経理業務の効率化は実現可能か?必要性や具体的施策、メリットを解説

経理業務の効率化は実現可能か?必要性や具体的施策、メリットを解説

記事更新日: 2021/01/15

執筆: 浜田みか

ルーティンワークが中心の経理業務ですが、属人的になりやすく、問題も可視化しにくいという問題点があります。

一方で、経理業務を効率化できれば、毎月発生する煩雑な作業も大変スムーズに進めて行けるようになります。

そこで、今回は経理業務の効率化に焦点を当て、なぜ効率化が必要なのか、効率化によってもたらされるメリット、業務効率化を実現するための具体的な施策などについて解説します。

あわせて、経理業務効率化を図るために最適なおすすめのツールについてもご紹介しています。

経理業務はなぜ効率化が必要なのか?

経理部門が担う業務は、慣例によって業務の進め方が固定化していることが多いもの。

ところが、その慣例に疑問を持つよりも、日々の業務に追われていることも少なくありません。

そんな経理業務に、なぜ効率化が必要なのでしょうか。

人材リソースの不足に対応するため

経理部門が担う業務は煩雑で、慣例によってやり方が固定されていることもあり、属人的になりやすいともいえます。

そのため離職や休職などによって人員が不足した場合、業務の進捗が一気に悪化するリスクを抱えています

どんな企業でも事務的業務に充てる人員は、必要最小限になりがちです。

限られた人材で既定の時間内に業務を終わらせるには、極力無駄を省くことがポイントになります。しかも、経理業務は社内業務の中でも重要度が高く、迅速に処理が求められるものばかり。

人員不足で処理が遅延したり、ミスが起きたりしては現場にさらなる負担がかかります。これらを回避するには、業務を効率化して現場の負荷を減らす努力が企業側に必要です。

正確で迅速な処理に対応するため

経理業務は、経営判断にも影響を与える重要なもの。

業務がスピーディに行われなければならないのはもちろんですが、高い正確性も求められます。

また、月末月初に集中しがちな請求処理には、膨大な業務量を処理するために残業や休日出勤が重なるなどして人件費も普段以上にかかりやすくなっています

業務を効率化すれば人員にかかる負荷を減らせるほか、経営判断に必要な経理業務へのリソースも割り当てる余裕が持てるようになります。

デジタル化による業務内容の変化に対応するため

経理業務の主な仕事といえば、伝票処理や決算処理、税務申告などが挙げられます。ところが、企業が置かれている環境はひと昔前に比べてめまぐるしいものがあります。

このような環境下では、経理データのリアルタイム性が求められることも少なくありません。

従来の固定化された業務ばかりに人員を割いていると、いざデータを要求されたときに即座に対応できず、経営判断に遅れが生じる可能性もあるのです。

業務内容の変化に応じるためにも、効率化は早急に図るのが最善策だといえるでしょう。

相互監視力強化によるリスク管理のため

金銭を扱う重要な経理は、会社にとって大きなリスクを抱える部門でもあります。会計の数字が合わない数値ミスのほか、横領などの犯罪リスクも潜んでいます。

数値ミスが起こる原因は、担当者のスキルに依存していること以外にも業務プロセスに問題がある場合も多いものです。

チェックフローを見直してみると、見えていなかったチェック機能の問題にも気づくはずでしょう。

犯罪リスクに関しては、不正を検知するための機能欠如、不正を抑止するためのけん制効果が働いていないことが考えられます。これらは、経理業務を可視化することでリスク回避可能です。

可視化するには相互監視力を高めることがポイントになりますが、ツールを上手く活用することが必要です。

経理業務効率化がもたらすメリットとは?

経理業務にはさまざまなリスクや問題点がありますが、効率化するとどのようなメリットを享受できるのでしょうか。

自社にとってメリットが低ければ、せっかく効率化のために仕組みを見直してみても社内に浸透しないばかりか、人員への負荷がさらに高まったり、従業員の不満を高めたりすることになりかねません。

ここでは、経理業務を効率化した場合のメリットについて解説します。

負荷軽減による重要業務へのリソース割り当てが可能に

経理業務を効率化すると、人員や作業への負荷が軽減できるようになります。

煩雑だった作業にかけていた時間を短縮できるようになり、月末月初の処理作業での残業を削減したりすることも可能です。

また、日々の業務にかかる負担が減るため、経営分析などの重要業務に人員を割り当てられるようにもなります。

業務迅速化による全体的なコスト削減

業務が効率化できれば、残業してまで処理していたような業務を規定時間内で終わらせることも可能になります。

業務効率を上げる方法の一つに業務のデジタル化がありますから、紙やインクなどの備品、郵送費といった経費の削減にも繋がります

ミス回避による生産性の向上

入力などの作業を人の手で行っている場合、どれだけ注意を払っていてもミスを完全に回避することはできません。しかし、ツールを導入することでミスの防止が可能です。

集計やチェックなどの作業もツールの機能を活用すれば、人の目や手を使うよりも迅速に対応できるようになりますから、必然的に生産性の向上を狙えます

経理業務効率化のための具体的施策

経理業務の効率化が自社成長に繋がるとわかっても、効率化のためにどのような施策を行えばいいのか、具体策がわからないという担当者もいるでしょう。

ここでは、個人・部署・会社単位でできる具体的施策について挙げてみました。

これから経理業務の効率化を図る企業担当者は、ぜひ参考にしてください。

個人でできる施策

経理業務を効率化するにしても、すぐに会社が対応できるとは限りません。そこで、個人単位でできる施策について挙げてみます。

  • 会計ツールを導入していない企業では、Excelを活用して精算書や請求書、見積書を作成する。
  • ミスは起きるものと考え、Wチェックするなどフォロー機能強化する。
  • 顧問税理士がいる場合は、手間がかかる計算書の作成や年末調整などの処理業務を税理士にアウトソーシングする。

 

部署やグループ単位でできる施策

人数が多くなるほどチェックすべき書類や業務が増えがちです。そこで、部署やグループなど小規模組織でできる施策を挙げてみます。

  • ツールを活用してオンライン上で経理データを共有する。
  • 領収書の整理や管理を簡略化して、作業そのものの負荷を減らす。
  • ミスは完全に回避できないことを前提にしたチェック体制や業務環境を築く。


紙書類をベースにした業務の進め方では、紛失や受け渡しミスなどのリスクもあります。

ITツールを活用して、オンライン上で経理データを共有するようにすればリスク軽減にもなるうえ、相互監視力強化にも繋がります。

領収書の整理や管理は、横やり業務になりやすいものです。積み重なれば、他の業務を圧迫する原因にもなりかねません。

整理の仕方や管理方法を簡略化するだけでも、作業負荷を軽減させることが可能です。

人員が介入する限り、個人単位での施策同様にミスを完全に防ぐことは難しいものです。チェック体制を築く場合、ミスは起こるものという前提の上で設計するのが望ましいでしょう。

また、ミスが起きてもリカバリーできる業務環境を用意することにより、経理に携わる人員の心理的安全性が維持されて、ミス発生率の抑制も可能です。

会社や組織全体でできる施策

会社や組織全体でできる施策を検討する場合、コストが発生するケースがあることも踏まえておきましょう。

  • 専用サーバーを必要としないクラウド会計ソフトを導入する
  • 現金による支出を避け、法人向けクレジットカードを活用する。
  • デュアルディスプレイで画面切り替えの手間を省く。
  • 社内全体に経理業務効率化の取り組みを浸透させる。


低コストでツールを導入するのであれば、専用サーバーを用意するようなオンプレミス型よりもクラウド型のほうがおすすめです。

クラウド型であれば、毎月固定額の利用料を支払うだけで初期費用不要ですぐに経理業務をデジタル化することが可能です。

経理業務をより効率的にするのであれば、現金による支出を控えてクレジットカードを取り入れましょう。

法人向けのクレジットカードであれば、支払い状況を一括して把握しやすく、ツールとの連携で経費管理もスムーズに行えます。

ツールを導入しても完全に人の手を省くことは難しい経理処理では、ディスプレイを複数台活用したほうがチェックミスの回避やチェックにかかる時間削減に役立ちます。

ハード面を揃えたとしても、そもそも社内に経理業務の効率化に対する理解がなければ、経理業務の効率化も頭打ちになりかねません。

経理部門と関係する部門には特に、理解を求める必要があります。全社が一体となることが、経理業務の本当の効率化に繋がります。

業務効率が図れるおすすめの経費清算システム

経理業務を効率化するうえで無視できないのが、経費清算システムの導入です。

ここでは、数あるシステムのなかから特におすすめのものをピックアップしました。

これからシステム導入を検討している担当者の方は、ぜひ比較検討の材料に活用してください。

1. シリーズ連携がおすすめ!jinjer経費

画像出典元:jinjer公式HP
 

特徴

機能が充実しているにも関わらず、月額500円(1人あたり)と他サービスと比べて安いです。

勤怠管理・人事管理など他のjinjerシリーズと連携して1つのプラットフォームで利用できるのも非常に便利なポイント。

人事データを1つのプラットフォームにまとめることで業務効率化をはかれるほか、費用を抑えることもできます。

またサポート体制が整っており、契約継続率99.4%・サポート満足度91.6%と高い満足度を誇るサービスです!

 

料金プラン

初期費用10万円、月額500円/人です。

他のjinjerシリーズと合わせて利用することで、よりお得に利用できます。

料金詳細については資料を参照ください。

 

 

2. 累計導入社数No.1。楽楽精算

画像出典元:「楽楽精算」公式HP
 
 

特徴

楽楽精算は累計7,000社以上に導入されている、国内導入数No.1の経費精算システムです。

楽楽精算が支持される理由はそのコスパ。必要な機能を比較的安価に利用できます。

カスタマイズしやすく、今ままでのフローから大きく変更せずにシステムをスムーズに導入できる点も重要なポイント。スムーズに導入したい企業におすすめのツールです。

料金プランはユーザー数に応じて変動し、最低利用金額は3万円です。そのため、従業員数が少ない企業から1000名を超える大企業まで、幅広い事業規模に対応できるシステムです。

今は従業員数が少なくても、将来的に従業員数が増えることが見込める企業は、「楽楽精算」がおすすめです。

料金プラン

初期費用が10万円、月額費用が3万円〜です。無料トライアルもあります。

評判・口コミ

導入の決め手はクラウド、コスト、操作性
Hamee株式会社

楽楽精算はこれまでエクセルでやっていたことが、そのまま画面上でできる、という感覚です。これまで使用していたエクセルフォーマットと同様の項目を、同じように配置することが管理画面上でできるので、私たち経理側で行う初期設定もとても簡単でしたし、申請や承認をする立場である社員たちからは特に不満の声もなく、スムーズに導入できました。

他社比較の結果、最も使いやすいと感じたのが楽楽精算だった
ADインベストメント・マネジメント株式会社

3製品のテスト環境を試し、その中で「思っていた以上に使いやすかった」「交通費精算がとても楽にできた」との声を最も多く獲得したのが楽楽精算だったため導入を決めました。設定の自由度が利くので、画面レイアウトや仕訳項目に申請画面をカスタマイズして自社に合った運用でシステム化出来ています。
交通系ICカードの読取機能と過去の申請内容の再利用が好評ですし、申請者と経理担当者の両方の業務効率化を実現できました。

 

 

3. 急成長中!ジョブカン経費精算


画像出典元:「ジョブカン経費精算」公式HP

特徴

ジョブカン経費精算を導入した会社で、多いのがコストパフォーマンスを評価する声。必要な機能を、リーズナブルな料金で提供しているのが、ジョブカン経費精算の魅力です。

ジョブカン経費精算の大きな特徴は料金体系。初期費用がゼロ円で、月額利用料もユーザ 1人あたりの料金なので、はじめて経費精算システムを導入する、小規模の会社にかなりオススメです。

料金プラン

利用料は月額400円 / 1ユーザで、初期費用不要

最低利用料金が5,000円(13人以上)という条件があるものの、 1ユーザに対する課金システムのため少人数の会社でも導入しやすいです。

評判・口コミ

「わかりやすさ」が選んだ理由
JapanTaxi株式会社

最終的に、このようなシステムにあまり慣れていない事務スタッフに、各社のアカウントを一通り見てもらいました。「どれが一番難しくなさそう?」聞いたところ、ジョブカン経費精算が一番分かりやすいです。」と答えてもらったのが一番大きかったです。

承認取り消し機能が便利
テモナ株式会社

「承認取り消し」機能が便利ですね。承認ボタンを押したあとに「やっぱり戻したい!」と思うことが時々あるんです。ジョブカン経費精算は、このように細かいところまで、ユーザを考えて設計されている印象があります。

 

 

4. 作業時間を90%削減!RECEIPT POST

画像出典元:「RECEIPT POST」公式HP
 

特徴

RECEIPT POST(旧: Dr.経費精算)の最大の特徴は、領収書の画像を撮影して送るだけかんたんに経費申請ができること。

似たような機能を持つ経費精算システムは多くありますが、その多くはOCRという機械による自動入力です。そのため、入力ミスが起こることは避けられず、どうしても確認や修正の手間が生じます。

それに対して、RECEIPT POSTはオペレーターが代行入力してくれるため、入力精度が圧倒的に高く、手直しの手間がかかりません

自分で金額を手入力することが無いため、入力時間の大幅な削減、および金額の間違い・入力忘れを未然に防ぐことができ、iOS/Android いずれも専用アプリが用意されているので安心です。

また、会計ソフトとも自動連携が可能なため、経費精算にかかるコスト・時間ともに軽減可能です。

料金プラン

初期費用は10万円から、月額費用は6万円からです。

専用スキャナ&ポストが1セット1万円で、最低でも1セットの購入が必要です。

評判・口コミ

日付や金額が自動的に入力
ビズメイツ株式会社

RECEIPT POSTによって立替経費や交通費の入力が楽になりました。 受領した領収書やレシートをスマートフォンのカメラで撮影すると、日付や金額が自動的に入力されます。また、交通費については駅名だけを入力すれば、経路や金額が入力されるので、非常に楽です。経費の中でも特に交通費が多いので、ここが効率化されることは大きいです

振込・伝票作成までが従来の1/3程度に
株式会社ベジテック

これまでは、領収書と申請書のダブルチェックが必要だったのが、デジタル化することで、パソコン一台で振込まで完結するようになりました。具体的には、20~30人分の経費精算が、振 込・伝票作成まで従来の1/3程度の時間(約1時間)で十分に終えられるようになりました。経費データを直接会計ソフトに連携させることで、伝票を作成できる点も助かっ ています。

 

 

5. 国内売上シェアNo.1!Concur Expense


画像出典元:「Concur Expense」公式HP

特徴

スマートフォンへの対応や、UIなどの使いやすさに定評があるConcur Expense。その高い評価により、国内経費精算市場6年連続トップシェアを獲得しています。

非常に機能が充実しており、カスタマイズ性も高いのが特徴です。

また、「経費精算を無くそう」をコンセプトに、タクシー配車アプリの「JapanTaxi」「DiDi」、「タイムズカーシェア」、名刺管理アプリの「Sansan」や、スマホ決済アプリ「PayPay」と連携するなど、様々なサービスと連携して経費精算を効率化できるのも注目です。

経費精算システムを導入しようと考えている企業は知っておきたいサービスの1つでしょう。

料金プラン

  Standard Standardエントリー Standardレギュラー
月額費用 29,000円~ 要問合せ 要問合せ


Standardプランは、初期費用0円です。

中堅・大企業向けにConcur Expense Professionalプランも用意されていますが、レポート数に応じた従量課金制で、会社の規模など条件により価格が異なります。

詳細はこちらより資料をご確認ください。

コンカーの資料を無料ダウンロードする

 

 

まとめ

経理業務は、会社の会計を扱う重要なものです。

効率化することによって、日々のルーティンワークにかかる負荷軽減やコスト削減に繋がるだけでなく、自社の進路を決める経営判断にも良い影響を及ぼします

煩雑な業務に大切な人員を取られてしまう現状を打開し、より一層自社の隆盛に向けて人員を投じるためにも、早急に経理業務の効率化を図っていきましょう。

 

画像出典元:Pixabay、Unsplash

最新の記事

起業LOG運営のプロトスター社では一緒に働く仲間を募集しております

ページトップへ