ワークフロー総研所長 岡本康広がおすすめする ワークフローを充実させるSaaS 5選

ワークフロー総研所長 岡本康広がおすすめする ワークフローを充実させるSaaS 5選

記事更新日: 2021/04/01

執筆: 吉田杏佑

ワークフロー総研所長 兼 株式会社エイトレッド 代表取締役社長

岡本 康広

1994年株式会社ソフトクリエイトに入社。最初の入社から現職に至るまでの間に二度、ソフトクリエイトグループを離れ、2017年にソフトクリエイトグループへ三度目の入社。2018年、株式会社ソフトクリエイトホールディングスがM&Aした株式会社エートゥジェイの代表取締役副社長に就任。そして、2019年6月に株式会社エイトレッド代表取締役社長に就任。2020年4月よりワークフロー総研所長も兼務。これまでシステムエンジニア、事業企画、マーケティング、新規事業など幅広い経験を積んで、現在は経営に力をそそいでいる。

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より良いワークフローを実現するためには、様々なSaaSを有効活用することが非常に重要になってきます。
そこで今回は、ワークフロー総研所長としてより良いワークフローを実現するために有効な、電子化・自動化を推進してくれるSaaSを紹介していきます。

1.BtoBプラットフォーム請求書

https://www.infomart.co.jp/seikyu/index.asp

より良いワークフローを作る上で、社内文書の電子化は非常に重要な観点です。

当社ではテレワークを積極的に進めていく中で、BtoBプラットフォーム請求書を導入し、請求書の電子化を推進しました。

導入前はかなりの工数がかかってしまうのではないかと、非常に不安視していましたが、実際には非常にスムーズに導入でき、とても使いやすいと社内でも好評です。
利用料もリーズナブルですし、社内の請求書は全て電子化することに成功し、請求書漏れも一切無くなったのが、本当に良かったと感じています。

注意点として、当然販売管理システムの中から請求データをCSVで落として請求書を送付するため、自社で導入している販売管理システムと連携させることができるかはチェックする必要がありますね。

 

2.SPA

https://www.wingarc.com/product/spa/

SPAはOCR機能と文書管理がオールインワンになったサービスです。

SPAを利用すれば今まで紙で管理していた文書をデジタル化して、それを保管し検索したり破棄したりできます。

SPA最大の特徴は、OCR機能がセットになっていることで、このOCR機能を利用すれば、AIが自動でテキストを読み込んでくれるため、文書を画像としてではなく、PDFなどのデジタル文書として保管することができます。

通常だと文書管理にOCR機能は標準搭載されていないことが多いため、標準機能としてOCR機能を搭載しているSPAは、文書のデジタル化という観点で非常に素晴らしいサービスですね。

また、電子帳簿保存法改正にもしっかりと対応していたり、オンプレミス型かクラウド型かを選べる点も良いです。

他にも、ワークフローシステムと連携して使用することにより業務プロセスで発生する文書の証憑管理をすることが可能です。
具体的には、SPAのほうで連携アダプタを用意されているので、ワークフローで申請した際の添付ファイルや申請内容を自動的にSPAにデジタル文書として保存することができます。これによりワークフローで申請した書類や添付ファイルに対してタイムスタンプによる証憑管理を実現します。
このように、ワークフロー×文書管理の観点もより良いワークフローを作る上で、非常に重要です。

 

3.UiPath Platform

https://www.uipath.com/ja/product

UiPath Platformは中小企業から大企業まで幅広い企業で利用できるRPAシステムです。

UiPath PlatformのようなRPAはワークフローと連携させることでも、大きな効果を発揮できるサービスです。

例えばワークフローの中では、承認/非承認が存在するので、人の判断が非常に重要視されます。
しかし見積書を作成したり、アラートを出すなどは、RPAなどのロボットでも可能なことです。
つまりワークフローの中には元々、人がやらなくてはいけない部分とロボットでもできる部分が共存しているのです。そのため、ワークフローシステムとRPAを連携させれば、圧倒的に業務の効率を上げることができます。

実際にEXCELなどにお客様からの見積依頼データを入力すれば、RPAが自動でSFAにて見積書を作成してくれます。
そしてそれをRPAが自動でワークフローシステムに乗せてくれるので、見積データを入力するだけで上司に承認依頼を送れるようになるのです。
またこれが実際に承認されれば、またRPAが自動で見積書をお客様に配信して、SFAに案件登録もしてくれます。

ルーチンが決まっていることはUiPath Platformに、人の判断が必要なものはX-point Cloudなどのワークフローシステムに、といったように、自動と判断のハイブリッドは生産性を高める上で非常に重要な考え方です。

 

4.HiTTO

https://hitto.jp/

HiTTOはAIを搭載した社内向けのチャットボットです。

HiTTOを導入すれば、今までいちいち総務などに直接聞いていたことを、チャットボットのみで解決できるようになります。

例えば結婚するとき、どんな書類を出さなくてはならないのか、自分で判断することは難しいと思います。
今まではそういった疑問が出た際は、総務の方などに直接問い合わせる必要がありましたが、HiTTOを導入していればチャットボット が全て回答してくれます。

また、ワークフローシステムとHiTTOを連携させると、さらに大きな効果を発揮することができます。
例えば結婚したときに申請する資料をHiTTOに問い合わせると、その申請書のURLが返ってきます。
その申請書に必要事項を記入してワークフローシステムに乗せると、それが自動で承認ルートに進んでくれます。

こういった細かいワークフローも自動化できれば、業務の効率を大幅に上昇させることができるのです。

 

5.X-point Cloud

https://www.atled.jp/xpoint_cloud/

X-point Cloudは当社が提供しているワークフロークラウドサービスです。

X-point Cloudは多機能汎用性ワークフロークラウドサービスであるため、申請書や稟議書など、社内で行われる様々なやりとりのほぼ全てを電子化することができます。

また当社はワークフローシステムの業界では最古参で、ワークフローシステムを18年前から提供し続けているので、大企業から中小企業までの様々なニーズを汲み取り設計することができています。

例えば、権限や金額によって様々な承認ルートに分岐する複雑なワークフローでも、当社が今まで培ったノウハウを活かし、しっかりと対応できるサービスになっています。

UIについても非常に拘っていて、X-point Cloudでは紙同然のフォームを作成できます。
通常、ウェブブラウザの入力フォームだと、どうしてもアンケートフォームのようなHTMLベースの入力画面となってしまいます。それに対して当社では、エクセルやワードで作ったような紙のフォームをブラウザ上にそのまま表示できる技術を有しており、紙同然の入力フォームを作成することができるようになっています。

初めてワークフローシステムを導入する方などは、今まで使っていた書類と入力画面が全く異なるため、どこでどう入力すれば良いかが全くわからなくなると思います。
それに対して当社のシステムを使っていただければ、初めての導入でもわかりやすく、すぐにでも使い始めることができるはずです。
この入力フォームは実際、ユーザービリティの観点から、当社のお客様からも非常に好評ですね。

またスマホのブラウザにも対応しているので、外出時や出張中でも承認作業を進められます。

こちらのスマホ対応に関しては、2021年4月1日に行われたX-point Cloudのメジャーバージョンアップに合わせて、スマホアプリも登場します。
これ以外にも初期費用が完全無料、1ユーザー制の料金プラン、API連携など、様々な変更がなされ、今までよりもさらに良いサービスになりました。

 

ワークフロー総研を運営する株式会社エイトレッドでは、以下のワークフローシステムも提供しています。


AgileWorks(アジャイルワークス)

ワークフロー総研所長 岡本康広がオススメするSaaSまとめ

ワークフロー総研所長 兼 株式会社エイトレッド 代表取締役社長

岡本 康広

当社ではSaaSを、まず導入してみて判断することを大切にしています。
 
例えば、どうしても欲しい機能があるから導入してみても、その機能が結局使いづらかったら、導入してもあまり大きな効果は得られません。
そのためまずは1部門などで導入してみて、どのような効果が出たのか、どんな課題が見つかったかを分析し、会社全体に広げていくべきかを判断することが重要になってきます。
 
綿密に計画して導入することも大切ですが、まずはスモールスタートでやってみるということも十分に意識すべきだと考えます。
特にワークフローシステムは、導入することで様々な部門に絡んできますし、会社に与える影響が絶大である分、しっかりと効果計測してから導入することが大切です。

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