キャッシュレス決済で経費精算するメリットとは|運用の課題と注意点

キャッシュレス決済で経費精算するメリットとは|運用の課題と注意点

記事更新日: 2022/11/02

執筆: 浜田みか

世界のキャッシュレス化の流れを受けて、国内でも需要が高まりつつあるキャッシュレス決済。

2019年の税法改正によって企業の経費精算業務に影響が出ており、それに関連してキャッシュレスによる決済の需要も生まれてきています。

今回は、企業が経費精算においてキャッシュレス決済を進めるために役立つ情報をお届けします。

そもそもキャッシュレス決済とは何か、どのようにキャッシュレス化を進めればいいのか、通常の経費精算との違いやキャッシュレス決済のメリット、課題などについても解説しています。

キャッシュレス決済とは

2019年に税法改正がおこなれた際、企業における経費精算業務での領収書の取り扱いについても変更がありました。

それに伴って、企業がキャッシュレス決済を進めやすい土壌ができたました。

では、そのキャッシュレス決済とは一体どのようなものなのでしょうか。

キャッシュレス決済とは

キャッシュレス決済とは、簡単に言えば「現金を使わずに支払いをする」決済方法のことです。

クレジットカードやデビットカード、交通系ICカードを含む電子マネー、CMでお馴染みのPayPayなどのQRコード決済が、キャッシュレス決済に該当します。

近年は、キャッシュレス化が世界的にも進んでおり、国内でも海外のキャッシュレス決済システムが導入されるなどしてサービスの種類は多様化しています。

小口から大口まで決済が可能で、現金管理をしなくていいという点や決済の時短になるという点で、個人から企業まで幅広く需要が高まっている状況です。

通常の経費精算との違い

キャッシュレス決済では現金を必要としません。そのため、通常の経費精算のように現金管理が不要となります。

小口であっても現金を取り扱えば、経費管理する際にチェック業務に残金チェックの手間が加わります。

運用における課題と注意点

キャッシュレス決済を運用するには、従来の経費精算業務とは違った課題と注意すべき点があります。

2016年以降、順次始まった領収書の取り扱いにおける税法改正。それに伴って、会計処理での領収書のデータ化が進んでいます。

さらに、2020年10月以降に施行された税制改正によって、キャッシュレス決済では紙の領収書を必要としなくなったことから、利用明細書データを領収書の代用として利用できるようになりました。

これらのことから、経費精算での領収書管理の簡易化、キャッシュレス決済によるペーパーレス化が大幅に進むと見られています。

これまでの経費精算とは業務フローが変わることから、企業内ではキャッシュレス決済に対応した経費精算業務のフロー改定が必要になります。

そのほか、キャッシュレスで決済する場合に影響を受けるのが、以下の点です。一部は、経費精算業務のみならず企業の会計処理として考慮すべき点にもなります。

  • 還元されるポイントの取り扱い
  • 資金繰り管理と計画性
  • 社内ルールの徹底

 

注意点1.還元されるポイントの取り扱い

QRコード決済やデビットカード決済などを利用した場合、利用した金額に応じてポイントが還元されることが少なくありません。

このポイントは会計処理する場合、雑収入として扱います

経費精算担当者あるいは会計担当者は、必ず利用明細をチェックし、記帳漏れがないように注意しましょう。

注意点2.資金繰り管理と計画性

クレジットカードでキャッシュレス決済をする場合、実際の支払いは利用した日より後になります。

決済時点で現金を使わないので、引き落とし日までに指定口座にお金を用意しておく必要があるのです。

また、利用額によっては支払額が高くなることもあるため、余裕を持った資金繰りをせねばなりません。

支払う金額、引き落としされる日程などを考慮して、計画的に資金管理をしましょう。

注意点3.社内ルールの徹底

キャッシュレス決済では現金の出入りがないため、使いすぎる傾向にあります。

経費精算業務の負担が軽減されても、使いすぎてしまってはコスト削減という面では意味を失ってしまいます。

導入前に必ず、利用限度額や利用してもいい経費の範囲を定めておき、社内ルールとして順守してもらえるよう周知徹底しましょう。

キャッシュレス決済のメリット

運用面や注意点などに配慮すれば、企業がキャッシュレス決済を導入するメリットは大きいものがあります。

どのようなメリットがあるのか、ここでは具体的に解説していきます。

現金に比べて安価購入が可能に

キャッシュレス決済は、現金購入に比べると特典やポイントが利用できることから、通常価格よりも安価に物品を購入したり、サービスを利用したりすることができます

それによって、これまでかさんでいた経費を抑制できるメリットがあります。

現金の持ち歩きが不要に

キャッシュレス決済では現金を使いませんから、現金を持ち歩く必要がなくなります。

これまで得意先への移動や打ち合わせなどで小口現金を従業員に持たせていた企業では、現金を渡す代わりに決済サービスを利用できる端末やカードを渡すだけに変わります。

また、従業員が個人の現金を使って立替していた場合では、社内で経費用の現金を用意する必要もなくなります

そのため、現金の紛失や不正利用を阻止できるメリットがあるといえます。

経費精算の負担が軽減

キャッシュレス決済を導入することによって、経費精算のための現金や領収書が不要になるため、まず経費精算における業務負担が軽減されます。

このほか、経費用に現金を別途用意しておく必要がありませんから、現金管理における業務削減で会計担当者の業務負荷が軽くなります

キャッシュレス決済は利用内容が明細データとして届くことから、現金を扱うときのように金額ミスによる処理間違いを回避できます。

キャッシュレス決済に使えるサービス7選

ここまででキャッシュレス決済について説明してきました。

本章ではキャッシュレス決済そのものに使えるサービスとキャッシュレス決済を導入するときに必須の経費精算システムをご紹介します。

1. 法人向けプリペイドカード

キャッシュレス経費精算を導入する方法はいくつかありますが、「法人向けプリペイドカード」の利用もその方法の1つです。

法人向けプリペイドカードと言ってもいくつも種類がありますが、

例えば、Bizプリカという法人向けプリペイドサービスでは、Mastercardの機能がついている他、

  • チャージした金額のみを利用するため、低リスクで運用できる
  • 社員1人ひとりが所持できる
  • 経費精算業務の省力化
  • 会計ソフト(経費精算システム)との連携
  • 経費の利用状況の即時把握

など法人向けクレジットカードとはまた違った便利さで経費精算業務を効率化できます。

キャッシュレス決済を実現したい方は法人向けプリペイドカードの利用も検討してみましょう。

 

企業がキャッシュレス決済を導入する場合、経費精算におけるITシステムの導入は必須です。

次に、経費精算システムをご紹介します。

これから経費精算システムの導入を検討されているのであれば、導入しておけば間違いなしの経費精算システムです!

2. シリーズ連携がおすすめ!『jinjer経費』

画像出典元:jinjer経費公式HP
 

特徴

機能が充実しているにも関わらず、月額500円(1人あたり)と他サービスと比べて安いです。

勤怠管理・人事管理など他のjinjerシリーズと連携して1つのプラットフォームで利用できるのも非常に便利なポイント。

人事データを1つのプラットフォームにまとめることで業務効率化をはかれるほか、費用を抑えることもできます。

サポート体制が整っており、契約継続率99.4%・サポート満足度91.6%と高い満足度を誇るサービスです!

料金プラン

初期費用:30万円
月額費用:500円/人

他のjinjerシリーズと合わせて利用することで、よりお得に利用できます。

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3. 急成長中!『ジョブカン経費精算』

画像出典元:「ジョブカン経費精算」公式HP
 

特徴

ジョブカン経費精算を導入した会社で、多いのがコストパフォーマンスを評価する声。必要な機能を、リーズナブルな料金で提供しているのが、ジョブカン経費精算の魅力です。

ジョブカン経費精算の大きな特徴は料金体系。初期費用がゼロ円で、月額利用料もユーザ 1人あたりの料金なので、はじめて経費精算システムを導入する、小規模の会社にかなりオススメです。

料金プラン

初期費用:無料
月額費用:1ユーザ 400円 

最低利用料金が5,000円(13人以上)という条件があるものの、 1ユーザに対する課金システムのため少人数の会社でも導入しやすいです。

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4. 作業時間を90%削減!『TOKIUM経費精算』

画像出典元:「TOKIUM経費精算」公式HP
 

特徴

TOKIUM経費精算(旧:レシートポスト)の最大の特徴は、領収書の画像を撮影して送るだけかんたんに経費申請ができること。

似たような機能を持つ経費精算システムは多くありますが、その多くはOCRという機械による自動入力のため、入力ミスが避けられず、確認や修正の手間が生じます。

TOKIUM経費精算はオペレーターが代行入力してくれるため、入力精度が圧倒的に高く、手直しの手間がかかりません

iOS/Android いずれも専用アプリが用意されているため、利用しやすいです。

料金プラン

初期費用:30万円
月額費用:ユーザー数無制限で30,000円~

初期設定サポートは初期費用に含まれています。

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5. 国内売上シェアNo.1!『Concur Expense』

画像出典元:「Concur Expense」公式HP
 
 

特徴

スマートフォンへの対応や、UIなどの使いやすさに定評があるConcur Expense。その高い評価により、国内経費精算市場8年連続トップシェアを獲得しています。

非常に機能が充実しており、カスタマイズ性も高いのが特徴です。

また、「経費精算を無くそう」をコンセプトに、タクシー配車アプリの「JapanTaxi」「DiDi」、「タイムズカーシェア」、名刺管理アプリの「Sansan」や、スマホ決済アプリ「PayPay」と連携するなど、様々なサービスと連携して経費精算を効率化できるのも注目です。

料金プラン

<Standardプラン>
初期費用:無料
月額利用料:29,000円~

<Professionalプラン>
レポート数に応じた従量課金制で、会社の規模など条件により価格が異なります。

詳細はこちらより資料をご確認ください。

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6. 操作しやすいインターフェースが特徴!『経費BANK』

画像出典元:「経費BANK」公式HP
 

特徴

「経費BANK」は初期費用0円で操作性の高いワークフローを実現しており、SBIビジネスソリューションズが運営する経費精算システムです。

操作の簡単さ・分かりやすさを目指すことで操作ミスや計算ミスを無くしており、信頼性と確実性を重要視する企業には最適です。

また、現在使用中の会計ソフトに合わせて仕分けデータを出力可能なので、振込作業なども楽に確実に行えます。

料金プラン

初期費用:無料

  5IDまで 10IDまで 20IDまで 30IDまで
月額費用 1,500円 3,000円 6,000円 9,000円


※利用ID数が200を超える場合は別途見積りが必要です。

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7. 領収書を”わずか5秒”でデータ化できる!『バクラク経費精算』

 画像出典元:「バクラク経費精算」公式HP

特徴

「バクラク経費精算」は、複数枚の領収書を”わずか5秒”でAI-OCRが読み取ります。

読み取った値は申請データに自動で反映されるため、金額・支払先の手入力は不要

データの目視チェックを重視する企業にはあまり向いていませんが、入力ミスの防止効果が大いに期待できます。

申請内容はSlackで通知されるため、スピーディーな経費精算作業が実現。申請時のミスを軽減させたい企業には、うってつけのシステムです。

料金プラン

初期費用:無料
月額費用:20,000円~

無料トライアルがあるので、使用感を試せます。

創業10年以内の企業向けに初年度の利用料が6か月分無料になるキャンペーン実施中

実施期間:2022年11月1日(火)〜2022年12月31日(土)
キャンペーン対象:創業2012年1月以降の企業
※その他、条件の詳細につきましては、お問い合わせください。

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まとめ

世界的な流れにもなっているキャッシュレス決済。

今や、街に出ても多くの店舗やサービスで利用できるようになっています。

多くのメリットがあるキャッシュレス決済を、企業が導入しないのは自社の不利益にもなりかねないのではないでしょうか。

政府もキャッシュレス化を進めている背景もあり、今後もこの波は途絶えることはありません。ぜひ、この機会に自社のキャッシュレス決済の導入を前向きに検討してみませんか。

画像出典元:Unsplash、Pexels

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