交通費精算は手間も時間もかかる!その原因と課題、解決方法を解説

交通費精算は手間も時間もかかる!その原因と課題、解決方法を解説

記事更新日: 2020/06/25

執筆: 高浪健司

経費精算のなかに交通費精算という業務があります。

これは、社用で外出した際に移動でかかった運賃を会社に請求するもので、経費のなかでも非常によく使われます。

しかし、交通費精算は申請から精算までの手間や時間がかかる傾向にあるなど、従業員の負担となっているケースも少なくありません。

今回は経費精算のなかでも、ひと際手間や時間がかかる交通費精算について、申請から処理までの流れや課題について、詳しく解説していきます。

交通費精算とは

交通費は経費精算のなかでも非常に多く使われる経費のひとつです。

交通費精算とは一般的に、自宅から会社までの通勤費用や近所の取引先へ行くなど、比較的近い距離を移動した際にかかった費用を精算する事を指します。

なお、交通費精算として扱われる内容として具体的には「電車代・バス代・タクシー代・駐車場代・ガソリン代」などが挙げられます。

ちなみに、経費精算のなかで交通費と似たようなものに旅費交通費というものがありますが、この2つは同じように思えて別物です。

交通費は前述のとおり、勤務地を起点に近場の移動に必要な電車代やバス代などを指しますが、旅費交通費は業務のために従業員が遠方へ移動する際に要する諸経費を指し、電車代やバス代などに加えて宿泊費や食費なども含まれます。

交通費と旅費交通費は非常に混同されがちですが、しっかりと定められた勘定項目に沿って処理しなければなりません。そのため、交通費精算を処理する場合は注意が必要です。

交通費精算の流れ

では続いて、実際に交通費はどのような方法で精算すれば良いのか、交通費精算の大まかな処理の流れを説明していきます。

なお、ここでは営業担当者が会社から近くの取引先へ訪問する際の交通費を例に挙げて、交通費精算をおこなう方法と流れを説明します。

営業担当者

経費精算をおこなう場合は基本的に領収書の提出が必要とされますが、近場を移動するための電車やバスの運賃に関して、その都度領収書をもらうのは困難です。

そのため、営業担当者は営業活動をおこなった内容を「交通費精算書」に記録しておく必要があります。

なお、交通精算書で記入する項目としては「日付・交通手段・利用区間(片道・往復)・金額・その他備考」などが一般的です。

交通費精算書に必要事項を記入したら上司に確認してもらい、承認印を押印してもらいます。

その後、経理担当者がその交通費精算書を確認し、内容に問題等が無ければ出金され、営業担当者に使用した分の現金が戻されます。

精算金の受け取り、最後に受領日と受領印を押して終了です。

経理担当者

経理担当者は、営業担当者が提出した交通費精算書をそれぞれ1件ごと確認し、必要事項の記入漏れなどが無いかのチェックをおこないます。

また、仮払金の有無に関しても確認しますが、確認作業でもっとも重要となるのが適正なルートで申請しているかどうかです。

これは、訪問件数が多い従業員ほど交通費を不正に申請し、通常よりも多く受給する傾向にあると言われているためです。

こうしたこともあるため、経理担当者は申請されたルートが最も安いルートで申請されているかなど最安経路と運賃を調べる必要があるのです。

なお、交通費精算に限らず経理精算をおこなう際は申請書類の内容に見落としなどの不備があってはなりませんので、確認作業は複数人によるダブルチェックが好ましいです。

以上が交通費精算の流れですが、この流れをまとめると概ね下記のようになります。

1. 営業担当者が交通費精算書を作成する

2. 交通費精算書を上司に確認してもらい、承認印をもらう

3. 経理担当者が交通費精算書の内容を確認したのち、営業担当者に現金で精算

4. 現金を受け取ったら、署名もしくは受取印を押印して完了

 

交通費の精算業務は手間も時間もかかる

交通費精算は数ある経費精算のなかでも、とりわけ手間や時間がかかる面倒な業務である。と、多くの経理担当者は言います。

では、なぜそこまで交通費精算は手間や時間がかかる業務だと言われているのでしょうか。その理由としては「確認作業」が非常に多いということが言えるでしょう。

なかでも経路と運賃が適切かどうかを確認する経路確認は非常に手間のかかる作業です。

この経路確認とは営業担当者が目的地へ行くまでの経路に対してもっとも安い運賃かどうかという確認作業で、経理担当自らルート検索などをおこないながら実施されます。

経路確認を確認したうえで、運賃が適切であれば問題ありませんが、そうでないケースも多々あります。

万が一、経路や運賃に問題があれば当然差し戻して交通費精算の再申請をお願いすることになりますが、この再申請ということ自体も手間になってしまいます。

さらに、経費での問題上、交通費を申請する際は定期区間を控除しなければならないといった交通費申請の決まりがあります。

しかし、実際に申請されてくるものには定期区間を控除せず、そのまま申請してきてしまうケースが非常に多いというのが実情です。

そして何より、経理担当者は交通費精算を処理する際に間違いがあってはなりません。もちろん交通費精算に限りません。

経理業務というのは基本的に一通りチェックし終えたら、さらに別の人が内容を確認します。いわゆるダブルチェックです。

記入内容や経路、運賃のチェック、さらに複数人によるダブルチェックなど。交通費の精算処理業務には非常に多くの労力と手間、そして時間がかかるものなのです。

交通費精算に関する課題(デメリット)

前述のとおり、経理担当者にとって交通費の精算処理業務には多くの手間や時間、労力がかかります。

そのため、交通費精算を処理する経理担当者からも交通費精算はデメリットが多いなど、不満を懐いているケースも少なくありません。 

では、交通費精算でどのようなところがデメリットになっているのかを見ていきましょう。

確認作業が非常に面倒

交通費精算における最大のデメリットは、確認作業に多くの手間と時間がかかるということです。

前述のとおり、経理担当者は申請された記入内容をすべてチェックするほか、最も安く行ける経路なのかを検索して確認する必要があります。

また、確認後に経路が適切ではないと判明した場合は、交通精算の差し戻しをおこない、再申請してもらわなければなりません。

経理担当者でこのような声があります。

 

社内における経理の立場が弱く、交通精算の差し戻しをする際、いつもビクビクしながら営業担当者に再申請をお願いしている。

 

本来、定期区間を控除した金額で申請しなければならないのに、明らかに面倒くさがって控除せず、そのまま申請する人が多くて非常に困っている。


経理担当者にとって交通費精算は重要な業務のひとつであるため、間違いなく確実に処理しなければなりません。

そのため、申請内容に問題があれば当然やり直してもらうわけですが、経理担当者も営業担当者も同じ人間ですから、差し戻す側、戻される側、どちらも良い気はしないでしょう。

一つひとつ細かくチェックしなければならないことに加えて、それぞれ担当者の不満が発生しやすいというのは、交通費精算の大きなデメリットであると言えるでしょう。

交通費の不正な申請・受給が発生しやすい

交通費の不正な申請・受給に関しては前項でも少し触れましたが、交通費精算時の不正申請、不正受給は思いのほか多いと言われています。なかでも多いのが虚偽記載です。

前述のとおり、交通費精算というのは精算時に領収書を添付しなくても特には問題ありません。

そこで、実際には行ってもいないのにも関わらず、あたかも行ったかのように経路と運賃を申請し、交通費を不正に受給するといった手口があります。

また、交通費精算は近い場所での移動が基本となります。そのため、実際の移動は自分の自転車やバイクなどを使いながらも、バスや電車を使用したことにして申請するなどの手口もあります。

交通費精算は経費精算業務のなかでも、多くの手間や時間がかかるうえ頻繁に発生する業務ですので、すべてを完璧にチェックするのは極めて難しくミスも発生しやすいのが現状です。

それを知ってか知らずか、交通費の不正受給をおこなう従業員もなかにはいるので、経理担当者は細心の注意を払わなければなりません。

面倒な交通費精算処理はアプリで解決!

交通費精算といえば、営業担当者が訪問先までの経路と運賃を調べて、用紙に記入もしくはエクセルに入力して直上の上司に承認をもらいます。

経理担当者はその申請書を確認し、適切な経路と運賃になっているか、定期区間が控除されているか、さらに領収書など必要書類は揃っているか、など幾つもの確認作業を経て精算しています。

これが一般的な交通費精算の流れです。

このように、営業担当者が申請してから経理担当者が精算まで、数多くの工程を踏まなければならない交通費精算は非常に効率が悪く、従業員に与える業務への負担やストレスは想像以上に大きいものであると言えるでしょう。

「申請が面倒」「確認作業が大変」「時間がかかる」など、申請する側・精算処理を行う側、双方ともに不満が出てしまう業務は改善すべきであり、改善する手段としては交通費精算アプリの導入がおすすめです。

交通費精算アプリは、これまで大きな負担となっていた申請時や確認時の手間をすべて省いてくれるため、申請から精算までストレスなくスムーズに処理することが可能となります。

こうした便利なアプリを上手く使うことで手作業が大幅に減り、さらにミスも無くすことができるため、今までよりも確実に効率よく業務を進めることができるようになります。

交通費精算アプリは、交通費精算に関するすべての精算業務をラクにしてくれるのです。アプリについてもっと詳しく知りたい!という人は、下記記事を参考にしてください。

 

まとめ

営業担当者は、訪問先までの経路と運賃を検索したあと金額を出し、必要事項を交通費精算書に記入。上司から承認印をもらって経理担当者へ提出。

経理担当者は、提出されたら交通費精算書を確認し、経路や運賃は適切か、定期区間が確実に控除されているか、金額に間違いはないか。など一件一件確認。すべてに問題がなければ精算されます。

これが一般的な交通費の精算業務であり、多くの企業で当たり前のようにおこなわれています。

しかし、申請から精算まで幾つもの工程を踏まなければならない交通費精算はあまりに非効率で、申請する側、精算処理をおこなう側、共に間違いなく負担となっています。

また、交通費精算は経費精算業務のなかでもとりわけ面倒かつ手間や時間がかかるうえ、頻繁に発生する業務でもあります。

頻繁に発生する業務であるにも関わらず非効率では、他の業務へ支障をきたす原因にもなり得ますので、交通費精算アプリを導入するなどして、交通費精算業務の効率化を図りましょう。

画像出典元:O-DAN/PhotoAC

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