記事更新日: 2024/09/27
企業によって頻度は異なるものの、出張はビジネスにはつきものです。
しかし、出張の際に行う申請から精算に至るまでの業務が非常に非効率で、出張者・経理担当者ともに面倒だと感じているケースが多いのが現状です。
そこで今回は、出張経費の申請から精算までどのような流れで行われているのかを紹介するとともに、書類の作成方法や業務効率化に必要なことなど、詳しく解説していきます。
このページの目次
ご存知のとおり、出張費とは社員が出張した際にかかった諸経費のことを言います。
なお、出張費は勤務地以外の遠隔地へ出向いて業務をおこなう際にかかる必要経費のことで、主に新幹線や飛行機などの交通費や食事代、ホテルや旅館での宿泊費などがそれに該当します。
また、出張経費には予約などをして事前に金額が判明している場合と、現地に行ってから発生する場合との2通りがあります。
ちなみに、事前に判明している場合は仮払金を渡し、現地で発生する分に関しては一先ず社員が立て替え、その後に精算を行う事後精算が一般的です。
このように、出張の際にかかった費用を経費として精算することを出張経費精算と言います。
現金の支給方法に関しては会社によって様々ですが、会社で管理している小口現金を使用してその場で現金で支払うケース、もしくは給与とは別に出張手当として振り込むケースがほとんどです。
出張は会社によって頻度は異なるものの、事業を展開していくうえでよくあることです。また、出張時には移動の際の交通費や食事代など、様々な支出が発生するものです。
しかし、出張中にかかったすべての費用が経費として認められるわけではないので、そこは注意が必要です。
さて、出張経費がどういうものかが分かったところで、次に出張の際の申請から精算までの主な流れを解説していきます。
出張する必要がある場合、まず出張申請書に必要事項を記入します。
なお、出張申請書の内容についてはその会社によって様々ですが、一般的に記入すべき項目としては「出張先・目的・期間・移動手段・移動費用・宿泊先／宿泊費」などが挙げられます。
出張者は作成した出張申請書を上司に申請し承認印をもらいます。
出張申請書に上司の承認印が押印されたらひとまず作成は完了、出張申請書は経理へ提出されます。
経理担当者は、提出された申請書の項目を一つひとつに目を通し、誤りがないかをチェックします。
この時、経理担当者は申請書に記入された経路と運賃に相違が無いかを自ら調べ重点的にチェックすることが非常に重要となります。
仮払金の支払い。これは、出張時に必要な費用の概算を算出し、出張者が多くの費用を立て替えることがないよう事前に費用を支給しておくものです。
通常、仮払金が必要な場合は出張申請書と一緒に仮払金申請書も添えて経理へ提出します。
経理担当者は、仮払金を支給する際、受領印もしくはサインをしてもらうなど必ず支給した事実を記録として残しておきましょう。のちに何らかのトラブルが発生した際に役立ちます。
出張が終了して会社に戻ってきたら、出張時にかかったすべての出張費を精算します。なお、出張費の精算は出張者が出張旅費精算書を作成したうえで領収書を添付して経理に提出します。
経理担当者は提出された申請書と領収書をよく確認し、余剰金があれば返金を求め、不足金があればその分の費用を支給します。
いずれにせよ金銭が関わることであるため決してミスがあってはなりません。そのため、経理におけるチェックにはダブルチェックが欠かせません。
すべてのチェックが完了し精算した際は、受領印もしくはサインを忘れずにもらい、精算書の内容を会計ソフトや仕訳帳に仕訳を入力、転記して完了です。
出張時にかかる費用としては、主に交通費、食事代、宿泊費などが挙げられます。
これは前でも少し触れましたが、出張時に発生した費用に関して、何でも経費として落とせるというわけではありません。
そのため、出張経費について経費として認められるかそうでないかをしっかりと確認しておく必要があります。
新幹線や飛行機、タクシーにレンタカーなど、出張時には様々な交通機関を利用して移動することがあるでしょう。基本的には、こうした様々な移動手段を利用しても経費として認められます。
しかし、徒歩で行くところにタクシーを使ったり、飛行機を使うところに新幹線を使ったりなど、移動手段の利用に関して合理的ではない場合は経費として認められない可能性があります。
そのため、交通費に関してどの範囲まで経費として認められるのかを事前に会社へ確認しておくと良いでしょう。
食事というのは、出張時に限らず日常的に発生するものですから出張経費として認められないことが大半です。そのため、出張の有無にかかわらず食事代については自分で負担するのが一般的です。
ただし、取引先や顧客との会食をした場合、これは仕事に関係すると判断できるため接待交際費として処理をすることができます。
また、取引先などとの打ち合わせを含む食事の場合で5,000円以下の場合、会議費として会計処理することもできます。
接待交際費と会議費との大きな違いは5,000円という飲食代の基準です。1人5,000円を超えるものは接待交際費、5,000円以下であれば会議費という扱いになるのです。
いずれにせよ、食事代は食事と仕事が関係しているかどうかで、経費として認められるかが異なってくるわけです。
出張には宿泊も付きものですから当然経費として認められます。
ただし、宿泊費に関して宿泊料金に上限が決められている場合、それを超える宿泊費に関しては経費として認められず、自己負担となるので注意が必要です。
また、宿泊先が食事付きの場合も注意が必要です。前述のとおり、単に自分が食事をするといった場合は経費として認められません。
そのため、宿泊代と食事代の領収書をそれぞれ別々に出してもらう必要があるなど非常に面倒なことになりかねません。
出張では自分が宿泊したいところに経費を使って宿泊できるわけではない、ということを知っておくべきです。
出張が必要となった場合、まず出張申請書を作成し、出張が終わったら経費を精算するため出張旅費精算書の作成もしなければなりません。
そこで、次に解説するのは申請書と精算書の作成方法についてです。
申請書や精算書に関しては会社によってフォーマットが用意されていることが大半ですが、必要事項としては概ね下記のとおりです。
出張の必要性や費用等を明確にするため、出張申請書にはこのような事項を記入するのが一般的です。
また、出張申請書は出張に関する内容や情報を事細かく具体的に記入することが大切で、特に移動する際の交通手段や移動リールにおいては、出発点から到着点のみ記入するのではなく、途中乗り換え等もしっかりと記入することが重要です。
では続いて出張旅費精算書です。出張旅費精算書とは、出張時に発生した出張旅費を精算するための重要な書類です。
なお、必要な項目としては概ね下記のとおりです。
出張旅費精算書を作成する際は、このような内容を必要事項として作成すると良いでしょう。
なお、出張申請書、出張旅費精算書ともに法律によって決められたフォーマットが存在しているわけではなく、項目や内容など細かい部分はその会社によって様々です。
そのため、初めて作成するといった場合はこれを参考にしながら必要な項目を加えていくようにしましょう。
また、出張旅費精算書を提出する際は領収書も一緒に添えて提出することになります。出張者は領収書やレシートを捨てずにしっかり持ち帰ってくることが重要です。
いずれにせよ、書類を作成する際は記入漏れなど間違いが無いよう正しく作成することを心がけましょう。
書類に何らかの不備があると経理担当者の負担が増えると同時に処理にも余計な時間がかかってしまいます。
ここまでお伝えしてきたとおり、出張の必要がある場合、まず出張の目的や必要性、費用などをまとめた出帳申請書を作成して上司や経理部門に提出することから始まります。
そして帰社後、出張時にかかった費用を精算するため出張旅費精算書を作成して経理部門に提出します。
このように、出張する際はこうした一連の作業を行わなければならず、申請から精算に至るまでの作業量が出張者・経理担当者ともに多く非常に面倒な業務です。
これは出張する機会が多ければ多いほど各担当者の作業量が増えるため、処理ミスも発生しやすくなります。
なお、出張申請書や出張旅費精算書に関してエクセルやワードで作成したフォーマットを印刷し、その用紙に申請者が手書きで記入し、提出するケースが一般的です。
なかには用紙を使用せずエクセルに内容を直接入力し、そのまま送信して申請を行うといったケースもあります。
しかし、エクセルに入力してデータを申請したとしても、経理担当者がそのデータ内容を仕訳帳に転記しなければならないので、結局のところは手間となり、非効率であることは間違いありません。
では、どうすれば出張申請と出張旅費精算の業務を効率化できるのでしょうか。
用紙やエクセルを使用したこれまでの申請・精算方法は、手間や時間、労力がかかるうえ、ミスも多く発生するなどといった非効率さが目立ちます。
下記は、申請者・経理担当者、それぞれで良く聞かれる声です。
出張申請や出張旅費精算というのは、書類を作成する申請側が面倒だというイメージが強いですが、経理担当者にとっても非常に煩雑な業務であり、出張申請から経理業務に至るまで、申請者・経理担当者ともに不満や悩みが多い非効率な業務なのです。
そこで検討をおすすめするのが、出張管理システムの導入です。
出張管理システムは、出張申請から経理業務に至るまでをワンストップで行うことができるほか、スマートフォンなどモバイルにも対応しているものも多く、面倒な申請や手間のかかるチェックなど、これまでの様々な面倒な課題も一気に解決してくれます。
ただし、システムの導入には初期費用や月額費用など多額なコストがかかる場合や、導入後のルール作成や社内教育に時間や手間がかかるなどデメリットとなる部分もあります。
出張管理システムを導入する際は、メリットとなる部分だけではなくデメリットもしっかり理解したうえで検討を進めていくと良いでしょう。
下記記事では、おすすめの出張管理システム7選をピックアップしてそれぞれの特徴を解説しています！是非参考にしてみてください。
今回は、出張経費の精算についてお伝えしました。
ここでお伝えしてきたとおり、出張することが決まった場合、一般的に申請から処理に至るまで、概ね下記のような流れで進められていきます。
1. 出張者自ら出張申請書を作成する
2. 上長もしくは責任者などからの承認を得る
3. 仮払金が発生する場合は申請を行う
4. 帰社後、出張者自ら出張旅費精算書を作成し、上長もしくは責任者に提出、承認を得る
5. 経理部門に出張旅費精算書が提出される
6. 経理担当者が内容を細かくチェックし、正しく処理される
出張することが決まるたび、毎回このようにいつもの工程を段階的に踏んでいかなければならないため、申請する側・処理する側、どちらも非常に面倒で手間がかかります。
かと言え、アバウトな出張管理を行っているとコスト増に繋がるばかりか、日々の業務にも悪影響を及ぼす原因ともなりかねません。
頻度は違えど、ビジネスを行ううえで出張は付きものです。
そのため、経費精算システムを導入するなど申請から処理に至るまで、確実かつ効率的に進められるよう、しっかり策を講じるべきです。
出張経費の精算業務に限らず、業務の効率化を図ることは企業が成長していくうえで非常に重要で大切な取り組みです。
ぜひ、出張に関する業務の手間やストレス、コストなど改善すべき課題があるのであれば改善し、効率的な業務環境になるよう努めていきましょう。
画像出典元：O-DAN／PhotoAC
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