記事更新日: 2023/05/10
2022年1月から電子帳簿保存法の改正により領収書の電子化の条件が緩和され、社内の経費精算の手続きにも変化が出ています。
この記事では、領収書の電子化とは何か、今回の電子帳簿保存法の改正ポイント、領収書の電子化のやり方、メリット・デメリット、電子化に必須のおすすめ経費精算システムを徹底解説していきます！
このページの目次
領収書の電子化とは、従来紙で授受されていた領収書を、電子データとして発行・保存することを指し、電子化された領収書は、電子領収書やデジタル領収書という名称でも呼ばれます。
具体的な例としては、以下の方法で発行・保存されているものです。
電子領収書は、電子帳簿保存法によって保存が認められていますが、2022年1月の改正によって保存に関する要件などが変更されました。
電子帳簿保存法に則った領収書の電子化には、可視性（誰もが確認できる状態）と真実性（改ざん・不正がない状態）を確保するため、様々な保存要件が設定されています。
例えば、
などがあり、大量の領収書を扱う企業にとっては負担も大きいため、電子帳簿保存法に対応した経費精算システムを導入し自動化する企業も増えています。
本記事よりも、さらに詳しい経費精算システムの情報をご確認になりたい方は、以下の無料の経費精算システム資料を是非ご活用ください。
電子帳簿保存法とは、「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法の特例に関する法律」の略（国税庁HP）で、税務関係の帳簿書類を一定の条件を満たせば電子データとして保存することを認める法律です。
電子データとして保存の対象となるのは、これまで紙でやり取りしていた国税関係帳簿・書類で、内容によって3つの保存方法があります。
① 電子帳簿保存（総勘定元帳、仕訳帳、貸借対照表、損益計算書など）
電子帳簿保存は、始めから一貫して会計ソフトなどを利用し、電子的に作成した帳簿・書類
を電子保存することを指します。
② スキャナ保存（契約書、領収書、請求書、納品書、借用証書など）
スキャナ保存は、紙で受領・作成した書類をスキャンしデータ化して保存することを指しま
す。取引先から受け取った請求書、自社で作成した納品書などが対象です。
③ 電子取引（取引情報が記載されている注文書、領収書、契約書、見積書など）
電子取引は、いわゆるインターネットやメールなどを介してやり取りされた電子取引データ
を保存することを指します。HDやDVD、クラウドなどに記録・保存します。
2022年1月から改正された電子帳簿保存法の改正ポイントは大きく分けて5つあります。
今回、電子データの事前手続きや保存要件が緩和・廃止された一方、電子取引に該当するデータは、これまで容認されていた書面出力による保存が廃止になり、全ての電子取引は電子データで保存することが義務付けられました。
これらの電子帳簿保存法に則った取扱いを行わなかった場合、青色申告の承認取り消しや、追徴課税・推計課税などの罰則が科せられることがあります。
必ず内容を確認し、適切な対応が取れるよう準備しましょう。
領収書を電子化する大きなメリットの一つとして、物理的に必要だった保管スペース・及びその管理業務の削減ができる点です。
従来の紙の領収書は、法人の場合、当該事業の確定申告書の提出期限の翌年から7年間、保存する義務が課せられていました。
領収書が電子化されれば、データ管理できるようになり、保管スペースもその管理業務も不要になり、紛失などのリスクを削減することもできます。
領収書を電子化することで、必要な領収書のデータを必要な時にスピーディに確認することが可能になります。
特に、検索機能を利用することで、検索項目を組み合わせればより確実に欲しいデータに辿りつけ、業務効率も上がるでしょう。
領収書を電子化すると、紙の領収書の場合に一定金額以上のものに添付していた収入印紙が不要になったり、保管に必要な紙や備品、管理する人件費の削減など、コストを削減することができます。
領収書を電子化するために、スキャナーを購入したり、経費精算システムなどシステム導入をすれば、おのずとコストがかかります。
初期費用・月額利用料などを含めて、導入後しばらくは予想外の支出が発生することもある程度想定する必要があるでしょう。
領収書を電子化するには、社内での運用方法の構築、社員への周知徹底が重要になります。
例えば、部署ごとに領収書を管理する、領収書のファイル名を同じスタイルにする、運用方法のセミナーなどを定期的に開催するなどです。
領収書を電子化する場合、多くは経費精算システムなどとの連携になりますので、ワークフローの確認など、経理・IT部門における綿密な準備が必要になります。
領収書を電子化するといっても、すべてのデータが電子化できるとは限りません。
電子帳簿保存法の保存要件を全て満たしていなければならず、例えば、取引先が電子領収書の授受に対応していない場合など、紙の領収書を残すことになり、完全な電子化が不可能となります。
領収書を電子データで保存する際にはh、電子帳簿保存法の中で、領収書の授受の形態ごとに要件が決められています。
どの場合も、以下の2つの視点から要件が制定されています。
可視性の確保：誰でも視認、確認できる状態を確保しているか
真実性の確保：データが本物で改ざんなどの不正がないという確認ができるか
領収書を紙で授受した場合は、スキャナ保存制度に沿って電子化を行います。
紙の領収書は、スキャナーやコピー機で読み取ったり、スマホ、デジカメなどで撮影をしてデータ化します。
スキャナ保存制度では、書類の種類によって、大きく分けて以下のように分類分けされ要件が設定されています。
紙の領収書の電子化は、重要書類の要件に従ってスキャナ保存しましょう。
※1: 法に則った記録事項を入力期間内に入力したことを確認できればタイムスタンプの付与は不要
※2: 国税関係書類に係る記録事項を入力したことを確認できればタイムスタンプの付与は不要
※3: 受領者などが読み取る場合、A4以下サイズの書類の大きさ情報の保存は不要
領収書を電子データで授受した場合は、電子取引制度に沿って電子化を行います。
真実性の確保のための4つの措置は、電子取引のデータ形式によって1～4のいずれかの措置の方法を選ぶ必要があります。
例えば、以下のような場合が考えられます。
電子取引のデータ形式は、基本的に領収書や請求書の発行元に委ねられているので、どのようなタイプの領収書を受け取った場合でも対応できるよう、あらかじめ準備する必要があります。
できるだけ煩雑な作業をなくして確実に電子帳簿保存法に対応した経費精算を行いたい企業におすすめなのは、自動でタイムスタンプの付与もできる『経費精算システム』です。
次の章でもご紹介しますが、より詳しい情報は、無料の経費精算システム資料でご確認頂けます。
簡単な入力だけで、詳しい資料をご確認頂けるので、是非ご活用ください。
ジンジャー経費は、人事関連業務の効率化を支援するジンジャーシリーズの1つで、勤怠管理・人事管理など他のジンジャーシリーズと連携して1つのプラットフォームで利用できることが強みです。
また、初期費用は多少かかりますが、月額費用が1人500円～というリーズナブルな設定も魅力です。
| タイムスタンプの付与 | 〇 （有料オプション） |
多様な検索機能 | 〇 |
| 領収書の読み取り機能 （OCR機能） |
〇 | 承認・申請機能 | 〇 |
サービス
501人〜1000人
当日申請できないのは不便
交通費の申請がまとめて出来るのはありがたかったが、当日の申請が何故か不可能で、次の日にならないと入力できなかったのは不便だった。毎日会社と自宅の往復で定期を利用している方には特に問題ないかもしれないが、その日その日で行き先が変わる営業の方などは、当日中に移動履歴を入力したいので、それができないのは不便。
マスコミ
31人〜50人
履歴からも作成出来て便利
交通費に関してはPASMOと連動可能のため、わざわざ一から打たなくても経費申請ができるところが便利。以前打った経費履歴が残っているため、似たような経費は簡単に申請しやすいところも助かる。
ジンジャー経費の口コミをもっと見る
初期費用：30万円
月額費用：500円/人
他のジンジャーシリーズと合わせて利用することで、よりお得に利用できます。
詳細は、無料でダウンロードできる資料にてご確認ください。
ジョブカン経費精算を導入した会社で、多いのがコストパフォーマンスを評価する声。必要な機能を、リーズナブルな料金で提供しているのが、ジョブカン経費精算の魅力です。
ジョブカン経費精算の大きな特徴は料金体系。初期費用がゼロ円で、月額利用料もユーザ 1人あたりの料金なので、はじめて経費精算システムを導入する、小規模の会社にかなりオススメです。
| タイムスタンプの付与 | 〇 （有料オプション） |
多様な検索機能 | 〇 |
| 領収書の読み取り機能 （OCR機能） |
△ （OCR機能なし） |
承認・申請機能 | 〇 |
小売
51人〜100人
コスパが悪く共有などもしづらい
以前はサイボウズのガルーンを使用してワークフロー申請をしており、全社員がどの申請を上げたのか、チームでどのように費用を使用しているかなどを見ることができました。全社的に共有と可視化がしやすかった点が社内でも評価されています。 その反面、ジョブカン経費精算はクローズなので、共有や全社報告がしづらく、ガルーンには劣ると感じました。
不動産
1001人以上
シンプルで使いやすく業務効率化にも繋がる
デザインがシンプルで、色々な申請ツールがわかりやすく載っている為、手順書を見なくてもある程度まで申請を入力することができました。
初期費用：無料
月額費用：1ユーザ 400円
最低利用料金が5,000円（13人以上）という条件があるものの、 1ユーザに対する課金システムのため少人数の会社でも導入しやすいです。
TOKIUM経費精算（旧：レシートポスト）の最大の特徴は、領収書の画像を撮影して送るだけかんたんに経費申請ができること。
似たような機能を持つ経費精算システムは多くありますが、その多くはOCRという機械による自動入力のため、入力ミスが避けられず、確認や修正の手間が生じます。
TOKIUM経費精算はオペレーターが代行入力してくれるため、入力精度が圧倒的に高く、手直しの手間がかかりません。
iOS/Android いずれも専用アプリが用意されているため、利用しやすいです。
| タイムスタンプの付与 | 〇 | 多様な検索機能 | 〇 |
| 領収書の読み取り機能 （OCR機能） |
〇 | 承認・申請機能 | 〇 |
サービス
1001人以上
操作が手軽なだけに雑な部分がある
スマホで行うため、通信具合によってはログインができないときや、データ自動入力に時間がかかるときがあります。また、手軽に使える反面経費申請が雑な場合があり、内容の確認に時間と手間がかかってしまうことがあります。必要事項を記入しないと申請ができないようにする機能があればよいと思います。
非公開
501人〜1000人
スマホで全て申請出来て便利
スマホで全て申請できる。営業なので交通費や日当など日々発生しますが、同じ内容の経費申請については一斉に申請できるので便利。領収書も、写真を撮ると自動で登録(汚かったり、細かい文字は間違えて自動登録されることもある)されるので助かる。
TOKIUM経費精算の料金プランは、初期費用＋基本利用料＋領収書/請求書の枚数に基づく従量費用で構成されています。
| ビジネスプラン | エンタープライズプラン | |
| 月額料金 | 10,000円～ | 100,000円～ |
初期費用などの詳細は、以下の無料でダウンロードできる資料からご確認頂くか、公式HPよりお問合せください。
スマートフォンへの対応や、UIなどの使いやすさに定評があるConcur Expense。その高い評価により、国内経費精算市場8年連続トップシェアを獲得しています。
非常に機能が充実しており、カスタマイズ性も高いのが特徴です。
また、「経費精算を無くそう」をコンセプトに、タクシー配車アプリの「JapanTaxi」「DiDi」、「タイムズカーシェア」、名刺管理アプリの「Sansan」や、スマホ決済アプリ「PayPay」と連携するなど、様々なサービスと連携して経費精算を効率化できるのも注目です。
| タイムスタンプの付与 | 〇 | 多様な検索機能 | 〇 |
| 領収書の読み取り機能 （OCR機能） |
〇 | 承認・申請機能 | 〇 |
不動産/建設/設備
1001人以上
ページ移動に時間がかかりずぎ
ページ移動に時間がかかる。これは導入当初からで、社内でずっと不満の声が大きい。「システムがおかしいのか」とすら思っている社員もいる。
医療
1001人以上
経費規程違反を自動チェックできる
経費規程違反も自動チェックすることができ、経費管理者もチェックが楽になります。
Concur Expenseの料金プランは、利用機能に応じた4つのプランがあります。
Standardプラン以外（エントリ、ベーシック、ベーシックプラス）は、お問合せが必要です。
＜Standardプラン＞
初期費用：無料
月額利用料：29,000円～
詳細は、以下の無料でダウンロードできる資料からご確認頂けます。
「経費BANK」は初期費用0円で操作性の高いワークフローを実現しており、SBIビジネスソリューションズが運営する経費精算システムです。
操作の簡単さ・分かりやすさを目指すことで操作ミスや計算ミスを無くしており、信頼性と確実性を重要視する企業には最適です。
また、現在使用中の会計ソフトに合わせて仕分けデータを出力可能なので、振込作業なども楽に確実に行えます。
| タイムスタンプの付与 | △※1 | 多様な検索機能 | 〇 |
| 領収書の読み取り機能 （OCR機能） |
〇 (有料オプション) |
承認・申請機能 | 〇 |
※1経費BANKでは、「訂正削除の記録が残る又は訂正削除ができないシステムに保存する」ことでタイムスタンプの付与に変えて法令要件に対応。
初期費用：無料
| 5IDまで | 10IDまで | 20IDまで | 30IDまで | |
| 月額費用 | 1,500円 | 3,000円 | 6,000円 | 9,000円 |
※利用ID数が200を超える場合は別途見積りが必要です。
画像出典元：「バクラク経費精算」公式HP
バクラク経費精算は、複数枚の領収書を”わずか5秒”でAI-OCRが読み取ります。
読み取った値は申請データに自動で反映されるため、金額・支払先の手入力は不要。
データの目視チェックを重視する企業にはあまり向いていませんが、入力ミスの防止効果が大いに期待できます。
申請内容はSlackで通知されるため、スピーディーな経費精算作業が実現。申請時のミスを軽減させたい企業には、うってつけのシステムです。
| タイムスタンプの付与 | △※1 | 多様な検索機能 | 〇 |
| 領収書の読み取り機能 （OCR機能） |
〇 | 承認・申請機能 | 〇 |
※別途『バクラク電子帳簿保存』を契約する必要あり。
初期費用：無料
月額費用：20,000円～
無料トライアルがあるので、使用感を試せます。
【無料】バクラク経費精算 含む資料を一括DL
この記事では、この記事では、今回の電子帳簿保存法の改正ポイント、領収書の電子化のやり方、メリット・デメリット、電子化に必須のおすすめ経費精算システムを解説しました。
テレワークなど働き方が多様化する中で、ますます導入が進んでいくであろう電子領収書。
領収書の電子化を導入を成功させるには、電子帳簿保存法をきちんと把握し、法を順守した適切なツールを選ぶことが重要です。
記事内でご紹介しきれていない詳細を無料の資料でもご確認頂き、電子化をスムーズに進めましょう！
画像出典元：Pixabay、Pexcels
経費精算の課題とは？解決策とシステム導入のメリットについても解説
キャッシュレス決済で経費精算するメリットとは｜運用の課題と注意点
経理のテレワーク導入プロセスを解説！必要な3つのクラウドとは？
経費精算書のテンプレート付き｜書き方や注意点・経費について解説
【比較】経費精算のConcurと楽楽精算を解説！機能・違い・料金は？
経費精算から始める働き方改革｜現状から見る効率化のポイントとは？
【比較】jinjer経費とマネーフォワード クラウド経費の機能・違い・料金を解説！
経理業務の効率化は実現可能か？必要性や具体的施策、メリットを解説
徹底比較！Concur・楽楽精算・ジンジャー経費の特徴とは？
旅費精算とは？方法・流れ・精算書の書き方・注意点を解説！
