X-point

3.3

記事更新日: 2021/08/24

執筆: 編集部

良い口コミ・評判

コメントが残せるので不備がなくなった

導入から5年くらい経ちますが、閲覧機能で提出物を一覧で確認できたりやり取りの中でコメント残せるので、不備がなくなるといったメリットがあります。今誰が承認を止めているのかがわかるところも便利です。

悪い口コミ・評判

書類管理は2割しか自動入力されない

アラート機能がないので申請の途中で止まったとしてもほとんど気付けず、こまめに確認しています。また8割くらいの書類は自動で反映されず、手入力です。安いとはいえ、これからこのツールを導入しようとしている方は、費用対効果をしっかり考えるべきだと思います。

編集部コメント

X-point(エクスポイント)は、書類の回付を簡単に電子化するワークフローパッケージです。顧客管理データや案件管理データの登録フォームとして、ワークフロー以外の幅広い用途でも利用でき、約1,500社の企業に導入されています。

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1. 書類を簡単作成

さまざまな入力支援機能で簡単に申請書を作成することが可能

2. 紙と同じような書類作成機能

自社で使用している書式デザインに合せて作成することが可能

3. 検索機能

探したい書類をスピーディかつ簡単に見つけることができる

良い点

あらゆるオフィスワークを電子化に切り替えることで面倒な手書きでの書類作成作業はもちろん、かさばる書類の保管も必要ありません。

悪い点

今まで紙に手書きで作成していた書類がX-pointを導入により電子化となり、人によっては慣れるまでに多少時間がかかる場合があります。

費用対効果:

X-pointは、利用環境やご予算に合わせた3つのエディションから選ぶことができるので、自社に合わせたプランを見つけられます。

UIと操作性:

紙帳票と同じような入力フォームで、まるで手書きで作成するかのような感覚で使用することができます。

サポート体制:

X-pointには、メール又は電話で対応するカスタマーサポートチームがいるので安心です。

X-pointの3つの特徴

1. 用紙感覚で使える簡単フォーム作成

フォーム作成ツール画面


X-pointの最大の特徴は、「Web画面上なのに、まるで紙のように扱える」ところでしょう。おそらく、申請書などの書類を手書きで作成してきた人からすると、急に電子化されたら使い方などが難しくなってしまうのでは?と不安に思う方も少なくないでしょう。

しかし、上の画像を見てわかるように、X-pointは紙帳票そのものをイメージした入力フォームとなっているので、手書きの申請書と同じような感覚で使用することができます。これにより、はじめて使う方でも直感的に使うことができます。

いくら電子化で便利になったからと言って、使い方が複雑になっては手間がかかり逆効果です。さらに「電子化しない方がよかった」となってしまっては本末転倒でしょう。

その点X-pointでは、社員の作業の流れを大きく変えることなく、紙の申請書から電子化へスムーズに移行できるよう、現場の意見をしっかり取り入れて開発されています

また、下の画像のように、必須項目など必ず入力して欲しい部分を設定することができ、入力しないと申請者は先へ進むことができないようにもできます。

必須事項未入力時の画面

こうしてあらかじめ必須項目を設定しておけば、入力ミスなどを自動的にチェックしてくれるので、管理する側のチェック作業も大幅に軽減されます。こういった便利な機能が搭載されているのもX-pointの魅力でしょう。

2. スマートフォンやタブレッドでも操作が可能

スマートフォンでの画面

次に紹介するX-pointの特徴は、スマートフォンやタブレッド端末でも、パソコンと同じデータを簡単に操作することができるところです。

例えばあなたが承認者だった場合、パソコンでしか操作することができないとしたら、外出中は承認業務が滞ることになり、承認の遅れに繋がります。ですが、スマートフォンやタブレッドにも対応しているとなると、移動中でも簡単に承認確認をすることが可能になります。

また、X-pointはタッチパネルに最適なインターフェースを採用しているので、スマートフォンやタブレッドであっても快適に作業することができるのです。移動中でも快適に使えるのは、出張など外出することが多い方にとって非常に重要な機能と言えるでしょう。

※X-pointに対応したスマートフォン端末につきましては、別途カスタマーサポートへお問い合わせしてください。

3. 多彩な検索機能

検索機能利用画面

X-pointは、串刺し検索や日付検索など、様々な検索機能が搭載されているのも特徴です。ワークフローシステムの導入を検討する際、この検索機能についてはほとんど検討材料に入れていない傾向にあります。

実はこの検索機能は、日々の作業において非常によく使う機能であって、これは実際使用する現場の声として多くあがっていることなのです。検索機能を充実させることは、使用する人にとっては非常に重要な機能となります。

現場の声もしっかり取り入れている。そういったところも、X-pointが選ばれている理由のひとつと言えるでしょう。

X-pointの料金プラン

X-pointでは利用環境や予算にあわせて「Zero版/Standard版/Enterprise版」の3つのプランから選べるようになっています。料金が上がるに連れて、使用できるユーザー数が増えていくのが特徴です。

なお、各プランの基本パック価格は下記のとおりです。

Zero版の基本パック

標準価格:200,000円(税別)

ライセンスサービス費用:50,000円(税別)

(30人以下での利用が可能)

Standard版の基本パック

標準価格:600,000円(税別)

ライセンスサービス費用:90,000円(税別)

(1000人まで使えて、グループウェア連携可能)

Enterprise版の基本パック

標準価格:1,200,000円(税別)

ライセンスサービス費用:180,000円(税別)

(1000人以上が使えて、グループウェア & 外部システム連携可能)

Standard版とEnterprise版については、基本パックに加えさらに利用人数を追加することができ、追加するごとに別途料金が発生します。

X-pointの料金設定はとても細かく設定することができるので、検討の際は担当者とヒヤリングをしながら検討するとよりスムーズです。

X-piontを導入した経営者の声

起業LOG編集部は、X-pointを提供する株式会社エイトレッド 代表取締役 岡本康広氏に取材を実施しました。そこで分かったサービスのアピールポイントをご紹介します。

ワークフロー総研所長 兼 株式会社エイトレッド 代表取締役社長

ワークフロー総研所長 岡本康広によるX-Pointのアピールポイント

1994年株式会社ソフトクリエイトに入社。2018年、株式会社ソフトクリエイトホールディングスがM&Aした株式会社エートゥジェイの代表取締役副社長に就任。そして、2019年に株式会社エイトレッド代表取締役社長に就任。2020年よりワークフロー総研所長も兼務。

紙同然のフォームで初心者でもわかりやすい

X-point Cloudは多機能汎用性ワークフロークラウドサービスであるため、申請書や稟議書など、社内で行われる様々なやりとりのほぼ全てを電子化することができます。
 
例えば、権限や金額によって様々な承認ルートに分岐する複雑なワークフローでも、当社が今まで培ったノウハウを活かし、しっかりと対応できるサービスになっています。
 
UIについても非常に拘っていて、X-point Cloudでは紙同然のフォームを作成できます。
通常、ウェブブラウザの入力フォームだと、どうしてもアンケートフォームのようなHTMLベースの入力画面となってしまいます。それに対して当社では、エクセルやワードで作ったような紙のフォームをブラウザ上にそのまま表示できる技術を有しており、紙同然の入力フォームを作成することができるようになっています。
 
またスマホのアプリも4月1日からリリースしたので、外出時や出張中でも承認作業を進められます。
岡本康広がおすすめする ワークフローを充実させるSa

X-pointの評判・口コミ

サービス業

251〜500人

稟議申請の分類があまり多くない

利用にかけた費用

初期費用が20万円、月額費用が5万円かかっています。

不便だと感じた点を教えてください。

稟議案件について、このシステムを使うことで、今まで2週間ほど掛かっていた稟議承認事案が2~3日で通るようになりました。しかし稟議申請をする人にとって、稟議申請の分類があまり多くない設定なのでその他の事案で作成する必要があり、書き方が分かりづらい場合が出てしまいます。

更にこの承認ルートについても申請する人から見えないため、気づかないうちに社長承認案件だったりした場合などは焦ります。

小売業

101〜250人

複雑なエラーチェックや自動の数値入力も対応できる

使いやすいと感じた点を教えてください。

システム管理者が条件により承認ルートを設定可能なので、ユーザーが承認者を選ぶ必要をなくすことができる点が良いと思います。フォームは自社開発することになりますが、サポートサイトにテンプレートが豊富にあります。また、書類制御機能によりノンプログラミングで複雑なエラーチェックを設定したり、複雑な条件を判定し自動で値を入力したらできる点は、他のワークフローシステムには無い強みなのではないかと思いました。

APIについてもオプションにはなりますが、他社製品との連携アダプタの販売があるため、お金があれば簡単に連携は可能です。

不便だと感じた点を教えてください。

スマートフォン用アプリが存在しないため、プッシュ通知で即座に知らせる機能がないです。ただしメール通知はあるので、メールサーバーがプッシュ通知に対応している会社は問題ないかと思います。しかしそうでない場合は、急な承認を要するワークフローの場合は、電話をして承認をお願いするか、システム管理者が承認スキップを行う必要があるため、承認者が外出することが多い会社は不便に感じることがあるかと思います。

小売

1001人以上

多少のITリテラシーがあれば活用できる

サービス導入前の管理方法をおしえてください。

メールに書式を添付、もしくはfaxで送付していました。

使いやすいと感じた点を教えてください。

メールに比べて、処理が滞るケースが減った感覚があります。急ぎの案件が上長に処理されないために埋もれたり、いちいち別途連絡を入れないと稟議書が塩漬けになったり、あるいは自分自身も部下の申請を見逃してしまったりといったミスがなくなりました。業者に見積もりをとって急ぎで返事が必要な場合などは便利でした。

FAXの場合に起こりがちな誤送信や、送った送らないの揉め事も解消されました。

機能面では、締め切りをわかりやすくはっきり通知できたので期限をスルーされにくくなったこと、稟議や回覧がどこで詰まっているか見えるので対応しやすくなったことも良かったと思います。

不便だと感じた点を教えてください。

ITに詳しくない人間が一人でも上長になるとフォローが大変です。自分では普通と思う操作性もIT音痴には使いにくいようです。

書類の回覧手順については設定に融通がきかないらしく、社内の手続き上は間に入れる必要がない人まで承認ステップに入れられていることがあります。申請の設定が一手間増えてしまい、要らないのに手元に来た分もとりあえず処理して次に回す必要があったので、そこは不便でした。

外部連携はしやすいと感じましたか?

外部ツールとの連携はなかったです。Excelファイルなどの添付だけだったので連携に関しては不明となります。

他の会社にもおすすめしますか?

社内の手続きフローが整っていて、全員が多少はITリテラシーがないと、使いにくいと感じます。非公式なラインで話を通せば事足りる会社にも不要だと思います。

IT

251〜500人

作業が1回で完了するので効率的

サービスの使いやすかった点を教えてください。

承認を通すのに何人かの稟議が必要な場合、作業が1回で済む点が便利だと思います。

会社運営には関わらない程度の少額の予算申請や経費精算作業をメインにやっていますが、都度何人かの上司に確認するのは大変なので、その作業が簡略化されて助かっています。拠点がいくつかに分かれていても、システムを通せば個人間でのやりとりが簡単に行えます。必要なメンバーに回覧されるので、個々人に連絡を回さなくて済むのが便利だと思いました。連絡作業の負担はかなり軽減されています。

不便だと感じた点を教えてください。

使い始めのうちの話ですが、わたしの仕事内容からだと直接関係のない内容も、部署として関わりのあるスタッフのことだと回覧(回覧通知)が来ます。毎回来る通知で量が膨大になる点は少し不便に感じます。

回覧なので、システム上で承認や確認作業が必要なものではありませんが、申請後の作業上自分が関わる内容のものもあるので、たくさんの回覧の中から見逃さないようにしたり、後日申請の内容を探すのが大変だと感じることもあります。

外部ツールとの連携はしやすいと感じましたか?

外部ツールとの連携はあまりしていません。通知が来るのがOutlookなので、そこから申請内容を確認するためリンクにとんだりしています。

通知内容の申請へ直接アクセスできるので、使いやすいです。

他の会社にもおすすめしますか?

拠点がいくつかに分かれていて、個別に予算申請や経費精算をする必要がある会社の方にはおすすめです。紙媒体もしくはデータとして会社単位で申請のフォーマットを用意する…などの作業手間が不要になります。

昨今の在宅勤務などでも、オンラインなら個別に確認できるので、作業は効率化するでしょう。

商社

501〜1000人

上長の許可なしでは送れない書類があるのは不便

サービス導入前の管理方法を教えてください。

紙媒体で管理していました。

サービスの使いやすかった点を教えてください。

紙媒体での作業が不要になった事です。

また、導入前は、上長に書類提出の際に、大体がFAXでの提出でした。タイミングが合わず受け取ってもらえなかったり、なくされてしまったりということがありました。X-pointは証拠として残るので、提出したことが一目瞭然で、提出後の揉め事が減りました。

iPadであればどこからでもアクセスできるので、自分の店舗に戻らずとも月末の締め作業などができる点も、良かったです。

不便だと感じた点を教えてください。

新人の採用をした際に、履歴書と同じ内容をX-pointにて申請する必要がありましたが、その入力が非常にやりづらかったです。一度申請してから再度編集を押さないと選択できない項目がありました。

また、提出した上長が許可しないと人事に送信されない書類があるのも困りました。上長の事情で提出が遅れて、店舗が怒られることもありました。

レジ金台帳もx-pointを使用していました。月末までは上書き保存をし続け月末に提出するのですが、きちんと伝えないと勝手に提出されたりしていて厄介でした。

他の会社にもおすすめしますか?

正直、可もなく不可もなくといったツールなので、(どのツールでもそうですが)慣れれば使いやすいし、慣れるまでは使いづらいと思います。

金融機関コードなど調べるのが面倒なものが一覧で出るのは嬉しいので、この機能が役立つ会社にはおすすめできます。

サービス

501〜1000人

経費精算など紙ベースで行っている企業におすすめ

サービス導入前の管理方法を教えてください。

全て紙による管理でした。

サービスの使いやすかった点を教えてください。

書類を回していた頃は、それを誰が持っているのかも分からず聞いて回ったり印鑑を貰うためにオフィスの中を走り回ったりと、無駄な時間が多くかかっていました。

導入後は、誰が止めているか、どれくらい時間がかかっているか等ぱっと見で分かるようになりました。システム上で親会社からのチェックもできるようになったことで、皆緊張感を持って作業に取り組んでいるように思います。

経理という立場で事務書類を取りまとめることが多い身としては、とても楽になりました。

不便だと感じた点を教えてください。

使ったことのない方からすると、少々操作方法が分かりづらく、扱いが難しい部分があるかもしれません。まだ導入してから時期が浅い事もあり、提出される書類の約半分は何らかの不備で差し戻しになっています。

また、機能について説明した際に「それができる事は知らなかった」と言われることが多々あります。人によってはぱっと見だと分かりづらいのかもしれません。

しかし、きちんと入力方法が周知されていればそのようなこともないと思うので、そこは弊社側の課題でもあると思います。

外部ツールとの連携はしやすいと感じましたか?

ガルーンと連携していますが、コロナウイルスのバタバタもあり、未だ使い方が周知されておらず誰も使いこなせていない状況です。

他の会社にもおすすめしますか?

経費精算などを紙ベースで行なっている企業には是非おすすめしたいと思います。

管理や承認フローがより透明化され、多くの人の目にも触れるようになるので、交際費も減ったと感じています。

出版社

51〜100人

kintoneに乗り換えようと言う話が出ています

サービスの使いやすかった点を教えてください。

使用しているのはクラウド版です。仕事の担当者がわかり、今誰がボールを持っているかが分かるところです。また、提出物を一覧で確認できたり、やり取りの中でコメント残せたりするので、不備がなくなるというメリットがあります。

紙の申請が不要なので、コストカットにもなっています。

不便だと感じました点を教えてください。

アラート機能がないので、申請の途中で止まっても気づかないことがほとんどでした。承認が止まっている場合は、自分でなんとかしないといけないので不便でした。交際費の申請や経理上の申請を行っていますが、取引先の会食が必要な場合、途中で部長が承認していなかったことに気づけず、事後申請になってしまって怒られました。自分で申請したものはどこのステータスにあるのかをチェックしなくてはいけないので本当に大変です。

また、自動で反映されていない書類が多く、全体の8割くらいを手入力しています。

コスト感が良いのが理由で導入して5年ほど経ちます。途中のアラート機能がない、手入力が多い、といった理由から、現在はkintoneに乗り換えようと言う話が出ています。社員にヒアリングをしてツール移行捨かを検討しています。

IT

251〜500人

ワークフローツールを導入していない企業向け

導入にかけている費用

初期費用は100万円かかりました。

サービスの使いやすかった点を教えてください。

各ワークフローごとに承認者の人数・部署・管理職と、管理部門の設定が自由に行えるため、部署移動に対応しやすいです。また、出社せずに承認や申請が行えるのでリモートワークにとても役立ちます。

不便だと感じました点を教えてください。

UIが現在のトレンドと比較すると古いデザインです。ボタンやプルダウンも小さくて使いにくく、その点について社内からクレームが寄せられることがあります。

また、運用側によってはワークフローが不便になってしまうツールでもあります。特に管理職形態が複雑すぎると厳しくなります。

他の会社にもおすすめしますか?

ワークフローツールを社内で導入していない企業には向いていると思います。すでに導入している企業では、UI的にも退化した状態になってしまう可能性があり、あまりおすすめできません。

その他

251〜500人

双方の都合を調整しなくても良い

サービス導入前の管理方法を教えてください。

紙ベースで全て行われていたと聞いています。

サービスの使いやすかった点を教えてください。

決済などでX-pointを使用していました。自分で印鑑を頂きに他部署に行く必要がないので、相手と自分の双方の都合を調整しなくても良いといった利点があります。自分が空いている時間に使用できます。

当時の会社はもう退職してしまったのですが、今勤務している会社が紙ベースで行われるため、振り返ってもX-pointは良いシステムだったと感じます。

不便だと感じた点を教えてください。

何か変化があったときに通知が来てほしいと思いました。

こまめに確認していたつもりですが、どこまで承認して頂いているのか、決済が下りているのかなどを見逃してしまうことがありました。それで発注が遅れたこともありました。承認についてメールが来るなどの通知機能やお知らせ機能があれば、さらに良くなるように思います。

その他はなにも不便なところはなかったように感じます。

他の会社にもおすすめしますか?

本当に便利なのでおすすめします。時流としては先印鑑をなくす取り組みをしているにも関わらず、未だ印鑑が必要で印鑑のために出勤しないといけない方も大勢いると思います。その手間を防ぐためにx-pointをおすすめしたいです。

サービス

101〜250人

個別契約書作成には必須情報を載せるのに便利

サービスの使いやすかった点を教えてください。

人材派遣会社の営業として、主に個別契約書を作成したり社内稟議をあげたりするために使用しています。一つベースのものを作ると丸ごとコピーができるので、便利だと思います。

同じクライアントへ入職する方や退職する方が複数名いる場合は、名前や生年月日を変えるだけでよかったので楽でした。

また、自身が提出したものはグループリーダー、部長といった上司の承認がどこまでおりているのかも確認できました。早急に提出しなければならないものには上司に直接お願いもできたので良かったです。

不便だと感じた点を教えてください。

下書きボタンを押すことを70分間忘れてしまうと、それまでに作成したものが全て一からやり直しになってしまいました。X-point自体に慣れていない頃、せっかく作ったものが消えてしまったことが何度かあります。都度保存をしてくれる機能があれば嬉しいです。

他には、文字を大きくできないため、備考欄の全体像を把握しにくかったです。また、クライアントを先輩から引き継いだ際に他の人が提出したものはコピーできず、一から作り直しました。社内で提出したものもコピーができたら良いと感じました。

外部ツールとの連携はしやすいと感じましたか?

Outlookと連携しており、承認が差し戻されたときや上司からのコメント、承認のステップが進んでいる経過等が常に送られてきます。進捗をすぐに確認できるのは便利でした。

他の会社にもおすすめしますか?

私は人材派遣会社の営業経験しかありませんが、特に個別契約書作成時は必要な情報を載せるのに役に立つと思います。

新卒で入社したため、会社の様々なシステムに翻弄されてしまい、一人でできるまでにはとても時間がかかりましたが、慣れてしまえば基本やることは同じです。特に問題はありませんでした。

まとめ

いかがだったでしょうか?

X-pointは、あらゆる社内業務を電子化にするシステムですが、電子化となっても今まで使用していた紙の申請書などと同じような感覚で使える非常に使いやすいシステムです。

社内業務を電子化にすることで、事務処理の負担も軽減され、さらには入力漏れなどミスを未然に防ぐこともできるので、今までよりも断然効率的に業務を遂行することが可能となるのです。

是非、あなたの会社もワークフローシステムX-pointを導入し、社内業務の効率化を図ってみてはいかがでしょうか。


画像出典元:「X-point」公式HP

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