記事更新日: 2024/05/22
経費・交通費精算の申請や承認、領収証の保管など、申請者も承認者も手間の多い経費精算。
毎月必要な作業である経費精算を簡略化できたら便利だと思いませんか？
今回は経費精算システムの特徴や導入メリット・デメリットについて、わかりやすくご紹介していきます。
またおすすめの経費精算システム「Concur・ジンジャー経費・楽楽精算」についても比較しながら解説していきますので、導入システムに迷っている方はぜひ参考にしてください。
このページの目次
経費精算システムとは、交通費や交際費などの経費精算を自動化し、効率的に経理処理を行うシステムです。
例えば交通費の計算を交通系ICカードなどの履歴から取り込んだり、自動仕訳ができたりと面倒な入力作業が簡略化できます。
また法律で定められている領収書の保管も電子帳簿保存法に対応しているシステムを導入すれば、領収書の原本を残す必要はありません。
経理精算システムを導入すれば申請者・経理担当者共に効率的に経費精算が可能になるため二度手間や人的ミスを削減できます。
経費精算システムは多く種類が存在し、さまざまな便利機能が搭載されています。
一般的に搭載されている機能について、簡単にまとめると以下の通りです。
| 機能 | できること |
| 交通費精算 | ICカードの履歴をスマホなどで取り込み、交通費の入力補助が可能です。 |
| 定期区間の自動控除 | 定期区間と利用ルートの照合を自動で行うため、交通費の過払いを防止できます。 |
| 申請・承認の簡略化 | 申請者は必要事項をシステムに入力するだけで申請が完了し、承認者も申請データを確認するだけでいいのでどちらも空いた時間に作業が可能です。 |
| 領収書の読み取り機能 | 領収書を写真撮影すれば、金額や取引先、受領日など必要な情報がデータ化されます。 |
| 自動仕訳 | 会計ソフトと連携しているシステムであれば、仕訳入力が自動で行われます。 |
| スマホ・タブレット対応 | スマホやタブレットから経費精算の申請や承認が可能になるため、場所や時間を選ばずに手続きが可能です。 |
他にもシステムによってキャッシュレス送金機能や経費精算データを分析し、コスト削減に役立つ機能もあります。
上記に挙げた機能だけでも申請や承認、経理担当者の手間を大幅に削減することが可能です。
便利な機能が多い経費精算システムですが、導入するメリットにはどんなものがあるのでしょうか？ここでは経費精算システムを導入するメリットについて確認します。
経費精算システムを導入することで得られるメリットは次の5つ。
1. 業務効率化
2. 内部統制が強化される
3. ペーパーレス化が可能
4.複数の支店・営業所のデータを一元管理
5.テレワークに対応できる
一つずつ確認していきましょう。
経費精算システムには、自動計算機能や自動入力機能が搭載されているため、申請者だけでなく承認者や経理担当者のチェックの負担が軽減できます。
交通費の計算や領収書の付け合せ、入力ミスなどがなくなり業務効率化に繋がります。
また領収書も写真撮影するだけで電子データ化が可能なため、領収書を申請書にのり付けして経理担当者へ提出する必要もありません。
経費精算システムを導入すれば申請や承認のワークフロー化が可能となり、承認作業がスムーズになります。
経費精算をしていない社員の抽出や承認状況がすぐにわかるため、申請を催促しやすくなるでしょう。
また承認フローが決まっているため、申請書の紛失や宛先間違いなどによる情報漏えいの危険性もありません。
対応している経費精算システムであれば、領収書を電子データ化することで紙の領収書原本を保管が不要になります。
面倒だった領収書のファイリングや7年間保管後の廃棄処分作業、領収書ファイルの保管場所を確保する必要がありません。
全国に支店や営業所がある企業でも、クラウド型経費精算システムにログインすれば、どこでも全ての経費データが閲覧できるためデータの一元管理が可能です。
各支店・営業所のデータがいつでもリアルタイムで確認できるため、支店からの報告遅延も締め日に焦って確認しなくて済みます。
クラウド型経費精算システムであれば、新型コロナウイルスでも注目され始めたテレワークにも対応できます。申請書の作成・提出や承認が全てオンライン上でできるため出社の必要がありません。
さらにキャッシュレス送金機能や法人用クレジットカードがあれば、小口現金も廃止できるので経理担当も現金管理のために出社せずに済むでしょう。
メリットについてご紹介しましたが、反対にデメリットはどんなことが考えられるでしょうか。経費精算システムを導入するデメリットについて2つご紹介します。
1. システムに対応できる体制が必要
2. コストがかかる
経費精算システムを導入することで考えられるデメリットの一つに、社員への教育や経費精算フローの変更が挙げられます。
今まで紙で申請していた社員にとってわかりやすく便利なシステムでなければ、余計にミスが発生する可能性もあるでしょう。
また一部の社員から従来通り紙での申請を求められるケースもあり、紙とシステムによる2通りの申請に対応しなければならない場合もあります。
経費精算システムの導入には必ずコストがかかります。
利用するシステムによって料金はもちろん、搭載されている機能が異なるため自社にあったシステムを選ばなければ費用対効果は見込めません。
システム導入料や月額利用料、さらに機能追加のための従量課金など、料金体系がわかりにくいシステムもあるので注意が必要です。
ここまで経費精算システムのメリット・デメリットについてご紹介してきました。
ここで数多くの経費精算システムの中から、自社にあった経費精算システムの選び方について抑えておいてほしいポイント3つをご紹介します。
経費精算システムは便利な機能が搭載されていることが特徴ですが、不要な機能もあります。
たくさんの機能がついているシステムはコストも高くなる傾向があり、自社にとって何が最適であるか判断しなければなりません。
業務効率化を目指すのであれば現在の自社の課題を洗い出し、目的にあった経費精算システムを選びましょう。
会計ソフトや旅行予約サイトとの連携など、経費精算システムにはさまざまなシステムと連携が可能です。
しかし場合によっては、手作業でデータ連携をしなければならないシステムもあります。
現在使用しているソフトとの連携の可否や連携方法について、システムの導入前に確認しておきましょう。
初めて経費精算システムを導入する際は、使用感や運用のしやすさが試せる無料トライアルの利用をおすすめします。
操作や運用が難しければ、運用するコストや手間が増えてしまうだけなので導入前に試しておきたいポイントです。
実際に申請・承認する社員が悩まずに作業できるか、経理担当者が感じている負担を軽減できるか確認しておきましょう。
経費精算システムについてなんとなくわかってきましたでしょうか？ここからは初めての導入におすすめの経費精算システムについてご紹介します。
数多くある経費精算システムの中から3つご紹介しますので、比較表と合わせて確認していきましょう。
まず今回おすすめする3つの経費精算システムの比較表はこちらです。
| Concur | 楽楽精算 | ジンジャー経費 | |
| 初期費用 | 無料 | 10万円 | 30万円 |
| 利用料金 | 29,000円/50ユーザー | 30,000円/50ユーザーまで | 600円/1ユーザー |
| 電子帳簿保存対応 | 〇 | 〇 | 〇 ※オプション |
| スマホアプリ対応 | 〇 | 〇 | 〇 |
| 路線検索機能 | 〇 | 〇 | 〇 |
| 会計システム連携 | 〇 | 〇 | 〇 ※別プロダクト利用 |
| 自動仕訳機能 | × | 〇 | 〇 |
| 承認ワークフロー機能 | 〇 | 〇 | 〇 ※別プロダクト利用 |
| 外国語対応 | 21言語以上 | 英語のみ | × |
| OCR機能 | 〇 | 〇 | 〇 |
| ICカード連携機能 | 〇 | 〇 | 〇 |
| 無料トライアル | × | 〇 (30日間） |
〇 |
※2020年12月現在の比較。料金や仕様が変更になる場合があります。
こちらの表を踏まえて、各経費精算システムの特徴を確認していきましょう。
画像出典元：「Concur」公式HP
Concurは中小企業から大手企業まで、幅広い導入実績がある国内シェアNO.1の経費精算システムです。
企業の規模によって製品プランが異なり、中小企業向けに低価格で最低限の機能を搭載しているシステムが提供されています。
非常に高性能な機能を搭載していて、領収書をアプリで撮影すれば必要項目へ自動入力される機能や、交通系ICカード・スマホアプリの決済情報の読み取り機能も搭載されています。
カスタマイズ性も高いので、大手企業になれば複雑になる部門ごとのワークフローの設定など簡単にできるでしょう。
また21言語以上対応しているので、海外からの請求書や領収書も翻訳や手入力の必要がありません。
| 初期費用 | 無料 |
| 料金 | 中小企業向け29,000円（50ユーザーまで） |
| 無料トライアル | なし（デモンストレーションあり） |
| URL | https://www.concur.co.jp/ |
画像出典元：「ジンジャー経費」公式HP
ジンジャー経費は充実した機能が搭載されていながら、月額料金600円/人とリーズナブルなコストで運用できる経費精算システムです。
ジンジャーが提供している他プロダクトと連携すれば、勤怠管理やワークフローなど複数の業務をジンジャーシリーズで統一できるようになります。
自動仕訳や乗換案内サービス「駅すぱあと」と連携し、スムーズな交通費申請が可能になる機能など搭載されている性能に申し分ありません。
定期区間の自動控除機能もついているため、手計算や再計算の必要もなく業務効率化が期待できるでしょう。
ワークフローの設定も部署やプロジェクト毎に設定できるので、部署間をまたぐ申請にも対応できます。
| 初期費用 | 30万円 |
| 料金 | 600円（1ユーザーにつき） |
| 無料トライアル | あり |
| URL | https://hcm-jinjer.com/keihiseisan/ |
画像出典元：「楽楽精算」公式HP
簡単に導入できる楽楽精算は、高性能な機能が盛りだくさんな経費精算システムです。
自動仕訳機能と各種会計ソフトとの連携で手入力が不要になり、月末月初の膨大な作業がこのシステム一つで完了します。
交通費精算も乗換案内ジョルダンが搭載されているので、駅名を入力すれば自動で交通費が自動計算されます。
また定期区間の自動控除機能が搭載されているので、経理担当者も再計算する必要がありません。
さらに楽楽精算は画面を自由にカスタマイズできるので、今まで使用していた申請書に似たレイアウトもできます。
| 初期費用 | 10万円 |
| 料金 | 30,000円～（50ユーザーまで） |
| 無料トライアル | あり（30日間） |
| URL | https://www.rakurakuseisan.jp/ |
経費精算システムは導入すれば、今まで時間がかかっていた入力作業や確認業務がなくなるため生産性の向上が期待できます。
しかし経費精算システムは数多くの種類があり、自社にあっているシステムを見極めなければなりません。
ここでは比較する際のポイントを3つご紹介しますので、今回ご紹介しているConcur・楽楽精算・ジンジャー経費のどれが自社に合っているか比較してみてください。
経費精算システムを導入する際は、自社が抱えている課題が解消できる機能が搭載されているものを選びましょう。
入力ミスや計算ミスでの差し戻しが多い企業であれば、高性能な自動入力機能や自動計算機能が可能なシステムがおすすめです。
機能が豊富な経費精算システムは魅力的に感じますが、その分メンテナンスや操作が複雑な場合もあります。
機能性の高さよりも必要な機能が搭載されているものをピックアップし、導入する候補を決めていきましょう。
経費精算システムには初期費用とランニングコストがかかります。近頃は初期費用が無料のシステムも増えてきており、今回ご紹介しているConcur・ジンジャー経費も初期費用が無料のシステムです。
しかし使用したい機能をオプション契約したり、月額料金がかかったりとランニングコストは必ずかかってしまいます。
経費精算システムを導入する際は、自社に取って必要な機能を兼ね備えているシステムのコストを比較しましょう。
また月額料金制や従量課金制、ライセンス買い切り制などシステムによってコストのかかり方が異なるので注意が必要です。
初期費用がかかってもランニングコストが低いシステムもあるので、トータルしてコストパフォーマンスを判断してください。
比較するポイントの3つめは、カスタマイズ性の高さです。経費精算システムは自社の規定に合わせて使用するため、柔軟にカスタマイズできるシステムは使いやすくなります。
特に大きな企業になると複雑な承認ルートが発生しやすいので、ワークフローの設定が複数できるシステムがおすすめです。
システムによっては、システム提供会社に設定をお願いしたほうが効率的に運用できる場合もあるので、コストと併せて確認しておきましょう。
今回ご紹介している3種類はすべてカスタマイズ性が高いシステムになっていますが、ジンジャー経費のみ別のプロダクトを使用しなければならないので注意してください。
経費精算システムを上手く利用すれば、業務効率化だけでなく生産性の向上やペーパーレス化などによるコスト削減が見込めます。
今回おすすめした経費精算システムの特徴をまとめると次の通りです。
経費精算システムの導入はコストがかかるといったデメリットもありますが、多くの企業が業務効率化の実現にメリットを感じ導入しています。
現在の自社に何が必要なのか見極め、どのシステムが一番合っているか比較し、導入を検討してみてください。
画像出典元：Burst、写真AC
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