楽々WorkflowII

3.0

記事更新日: 2021/08/02

執筆: 編集部

良い口コミ・評判

外出先や自宅からも対応できて便利

大規模で複雑な承認ルートの設定も簡単に設定できるところが便利。スマートフォン・タブレットにも対応していて、外出先や自宅からも承認設定など簡単にできます。仕組みや構成もとてもシンプルなので、スマホなどの比較的小さな画面でも十分に作業ができます

 

悪い口コミ・評判

UIが直感的にはわからず使いにくい

自分の作業が終わったあとに次の人へ申請を回す時に、どこをクリックすれば次に進むのかが非常に分かりづらいです。直感的にどこをクリックすれば次へ進むのかなどが分かるようなデザインを取り入れ、マニュアルがなくても支障が出ないようにしてほしいです。

編集部コメント

「楽々WorkflowII」はあらゆるワークフローの統一基盤として活用できる電子承認・電子決裁システムです。各種書面のテンプレートを利用できるのはもちろん、既存の書面を取り込んで従来と同様のワークフローで承認を管理することも可能です。多媒体・多言語対応による業務の効率化も期待できるでしょう。

複数のワークフローシステムを利用しているユーザー企業からは、申請状況一覧機能が最もわかりやすい、というコメントが寄せられています。一方で、画面デザインがわかりにくい、設定画面が直感的に操作できない・有料講習を受けないと理解できない、と、UIへの不満があるようです。

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1. 書面制作

多言語対応が可能な書面をテンプレート・既存の文面両方で作成可能

2. 履歴管理

承認や申請など書面ごとのアクティビティを取得可能

3. 帳票出力機能

各種書面をPDF・Excelなどで出力可能

良い点

あらゆる承認フローに社内ルールに沿って対応可能であり、業務を効率化させながらも入力ミスやルール違反を防げます。

悪い点

問い合わせ前は料金が不透明で、導入によりアナログからの移行に人的コストもかかる見込みがあります。

費用対効果:

UIと操作性:

分かりやすく簡略な画面で承認ルートを設定可能。

サポート体制:

「楽々WorkflowII」内の開発部門技術者が迅速に対応可能。

多言語対応:

標準機能で英語・中国語に対応可能。

楽々Workflowllの3つの特徴

1. 簡単操作であらゆる書面を作成

「楽々WorkflowII」は簡単な操作とスピーディな立ち上がりでオフィスワークを効率化します。

特別なツールを使うことなく、ブラウザ上のマウス操作によるレイアウト編集のみで思い通りの画面が簡単に設定できます。

また使い慣れたExcelによる画面作成も可能な上、既存のExcelデータを取り込むこともできるので、自社のワークフローシステムを短期間で構築可能。

申請フォームや承認フローの設定を構築するときに、専門的なプログラミング知識は必要ありません。

承認印は承認者の名前・日付が入ったものを表示でき、いつどういった操作をしたのかまでアクティビティにて表示が可能です。


稟議書サンプル


入力ミスを減らすエラーチェックや画面上の自動計算も実装。より使用者に使いやすい仕様を実現しています。

様々な会社で使われている業務テンプレートを独自に用意しているので、自社で使用する際はスピーディに活用できるでしょう。

2. 事前経路設定で承認作業を円滑化

「楽々WorkflowII」は大規模な企業でも最適化したワークフローを実現できるよう、きめ細かい設定を簡単に定義できます。

たとえ経路が複雑で多くの部門にまたがるワークフローであっても、社内ルールに沿って承認経路をあらかじめ複数定義できるため不正やミスを防止できます。

承認ルートが違う各種書面についても、条件に合わせた自動経路設定や条件分岐の機能を使用することで円滑な設定が実現します。

グループ全員承認や多数決承認、代理承認といったあらゆる場面を想定した承認オプションを取り揃えており柔軟な承認設定が可能です。

「楽々WorkflowII」内で申請者がワークフローをまわし始めると、承認依頼メールが承認者、決裁者に即座に送付されます。

個別にメッセージ編集も対応しているため、重要な個所やいつもと変更する箇所があった場合にもわかりやすく通知ができます。

また、業務システムに承認機能を組み込み、統合ワークフローとして活用することもできるため、大規模なワークフローを実現することが可能です。


あらかじめの経路設定で円滑に承認

 

3. 多言語・多媒体での対応が可能

「楽々WorkflowII」はいつでも、どこでも、誰でも申請・承認作業ができるよう多言語・多媒体での操作が可能です。

忙しい営業マンや出張が多い社員でも外出先からスマートフォン ・ タブレットを利用してワークフローシステムにアクセスし、申請・承認業務を行なうことができます。

「楽々WorkflowII」は各デバイスに対応した表示を自動で切り替え表示を行うため、使用する機器を問いません。


スマートフォンからの画面サンプル


言語は標準で、英語・中国語にも対応しており、各国を跨いで申請・承認・決裁が必要な時でもスムーズなやり取りが可能となります。

出力するメッセージ・タイトル・ボタンの表示は使用したい言語にいつでも切り替えられます。

また、言語追加機能によりタイ語・韓国語・スペイン語・フランス語など多言語対応も実現します。


多言語使用例

 

楽々Workflowllの料金プラン

導入価格や保守費用は問い合わせをする必要性があります。

HP内でデモサイトが体験できるため、使用感を確かめてから問い合わせを行うと良いでしょう。

ユーザー企業へのヒアリングによれば、従業員1,000人以上規模の企業で、初期費用3千万円・月額費用30万円のようです。

メーカー/製造

1001~

 

初期費用3,000万 月額費用30万 でした

以前は自前で開発したワークフローシステムを使っていました。

簡単なものだと一日もあればできてしまい、かつプログラミングするわけではないので不具合も起きないし、プログラムを書いたことがない人でもすぐにやれるのでとても導入して良かったと思う。  

クラウド版

費用を抑えたいという企業はこちらも検討してみてください。

初期費用 5万円
月額費用

基本料金:1万円
ユーザー料金: 500円 / ユーザー

オプション

・ ディスク容量追加
・ 路線検索 
・ 帳票利用(Excel/PDF)
・ WEB API

 

楽々WorkflowIIの評判・口コミ

製造

1001人以上

承認ルートが複雑な大企業に使って欲しい

利用にかけた費用

初期費用に5万円 月額費用1万円かかっています。

サービス導入前の管理方法をおしえてください。

それぞれエクセルにて管理表を作成し、そちらを参考に構築しておりました。

使いやすいと感じた点を教えてください。

大規模で複雑な承認のルートの設定も簡単に設定できるところが便利でした。スマートフォン・タブレットにも対応しているので、外出先や、自宅からも細やかな対応が簡単にできるので助かっております。仕組みや構成もとてもシンプルで、スマホなどの比較的小さな画面でも十分に作業ができます。作業・承認のスピード感がアップして全体の仕事の流れはスムーズになりました。

不便だと感じた点を教えてください。

楽々ワークフローはグローバルな会社にも対応できるよう設定されているようです。ただ、登録されている言語が現在では英語と中国語のみです。ヨーロッパなど広く展開している場合には適応できないので、これからのグローバル化を見越してさらに多くの言語が利用できるように設定されると、より便利になると感じました。

外部連携はしやすいと感じましたか?

Javaというツールとは連携はしておりました。連携し呼び起こすことができるので新たなワークフローを作成せずに済みます。

他の会社にもおすすめしますか?

大企業で承認のルートなどがとても複雑で多いような会社さんには、こちらを利用することで業務が大幅に効率化するでしょう。また、この時期なので在宅勤務をよりスムーズに進められると思います。

エネルギー

501〜1000人

承認処理スピードが格段に上がった

利用にかけた費用

月額1ユーザー500円程度です。

サービス導入前の管理方法を教えてください。

システム導入前は、社内独自の紙様式にて処理を行っていたり、メールなどでのやりとりで紙印刷で捺印処理でした。

使いやすいと感じた点を教えてください。

基本的なシステム系の申請関係が電子処理になり、承認処理スピードが格段に上がりました。また、業務上で他の項目もワークフローによる電子申請の可能性を見出すことができているので、自然とペーパーレスオフィスを実現して経費削減の実現ができています。この2点ですばらしいコストパフォーマンスを発揮して、地方の事業所などでもワークフロー機能を活用した独自の申請方法で運用するところも出てきています。

不便だと感じた点を教えてください。

電子申請の承認通知が承認順に送られてきますが、上司によっては気付かない場合や、承認処理の方法で作業がストップしてしまうことがあります。また、対象の承認者が長期の休暇の場合などは、承認が遅れる事象があります。社内都合ですが、リマインド効果や操作方法の常時表示があれば、承認処理の遅れが解消できると思います。

また、労働環境による申請手順の臨機応変な変更などもあれば、同様に遅延がなくていいのではと思います。

外部連携はしやすいと感じましたか?

社内でワークフローと外部連携しているツールはありませんが、連携してほしいものといえば労働管理システムとの連携を望んでいます。

他の会社にもおすすめしますか?

たとえば行政などの申請方法はいまだに電子申請処理が進んでいません。ワークフロー申請管理によりデータ保存と承認処理スピードで役に立つと思います。紙媒体での申請処理を行っている企業であればどこもおすすめします。

メーカー

1001人以上

プログラムを書かないので開発スピードが早い

利用にかけた費用

初期費用:3000万円 月額費用:30万円

サービス導入前の管理方法をおしえてください。

自前で構築していました。

使いやすいと感じた点を教えてください。

簡単な帳票などをワークフローを使って構築したときに、今までだと「要件定義→基本設計→詳細設計→プログラミング→テスト」と色々な工程があり、簡単なものでも軽く一週間はかかっていました。このツールを使うと本当に簡単にできると実感しました。一日もあればできてしまい、かつプログラミングするわけではないので不具合もありません。プログラムを書いたことがない人でもすぐにできるので、導入してとても良かったと思います。

不便だと感じた点を教えてください。

少しデザインを凝った画面にすることが難しかったり、プログラミングしないといけなくなったので、時間がかかって大変でした。画面の見栄えが少し悪く、ユーザーからなんとかならないかと言われることも多かったです。一回作って機能を追加するときも、自前で作っているときより手間が多かった気がします。

外部連携はしやすいと感じましたか?

データ授受のハルフトやデータ変換のデータスパイダーなどはとても互換性が良く、何も苦労することなく対応できました。その後も特に大きなトラブルがなくとても良かったと思います。

他の会社にもおすすめしますか?

プログラムを書かないので不具合も起きないですし、何より開発スピードが良いです。今の時代にスピードも品質も大事!それを叶えてくれるので、今からシステム化するには必要だと思います。

マスコミ

1001人以上

直感的には使えずメーカーの講習に頼る必要がある

使いやすいと感じた点を教えてください。

多少複雑な承認フローでも設定を入れれば使うことができるのが、このツールの良い点だと思います。
他のツールより優れている点は、カスタマイズするまでが大変な分、ジョブカンだとできないフローまでこちらのツールだと行うことができます。中国語表記などにも対応していてありがたいです。

不便だと感じた点を教えてください。

管理者の学習コストと時間が非常にかかるところです。このツールを直感的に利用することは絶対にできないので、カスタマイズが難しいです。そのためメーカーの有料講習を受けないといけません。他のツールにはない非常にマニアックな作りとなっています。

他の会社にもおすすめしますか?

他社にはあまりおすすめしません。コストと時間をかけられる場合は、カスタマイズ後の導入効果はとても良いとは思います。

不動産

1001人以上

複数システムを併用している会社には不便

サービス導入前の管理方法をおしえてください。

個別の指定フォーマット(Excelや、伝票等)の実書類の回覧を行い、書類ごとの決裁者まで捺印をしていました。

使いやすいと感じた点を教えてください。

フォーマットによっては、手書きで記入していたものが数回のクリックで手続きが完了できるようになり、業務が簡素化されました。決裁者が遠隔地にいる場合でも書類を郵送する手間がなく決裁を受けられるため、スピードは上がります。同システム上に過去の申請したデータが蓄積されるため、保管も容易になりました。

また、初めて利用する申請フォーマットであっても、記入が必要な箇所・記入する文言が明確になっているため、悩まず申請できます。

不便だと感じた点を教えてください。

他のシステムとの連携が取れておらず二度手間となることがありました。楽々ワークフローを用いた申請の数量が増え、数多くある申請フォーマットのツリーの中から自分が使う申請フォーマットを探すのが手間に感じました。

承認を行う際、添付ファイルを閲覧するために複数のウィンドウを見ながら行うことから、結局印刷が必要になる場合もあり、これは手間でした。決裁を受けた証票として印刷を求められる事もあり、結果として印刷する書類の数が減らないとも感じました。

外部連携はしやすいと感じましたか?

見積りを作成するシステムとの連携は、比較的スムーズに進むようになりました。しかし、部分的な連携に留まり、依然として一部は書面の回覧を行なっている点で不便を感じています。システム間で書類のステータスや添付は自動でされますが、閲覧を行うためにはそれぞれのシステムを閲覧に行かなければならない点で、不便です。

他の会社にもおすすめしますか?

元々書類の種類が少ない会社、複数のシステムを併用していない会社にはおすすめできます。一方で複数のシステムを利用している場合は、システム間の横断が一部分に限られるため利用していると歯痒さを感じると思います。

メーカー

101〜250人

承認者が多くても状況がわかりやすい

サービス導入前の管理方法をおしえてください。

notesシステムにて承認作業をしていました。現在も継続中です。

使いやすいと感じた点を教えてください。

これまでは業務内容により承認作業がバラバラでした。現在も継続中ですが、弊社では3種類(楽々workflow、space finder〈ダイキン製〉、notes)の承認フローを使用しています。楽々workflowは使用し始めて半年も経っていませんが、承認者が多い場合、現状はどこまで承認が回っているか見えることが良い点です。また、承認ルートも、あらかじめ登録しておけば次回より簡単に設定できるので便利だと思います。

不便だと感じた点を教えてください。

100%使いこなしていませんが、新規で文書作成するとき一旦保存したかったのですが、操作方法を間違っていたのか勝手に承認フローが回ってしまうことがありました。未完成だったため差戻し処理が必要になり、使いにくさを感じました。

やはり、承認フローを回す場合は再度確認させるなどの行程が必要と感じました。最近では申請の項目も増えているため、ビジュアル的にもっと見やすいレイアウトになるといいと思います。

他の会社にもおすすめしますか?

おすすめします。業種にもよりますが上長の承認など決済が必要な企業であれば使いやすいと思います。見える化されているので、事後も見やすく時短が図れます。

保険

1001人以上

UIがわかりにくく使いづらい

サービス導入前の管理方法を教えてください。

導入前は、別のワークフローシステムや、社内帳票のやりとりをメールで実施し管理していました。

使いやすいと感じた点を教えてください。

れまで都度押印をして原本を社内便で郵送、郵送時には送付状まで付ける必要があり、手間が多かったのですが、それが解消されシンプル化しました。社内の全従業員の事務作業時間が一気に短縮化できたのは、人件費削減の一環として非常に効果があったと思います。たとえば、退職者の手続きもスムーズに処理できました。

不便だと感じた点を教えてください。

送付時や承認後の回答が回付された際、自分の作業が終わったあとにどこをクリックすれば次に進むのかが非常に分かりづらいです。その都度マニュアル等で確認が必要でした。ワークフロー系ツールは、役割や目的の面からそんなに複雑な機能を求められていない(特にユーザーにとっては)ません。直感的にどこをクリックすれば次へ進むのかなどがわかるようなデザインを取り入れ、マニュアルがなくても支障が出ないようにしてほしいです。

他の会社にもおすすめしますか?

自分が使い慣れていないせいか、おすすめできるほどの魅力を感じていません。ただ、社内帳票がいまだに多く残存している中小企業などには、人材不足解決の一助になるとは思います。

その他

1001人以上

時代の流れにマッチしているシステム

利用にかけた費用

初期費用に100万円程度かかっています。

サービス導入前の管理方法をおしえてください。

Excelの申請フォーマットを紙で回していました。

使いやすいと感じた点を教えてください。

顧客に提示する見積書などを電子印で承認ルートに回せるようになったため、上司が外出先の場合でもスピーディーに承認まで見積書を回せるようになりました。申請者は、今どこまで承認が回っているかがすぐに確認できるため、承認完了までのスケジュール感を把握できる安心感がありました。

不便だと感じた点を教えてください。

承認ルートがシステムで決まるため、突発的に他部署の部長承認が必要な場合などはシステム対応に苦労することがありました。代行設定をしないといけないのですがシステム管理者のみが承認ルートを設定できるため、その依頼等に時間を要してしまうので困りました。

また、締日間近になると使用人数が集中するのでシステムが重たくなってしまうことがしばしばありました。申請フォーマットも固定のためExcelほどの自由度は無くなりました。

外部連携はしやすいと感じましたか?

外部ツールとの連携はしにくいと感じました。社員からの住所変更届などがあった場合、他システムへ連携する為のcsvファイルが出力できませんでした。

他の会社にもおすすめしますか?

テレワークの普及に伴いペーパーレスの必要性が高まりましたので、おすすめします。時代の流れにマッチしているシステムだと感じるので、メリットは大きいでしょう。

サービス

51〜100人

リマインド機能を搭載して欲しい

サービス導入前の管理方法を教えてください。

導入前は、マニュアルやフォーマットは全くなく、ゼロからワードやエクセルを使って管理していました。

使いやすいと感じた点を教えてください。

手作業でゼロから申請書を作成する手間が省けて、「印刷して該当者にチェックと印鑑をもらう」という作業がなくなりました。WEB上で作業を完結できることから、時間の大幅な短縮と効率アップが実現しました。加えて、紙の使用率も一気に減って、月々でおおよそ10万円の経費削減ができました。

不便だと感じた点を教えてください。

概ね利用していて満足はしているのですが、唯一気になることがありました。それは「承認待ちの状態になっても承認者が気づかず、いつまでも完了処理をされない」ということです。こういったすれ違いをなくすためにも、作業に関するリマインド機能が搭載されたらより使いやすくなると感じました。

外部連携はしやすいと感じましたか?

外部連携に関しては連携していないためわかりませんが、現状は楽々WorkflowIIだけでも十分使いやすいです。

他の会社にもおすすめしますか?

承認作業や決済作業をはじめとしたあらゆる作業が簡略化されます。このことから、最低限の人員とコストで作業をスピーディにこなしたいる企業には業界・職種問わずおすすめできます。

メーカー

1001人以上

精算処理が誰でもリアルタイムで把握できる

使いやすいと感じた点を教えてください。

良く使用するのは出張時の精算です。出張前に、行き先や費用等をPCで申請できて、実績に関しても簡単に処理できるので助かっています。報告書なども添付ができて為無駄な手間が省けるので便利です。

ワークフローにてひとまとめにすることで、処理を申請する側も承認する側も、ひと目で分かるようになりました。メールで通知も届くので、必要な処理の抜け漏れ防止もできるなど、便利な面がとても多いです。

不便だと感じた点を教えてください。

トップページでの情報量が多すぎます。どのリンクへ飛べば良いのかが瞬時には分かりづらくて困ります。例えば、一般社員は月次の処理などは行いません。不要な項目は削除するなどシンプルにして、目的の項目を探すまでの無駄な時間を省きたいです。

他の会社にもおすすめしますか?

  • 精算などの処理が誰でもリアルタイムで把握できる
  • 処理が止まっている場合は、今どこで止まっているのかがわかる

など、業務効率化に役立つ機能があるので、おすすめします。

まとめ

「楽々WorkflowII」はあらゆるワークフローを簡単・スピーディに実現し、グローバルにも対応した電子承認・電子決裁システムです。

各種テンプレートを用意しており、オンラインのクラウド上で簡単に書面を作成できるため、書類作成の効率化が望めるでしょう。

また、既存の書面を取り込んで従来と同様のワークフローで承認を管理することも可能です。

多媒体に対応しているため、スマートフォンなどから外出中に承認作業を行うこともでき、業務の効率がアップします。

承認が必要なメンバーにはメールで通知を行うことができる他、多言語対応にて各国を跨いだ承認フローも自動化が実現。

あらゆるワークフローの統一基盤として利用できます。


画像出典元:「楽々WorkflowII」公式HP

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