経理のテレワーク導入プロセスを解説!必要な3つのクラウドとは?

経理のテレワーク導入プロセスを解説!必要な3つのクラウドとは?

記事更新日: 2021/04/15

執筆: 編集部

この記事では、経理のテレワークの始め方と準備するべきことを解説します。

経理のテレワークで必要なクラウドは主に3つです。3つのクラウドがあれば決算業務も含めた経理のテレワークが可能です。

この記事では、経理をテレワーク化するメリットやセキュリティ対策、経理のテレワーク導入が進まない理由を解説します。

このページの目次

経理テレワーク化への準備プロセス

1:クラウド導入・ICT環境の整備

まずは社内のICT環境の整備を行います。

社員分のPCを準備することやネットワークの構築などが必要です。

同時に経理業務に関するクラウドを導入も必要です。

社内で管理していた書類をインターネット上からもアクセスできるようにしなければいけません。

2:領収書・伝票・帳簿類の電子化

紙の書類を郵送で受け渡しするには時間もかかるし、紛失などの危険性もあります。

インターネット上で書類をスムーズにやりとりするためにもペーパーレス化は必須です。

紙で提出されていた領収書、伝票などは、スキャンした上で提出してもらうように変更します。電子化した書類はクラウド上に保管しましょう。

帳簿などの経理書類は、既存のものはスキャンして保管します。

新規の経理書類は会計ソフトへ入力していきます。

3:押印・署名の電子化

押印・署名のためだけに出社するのはナンセンスです。

せっかく書類のペーパーレス化を行っても、押印・署名を会社で行っていては形だけのテレワークになってしまいます。

経理のテレワーク導入のためには押印・署名などの承認作業も電子で行いましょう。PDFファイルであれば直接押印や署名ができるので電子化することが可能です。

4:経理情報の一元管理を徹底する

経理に関する情報は社内で一元的に管理します。

テレワークでは、気軽にどこに情報があるのか聞けません。

色々な所に経理情報を保存すると、紛失に気付けなかったり、情報が二重管理になり、どれが最新の情報か分からない状態は業務に混乱をきたりします。

情報管理のセキュリティとスムーズなテレワーク業務という2つの理由から経理情報の一元管理を徹底しましょう。

経理のテレワークに必要なのは3つのクラウドだけ

1. 会計ソフト

経理のテレワークには、クラウドの会計ソフトが必須です。

パソコンがあればどこからでも経理業務ができ、日々の入出金を記録することで簡単に帳簿や決算関連書類の作成が行えます。

会計ソフトを選ぶ時は銀行口座の明細やクレジットカード明細との連携や経費精算システムとの連携機能を重視して選びましょう。

連携機能によって簡単に仕訳ができ、転記入力などの業務がなくなり業務効率化に繋がります。

2. 経費精算システム

経理のテレワークでは、経費精算システムを活用して入力から承認作業まで一括して行うようにしましょう。

交際費や出張費などの経費は、従業員本人に直接経費精算システムに入力してもらえば経理がクラウド上で確認するだけになりテレワーク化が可能です。

ICカードやクレジットカードと連携させれば経費使用時に自動で経費精算システムへ入力されるものもあります。

経費精算をクラウド上で行えば「対面での確認」も減らせます。

また、会計ソフトと連携できる経費精算システムを選べば転記入力もなく、さらなる効率化が図れます。

3. 勤怠管理システム

当然ですが、テレワークではタイムカードや出勤簿のような出社を前提とした勤怠管理は出来ません。

勤怠管理システムで出退勤や有給休暇、休憩の管理を行います。

会社は見えない所で仕事をしているテレワーク従業員の稼働時間や休憩・有給休暇の取得状況を可視化して管理する事が必要です。

また、勤怠管理システムと会計ソフトを連携させれば給与計算を自動で行ってくれるため、経理のテレワークに欠かせないシステムです。

電子帳簿保存法対応とOCR機能を重視して選ぶ

電子帳簿保存法とはペーパーレス化を目的として、決算関連の書類(貸借対照表、損益計算書)や各帳簿類(仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳)を電子データで保存することを認める法律です。

2020年10月の改正では、改ざんできないことを前提として電子データそのものを税務上の証明として認められることとなりました。

これから会計ソフトを選ぶ際には電子帳簿保存法に対応したシステムを選ぶのは必須と考えましょう。

OCR機能とは写真などの画像としての文字を、テキストとして認識する機能です。

この機能があると、レシートをスマートフォンのカメラなどで撮った際に勘定科目を推測してくれたり、金額を自動に読み取ってくれたりと仕訳作業を楽にしてくれます。

できればOCR機能にも対応した会計ソフトや経費精算システムを選ぶと入力ミスも減り便利です。

 

決算業務もテレワークで出来る

決算の財務書類は会計ソフトで作成できる

会計ソフトを使用すれば、日々の入出金管理を行うことで貸借対照表、損益計算書などの決算書類がほぼ自動で作成できます。

経費精算システムや勤怠管理システムとの連携で入力ミスも減っているはずなので、確認業務の負担も相当減るはずです。

複数のアカウントを登録できるものもあるので、税理士専用のアカウントを作成しておいて、必要な箇所は直接入力してもらえば経理業務の負担もグッと減ります。

情報の一元管理を強化する

注意しなければならないのは、社内の情報と税理士の持つ情報と齟齬が発生しないようにすることです。

そのためには二重管理になることを避けなければなりせん。

税理士とは密に連携を取り合って、財務情報が常に最新であるよう管理します。

さらに、情報の一元管理を強化する理由は前章でも述べた通り、情報管理のセキュリティとスムーズなテレワーク業務のためです。

税理士との打ち合わせはWeb会議システムとビジネスチャットで行う

税理士と相談したい場合にはメールやビジネスチャットでやりとりします。

ビジネスチャットの活用は、経理と税理士がどんなやり取りをしたのか記録にもなります。

税理士との打ち合わせはWeb会議システムで行えばテレワークで対応可能です。

経理のテレワークのセキュリティ対策

会社の財務情報を扱うことの重大さを理解する

経理をテレワークにするということは、会社の財務情報を社外で取り扱うことです。

万が一外部に情報が漏れたりした場合は取り返しのつかないことになります

社員各自が重要書類を取り扱っていることの重大さを理解しておく必要があります。

次に挙げる施策は最低でも取り組んでおきましょう。

対策1:セキュリティソフトをPCに入れいるのは基本

経理のテレワークに限らず基本的なことですが、PCにはセキュリティソフトをインストールしておきましょう。

侵入された場合にすぐに検知できる体制を作っておく必要があります。

対策2:VPNも検討する

VPNとはVirtual Private Networkの略で、インターネット回線を利用するものの、仮想的に外部から遮断されたローカルなネットワークを構築する仕組みのことをいいます。

VPNを導入することで社内の人間しかアクセスできないネットワークを構築することができます。セキュリティがより強固になるため導入を検討する余地はあるでしょう。

対策3:アクセス権限をしっかり設定する

各種システムにアクセスできるアカウントの設定やクラウド上のファイルへのアクセス権限を設けましょう。

経理以外の社員や外部の人間がシステムや財務情報にアクセスできないようにします

もちろんアカウントやアクセス権限の管理はしっかりと行う必要があります。

対策4:情報の持ち出しルール策定・徹底遵守させる

経理をテレワークで行うということは、社内から社外へ情報を持ち出すということです。

各自が高いセキュリティ意識を持つことは必要ですが、会社としても情報の持ち出しや取り扱いに関するルールやガイドラインの策定を行いましょう。

テレワークのセキュリティ対策に関しては、総務省の出している「テレワークセキュリティガイドライン」が参考にして策定します。

経理のテレワーク化のメリット

コストの削減

経理をテレワークにすることで交通費や通勤時間などの移動コストが不要になります。

また紙の書類を電子化することで紙代やファイル代・印刷費の削減も見込めます。

さらに極端な話をすればオフィスさえも不要になり、オフィススペースの家賃や光熱費が削減できます。

経費申請・領収書などの業務の効率化

今まで紙ベースで申請していた経費申請や領収書をペーパーレスで行うことで業務効率化に繋がります。

PCとインターネットがあればどこからでも経費申請や確認が行えるためです。

従来のように紙の書類をやりとりして申請、承認を行っていくのではなく、PCの画面一つでシームレスに一連の作業が行えます

事業継続計画(BCP)

事業継続計画(Business Continuity Planning)とは、企業や組織が自然災害などの緊急事態に際し、損害を最小限にとどめつつ事業継続を可能とするためにあらかじめ取り決めておく計画のことです。

地震や台風などの自然災害の際に自社サーバでは損害の危険を伴う可能性があります

大切なデータがなくなってしまえば事業が継続できません。

データをクラウドで管理することでリスクを回避することができます。

クラウドサービスによっては、バックアップを行っているところもあるので活用を検討しましょう。

経理のテレワーク化を難しくさせているのは

取引先へ書類電子化のお願い

これまで述べてきたとおり、経理のテレワーク化は決して難しいものではありません。

しかし、自社内に限ればという前提条件がついて回ります。

取引先がテレワークを導入していない場合は、取引先に対しては伝票や請求書などの書類のやりとりを郵送から電子化へ変更させてほしいと依頼する必要があります。

取引先に協力を依頼するときは「経理のテレワーク化のメリット」を説明し、スムーズに導入が進むようサポートしましょう。

経営者がテレワークに対して無関心

経営者など会社の上層部がテレワークに対して無関心、あるいはいい印象を持っていないという場合もあります。

経理にテレワークを導入しなくても業務は回っているから現状を変えたくない、

コストがかかるなど理由は様々ですが、経営者自身が積極的にテレワークを推進するという姿勢がないと導入が難しいのが現状です。

しかし、経理のテレワーク自体はコロナ禍関係なくメリットがある働き方です。

経営者としてはテレワーク導入に無関心でいる事は経営リスクを考えていないと同じです。

もし、経営者や上司がテレワーク導入に積極的でない場合は「テレワーク化の意味」や「業務の効率化」を説明し徐々にでも導入する事を説得しましょう。

導入コストの問題

最後に導入コストの問題があります。そもそもPCやネットワークなどのインフラが整っていない場合はそこから手をつけなければいけません。

経理社員の人数にもよりますが、PCを台数分用意するだけでもかなりの額がかかります。

それに加えて会計ソフトや経費精算システム、勤怠管理システムの導入にもある程度のコストはかかるでしょう。

これも、初期投資は大きいかもしれませんが、コストに見合った効果は必ず得られるはずです。

費用対効果を冷静に分析し「必要最小限のコスト」からテレワークの導入を始めましょう

経理のテレワーク導入に活用できる補助金

2021年4月の時点で全国の中小企業が対象となる補助金で、情報公開されているのは「IT導入補助金2021(低感染リスク型ビジネス枠:C型・D型)」です。

経済産業省「IT導入補助金2021」低感染リスク型ビジネス枠

IT導入補助金2021は、中小企業向けの経済産業省の補助金です。

対象となる事業

  • 日本国内で事業を営む法人又は日本国内で事業を営む個人
  • 非対面化ツールの導入(テレワーク環境の整備や非対面のビジネスへの転換)を行う中小企業

補助金の対象

ソフトウェア購入費用及び導入するソフトウェアの利用に必要不可欠なハードウェアのレンタル費用と関連するオプション・役務の費用です。

補助金額

条件によって異なりますが、30万円から最大450万の補助が受けられます。

交付申請期間

2021年4月7日(水)受付開始~終了時期は後日案内予定

自治体の助成金・補助金の活用

多くの都道府県や自治体もテレワーク導入支援助成金制度を設けています。

都道府県や自治体がテレワーク導入支援助成金は、現在も募集中のものが多くあります

自社のオフィスがある市区町村がそうした制度を提供しているかどうかは、自治体の公式ページから確認できます。

テレワーク導入を検討されている中小企業の経営者の方でコストのサポートが必要な場合はは、助成金・補助金の活用も検討してみてください。

経理のテレワークを導入する時に「導入コストの問題」で検討しないのはもったいないです。

主な終了済みの補助金・助成金
  • 働き方改革推進支援助成金(テレワークコース)
  • 働き方改革推進支援助成金(新型コロナウイルス感染症対策のためのテレワークコース)
  • IT導入補助金2021(通常枠:A・B類型)
  • 事業継続緊急対策(テレワーク)助成金
  • テレワーク定着促進助成金


2020年は多くのテレワークの補助金・助成金がありましたが、全国向けのテレワーク助成金の多くは募集が終了しています。

新規の募集開始や新しい助成金の登場に関しては厚生労働省や経済産業省のホームページを定期的に確認しましょう。

鉄板の会計ソフト3選

1. 会計freee

初心者にとっての使いやすさが魅力!


会計freee公式HP

特徴

freeeは簿記の知識が乏しい人が会計を担当する会社に特におすすめです。感覚的に操作することができます。またシェアNo.1を誇るだけあって、そのコストパフォーマンスは素晴らしいです。

料金プラン

 

※無料お試し期間は30日間
 

初期費用は一律で無料です。

ミニマム版とベーシック版の最大の違いは、経費精算機能があるかどうかです。

経費精算も同時に導入するのであれば、ベーシック版を利用しましょう。経費精算機能が不要であれば、ひとまずはミニマム版の導入を検討すると良いでしょう。

 

 

2. マネーフォワード クラウド会計

玄人好みの安心クオリティ


マネーフォワード クラウド会計公式HP

特徴

マネーフォワードクラウド会計はfreeeと同じく、コスパが高いです。

ただし操作画面などの違いでfreeeとどちらが良いかの好みは分かれるので、どちらを使うか迷ったら、まずは使ってみることをおすすめします。色々比べて悩むより使ってみて決めるほうが早いです。

料金プラン

初期費用無料です。スモールビジネスとビジネスの大きな違いは、登録可能な部門数とMFクラウドストレージの容量です。

登録可能な部門数は、ライトプランでは2部門、ベーシックプランでは無制限かつ2階層です。MFクラウドストレージの容量はライトプランで100MB、ベーシックプランでは10GBまでです。

ストレージ容量を超えてしまった場合も、あとからのプラン変更で対応できますので、まずはスモールビジネスプランがおすすめです

 

 

3. 弥生会計オンライン

積み重ねられた安心の実績・今なら初年度無料!

 

 

特徴

会計ソフトの老舗、弥生が提供するクラウド型の会計ソフトです。

特筆すべきはサポートの厚さ。画面共有サポートなど、他社にはないサポートもあるため、知識や人手不足にお悩みの中小企業・開業・起業したての方にもおすすめです。

現在、全ての機能が初年度無料で使えるキャンペーンを実施中

無料でありながら最大2ヶ月のサポートも利用できるため、はじめてクラウド会計ソフトを利用する方にも安心です。

料金プラン

今なら、すべての機能が初年度0円で使えるキャンペーンを実施中です。

画面共有サポートやチャットサポートがついたベーシックプランも初年度半額と大変お得です。

ただ使い勝手を試すだけでなく、サポートがセットになって利用できるキャンペーンはとても嬉しいですね。

無料体験プランは最大2ヶ月間です。

 

 

電子帳簿保存法対応の経費精算サービス3選

1. ジョブカン経費精算

クラウドによる経費精算サービスの「ジョブカン経費精算」です。

中小企業から大企業まで幅広くカバーしており、8,000社を超える導入実績があります。

ランニングコストも安く、ユーザー数によって料金プランが異なる、コストパフォーマンスに優れたサービスを展開しています。

費用:1ユーザ400円/初期費用・月額固定費なし

 

 

2. 楽楽精算

TVCMでもお馴染みの経費精算サービス「楽楽精算」です。名の知れた大手企業が多数導入していることでも有名です。

承認状況をリストで一発確認できるなど、UI/UXに優れています。

クラウド型で、外出先から作業したり、法改正への対応も任せらたりと経理業務の負荷削減にぴったりです。

本導入の検討に無料トライアルが利用できます。

費用:初期費用10万円+月額利用料3万円~(ユーザー数によって料金が異なる)

 

 

3. Dr.経費精算

あらゆる会計ソフトとの連携が容易な「Dr.経費精算」です。

クラウド型のシステムですが、自社に合わせた承認フローを設計できるのが魅力です。

領収書のチェックや保管代行のオプションもあり、組み合わせることで経費業務いかかる負荷が大きく削減できます。

海外企業との取引がある企業においては外貨レート管理もあります。

費用:ユーザー数によって異なります。

 

 

まとめ

経理は領収書や帳簿、決算書類など紙での運用がメインとなるため、一見テレワークは難しいと考えられがちです。

しかし、今では会計ソフトや経費精算システムなどクラウドに対応しているものも多いため経理のテレワークに対応可能です。

まずは、ICT環境などの整備から始めクラウドシステムの導入、社員のセキュリティ教育など順を追ってやっていきましょう。

クラウドシステムを取り入れることで、必ず業務効率化に繋がります。テレワークではコストの削減にも貢献します

テレワークの障壁となる事柄もありますが、どれも解決不可能なことではありません。

国や自治体からの補助金、助成金もあるので、ぜひこの機会にテレワークの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

画像出典元:Unsplash

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