領収書電子化のやり方は?電子帳簿保存法のルールやメリットを解説!

領収書電子化のやり方は?電子帳簿保存法のルールやメリットを解説!

記事更新日: 2022/12/08

執筆: 挾間章子

2022年1月から電子帳簿保存法の改正により領収書の電子化の条件が緩和され、社内の経費精算の手続きにも変化が出ています。

この記事では、領収書の電子化とは何か、今回の電子帳簿保存法の改正ポイント、領収書の電子化のやり方、メリット・デメリット、電子化に必須のおすすめ経費精算システムを徹底解説していきます!

領収書の電子化とは?

領収書の電子化とは、従来紙で授受されていた領収書を、電子データとして発行・保存することを指し、電子化された領収書は、電子領収書やデジタル領収書という名称でも呼ばれます。

具体的な例としては、以下の方法で発行・保存されているものです。

  • 紙で発行された領収書を撮影・スキャンしたデータ
  • PDFなどの電子データ
  • クラウドサービス・キャッシュレス決済のデータ


電子領収書は、電子帳簿保存法によって保存が認められていますが、2022年1月の改正によって保存に関する要件などが変更されました。

電子帳簿保存法に則った領収書の電子化には、可視性(誰もが確認できる状態)と真実性(改ざん・不正がない状態)を確保するため、様々な保存要件が設定されています。

例えば、

  • タイムスタンプの付与
  • 検索条件の機能確保

などがあり、大量の領収書を扱う企業にとっては負担も大きいため、電子帳簿保存法に対応した経費精算システムを導入し自動化する企業も増えています。

本記事よりも、さらに詳しい経費精算システムの情報をご確認になりたい方は、以下の無料の経費精算システム資料を是非ご活用ください。

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電子帳簿保存法の改正ポイント

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法の特例に関する法律」の略(国税庁HP)で、税務関係の帳簿書類を一定の条件を満たせば電子データとして保存することを認める法律です。

電子保存の対象となる帳簿・書類

電子データとして保存の対象となるのは、これまで紙でやり取りしていた国税関係帳簿・書類で、内容によって3つの保存方法があります。

① 電子帳簿保存(総勘定元帳、仕訳帳、貸借対照表、損益計算書など)
   電子帳簿保存は、始めから一貫して会計ソフトなどを利用し、電子的に作成した帳簿・書類
        を電子保存することを指します。

② スキャナ保存(契約書、領収書、請求書、納品書、借用証書など)
        スキャナ保存は、紙で受領・作成した書類をスキャンしデータ化して保存することを指しま
        す。取引先から受け取った請求書、自社で作成した納品書などが対象です。

③ 電子取引(取引情報が記載されている注文書、領収書、契約書、見積書など)
  電子取引は、いわゆるインターネットやメールなどを介してやり取りされた電子取引データ
  を保存することを指します。HDやDVD、クラウドなどに記録・保存します。

 

電子帳簿保存法の改正ポイント

2022年1月から改正された電子帳簿保存法の改正ポイントは大きく分けて5つあります。

電子帳簿保存法改正ポイント

 

今回、電子データの事前手続きや保存要件が緩和・廃止された一方、電子取引に該当するデータは、これまで容認されていた書面出力による保存が廃止になり、全ての電子取引は電子データで保存することが義務付けられました

これらの電子帳簿保存法に則った取扱いを行わなかった場合、青色申告の承認取り消しや、追徴課税・推計課税などの罰則が科せられることがあります。

必ず内容を確認し、適切な対応が取れるよう準備しましょう。

領収書電子化のメリット3つ

1. 領収書原本の管理業務・保管場所の削減

領収書を電子化する大きなメリットの一つとして、物理的に必要だった保管スペース・及びその管理業務の削減ができる点です。

従来の紙の領収書は、法人の場合、当該事業の確定申告書の提出期限の翌年から7年間、保存する義務が課せられていました。

領収書が電子化されれば、データ管理できるようになり、保管スペースもその管理業務も不要になり、紛失などのリスクを削減することもできます。

2. 必要な領収書がすぐに確認できる

領収書を電子化することで、必要な領収書のデータを必要な時にスピーディに確認することが可能になります。

特に、検索機能を利用することで、検索項目を組み合わせればより確実に欲しいデータに辿りつけ、業務効率も上がるでしょう。

3. 印紙税などのコスト削減

領収書を電子化すると、紙の領収書の場合に一定金額以上のものに添付していた収入印紙が不要になったり、保管に必要な紙や備品、管理する人件費の削減など、コストを削減することができます

領収書電子化のデメリット3つ

1. 導入コストがかかる

領収書を電子化するために、スキャナーを購入したり、経費精算システムなどシステム導入をすれば、おのずとコストがかかります。

初期費用・月額利用料などを含めて、導入後しばらくは予想外の支出が発生することもある程度想定する必要があるでしょう。

2. 社内の運用方法構築が必要

領収書を電子化するには、社内での運用方法の構築、社員への周知徹底が重要になります。

例えば、部署ごとに領収書を管理する、領収書のファイル名を同じスタイルにする、運用方法のセミナーなどを定期的に開催するなどです。

領収書を電子化する場合、多くは経費精算システムなどとの連携になりますので、ワークフローの確認など、経理・IT部門における綿密な準備が必要になります。

3. すべてのデータが電子化できるとは限らない

領収書を電子化するといっても、すべてのデータが電子化できるとは限りません

電子帳簿保存法の保存要件を全て満たしていなければならず、例えば、取引先が電子領収書の授受に対応していない場合など、紙の領収書を残すことになり、完全な電子化が不可能となります。

領収書の電子データ保存のやり方

領収書を電子データで保存する際にはh、電子帳簿保存法の中で、領収書の授受の形態ごとに要件が決められています。

どの場合も、以下の2つの視点から要件が制定されています。

可視性の確保:誰でも視認、確認できる状態を確保しているか

真実性の確保:データが本物で改ざんなどの不正がないという確認ができるか

 

領収書を紙で授受した場合

領収書を紙で授受した場合は、スキャナ保存制度に沿って電子化を行います。

紙の領収書は、スキャナーやコピー機で読み取ったり、スマホ、デジカメなどで撮影をしてデータ化します。

スキャナ保存制度では、書類の種類によって、大きく分けて以下のように分類分けされ要件が設定されています。

  • 重要書類:決算関係書類以外の国税関係書類(領収書、契約書、請求書など)
  • 一般書類:資金や物の流れに直結・連動しない書類(見積書、注文書など)

紙の領収書の電子化は、重要書類の要件に従ってスキャナ保存しましょう。

領収書電子化スキャナ保存要件

(参照:国税庁電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】

※1: 法に則った記録事項を入力期間内に入力したことを確認できればタイムスタンプの付与は不要
※2: 国税関係書類に係る記録事項を入力したことを確認できればタイムスタンプの付与は不要
※3: 受領者などが読み取る場合、A4以下サイズの書類の大きさ情報の保存は不要

領収書を電子データで授受した場合

領収書を電子データで授受した場合は、電子取引制度に沿って電子化を行います。

領収書電子化電子取引要件

真実性の確保のための4つの措置は、電子取引のデータ形式によって1~4のいずれかの措置の方法を選ぶ必要があります

例えば、以下のような場合が考えられます。

  • PDF/スクリーンショットで授受した場合:1、2,4
  • クラウドサービス/キャッシュレス決済: 3

電子取引のデータ形式は、基本的に領収書や請求書の発行元に委ねられているので、どのようなタイプの領収書を受け取った場合でも対応できるよう、あらかじめ準備する必要があります

できるだけ煩雑な作業をなくして確実に電子帳簿保存法に対応した経費精算を行いたい企業におすすめなのは、自動でタイムスタンプの付与もできる『経費精算システム』です。

次の章でもご紹介しますが、より詳しい情報は、無料の経費精算システム資料でご確認頂けます。

簡単な入力だけで、詳しい資料をご確認頂けるので、是非ご活用ください。

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まず検討したい!おすすめの経費精算システム6選

1. シリーズ連携がおすすめ!『jinjer経費』

画像出典元:jinjer経費公式HP
 

jinjer経費の特徴

jinjer経費は、バックオフィス業務の効率化を支援するjinjerシリーズの1つで、勤怠管理・人事管理など他のjinjerシリーズと連携して1つのプラットフォームで利用できることが強みです。

また、初期費用は多少かかりますが、月額費用が1人500円~というリーズナブルな設定も魅力です。

jinjer経費の電子帳簿保存法対応の機能

タイムスタンプの付与
(有料オプション)
多様な検索機能
領収書の読み取り機能
(OCR機能)
承認・申請機能



jinjer経費を実際に使った人の評判・口コミ

サービス

501人〜1000人

 

当日申請できないのは不便

交通費の申請がまとめて出来るのはありがたかったが、当日の申請が何故か不可能で、次の日にならないと入力できなかったのは不便だった。毎日会社と自宅の往復で定期を利用している方には特に問題ないかもしれないが、その日その日で行き先が変わる営業の方などは、当日中に移動履歴を入力したいので、それができないのは不便。

マスコミ

31人〜50人

 

履歴からも作成出来て便利

交通費に関してはPASMOと連動可能のため、わざわざ一から打たなくても経費申請ができるところが便利。以前打った経費履歴が残っているため、似たような経費は簡単に申請しやすいところも助かる。


jinjer経費の口コミをもっと見る


jinjer経費の料金プラン

初期費用:30万円
月額費用:500円/人

他のjinjerシリーズと合わせて利用することで、よりお得に利用できます。

詳細は、無料でダウンロードできる資料にてご確認ください。

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2. 急成長中!『ジョブカン経費精算』

画像出典元:「ジョブカン経費精算」公式HP
 

ジョブカン経費精算の特徴

ジョブカン経費精算を導入した会社で、多いのがコストパフォーマンスを評価する声。必要な機能を、リーズナブルな料金で提供しているのが、ジョブカン経費精算の魅力です。

ジョブカン経費精算の大きな特徴は料金体系。初期費用がゼロ円で、月額利用料もユーザ 1人あたりの料金なので、はじめて経費精算システムを導入する、小規模の会社にかなりオススメです。

ジョブカン経費精算の電子帳簿保存法対応の機能

タイムスタンプの付与
(有料オプション)
多様な検索機能
領収書の読み取り機能
(OCR機能)

(OCR機能なし)
承認・申請機能



ジョブカン経費精算を実際に使った人の評判・口コミ

小売

51人〜100人

 

コスパが悪く共有などもしづらい

以前はサイボウズのガルーンを使用してワークフロー申請をしており、全社員がどの申請を上げたのか、チームでどのように費用を使用しているかなどを見ることができました。全社的に共有と可視化がしやすかった点が社内でも評価されています。 その反面、ジョブカン経費精算はクローズなので、共有や全社報告がしづらく、ガルーンには劣ると感じました。

不動産

1001人以上

 

シンプルで使いやすく業務効率化にも繋がる

デザインがシンプルで、色々な申請ツールがわかりやすく載っている為、手順書を見なくてもある程度まで申請を入力することができました。


ジョブカン経費精算の口コミをもっと見る


ジョブカン経費精算の料金プラン

初期費用:無料
月額費用:1ユーザ 400円 

最低利用料金が5,000円(13人以上)という条件があるものの、 1ユーザに対する課金システムのため少人数の会社でも導入しやすいです。

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この記事では起業LOG編集部が調査した、ジョブカン経費精算の評判・口コミ、また競合サービスと比較したコスパを解説します。

 

3. 作業時間を90%削減!『TOKIUM経費精算』

画像出典元:「TOKIUM経費精算」公式HP
 

TOKIUM経費精算の特徴

TOKIUM経費精算(旧:レシートポスト)の最大の特徴は、領収書の画像を撮影して送るだけかんたんに経費申請ができること。

似たような機能を持つ経費精算システムは多くありますが、その多くはOCRという機械による自動入力のため、入力ミスが避けられず、確認や修正の手間が生じます。

TOKIUM経費精算はオペレーターが代行入力してくれるため、入力精度が圧倒的に高く、手直しの手間がかかりません

iOS/Android いずれも専用アプリが用意されているため、利用しやすいです。

TOKIUM経費精算の電子帳簿保存法対応の機能

タイムスタンプの付与 多様な検索機能
領収書の読み取り機能
(OCR機能)
承認・申請機能



TOKIUM経費精算を実際に使った人の評判・口コミ

サービス

1001人以上

 

操作が手軽なだけに雑な部分がある

スマホで行うため、通信具合によってはログインができないときや、データ自動入力に時間がかかるときがあります。また、手軽に使える反面経費申請が雑な場合があり、内容の確認に時間と手間がかかってしまうことがあります。必要事項を記入しないと申請ができないようにする機能があればよいと思います。

非公開

501人〜1000人

 

スマホで全て申請出来て便利

スマホで全て申請できる。営業なので交通費や日当など日々発生しますが、同じ内容の経費申請については一斉に申請できるので便利。領収書も、写真を撮ると自動で登録(汚かったり、細かい文字は間違えて自動登録されることもある)されるので助かる。


TOKIUM経費精算の口コミをもっと見る


TOKIUM経費精算の料金プラン

TOKIUM経費精算の料金プランは、初期費用+基本利用料+領収書/請求書の枚数に基づく従量費用で構成されています。

  ビジネスプラン エンタープライズプラン
月額料金 10,000円~ 100,000円~


初期費用などの詳細は、以下の無料でダウンロードできる資料からご確認頂くか、公式HPよりお問合せください。

【無料】TOKIUM経費精算 含む経費精算システムの資料をダウンロード

 

 

4. 国内売上シェアNo.1!『Concur Expense』

画像出典元:「Concur Expense」公式HP
 
 

Concur Expenseの特徴

スマートフォンへの対応や、UIなどの使いやすさに定評があるConcur Expense。その高い評価により、国内経費精算市場8年連続トップシェアを獲得しています。

非常に機能が充実しており、カスタマイズ性も高いのが特徴です。

また、「経費精算を無くそう」をコンセプトに、タクシー配車アプリの「JapanTaxi」「DiDi」、「タイムズカーシェア」、名刺管理アプリの「Sansan」や、スマホ決済アプリ「PayPay」と連携するなど、様々なサービスと連携して経費精算を効率化できるのも注目です。

Concur Expenseの電子帳簿保存法対応の機能

タイムスタンプの付与 多様な検索機能
領収書の読み取り機能
(OCR機能)
承認・申請機能



Concur Expenseを実際に使った人の評判・口コミ

不動産/建設/設備

1001人以上

 

ページ移動に時間がかかりずぎ

ページ移動に時間がかかる。これは導入当初からで、社内でずっと不満の声が大きい。「システムがおかしいのか」とすら思っている社員もいる。

医療

1001人以上

 

経費規程違反を自動チェックできる

経費規程違反も自動チェックすることができ、経費管理者もチェックが楽になります。


Concur Expenseの口コミをもっと見る


Concur Expenseの料金プラン

Concur Expenseの料金プランは、利用機能に応じた4つのプランがあります。

Standardプラン以外(エントリ、ベーシック、ベーシックプラス)は、お問合せが必要です。

<Standardプラン>
初期費用:無料
月額利用料:29,000円~

詳細は、以下の無料でダウンロードできる資料からご確認頂けます。

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5. 操作しやすいインターフェースが特徴!『経費BANK』

画像出典元:「経費BANK」公式HP
 

経費BANKの特徴

「経費BANK」は初期費用0円で操作性の高いワークフローを実現しており、SBIビジネスソリューションズが運営する経費精算システムです。

操作の簡単さ・分かりやすさを目指すことで操作ミスや計算ミスを無くしており、信頼性と確実性を重要視する企業には最適です。

また、現在使用中の会計ソフトに合わせて仕分けデータを出力可能なので、振込作業なども楽に確実に行えます。

経費BANKの電子帳簿保存法対応の機能

タイムスタンプの付与 △※1 多様な検索機能
領収書の読み取り機能
(OCR機能)

(有料オプション)
承認・申請機能

※1経費BANKでは、「訂正削除の記録が残る又は訂正削除ができないシステムに保存する」ことでタイムスタンプの付与に変えて法令要件に対応。

経費BANKの料金プラン

初期費用:無料

  5IDまで 10IDまで 20IDまで 30IDまで
月額費用 1,500円 3,000円 6,000円 9,000円


※利用ID数が200を超える場合は別途見積りが必要です。

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6. 領収書を”わずか5秒”でデータ化できる!『バクラク経費精算』

 画像出典元:「バクラク経費精算」公式HP

バクラク経費精算の特徴

バクラク経費精算は、複数枚の領収書を”わずか5秒”でAI-OCRが読み取ります。

読み取った値は申請データに自動で反映されるため、金額・支払先の手入力は不要

データの目視チェックを重視する企業にはあまり向いていませんが、入力ミスの防止効果が大いに期待できます。

申請内容はSlackで通知されるため、スピーディーな経費精算作業が実現。申請時のミスを軽減させたい企業には、うってつけのシステムです。

バクラク経費精算の電子帳簿保存法対応の機能

タイムスタンプの付与 △※1 多様な検索機能
領収書の読み取り機能
(OCR機能)
承認・申請機能

※別途『バクラク電子帳簿保存』を契約する必要あり。

バクラク経費精算の料金プラン

初期費用:無料
月額費用:20,000円~

無料トライアルがあるので、使用感を試せます。

創業10年以内の企業向けに初年度の利用料が6か月分無料になるキャンペーン実施中

実施期間:2022年11月1日(火)〜2022年12月31日(土)
キャンペーン対象:創業2012年1月以降の企業
※その他、条件の詳細につきましては、お問い合わせください。

【無料】バクラク経費精算 含む経費精算システムの資料をダウンロード

 

 

まとめ

この記事では、この記事では、今回の電子帳簿保存法の改正ポイント、領収書の電子化のやり方、メリット・デメリット、電子化に必須のおすすめ経費精算システムを解説しました。

テレワークなど働き方が多様化する中で、ますます導入が進んでいくであろう電子領収書。

領収書の電子化を導入を成功させるには、電子帳簿保存法をきちんと把握し、法を順守した適切なツールを選ぶことが重要です。

記事内でご紹介しきれていない詳細を無料の資料でもご確認頂き、電子化をスムーズに進めましょう!

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画像出典元:Pixabay、Pexcels

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