SmartGo Staple

記事更新日: 2021/08/27

執筆: 木下千恵

編集部コメント

「SmartGo Staple」は、通勤費と旅費交通費を改札を通過するだけで自動判別でき、立替や出張前の仮払い申請、領収書の申請といった数多の手間を削減できる経費精算システムです。リモートワークと出社とで通勤費精算が複雑化してもシステムが自動でチェックしてくれます。

  • 法人カードの発行を急ぎたいスタートアップ企業
  • 多少コストがかかっても経費精算の徹底的なキャッシュレス化、コスト削減を図りたい企業

に特におすすめです。

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良い点

改札を通過するだけで交通費の申請まで完了し、通勤費と交通費の自動判定も可能です。経費申請は領収書の写真を添付するだけ。法人プリペイドカードで、購入時の立替も不要です。

悪い点

経費精算システムは300円〜700円/1IDが相場ですが、「SmartGo Staple」は法人プリペイドカードと経費精算システムがセットになっているため、1,000円/1IDです。

費用対効果:

中~大企業では経費精算の工数削減に、スタートアップ企業では法人カードの導入面でメリットがあります。特に出張回数や、経費精算の件数が多い企業ではコスパ◎です。

UIと操作性:

改札を通過するだけで交通費申請が完了、経費精算も領収書の写真をアプリから送信するだけのスマート申請が可能です。プリペイドカードの利用で立替も不要です。

社外連携:

CSVダウンロード機能により、主要な会計システム10種類のフォーマットに応じた経費データを出力することができ、Yayoi Smart Connectとのデータ連携も可能です。

セキュリティ:

アプリからワンタッチでカードの無効化が可能。領収書は画像保存でき電子帳簿保存法に対応できます。

SmartGo Stapleの特徴4つ

1. Stapleとここがちがう!改札を通れば交通費の申請完了

「SmartGo Staple」は、モバイルSuicaと法人用プリペイドカード「Stapleカード」が一体となった新しい経費精算システムです。

 

Stapleとの違いは?

Stapleにはない「SmartGo Staple」最大の特徴は、改札を通過するだけで交通費の申請が完了することです!

Stapleでも交通ICカードからの読み取りは可能でしたが、読み取った項目を1つずつタップして申請するため、従業員に余計な手間がかかってしまうのが課題でした。

その点「SmartGo Staple」では、唯一、JR東日本から公式にデータを取得!

モバイルSuicaを使用することで、改札機を通っただけで交通費の申請が完了します。

出張回数が多い従業員も、申請漏れやミスを心配する必要がなくなり、出張後の処理の手間が大幅に減るでしょう。

 

通勤や私用で改札を通ったらどうなる?

これは、新機能である通勤費と交通費の自動判定機能がポイントです。

管理者が設定したルールに照らし合わせ、システムが不適切な利用を判別。私的な利用通勤費交通費の区別が可能です。

これなら出張時の交通費とそれ以外を区別し、スムーズに申請することができます。

特に、通勤費は課税対象、旅費交通費は非課税です。企業のコンプライアンスにも「SmartGo Staple」は有用です。

 


通勤費と交通費、私的な利用を自動で判定できる
 

2. 紛失時はリモートロック!プリペイドカードでも安心のセキュリティ

「SmartGo Staple」は、セキュリティも万全です。

例えば、プリペイドカード紛失の際、スマホからワンタッチでカードを無効化できる機能が搭載されています。

万が一、カードを失くしてしまっても、簡単に、迅速に対応できるので安心です。

セキュリティ対策として以下の取り組みが行われています。

「SmartGo Staple」のセキュリティ対策
  • Stapleカード紛失の際、スマートフォンからワンタッチでカードを無効化できる
  • 決済情報のリアルタイム通知や、チャージ金額による利用上限の設定が可能
  • 24hのモニタリングによる不正検知の実施
  • サービスログイン時のセキュリティとして2FA(2要素認証)を導入
  • アプリ上でのカード番号、セキュリティコードを非表示(物理カード発行に限定)

プリペイドカードにはクレジットカードのような審査が必要ないため、多種多様な雇用形態の人に配布できる点は大きなメリットですが、大勢の従業員に配布する場合はセキュリティが気になるところです。

「SmartGo Staple」なら上記の対策を徹底しているので安心です。

さらに、利用データはそのままデータベースに連携されるので、申請漏れや改ざんのリスクも回避できます。


ワンタッチでカードを無効化できる
 

3. Stapleカードで立替不要!経費申請もらくらく行える

「SmartGo Staple」なら経費の申請もスマートです。

物品を購入した場合は領収書の写真やスクリーンショットを撮り、アプリで送信するだけで経費申請が完了!

スマホで完結でき、プリントアウトなどの手間は不要です。

また、領収書は画像データでの保管が可能、電子帳簿保存法にも対応でき安心です。

支払いはStapleカードを使用するので、立替が不要になる点も魅力。従業員は仮払い申請を行う必要がなくなり、経理担当者は振込対応が不要となります。

振込の手数料を削減できるメリットはもちろん大きいです。

同時に、申請・精算業務にかかる手間を削減することで浮いた時間を、コア業務に当てることが可能となり、企業全体の生産性向上が期待できるのも大きな産物と言えるでしょう。


立替不要
 

4. NTTコミュニケーションズが運営だから安心

「SmartGo Staple」は、クラウドキャスト株式会社が開発する経費精算サービス「Staple」をNTTコミュニケーションズが提供する交通費精算サービス「SmartGo」と組み合わせることにより生まれた経費精算システムです。

母体がNTTコミュニケーションズなので運用面での安心感は抜群!

障害発生時の対応やBCP対策も万全ですから、リスクを心配することなく、安心して利用し続けられます。

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SmartGo Stapleの料金プラン

初期費用は無料です。

以下の料金は300IDまでのものです。それ以上は別途見積もりが必要です。

なお、1枚あたり165円(税込)のStapleカード発行手数料がかかります。

料金プランは次の2つです。

セット版サービス:「SmartGo Staple」

月額1,000円(税込1,100円)/ 1ID

経費の申請・経費の承認・経費データのCSV出力など、経費精算手続きに必要な機能に加え、交通費精算サービス「Smart Go」の機能を連携したサービスです。

単体版サービス

月額600円(税込660円)/ 1ID

セット版サービスから、交通費精算サービス「Smart Go」の連携機能を削除したサービスです。

オプションサービス

初期設定サポート:200,000円(税込220,000円)/ 回 / 企業

セミナートレーニング:30,000円(税込33,000円)/ 回 / 企業

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まとめ

この記事では「SmartGo Staple」の特徴や評判・口コミ、料金を解説しました。

「SmartGo Staple」なら、他の経費精算システムからさらに、手間やコスト、紛失・不正のリスクを削減できます!

交通費・経費精算の徹底的なキャッシュレス化・効率化が図れるシステムを導入したい企業にはぜひおすすめです。

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画像出典元:「SmartGo Staple」公式HP

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