小口現金はデメリットが多い!小口精算をなくす方法を解説

小口現金はデメリットが多い!小口精算をなくす方法を解説

記事更新日: 2021/06/15

執筆: 高浪健司

外出する際の交通費や文房具、消耗品の購入など、事業をおこなっていくなかで現金が必要となるケースは多々あります。

多くの会社では急に現金が必要になった時に対応できるよう、小口現金として手元で管理し運用しています。

しかし、小口現金の管理は非常に手間のかかる作業が多く、担当者における業務負担が大きいなど課題も多いのです。

今回は、小口現金の非効率さやメリットやデメリット、小口現金精算をなくす方法について解説していきます。

小口現金・小口精算とは

社員が外出する際の交通費や社内備品・文房具の購入費用、そして突然の慶弔費など、会社というのは日常業務のなかで現金が必要となるケースが多々あります。

会社はこうした何らかの出費に備えて常に少額の現金をあらかじめ手元に用意し管理しておきます。このことを「小口現金」と言います。

小口現金は会社の経費として扱われますので、基本的に担当者が毎日、業務終了後に小口現金出納帳の残高と支出記録、そして手元にある現金の残高を照らし合わせ、すべての残高に間違いが無いかのチェックをおこなう必要があります。

また、小口現金は主に交通費や文房具など非常に細かいものに対して利用されるものであるため、利用の頻度が多ければ多いほど管理業務への負担も増えます。

申請件数が増えれば増えるほど慎重な確認作業が求められるため、時には複数人によるチェックも必要です。

次に小口精算ですが、小口精算とは領収書と引き換えに現金を従業員へ支払うことを言います。通常、従業員は経費を使用したら領収書を発行してもらいます。

その後、その領収書を添付して申請をおこない、小口現金の担当者から現金を受け取ります。これが小口精算の一般的な流れです。

こうした小口精算は多くの企業で実施されていますが、非常に手間がかかる作業で、特に計算や入力ミスなど問題が発生しやすくなるといった課題も多くあります。

小口現金担当者がやるべき業務

経理担当者が管理するのか、それとも小口現金を管理する担当者を別に決めてやるのか。

それはその企業によって様々です。しかし、業務としてやるべきことが意外と多いのが小口現金の管理です。

では、小口現金の担当者がやるべきこととは一般的にどのようなものがあるのか見てみましょう。

従業員が代金を立て替えた場合

  • 従業員が経費として使用したものの領収書を持ってくる
  • 持ってきた領収書と引き換えに金庫から現金を渡す
  • 小口現金出納帳へ記入し、領収書は別に保管する
  • 一日の業務終了後、手元にある現金を数え、出納帳との残高に間違いがないかを確認する

 

事務用品を購入する場合

  • 業務で使用する新しいボールペンを購入したいと申し出がある
  • 金庫から現金を渡す
  • 購入した領収書とおつりがあればもらい、おつりを金庫に保管する
  • 小口現金出納帳へ記入し、領収書は別に保管する
  • 一日の業務終了後、金庫にある現金をかぞえ、出納帳との残高に間違いがないかを確認する

基本的に小口現金担当者というのはこうした作業を毎度繰り返しおこなう必要があるため、非常に手間がかかり業務負担となるケースが多いのです。

小口現金運用のメリット・デメリット

前述のとおり、小口現金での運用は現在でも多くの企業でおこなわれています。

ではここで、小口現金を運用することによって、どのようなメリットが得られるのか、またどのようなデメリットが生じるのかをそれぞれ見ていきましょう。

メリット

常に一定額の現金が会社に常備されているため、急に現金が必要となった場合でもすぐに対応することができます。

また、小口現金はその場で現金精算をおこなうため、経費の立て替えを頻繁におこなう営業担当者などに対しての負担軽減に繋がります。

デメリット

  • その都度、現金精算をしなければならない
  • 小口現金を使用した際、その都度小口現金出納帳へ記帳しなければならない
  • 一日の業務終了後、手元に現金がいくらあるのかを必ずチェックしなければならない
  • 小口現金の使用有無に関係なく、月末には残高の確認作業をしなければならない
  • 手元にある現金残高と小口現金出納帳とが合わなかった時の確認作業や会社のルールに沿った適切な会計処理が大変
  • おつり用として常に小銭を用意しておかなければならない
  • 稀なケースではありますが、現金の不正利用や盗難など問題が発生する危険性がある

このように小口現金の運用についてメリットとデメリットをご紹介しましたが、小口現金はメリットよりもデメリットの方が遥かに多いということがわかります。

また、小口現金は原則として現金残高と帳簿残高とが常に一致している状態でなければいけませんので、担当者は毎日こうした確認作業をおこなわなければなりません。

小口現金を無くした方がメリットがある

前項のメリット・デメリットでご紹介したとおり、小口現金はメリットよりもデメリットの方が多く、また面倒な作業も多いため非効率で業務負担になりがちです。

そのため、一層のこと小口現金の運用を廃止した方が逆にメリットが多く得られると考えられます。

では、これまでおこなってきた小口現金を無くすことによって、主にどのようなメリットが得られるのかを見ていきましょう。

経理担当者の業務負担軽減

担当者にとって、小口現金の残高確認や帳簿への記帳作業はもっとも負担となる業務です。

前述のとおり、担当者は小口現金と小口現金出納帳の残高を毎日確認しなければなりませんし、仮に1円でも金額に誤差が生じていた場合、過去の領収書などを引っ張り出してくるなど、徹底的に確認追求しなければならないため非常に大変かつ面倒です。

また、小口現金は基本的に都度精算であるため、一日に何度も精算に来られてしまうと精算する度に他の業務も一旦中止しなくてはならないなど非効率的です。

小口現金を無くすことで経理担当者の負担が軽減するため、業務における大幅な効率化が図れます。

盗難や紛失などの不正リスク回避

小口現金は会社に現金を置いておくということになります。そのため、紛失や横領、盗難など不正リスクは常にあります。

また、現金の精算や記帳など基本的に手作業となるため、残高が合わないといったケースも少なくなく、たとえ少額だとしても現金を扱うということは想像以上に心的ストレスを与えるものです。

小口現金を無くすことは、こうした不正リスクや管理業務に対するストレス負担の軽減にも繋がるのです。

申請する従業員の負担軽減

小口現金の運用を無くすことは、小口現金を管理する担当者に業務負担を減らすだけではなく、経費申請をおこなう従業員の負担軽減にも繋がります。

特に外出が多く立て替え頻度の高い営業担当者にとって、都度精算するのは非常に手間のかかる作業で非効率です。

また、営業担当は外出先から直帰することが多く、領収書を紛失してしまうことも少なくありません。

万が一領収書を紛失すると出金伝票を起こさなくてはならないなど、更に面倒なことになります。

小口現金を無くすことは経理担当者のみならず、申請者にとっても業務負担に繋がるなどのメリットが大きいのです。

経費精算方法として多くの企業で当たり前のように使われている小口現金ですが、実は無駄な作業が非常に多く、業務としても非効率であると言わざるを得ません。

そのため、小口現金を使わない方が効率的で業務もスムーズに進めることができる、ということになるのです。

小口現金を無くすための取り組み

小口現金での精算は非効率であり、小口現金を無くした方が効率的である。ということが、ここまででお分かりいただけたかと思います。

しかし、長らくやってきたことをいきなり止めることは混乱を招くことにもなりますので、上手く小口現金を無くすための取り組みを説明します。

立て替え精算を月1回にする

これまで小口現金の立て替えをおこなう場合、立て替えた際の領収書と引き換えにその都度現金で精算するといった流れが基本でした。

これを、都度精算を止めると同時に締め日を決め、精算を月末など月1回にまとめておこなうことで効率化を図ります。

ただし、立て替える側としては一時的な負担となるため、しっかりと理解を深めるよう説明が重要です。

法人用クレジットカードを利用する

立て替えを頻繁におこなう必要がある従業員を対象に法人用クレジットカードを配布し、現金ではなくクレジットカードの利用を推奨します。

クレジットカード決済にすることで支払いが一本化となり業務の簡素化へと繋がります。

また、文房具やコピー用紙など消耗品の購入に関してもオンラインショップを利用し、支払いもクレジットカード決済にすることで、購入も支払いも効率的におこなうことができます。

法人用プリペイドカードを利用する

法人用プリペイドカードサービスも、導入が非常に容易であるため小口精算の効率化におすすめです。

例えば、Bizプリカという法人向けプリペイドサービスでは、Mastercardの機能がついており従業員の建て替えが不要になるほか、

  • 導入時の与信審査が不要
  • チャージ金額分しか利用できないため、不正利用が予防できる
  • 社員1人ひとりの所持が可能
  • 会計ソフトとの連携で経費精算も容易に
  • 経費の利用状況の即時把握

など法人向けクレジットカードとはまた違った便利さで経費精算業務を効率化できます。

Bizプリカはカード1枚あたい月額100円とリーズナブルなので、小口精算の効率化を実現したい方はまず法人向けプリペイドカードの利用も検討してみましょう。

積極的に口座振替へと切り替える

直接会社に集金人が訪れ、利用代金等を支払っているものがあれば、支払い方法を口座振替に切り替えましょう。

口座振替に切り替えれば小口現金でのやり取りも必要なくなるので、非常に効率的です。

仮払金の支給

小口現金を無くした場合、出張など外出することが多く経費を立て替えなくてはならない従業員にとっては負担が大きくなります。

そこで、事前に仮払金として一定の概算額を対象の従業員へ支給しておきます。

その後、従業員から領収書を提出してもらい差額を精算、毎月の給与と同じタイミングで振り込みをおこない調整します。

小口現金精算をラクにするなら経費精算システムがおすすめ

会社を運営していくなかで小口現金は重要な役割を持っています。

しかし、基本的に都度精算となる小口精算は処理や管理などに多くの手間がかかるなど、メリットよりもデメリットの方が多いものだと言わざるを得ません。

前項では、小口現金を無くすための取り組みとしてお伝えしましたが、あくまで都度精算を無くし、処理を一度にまとめて効率的にするといった取り組み。

そのため、結局のところ、小口現金出納帳への記帳や確認作業といった面倒な業務はおこなう必要があり、一部簡素化しただけであって完全に効率化するわけではありません。

ノートに手書きしたりエクセルに入力したり目視で確認したり、小口現金精算は非常に面倒で手間や労力を必要とする作業です。

こうした面倒で手間のかかる経費精算をラクに、そして効率的にしてくれるのが「経費精算システム」です。

経費精算システムは、領収書などをスマートフォンのカメラで撮影し、内容を自動で読み取りデータ化する機能や、経費申請、承認、精算といった一連の流れを一括管理できる機能などまで、経費精算に関するあらゆる手間を省き、効率的かつ正確に処理することが可能となっています。

小口現金精算を廃止し、経費精算システムを導入することで徹底的にムダを無くし、従業員それぞれが効率的に業務をおこなうことが会社の成長へと繋がります。

ぜひ経費精算システムを導入し、非効率で面倒な作業から脱却してください。

下記記事では、おすすめの経費精算システム12選を比較し、詳しく紹介していますので、ぜひ参考にしてください!

 

まとめ

会社には、出張費や交通費、消耗品の購入など急に現金が必要となるケースが多々あります。

小口現金とは急に現金が必要となった場合、すぐその場で対応できるよう少額の現金を手元に置いておくことを言い、現在でも多くの企業で取り入れられています。

しかし、小口現金は基本的にその都度精算となるため、従業員が領収書を持って申請に訪れれば、経理担当者はその場で現金で支払わなければなりません。

また、一日の業務終了毎に、手元の現金残高と小口現金出納帳の残高に間違いがないかを必ず確認しなければならないなど、小口現金に関する業務は多岐に渡ります。

細かく非常に手間のかかる小口現金は、処理をおこなう経理担当者をはじめ申請する従業員の日常業務の遅れを招く原因にもなり得ます。

また、単独で出金できる環境にある小口現金は、横領や盗難といった不正リスクについても懸念され、結局のところ小口現金はメリットよりもデメリットの方が多くなってしまいます。

近年では、電子マネーやWeb決済、クレジットカード決済など、支払いも現金を使わない手段が普及してきており、今後も現金を持たないスタイルは進んでいくことでしょう。

小口現金は会社にとって重要な存在ですが、これまで通りの運用方法にはムダが多く、業務への負担も大きくなります。

そのため、現金での管理を減らしつつ、経費精算システムを導入するなど経理業務の効率化に繋げていきましょう。

画像出典元:O-DAN

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