定の要件を満たせば、領収書原本を提出せずして経費精算ができるようになってきています。

しかし、これまで原本を確認していた領収書を電子化するにあたり、不安を抱える経理担当者は多いのではないでしょうか。

今回は、領収書の電子化について、メリットやデメリット、経費精算の方法、おすすめの経費精算システムについても詳しく解説していきます。

領収書の電子化によって原本廃棄が可能に?

2021年度の税制改正大綱において、これまで一定期間保管を必要としていた領収書について、要件を満たせば原本廃棄を認める内容が盛り込まれました。

今年の国会審議が通れば、2022年に導入されることとなります。

電子帳簿保存法の改正に伴い、経費処理に関する事務処理の要件が大幅に緩和されます。

領収書の提出者の署名及び経理担当者の確認を廃止、電子化された領収書データへのタイムスタンプ付与期限を3日以内から2ヵ月以内へ延長、そして、適正な要件の充足による領収書原本の廃止が認められることとなるのです。

さまざまな働き方改革が進められている中で、領収書が電子化されることにより、経費精算のためだけの出社が不要となるなど、個々の業務負担が減少する可能性が高くなります。

領収書電子化のメリット3つ

領収書が電子化されることによって、どのようなメリットやデメリットがあるのでしょうか。まずはメリットについて解説していきます。

1. 領収書の管理に関する業務負担の減少

領収書を電子化する大きなメリットの一つとして、領収書を管理するための業務負担が減少することが挙げられます。

これまで領収書について、法人は当該事業の確定申告書の提出期限の翌年から7年間、保存する義務が課せられていました。

そのため、膨大な量の領収書を保管するスペースを確保しなければならず、過去の領収書を確認する場合にはかなりの手間がかかっていたのです。

しかし、領収書が電子化されればデータで管理できるようになることから、保管スペースを準備する必要がなくなり、必要な領収書を容易に確認できるようになります

2. 業務の効率アップ

紙の領収書を管理する必要がなくなると、管理に要していた業務負担も減少することから、経理業務の効率化も図ることができます。

従来、企業に領収書を提出する際、提出者の署名入りの経費申請書を作成しなければなりませんでした。さらに、その申請書には上司の承認印を必要としていました。

そのため、書類などに不備があったり、上司が不在で承認印がもらえなかったりすると、その分の時間と労力を割く必要があったのです。

領収書の電子化が可能となれば、提出者は領収書の電子データをアップロードすることで経費精算申請が可能となり、上司はそのデータをチェックするだけですむようになるため、経費処理だけのために出勤する必要がなくなります

また、経費清算に関するシステムを導入すれば、データ入力時に誤りがあると、その時点でチェックが入り清算手続きが進まなくなることから、経理担当者による申請書類チェックの負担も大幅に減少します。

3. コスト削減が可能

領収書が電子化できれば、領収書の保管や経費処理にかかっていたコストを大幅に削減することが可能となります。

申請書類の印刷コストが不要となりますし、領収書保管のためのファイルやスペースの確保にかかるコストも必要なくなります。

併せて、経費精算に必要としていた経理担当者の削減もできるため、人件費のカットも可能です。

領収書電子化のデメリット3つ

1. 導入コストがかかる

領収書を電子化するには、必要なシステムを導入するためのコストがかかります。

システム導入にあたり、電子化への運用やシステムが軌道に乗るまで、新たに社員を雇用する場合もあります。

初期費用などを含めて、数百万円の支出が必要となる可能性があり、導入後しばらくは予想外の支出が発生することもあります。

2. 詳細なデータの分類が必要

領収書を電子化するには、詳細なデータ分類が必要となります。システム上で効率良く検索してしっかりと管理するには、最初の対応が肝心です。

例えば、部署ごとに領収書を管理する、領収書のファイル名を同じスタイルにするなど、さまざまな工夫をしておくことが大切です。

領収書電子化のメリットを最大限に活かすためには、後々のことも考えて、細かくデータ分類をしておくとよいでしょう。

3. すべてのデータが電子化できるとは限らない

領収書を電子化するといっても、すべてのデータが電子化できるとは限りません。

電子データで保存するには、不正や改ざんが行われないようにしなければならず、他にもいくつもの要件を満たす必要があるのです。

その要件を満たすことができなければ、紙の領収書を残すことになります。そうなると、完全な電子化が不可能となります。

完全に領収書の電子化ができないとなると、メリットを十分に活かせなくなるため、電子化自体を断念する企業も出てきます。

領収書の電子化で経費精算はこう変わる!

領収書を電子化すると同時に、経費精算に関する処理も電子化しなければ、せっかくのメリットを活かすことができません。

領収書を含め、経費精算の過程をすべて電子化すると、どのように変わるのでしょうか。

もらった領収書をスマートフォンで撮影

経費精算の申請の際に、スマートフォンにインストールされた専用アプリで領収書を撮影します。すると、撮影と同時に、領収書データにタイムスタンプが付与されます。

領収書を撮影することでその日時も同時に記録されるため、領収書原本が撮影時刻以前に存在していたことと、それ以降データの改ざんがないことが証明されるのです。

専用アプリによる経費精算申請

専用アプリで領収書を撮影すると、領収書に記載されている日付と金額を自動的に読み取り、その日付と金額が表示された経費精算申請画面が立ち上がります。

その画面に、経費を使用した目的などの情報を追加入力した後、精算申請のボタンを押せば申請完了です。

上司による申請承認

経費精算申請がされると、申請者の上司に申請通知が届きます。上司が申請内容をしっかりと確認し、内容の不備や、経費申請しても問題がなければ、画面上の承認ボタンを押します。

経費担当者による承認

申請者の上司が承認すると、経理担当者に精算承認通知が届きます。担当者がチェックして承認すれば、経費が精算されます。

領収書の電子化のために必要なこと

領収書の電子化や経費精算システムの導入において、必ずしておくべきことがあります。

ここでは、領収書電子化と経費精算システムの導入のために必要なことについて詳しく紹介します。

電子帳簿保存法における電子化保存可能な帳簿書類の確認

現行の電子帳簿保存法において、電子化保存が可能な帳簿書類には、次のようなものがあります。

  • 各種帳簿類(仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳、売上帳、売掛金元帳、仕入帳、買掛金元帳、固定資産台帳等)
  • 決算関係書類(棚卸帳、貸借対照表、損益計算書等)
  • その他書類(見積書、請求書、領収書、注文書、契約書、契約申込書、納品書、検収書等)

社内のルール作り

システムの導入の前に、経費精算に関してしっかりと社内ルールを作っておく必要があります。

経費精算可能な内容、領収書の撮影の方法、おおまかな経費精算申請の流れなど、経費精算に関するフローの策定をしておきましょう。

ここで注意するのは、国税庁が定める要件から逸脱しないことです。充分に検討を重ねて、社内規定を策定することが大切です。

自社のニーズに合ったシステムの選定

経費精算システムの導入において一番重要なのは、自社のニーズに合ったシステムを選定することです。

導入コストも重要ですが、使いやすさ、サポート体制、セキュリティ対策、クラウド型かオンプレミス型かなど、さまざまな点において検討する必要があります。

自社のニーズに合ったシステムを導入できれば、経費精算において、さらに効率アップが図れます。

管轄税務署に対する経費処理の電子化申請

忘れてはならないのは、管轄税務署への申請です。

社内規定の資料、導入予定のシステムに関する資料及び契約書などの必要書類を添付して、経費処理に関する電子化の申請書を提出する必要があります。

電子化の予定日の90日前までに、申請しておくようにしてください。税務署からの許可が下りれば、経費精算処理の電子化が可能となります。

 

まず検討したい!おすすめの経費精算システム5選

経費精算システム導入を検討する際に、まず候補に入れたい経費精算サービスを紹介します。

1. シリーズ連携がおすすめ!jinjer経費

画像出典元:jinjer公式HP
 

特徴

機能が充実しているにも関わらず、月額500円(1人あたり)と他サービスと比べて安いです。

勤怠管理・人事管理など他のjinjerシリーズと連携して1つのプラットフォームで利用できるのも非常に便利なポイント。

人事データを1つのプラットフォームにまとめることで業務効率化をはかれるほか、費用を抑えることもできます。

またサポート体制が整っており、契約継続率99.4%・サポート満足度91.6%と高い満足度を誇るサービスです!

メリービズ株式会社 経理コンサルタント

経費精算のプロ 長谷龍一による「jinjer経費」の総評

人事労務関連の業務を中心に構築されているサービス

一般的な経費精算のグループウェアが、お金関連の業務を中心に構築されているのに対し、jinjerはむしろ人事・勤怠・労務・マイナンバーに至るまで、人事労務関連の業務を中心に構築されているサービスです。
 
そのため、薄く広く利用できるところがjinjer最大の魅力です。
様々な業務ができる中の一つに経費精算があるので、お金関連中心ではなく、人事領域を中心として業務を進めたい企業には非常に良いです。

料金プラン

初期費用30万円、月額500円/人です。

他のjinjerシリーズと合わせて利用することで、よりお得に利用できます。

料金詳細については資料を参照ください。

jinjer経費の資料を無料ダウンロード

 

 

2. 累計導入社数No.1。楽楽精算

画像出典元:「楽楽精算」公式HP
 
 

特徴

楽楽精算は累計7,000社以上に導入されている、国内導入数No.1の経費精算システムです。

楽楽精算が支持される理由はそのコスパ。必要な機能を比較的安価に利用できます。

カスタマイズしやすく、今ままでのフローから大きく変更せずにシステムをスムーズに導入できる点も重要なポイント。スムーズに導入したい企業におすすめのツールです。

メリービズ株式会社 経理コンサルタント

経費精算のプロ 長谷龍一による「楽楽精算」の総評

痒いところに手が届く、使い勝手の良いシステム

楽楽精算は、細かい機能や連携できる外部サービスも多く、痒いところに手が届く経費精算システムです。カスタマイズ性が非常に高く、料金は50ユーザーあたり3万円と、中小規模の企業から大企業まで対応できるシステムといえます。

システム設定が比較的容易であり、営業によるサポート対応が迅速、といった口コミも聞きます。

マネーフォワードやfreeeのような、グループウェア同士の連携には劣りますが、間口が非常に広く、会計ソフトはどうしても動かせないが、経費精算システムは移行して、DX化したいなどのニーズがある企業におすすめします。

料金プラン

初期費用が10万円、月額費用が3万円〜です。無料トライアルもあります。

 

3. 急成長中!ジョブカン経費精算


画像出典元:「ジョブカン経費精算」公式HP

特徴

ジョブカン経費精算を導入した会社で、多いのがコストパフォーマンスを評価する声。必要な機能を、リーズナブルな料金で提供しているのが、ジョブカン経費精算の魅力です。

ジョブカン経費精算の大きな特徴は料金体系。初期費用がゼロ円で、月額利用料もユーザ 1人あたりの料金なので、はじめて経費精算システムを導入する、小規模の会社にかなりオススメです。

メリービズ株式会社 経理コンサルタント

経費精算のプロ 長谷龍一による「ジョブカン経費精算」の総評

管理側でストレスなく進めることができるシステム

ジョブカンは勤怠管理に強いシステムですが、勤怠管理にも関連する、経費精算にも力を入れています。

業務面では、データの出し入れが非常に楽であることが特徴です。インポート、エクスポートがスムーズに行なえます。
外部サービスとの連携、freeeや弥生仕様のデータをぱっと出しやすく、管理側でストレスなく進めることができるシステムと言えるでしょう。

ジョブカン勤怠を既に利用中の企業はまず検討してみてください。

料金プラン

利用料は月額400円 / 1ユーザで、初期費用不要

最低利用料金が5,000円(13人以上)という条件があるものの、 1ユーザに対する課金システムのため少人数の会社でも導入しやすいです。

ジョブカン経費精算の資料を無料ダウンロード

 
 
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4. 国内売上シェアNo.1!Concur Expense


画像出典元:「Concur Expense」公式HP

特徴

スマートフォンへの対応や、UIなどの使いやすさに定評があるConcur Expense。その高い評価により、国内経費精算市場6年連続トップシェアを獲得しています。

非常に機能が充実しており、カスタマイズ性も高いのが特徴です。

また、「経費精算を無くそう」をコンセプトに、タクシー配車アプリの「JapanTaxi」「DiDi」、「タイムズカーシェア」、名刺管理アプリの「Sansan」や、スマホ決済アプリ「PayPay」と連携するなど、様々なサービスと連携して経費精算を効率化できるのも注目です。

メリービズ株式会社 経理コンサルタント

経費精算のプロ 長谷龍一による「Concur」の総評

グローバル展開しているような大企業に特に利用されている

Concurは、外資系のシステムでSAPに買収されたサービスです。そのため、SAPで基幹システムを管理している企業と相性が良いです。
 
また、Concurはかなりカスタマイズしやすいです。例えば、会社に則った承認ルートにする、ワークフローにする、ということが簡単にできます。他にも、経費の不正支出を自動で検知する機能など、他社システムに比べても機能が充実している印象があります。
 
世界でもかなり利用されているシステムですので、グローバル展開しているような大企業に特に利用されているイメージがあります。

料金プラン

  Standard Standardエントリー Standardレギュラー
月額費用 29,000円~ 要問合せ 要問合せ


Standardプランは初期費用0円となっており、中堅中小企業・スタートアップでも利用しやすい価格設定になっています。

中堅・大企業向けにConcur Expense Professionalプランも用意されていますが、レポート数に応じた従量課金制で、会社の規模など条件により価格が異なります。

詳細はこちらより資料をご確認ください。

コンカーの資料を無料ダウンロード

 

 

5. 操作しやすいインターフェースが特徴!経費BankⅡ

画像出典元:「経費BankⅡ」公式HP
 

特徴

「経費BankⅡ」は初期費用0円で操作性の高いワークフローを実現しており、SBIビジネスソリューションズが運営する経費精算システムです。

操作の簡単さ・分かりやすさを目指すことで操作ミスや計算ミスを無くしており、信頼性と確実性を重要視する企業には最適です。

また、現在使用中の会計ソフトに合わせて仕分けデータを出力する事も可能なので、振込作業なども楽に確実に行えます。

料金プラン

初期費用: 0円

※オプション機能の有無や契約ID数により変動します。

基本料金  
月額費用 3,300円〜(10ID単位)


詳細は以下の資料にて確認できます。

経費BankⅡの資料を無料ダウンロード

 

 

まとめ

近年、バックオフィス業務の効率化に注目が集まりつつあり、領収書や経費精算業務の電子化を検討する企業が増えています。

併せて、テレワークの推進などによる働き方の変化により、社員の負担軽減を図る目的で、領収書などの電子化が加速しつつあるのです。

さまざまな変化に対応しながら、うまく電子化を進めるには、自社の実態を把握し、ニーズに合ったシステムの導入が必要となります。

そのためには、じっくりと検討した上で、メリットの高いシステムを選定しなければなりません。

今回の記事を参考にして、自社にぴったりの経費精算システムを導入し、業務の効率化を図りましょう。


画像出典元:Pixabay、Pexcels

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