キャッシュレス決済で経費精算するメリットとは|運用の課題と注意点

キャッシュレス決済で経費精算するメリットとは|運用の課題と注意点

記事更新日: 2021/01/22

執筆: 浜田みか

世界のキャッシュレス化の流れを受けて、国内でも需要が高まりつつあるキャッシュレス決済。

2019年の税法改正によって企業の経費精算業務に影響が出ており、それに関連してキャッシュレスによる決済の需要も生まれてきています。

今回は、企業が経費精算においてキャッシュレス決済を進めるために役立つ情報をお届けします。

そもそもキャッシュレス決済とは何か、どのようにキャッシュレス化を進めればいいのか、通常の経費精算との違いやキャッシュレス決済のメリット、課題などについても解説しています。

キャッシュレス決済とは

2019年に税法改正がおこなれた際、企業における経費精算業務での領収書の取り扱いについても変更がありました。

それに伴って、企業がキャッシュレス決済を進めやすい土壌ができたました。

では、そのキャッシュレス決済とは一体どのようなものなのでしょうか。

キャッシュレス決済とは

キャッシュレス決済とは、簡単に言えば「現金を使わずに支払いをする」決済方法のことです。

クレジットカードやデビットカード、交通系ICカードを含む電子マネー、CMでお馴染みのPayPayなどのQRコード決済が、キャッシュレス決済に該当します。

近年は、キャッシュレス化が世界的にも進んでおり、国内でも海外のキャッシュレス決済システムが導入されるなどしてサービスの種類は多様化しています。

小口から大口まで決済が可能で、現金管理をしなくていいという点や決済の時短になるという点で、個人から企業まで幅広く需要が高まっている状況です。

通常の経費精算との違い

キャッシュレス決済では現金を必要としません。そのため、通常の経費精算のように現金管理が不要となります。

小口であっても現金を取り扱えば、経費管理する際にチェック業務に残金チェックの手間が加わります。

運用における課題と注意点

キャッシュレス決済を運用するには、従来の経費精算業務とは違った課題と注意すべき点があります。

2016年以降、順次始まった領収書の取り扱いにおける税法改正。それに伴って、会計処理での領収書のデータ化が進んでいます。

さらに、2020年10月以降に施行された税制改正によって、キャッシュレス決済では紙の領収書を必要としなくなったことから、利用明細書データを領収書の代用として利用できるようになりました。

これらのことから、経費精算での領収書管理の簡易化、キャッシュレス決済によるペーパーレス化が大幅に進むと見られています。

これまでの経費精算とは業務フローが変わることから、企業内ではキャッシュレス決済に対応した経費精算業務のフロー改定が必要になります。

そのほか、キャッシュレスで決済する場合に影響を受けるのが、以下の点です。一部は、経費精算業務のみならず企業の会計処理として考慮すべき点にもなります。

  • 還元されるポイントの取り扱い
  • 資金繰り管理と計画性
  • 社内ルールの徹底

 

注意点1.還元されるポイントの取り扱い

QRコード決済やデビットカード決済などを利用した場合、利用した金額に応じてポイントが還元されることが少なくありません。

このポイントは会計処理する場合、雑収入として扱います

経費精算担当者あるいは会計担当者は、必ず利用明細をチェックし、記帳漏れがないように注意しましょう。

注意点2.資金繰り管理と計画性

クレジットカードでキャッシュレス決済をする場合、実際の支払いは利用した日より後になります。

決済時点で現金を使わないので、引き落とし日までに指定口座にお金を用意しておく必要があるのです。

また、利用額によっては支払額が高くなることもあるため、余裕を持った資金繰りをせねばなりません。

支払う金額、引き落としされる日程などを考慮して、計画的に資金管理をしましょう。

注意点3.社内ルールの徹底

キャッシュレス決済では現金の出入りがないため、使いすぎる傾向にあります。

経費精算業務の負担が軽減されても、使いすぎてしまってはコスト削減という面では意味を失ってしまいます。

導入前に必ず、利用限度額や利用してもいい経費の範囲を定めておき、社内ルールとして順守してもらえるよう周知徹底しましょう。

キャッシュレス決済のメリット

運用面や注意点などに配慮すれば、企業がキャッシュレス決済を導入するメリットは大きいものがあります。

どのようなメリットがあるのか、ここでは具体的に解説していきます。

現金に比べて安価購入が可能に

キャッシュレス決済は、現金購入に比べると特典やポイントが利用できることから、通常価格よりも安価に物品を購入したり、サービスを利用したりすることができます

それによって、これまでかさんでいた経費を抑制できるメリットがあります。

現金の持ち歩きが不要に

キャッシュレス決済では現金を使いませんから、現金を持ち歩く必要がなくなります。

これまで得意先への移動や打ち合わせなどで小口現金を従業員に持たせていた企業では、現金を渡す代わりに決済サービスを利用できる端末やカードを渡すだけに変わります。

また、従業員が個人の現金を使って立替していた場合では、社内で経費用の現金を用意する必要もなくなります

そのため、現金の紛失や不正利用を阻止できるメリットがあるといえます。

経費精算の負担が軽減

キャッシュレス決済を導入することによって、経費精算のための現金や領収書が不要になるため、まず経費精算における業務負担が軽減されます。

このほか、経費用に現金を別途用意しておく必要がありませんから、現金管理における業務削減で会計担当者の業務負荷が軽くなります

キャッシュレス決済は利用内容が明細データとして届くことから、現金を扱うときのように金額ミスによる処理間違いを回避できます。

鉄板の経費精算システム5選

企業がキャッシュレス決済を導入する場合、経費精算におけるITシステムの導入は必須です。

ここでは、経費精算システムをご紹介しています。これから経費精算システムの導入を検討されているのであれば、ぜひ参考にしてください。

経費精算システムだけひとまず導入したいときに、導入しておけば間違いなしの経費精算システムを紹介します!

1. シリーズ連携がおすすめ!jinjer経費

画像出典元:jinjer公式HP
 

特徴

機能が充実しているにも関わらず、月額500円(1人あたり)と他サービスと比べて安いです。

勤怠管理・人事管理など他のjinjerシリーズと連携して1つのプラットフォームで利用できるのも非常に便利なポイント。

人事データを1つのプラットフォームにまとめることで業務効率化をはかれるほか、費用を抑えることもできます。

またサポート体制が整っており、契約継続率99.4%・サポート満足度91.6%と高い満足度を誇るサービスです!

 

料金プラン

初期費用10万円、月額500円/人です。

他のjinjerシリーズと合わせて利用することで、よりお得に利用できます。

料金詳細については資料を参照ください。

 

 

2. 累計導入社数No.1。楽楽精算

画像出典元:「楽楽精算」公式HP
 
 

特徴

楽楽精算は累計7,000社以上に導入されている、国内導入数No.1の経費精算システムです。

楽楽精算が支持される理由はそのコスパ。必要な機能を比較的安価に利用できます。

カスタマイズしやすく、今ままでのフローから大きく変更せずにシステムをスムーズに導入できる点も重要なポイント。スムーズに導入したい企業におすすめのツールです。

料金プランはユーザー数に応じて変動し、最低利用金額は3万円です。そのため、従業員数が少ない企業から1000名を超える大企業まで、幅広い事業規模に対応できるシステムです。

今は従業員数が少なくても、将来的に従業員数が増えることが見込める企業は、「楽楽精算」がおすすめです。

料金プラン

初期費用が10万円、月額費用が3万円〜です。無料トライアルもあります。

評判・口コミ

導入の決め手はクラウド、コスト、操作性
Hamee株式会社

楽楽精算はこれまでエクセルでやっていたことが、そのまま画面上でできる、という感覚です。これまで使用していたエクセルフォーマットと同様の項目を、同じように配置することが管理画面上でできるので、私たち経理側で行う初期設定もとても簡単でしたし、申請や承認をする立場である社員たちからは特に不満の声もなく、スムーズに導入できました。

他社比較の結果、最も使いやすいと感じたのが楽楽精算だった
ADインベストメント・マネジメント株式会社

3製品のテスト環境を試し、その中で「思っていた以上に使いやすかった」「交通費精算がとても楽にできた」との声を最も多く獲得したのが楽楽精算だったため導入を決めました。設定の自由度が利くので、画面レイアウトや仕訳項目に申請画面をカスタマイズして自社に合った運用でシステム化出来ています。
交通系ICカードの読取機能と過去の申請内容の再利用が好評ですし、申請者と経理担当者の両方の業務効率化を実現できました。

 

 

3. 急成長中!ジョブカン経費精算


画像出典元:「ジョブカン経費精算」公式HP

特徴

ジョブカン経費精算を導入した会社で、多いのがコストパフォーマンスを評価する声。必要な機能を、リーズナブルな料金で提供しているのが、ジョブカン経費精算の魅力です。

ジョブカン経費精算の大きな特徴は料金体系。初期費用がゼロ円で、月額利用料もユーザ 1人あたりの料金なので、はじめて経費精算システムを導入する、小規模の会社にかなりオススメです。

料金プラン

利用料は月額400円 / 1ユーザで、初期費用不要

最低利用料金が5,000円(13人以上)という条件があるものの、 1ユーザに対する課金システムのため少人数の会社でも導入しやすいです。

評判・口コミ

「わかりやすさ」が選んだ理由
JapanTaxi株式会社

最終的に、このようなシステムにあまり慣れていない事務スタッフに、各社のアカウントを一通り見てもらいました。「どれが一番難しくなさそう?」聞いたところ、ジョブカン経費精算が一番分かりやすいです。」と答えてもらったのが一番大きかったです。

承認取り消し機能が便利
テモナ株式会社

「承認取り消し」機能が便利ですね。承認ボタンを押したあとに「やっぱり戻したい!」と思うことが時々あるんです。ジョブカン経費精算は、このように細かいところまで、ユーザを考えて設計されている印象があります。

 

 

4. 作業時間を90%削減!RECEIPT POST

画像出典元:「RECEIPT POST」公式HP
 

特徴

RECEIPT POST(旧: Dr.経費精算)の最大の特徴は、領収書の画像を撮影して送るだけかんたんに経費申請ができること。

似たような機能を持つ経費精算システムは多くありますが、その多くはOCRという機械による自動入力です。そのため、入力ミスが起こることは避けられず、どうしても確認や修正の手間が生じます。

それに対して、RECEIPT POSTはオペレーターが代行入力してくれるため、入力精度が圧倒的に高く、手直しの手間がかかりません

自分で金額を手入力することが無いため、入力時間の大幅な削減、および金額の間違い・入力忘れを未然に防ぐことができ、iOS/Android いずれも専用アプリが用意されているので安心です。

また、会計ソフトとも自動連携が可能なため、経費精算にかかるコスト・時間ともに軽減可能です。

料金プラン

初期費用は10万円から、月額費用は6万円からです。

専用スキャナ&ポストが1セット1万円で、最低でも1セットの購入が必要です。

評判・口コミ

日付や金額が自動的に入力
ビズメイツ株式会社

RECEIPT POSTによって立替経費や交通費の入力が楽になりました。 受領した領収書やレシートをスマートフォンのカメラで撮影すると、日付や金額が自動的に入力されます。また、交通費については駅名だけを入力すれば、経路や金額が入力されるので、非常に楽です。経費の中でも特に交通費が多いので、ここが効率化されることは大きいです

振込・伝票作成までが従来の1/3程度に
株式会社ベジテック

これまでは、領収書と申請書のダブルチェックが必要だったのが、デジタル化することで、パソコン一台で振込まで完結するようになりました。具体的には、20~30人分の経費精算が、振 込・伝票作成まで従来の1/3程度の時間(約1時間)で十分に終えられるようになりました。経費データを直接会計ソフトに連携させることで、伝票を作成できる点も助かっ ています。

 

 

5. 国内売上シェアNo.1!Concur Expense


画像出典元:「Concur Expense」公式HP

特徴

スマートフォンへの対応や、UIなどの使いやすさに定評があるConcur Expense。その高い評価により、国内経費精算市場6年連続トップシェアを獲得しています。

非常に機能が充実しており、カスタマイズ性も高いのが特徴です。

また、「経費精算を無くそう」をコンセプトに、タクシー配車アプリの「JapanTaxi」「DiDi」、「タイムズカーシェア」、名刺管理アプリの「Sansan」や、スマホ決済アプリ「PayPay」と連携するなど、様々なサービスと連携して経費精算を効率化できるのも注目です。

経費精算システムを導入しようと考えている企業は知っておきたいサービスの1つでしょう。

料金プラン

  Standard Standardエントリー Standardレギュラー
月額費用 29,000円~ 要問合せ 要問合せ


Standardプランは、初期費用0円です。

中堅・大企業向けにConcur Expense Professionalプランも用意されていますが、レポート数に応じた従量課金制で、会社の規模など条件により価格が異なります。

詳細はこちらより資料をご確認ください。

コンカーの資料を無料ダウンロードする

 

 

まとめ

世界的な流れにもなっているキャッシュレス決済。

今や、街に出ても多くの店舗やサービスで利用できるようになっています。

多くのメリットがあるキャッシュレス決済を、企業が導入しないのは自社の不利益にもなりかねないのではないでしょうか。

政府もキャッシュレス化を進めている背景もあり、今後もこの波は途絶えることはありません。ぜひ、この機会に自社のキャッシュレス決済の導入を前向きに検討してみませんか。

 

画像出典元:Unsplash、Pexels

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