J-MOTTOワークフロー

2.8

記事更新日: 2021/07/30

執筆: 編集部

良い口コミ・評判

稟議に緊急度を設定できる

承認作業に緊急度を表すレベルが選択できて、承認が下りるまでの時間を迅速化する工夫がされています。また、J-MOTTOのスケジューラーを一緒に使用することで、抜け漏れが少なかったのもありがたかったです。

悪い口コミ・評判

スマホアプリは使いづらい

J-MOTTOにログインするために、ID,パスワードを3点ほど入力する必要があり、時間がかかります。スマホアプリもありますが、非常に使いづらいです。

編集部コメント

アプリ対応や稟議の緊急度の設定機能により、決裁がスムーズに進むような工夫がされているシステムです。4,000社の導入実績を誇るJ-MOTTOシリーズのひとつなので、J-MOTTOグループウェアとシングルサインオンして利用することができるのも便利です。また2ヶ月間無料トライアルができる上に、月額料金は1ユーザーあたり200円と他サービスと比較してもかなり安い設定になっています。

シンプルな画面・設計で、中小企業にオススメ、との口コミが寄せられています。しかし外部システムとも連携したワークフローを組みたいユーザー企業は、J-MOTTO以外との連携機能がなく拡張性に乏しいことを不満に感じているようです。

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1. グループウェア

組織の情報共有や業務効率化に役立つスケジュール・掲示板などが利用できる

2. ワークフロー

大容量・高機能のストレージサービスが稟議申請や社内手続きを効率化を促進

3. WEB給与明細

給与明細・賞与明細・源泉徴収票をWebで配信し、給与管理を簡易化できる

良い点

他のツールと比較しても勤怠管理や情報共有の面で社員間の意思疎通や意思共有が図りやすく、特に会社のスタートアップ時に業務をスムーズに進められます。

悪い点

従量制の課金制度なので、企業規模やユーザー数が多くなってくるとコストパフォーマンスの良さを感じにくくなってきます。

費用対効果:

ユーザー数20までは月額3,000円で使用できますが、以後10ユーザーごとに1,200円の追加料金がかかるので、企業規模が大きくなるとコスパが悪くなります。

UIと操作性:

スマートフォンを利用して操作できるので、効率的に業務を進められます。PCよりも操作しにくいのが難点です。

社外連携:

外出先でも操作できるので、営業に回りながら情報共有でき、業務管理にかかる時間を削減できます。

サポート体制:

通話料無料の電話・メール・チャット・無料セミナーを通じて専門スタッフがサービス利用をサポートしてくれます。

知名度:

導入実績が約4,000社、13万ユーザーと豊富な導入実績があり、多くの企業が業務管理を効率化するために利用しています。

J-MOTTOワークフローの3つの特徴

1. グループウェアで作業や情報共有を効率化

「J-MOTTOワークフロー」の最大の特徴、それは作業や情報共有を効率化できること。今までは情報共有手段が紙やメールだったため、情報を整理できなかったり全員に情報伝達ができないこともありました。

「J-MOTTOワークフロー」はスケジュール登録やワークフロー申請・承認といった作業を一元化できるので、社員全員が情報を共有して業務を進めることができます。


サービスのポータルに各種情報が集約されている

 

2. 直感的に操作できる簡易性

次に紹介する「J-MOTTOワークフロー」の特徴、それは直感的に操作できる簡易性。

PCのみでなくスマートフォンやタブレットでも操作できるので、パソコン操作が苦手な人でも直感的に画面を操作できるという簡便さも魅力の1つです。

外出先でも都度入力することができるので、タイムリーに業務管理できます。

分かりやすい画面配置やボタンによってシステム利用にすぐに慣れることが可能です。


スマートフォン、タブレットの画面の例
 

3. スムーズに導入可能なシステム

「J-MOTTOワークフロー」の特徴3つ目は、「システムをスムーズに導入可能」なこと。

業務管理システムを利用する時にサーバーを準備したりソフトウェアを購入する必要も無いので、簡単にシステム導入できるのも「J-MOTTOワークフロー」の使いやすさの理由となっています。


サーバー契約やソフトウェア購入が不要

 

J-MOTTOワークフローの料金プラン

J-MOTTOグループウェアを利用している場合


 

J-MOTTOワークフロー単独利用の場合

J-MOTTOグループウェア導入時に初期費用はかかりませんが、J-MOTTOワークフロー単独での利用の場合は初期費用3万円がかかります。

10ユーザー、1GBまで利用できる基本料金にユーザー数、ディスク容量を増やすごとに課金していく料金プランとなっています。

J-MOTTOワークフローの評判・口コミ

IT業界

51〜100人

電子契約と連携できなかった

不便だと感じた点を教えてください。

2016年4月から利用していましたが、2018年10月までで解約してしましました。理由は電子化が遅れていたからです。具体的には、申請者が稟議申請するときに発注書や注文書を添付し、最終決裁者が承認しても添付されている書類に自動的に代表印認印(電子印)が押印される仕組みができていませんでした。また、外部の電子契約システムとも連携ができませんでした。電子契約が利用できない点は致命的であったため、個人的にはオススメできないサービスです。

使いやすいと感じた点を教えてください。

ただし、会社の職務権限規程や組織改正が実施されたときに、承認フロー設定の変更を簡単に短時間で済ませることができたのはありがたかったです。弊社では年々、部長職の下に担当部長職を新設したり、マネージャー職の下に担当マネージャーなどを新設して役職の階層を増やしているため便利でした。

IT業界

101〜250人

中小企業にオススメ

使いやすいと感じた点を教えてください。

J-MOTTOワークフローを導入する前は経費の精算を紙で印刷をして提出しいて、その都度書式を選んでコピーをして入力して作成していたのですがJ-MOTTOワークフローを導入してから経費の精算やプロジェクトの予算の承認が非常にスムーズになり、今まで長い時は1週間以上かかっていた稟議の申請や経費の精算が長くて2~3日で完了するようになりました。

不便だと感じた点を教えてください。

エクセルのファイル添付方法がわかりづらいと思います。稟議や経費の精算も提出する時に提出が完了しているかもわかりにくいです。

他の会社にもおすすめしますか?

稟議や経費精算に必要な機能が一通り使えるので承認のルートがあまり複雑ではなく、規模が大きくない中小企業にオススメのツールだと思います。アカウントの人数が増えると利用料金が高くなるため、小規模な会社にオススメです。

メーカー

51〜100人

安くて機能もシンプルなのですぐ活用できる

利用にかけている費用

スタンダードプラン 3,000 円 / 20ユーザー・200MB(月額)

サービス導入前の管理方法を教えてください。

J-MOTTOワークフローシステムを導入するまえは、特に決まったワークフローの管理システムを利用していませんでした。

サービスの使いやすかった点を教えてください。

社内でこういうシステムを導入したことがなかったのですが、総務のリクエストで、評判の良さそうで価格的にも安いものとして導入しました。

こちらのステムの良いところは、設定などが簡単ですぐに使い始められることです。画面が見やすく機能もシンプルなので、すぐに活用できます。

スケジュールなども活用できます。社内でスケジュールの共有が可能になり、今は会議室予約なども一括して行うようになりました。

不便だと感じた点を教えてください。

細かなことでいうと、例えば外部のスケジュール管理と連携することができれば、これまで別の管理システムを使っていた場合でもそのまま運用できそうだと思いました。

また、とてもシンプルなのは良い点でもあるのですが、個人が使いやすいようにカスタマイズができないのはデメリットです。人によっては、これまで使っているものと違って慣れるまでに時間がかかったという人もいました。

外部ツールとの連携はしやすいと感じましたか?

先ほど言いましたように、外部ツールとの連携ができないのが改善ポイントかもしれません。

他の会社にもおすすめしますか?

50-100人程度の会社で、会議室や共用車両、設備や備品の管理、予約等を行うのは全く問題ないでしょう。大企業の方でも特に支障はないとは思いますが、あまり高度な機能はついてないけど低価格で使いたい会社にはおすすめです。

不動産

1001人以上

カスタマイズしにくくて分かりづらい

サービスの使いやすかった点を教えてください。

個人で重要なコンテンツを選択できて、いくつかのフォーマットに応じて並び替えられる点、その日の連絡事項が即座に通知される点などは良いと思いました。会社の規定などは文書管理に保存されているので、いつでも確認できます。

また、個人のパソコンやスマホなどに簡単に入れられるため、リモートワークの際でも、わざわざ会社のパソコンにアクセスしなくても確認できます。ツールのデザインがシンプルだからか、iphoneでもバグなど無く操作できます。

不便だと感じた点を教えてください。

不便な点はいくつかあります。開くときに、いつも2回認証が必要なので手間です。メール内でコピペする際には、キーボードでしかコピペできません。メールを重要度別にわけることもできず、フラグを立てておくしかありません。

また、在籍情報が分かりづらいです。デザインが地味に統一されていて、どのコンテンツを入れ替えても一様に見えてしまうのは難点です。トップにメモ帳や付箋の様な欄を設けて、自分だけの重要事項などを表示しておきたいです。

外部ツールとの連携はしやすいと感じましたか?

外部ツールとは、どれも連携していないと思います。出退勤簿も別のツールで、交通費などの請求も別のツールです。

他の会社にもおすすめしますか?

現在のところ他のツールとの連携がなされていないので、おすすめできません。デザインの変更が出来ず一目で分かりづらいです。せめてアイコンだけでも変えられるとまだ見られると思うのですが。

ゲーム

31〜50人

利便性は向上したがインターフェイスはみづらい

初期費用・月額費用・料金プラン名等 

20万円 

利用期間 

2019年4月〜2021年2月現在も継続利用中 

導入する前は、どのようにワークフローを管理していましたか? 

グループウエアのnotesを使ってきた 

使いやすいと感じた点を教えてください。

機能拡張、ファイルなど保存容量が少ない分、1ライセンス当たりの料金が低く抑えられています。クラウドサービスですから、契約後すぐ始められるのは便利です。主要なオプションサービスも揃っていて、個別に契約するとある程度の業務はカバーできます。 

また、部署ごと1ライセンス割り振り運用していて、会議室予約が自分の席からできるのも助かります。複数会議室の空き状況もすぐに横断的にみられて、利便性はかなり向上しました。 

不便だと感じた点を教えてください。

ファイル保存の容量が少ないです。ただ、これは契約時にわかっていたことで、必要があれば、オプションで契約すれば解決できると思っています。 

ユーザーインターフェイスは複雑で見づらいです。スマホで見ているときもストレスを感じます。仕様バージョンは運営側の提供状況に従う必要があるのも困ります。メーカーアップデートがあればすぐそのアップデートした機能を利用しなければならないのですが、慣れるのが難しいケースも少なくないので、扱いにくいです。

 

小売

101〜250人

便利だがエラーも多い

初期費用・月額費用・料金プラン名等 

スタンダードプラン月額3,000円 

利用期間 

2017年1月~2021年9月現在も使用中 

使いやすいと感じた点を教えてください。

・申請フォーマットの編集がしやすい 

・過去申請の閲覧、コピーができる 

・設定変更がしやすい 

・承認ルートをその都度変更できる 

・申請の種類を問わず利用できる 

不便だと感じた点を教えてください。

・マニュアルが一般設定向けのため、部署設定が細分化されているとあまり参考にならないことが多い 

・使用ブラウザによってはかなりの頻度でエラーが出る 

・大幅な部署変更や承認フローに変更をかけた時にエラーが多発する 

・承認のリマインドメールがとても多い 

他の会社にもおすすめしますか?

おすすめする点:大まかな部署設定のみでの使用なら利用しやすい。ペーパーレス承認ができる。申請書アレンジが容易にできる 

おすすめできない点:エラーが多いので管理部署にて都度対応が面倒になる。

まとめ

社員数が少ない会社から規模の大きい会社まで幅広い企業に対応できる業務クラウド管理システムは情報共有で悩んでいる会社にはうってつけです。

営業や事務などといった職種を限定せずサービスを使えることは「J-MOTTOワークフロー」の大きな特徴です。

社外に出ている頻度の高い社員や全国各地に点在する社員がいるなど、情報共有や勤怠管理に細やかな配慮が必要な会社でも重宝するでしょう。

とにかくリーズナブルに業務管理して仕事を効率化したい!と考える会社にとっては最適なサービスです。

業務管理を効率化することでさらに生産性を向上させられるでしょう。


画像出典元:「J-MOTTOワークフロー」公式HP

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