rakumoワークフロー

3.7

記事更新日: 2021/05/25

執筆: 編集部

rakumoワークフローは、Google WorkspaceやSalesforceの機能を拡張する「rakumoシリーズ」の中の、電子稟議のためのサービスです。

料金は1ユーザー300円と非常に安価に利用できるため多くの企業に導入され続けています。実際に利用継続率99%を誇る不動の人気ワークフローシステムです。

今回は、数々のワークフローシステムを利用・比較検討してきた「ワークフロー専門家」と「提供会社 rakumo」の両方に取材を実施しました!

多方面の方に取材をし、実際のユーザーさんに評価されているポイントなども聞いた上で、編集部が厳しく評価をしていきます。

専門家のコメント

株式会社AnityA でIT戦略支援を行い、コーポレートITの立場でも数々のワークフローシステムを利用・比較検討してきた廣田 真一氏に、rakumoワークフローの優れている点・残念な点について取材しました。

株式会社AnityA IT戦略支援 ワークフロー専門家

ワークフロー専門家 廣田 真一によるrakumoの総評

事業計画コンサルタント/PMOで独立。その後ビズリーチにジョインしコーポレートITを務める。現在はエンタープライズITの変革支援の株式会社AnityAでIT戦略支援を行いながら、株式会社NumberにてSaaS人材サービス:チャンピオンサーチ運営。

ITに苦手意識がある企業でも安心して導入できる

rakumoワークフローは、機能的に非常にシンプルで、誰でも簡単に申請フォームを作成できます。
 
またGoogle SpreadSheetを選択項目マスタとして活用できる機能があったり、Google Workspace (旧 G Suite)との強い連携も、rakumoワークフローならではの特徴になります。
 
ただしAPIも一通りそろっていますが、エンタープライズ向けシステム(PaaS)と比べるとやはり拡張性は少し低くくなるので、他システムでワークフローのデータを使いたい場合には、API開発支援を受けると良いと思います。

近年1,000人以上の規模の会社でも導入が進んでいるようですが、SMBなどで元々の紙運用を違和感なくデジタル化したい企業にもおすすめできるサービスです。

やはりrakumoワークフローの他サービスと比較して最も優れている点としては、Google Workspace との強固な連携が可能なことです。

この機能は多くの企業で評価されており、「Google Workspaceを既に導入しているならば、rakumoワークフローを検討するべき」という意見を多く聞きます。

以下ではrakumoワークフローの特徴や評判をより詳しく説明していきます。

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1. Google Workspaceとの連携

Google Workspaceのユーザー・グループ情報を一括取込できるので、人事異動・組織改編時のメンテナンスも最小限に抑えられる。

2. 月額300円/ユーザーの安価な設定

他サービスと比較しても安価な料金設定。安い上にワークフローの基本機能は十分に搭載されているのがポイント。

3. シンプル操作で誰でも使いこなせる

rakumoワークフローは非常にシンプルなインターフェースで、直感的に操作できる点が高評価。

良い点

スマホやタブレットからの利用にも最適化されたデザインになっているので、場所を問わず活用できます。また日英中と多言語対応しているので様々な業種で利用できます。

悪い点

利用するにはGoogle Workspaceの導入が必須で、rakumoワークフロー単体での導入はできません。

費用対効果:

安価で利用でき、大幅な業務効率化が狙えます。ただし、Google Workspaceの導入が必要なため、場合によっては費用がかさむ可能性もあります。

UIと操作性:

使いやすさには定評があり、業務フローを分かりやすく可視化できます。

サポート体制:

FAQやマニュアルが用意されています。さらに各種設定やGoogle Workspaceの導入サポートなども行なってくれます。

rakumoワークフローとは?

rakumoワークフローとは、Google Workspaceの機能を拡張して、より業務を効率化させるための「rakumo for Google Workspace」シリーズの中のひとつのサービスです。

rakumo for Google Workspaceシリーズのサービス一覧

  • rakumoカレンダー
  • rakumoワークフロー
  • rakumoケイヒ
  • rakumoキンタイ
  • rakumoボード
  • rakumoワークフローコンタクト


リモートワーク が浸透してきた昨今、rakumoワークフローは特に導入スピードが加速しているサービスです!

また、rakumoワークフローのGoogle Workspaceとの強い連携は導入企業からも高く評価されており、競合サービスを一歩リードする存在になっていると言えます。

次の章からはrakumoワークフローの他社製品と比較して優れているポイントを詳しく紹介していきます。

Google Workspaceの導入が必須!

Google Workspaceとの強固な連携

そもそもrakumoシリーズは、「Google Workspace/ Salesforce を進化させるクラウド型拡張ツール」として展開している拡張ツールです。

Google Workspaceをベースに、rakumoシリーズを導入することであらゆる業務を電子化し、リモートワークの推進にも役立たせることができます。

そのためrakumoシリーズを利用するためにはGoogle Workspaceを導入していることが大前提になります!

Google Workspaceについて知りたい方は、まず下記の記事をチェックしてください。

 

また、rakumoではGoogle Workspaceの販売や導入サポートも有償で行なってくれるので、社内業務の効率化を相談しながらベストな形で社内システムを構築していくことが可能です。

rakumoワークフローの特徴5つ

1. シンプルなインターフェース

rakumoワークフローの操作画面は無駄な情報が一切なく、非常にシンプルな設計です。

そのためITリテラシーが高くないメンバーでも簡単に使いこなすことができます。

稟議や決済の進行状況を一覧で確認することができるので、「申請書がどこで止まっているのか」「自分が対応するべき申請書はどれか」などをすぐに把握することができます。


「rakumoワークフロー」トップ画面

また、承認の背景や差戻しの理由などを”コメント機能”で残せるので、社内コミュニケーションの活性化にも寄与します。


承認・差戻し・却下時に「コメント」を残せる機能


またrakumoワークフローはPCだけではなく、スマホやタブレットからの利用にも最適化されたデザインになっているため、社外のどこからでもストレスなく申請・承認作業が行えるようになります。

2.対応漏れを防ぐ「通知機能」

rakumoワークフローでは、対応漏れを防ぐために、申請者・承認者にSlackやメールで通知を送る機能があります。

通知されるタイミングは、以下のような場合です。

  • 自分の承認・確認が必要な申請が回ってきたとき
  • 自分の申請が完了・差戻し・却下されたとき


さらに、ある承認者の承認対応で遅延が発生している場合には、リマインドメールを送り続ける機能もあるので、より円滑な稟議・決済を可能にしてくれます!

3.カスタマイズ可能な「申請書テンプレート」

rakumoワークフローでは、稟議書を始め、経費申請書や、「残業申請」などの給与関連の申請書、「住所変更届」などの人事関連申請書…とあらゆる申請に活用できる豊富な申請書テンプレートが用意されています。

テンプレートを活用すれば、マウス操作だけで直感的に申請書を作成可能。

自社に合わせてカスタマイズすることももちろん可能なので、最適な申請書を簡単に用意することができます。

万が一、操作方法・作成方法が分からない場合でも操作マニュアルや、カスタマーサービスの無償サポートなどがあるため問題ありません。

さらに有償で、最適化された申請書フォーマットを一から作成してくれるプランもあるので、自社での作成に不安を抱いている場合も安心です!

申請書テンプレートの例

4.人事異動・組織改編時のメンテナンスも最小限に抑えられる

ワークフローの構築は、会社の組織図と密接に関わります。

そのため一般的なワークフローシステムだと、人事異動や組織改編の際に「新しい組織図をシステムに反映するまでに3営業日のリードタイムが必要…」といった問題が起こりがちです。

しかし、rakumoワークフローでは、Google Workspaceのユーザー・グループ情報を一括で取込み、役職の設定を変更することで、承認者を自動で割り当てることができます。

この機能はかなり画期的で、管理者側の負担を大幅に軽減できます。

5. 300円/ユーザーで利用できる安価な料金設定!

上記のように、rakumoワークフローは多くの課題を解決してくれる豊富な機能が揃っています。

にも関わらず、1ユーザー月額300円と安い料金から利用できるのもrakumoワークフローが人気の理由です。

rakumoワークフローの料金プラン

上記の通り、rakumoワークフローは、月額300円/ユーザーで利用できます。

これは他社ワークフローシステムと比較しても安価な設定になっています。

12ヶ月単位での契約が必須になるので、まずは無料トライアルで使用感を確認してから、本格導入を検討することをオススメします。

【取材実施】実際のユーザーに評価されてるポイントは?

提供会社であるrakumo 株式会社に、下記3点について取材しました。

▶︎競合サービスからrakumoワークフローに乗り換えてくる理由

▶︎ユーザーに評価されている機能とその理由

▶︎正直rakumoワークフローは合わなそうな企業

 

競合サービスから乗り換えてくる理由としてはどんなものがあるのでしょうか?

rakumo

特に大規模な企業さんで多いのが、メンテナンス性に課題を感じているといったケースです。

他のワークフローシステムを導入していたけれど、システムのメンテナンスに課題を抱えていて、比較的かんたんに運用できるSaaSを探している…というパターンはよくあります。

専門性・カスタマイズ性が強すぎて、一部の人しか満足に運用できない。外注しないと運用できない。よりシンプルで誰でも操作できるサービスにしたいという理由でrakumoワークフローに乗り換えてくる企業さんは多いです。

 

ユーザーに評価されている機能は何でしょうか?

rakumo

Google Workspaceとの連携が一番、評価の高い機能ですね。

ユーザーの管理をGoogle Workspace側に寄せているので、Google WorkspaceのIDがあれば、rakumoの各製品に簡単にログインできる設計が好評です。
ユーザー管理もGoogle Workspaceのユーザー情報を同期する形なので、別個でのユーザー管理が不要になるため、管理者の方からの評判も高い機能になっています。

「Google Workspaceと連携できるシステム」を探していて、結果的にrakumoワークフローを導入してくださる企業さんは多いですね。

rakumo

他に評価の高いポイントとしては価格の部分ですね。
低価格の割には、必要機能が十分に備わっていて良いと言われることが多いです。

あとは、実際に使ってみないと分からない点なのですが、ユーザー画面だけでなく管理画面もシンプルな設計にしているので、管理者目線でも使いやすいと評判をいただいています。

 

正直rakumoワークフローが合わないだろうな…という会社規模などはありますか?

rakumo

rakumoワークフローは中小規模の会社さんに導入されることも多いのですが、実は代理店経由で導入される大企業も全体の50%を占めています
10〜20名規模の、これから会社を大きくしていきたいというベンチャー企業さんから、100~300名規模の中小企業、1000人以上の大企業と幅広い規模の会社で導入いただいているんです。

業種としては一番多いのがIT系の会社、次に多いのが小売や流通業、最近ではコンサル業界や会計事務所の導入が増えてきています。

なので、rakumoワークフローが会社規模的に合わない…ということはないと思います!


rakumoワークフローは、中小企業だけではなく実は大企業でも多く導入されていることが分かりました。

そしてなんと言っても、rakumoワークフローの一番の強みは、やはりGoogle Workspaceとの連携です。ユーザーだけではなく管理者側にもメリットのある機能ということですね。

rakumoワークフローを導入するべき会社

リモートワークの本格導入を考えている企業

リモートワーク に切り替えるためには、ワークフローシステムの導入は必須です。

しかし初めてワークフローシステムを導入する場合、カスタマイズ性が強すぎる・機能が多すぎるようなサービスを導入してしまうと、結果的に運用に戸惑い、むしろ現場が混乱してしまう可能性があります。

これからリモートワーク 環境をしっかり構築していきたいと考えている企業には、簡単操作が可能なrakumoワークフローがおすすめです!

すでにGoogle Workspaceを導入している企業

前述したとおり、rakumoワークフローの最大の強みは、Google Workspaceとの強固な連携機能です。

Google Workspaceの標準機能を活かしつつ、さらに業務範囲を広げたい・業務をもっと簡単に効率化したいと考えている企業は、rakumoワークフローの導入を検討すると良いでしょう。

ITに苦手意識がある企業

誰でも簡単に申請フォームを作成できる設計や、親切な運用サポートもrakumoワークフローの特長です。

自社のITリテラシーがあまり高くない…と不安を抱えている企業でもrakumoワークフローであればしっかりと運用できる環境が整っています。

rakumoワークフローの評判・口コミ

IT

251〜500人

過去の承認案件などを直ぐに呼び出して確認しながら申請できる

サービス導入前の管理方法をおしえてください。

Garoonというシステムを利用していました。

使いやすいと感じた点を教えてください。

申請経路がワークフロー種別によって設定できるので、その都度入れる必要が無くて便利です。以前は細かい設定ができなかったためこのワークフローは誰経由で申請しなければいけないか、会社の承認経路を確認しながらやる手間が生じていました。また、過去の承認案件などを直ぐに呼び出して確認しながら申請できることも記載内容のミスを起こしにくくなりスムーズな承認、スムーズな業務遂行につながっています。rakumoボードも使っているのでルールや一斉通知の重要連絡もあとから見つけやすくなりました。

不便だと感じた点を教えてください。

過去の承認案件を呼び出すときに、別のウィンドウを開かないといけないことは少し面倒に感じます。同じウィンドウ内で横に過去の事例を見ながらできたらとても便利だと思うことがよくあります。承認されたかどうかrakumoワークフローのページにいかなくてもすぐ分かればいいなと思っていましたが、調べたところslackで承認されたかどうか通知できるとのこと、設定が個人ベースでできるのであれば設定したいと思います。

外部連携はしやすいと感じましたか?

シンプルなワークフロー申請での利用がメインのため、外部ツールとの連携は使っていませんでした。slack連携含めこれから試したいと思います。

他の会社にもおすすめしますか?

おすすめします。私の会社は紙で申請することが無いですが、もしあるのであれば今のようなリモート勤務が必要な状態でも、出社時同様何も問題なく普段通り申請、承認できストレスがありません。

コンサルティング

51〜100人

コスパ抜群で基本的なツールが揃っている

利用にかけた費用

初期費用:約150万円 月額費用:12万円

使いやすいと感じた点を教えてください。

中途採用者が増えてきたため、社内のガバナンス整理を行うために導入しました。費用は安価で基本的な機能は揃っている印象です。システムを導入する際に既存で使っていたGoogle Workspaceにも連携されるので導入面でもスムーズだったと記憶しています。中途採用者は社内の業務フローがなかなか分からず、なおかつベンチャーなので、流動的に業務フローが変化していますが、そういった流れを可視化できることで社内の部署関連携ミスを減らすことができました。

不便だと感じた点を教えてください。

業務項目を検索できる機能がついていますが、ベンチャーはデイリーでコロコロ内容がかわるため二人以上で連携をする時に見ている内容にミス(古いものや違うファイルを閲覧しているなど)が起きてしまいました。
業務項目を日付や時系列でソートできるとなお使いやすいと思います。

外部連携はしやすいと感じましたか?

既存で使っていたGoogle Workspaceとの連携がスムーズだったのでとても満足しています。

他の会社にもおすすめしますか?

コストパフォーマンスが抜群で基本的な機能が揃っていることから、かなりおすすめのシステムです。業務フローを可視化するだけで圧倒的にミスが減るので、ベンチャー企業にもおすすめです。

イベント

2〜10人

ペーパーレス化でスピードアップ

利用期間 

2020年4月~2021年9月現在も利用中

使いやすいと感じた点を教えてください。

社内稟議を通すスピードが圧倒的に早くなりました。これまでは紙の稟議書を作成して上司に印鑑を貰ってから手続きでしたが、出張・外出で不在でもメールで対応が出来るため効率化につながりました

不便だと感じた点を教えてください。

スマートフォンで対応可能ですが、ブラウザのみ対応のため、毎回使用するた度にログインが必要になります。毎回IDの入力をしてから操作をするので、手間がかかります。セキュリティ上仕方ないことかと思いますが、アプリなどがあるともう少し活用しやすくなると思います。

外部連携はしやすいと感じましたか?

アドレス帳と連携させることで直ぐにすべての社員と連携が可能になります。

他の会社にもおすすめしますか?

社内稟議を書類で行っている会社などにおすすめです。ペーパレスにすることでスピードも上がります。現在は電子取引の会社が増えてきてるので、そういったクライアントにも迅速に対応できます。

IT

251〜500人

経費申請に時間が掛かっている会社におススメ

初期費用・月額費用・料金プラン名等 

初期費用は不明。月額費用は9万円。料金プランはrakumo ワークフローのみ使えるプランです。 

利用期間 

2021年4月~2021年9月現在も利用中 

導入に至った決め手を教えてください。 

他の業務と並行してスマホからでも経費申請を行える仕組みになっていたことです。リモートワークの増加によって、それぞれの仕事に没頭するあまり通勤費などの経費申請を忘れる社員が出るなどの問題が起きていました。スマホでも10分程度で簡単に申請できることが決め手となりました。 

使いやすいと感じた点を教えてください。 

経費申請から承認までにかかる経路を、必要に応じて短くできた点です。変更が少ない場合は確認作業を行う社員の人数を減らすなどして、簡単な操作で経費申請の経路を変更できました。申請する側も承認する側も負担を減らせたのでありがたかったです。 

不便だと感じた点を教えてください。 

申請書で自動入力を行う機能が使えなくなる事態があったことです。申請書を記入するときに、条件を満たした部分を自動入力できるようになっていたのですが、部署名など自動入力でできているはずの項目が、2つの申請を同時に行おうとした際にはできなくなってしまうことがありました。効率をあげるためのツール導入だったので、不便さを感じました。 

外部連携はしやすいと感じましたか? 

Excelと連携して、申請したデータを細かな数字まで正確に反映させて、印刷して書類としても残せたので、連携しやすかったです。 

他の会社にもおすすめしますか? 

経費申請の処理に1週間以上要するなど時間を取られていて、対策の必要性を感じている会社におすすめです。仕事の状況に応じて細かく申請経路を指定して効率よく処理できるので、きっと役立つと思います。

コンサルティング

101〜250人

部署が少ない会社などには必要ないかも

利用期間 

2017年4月〜現在 

導入に至った決め手を教えてください。 

社内のスケジュール管理、全社員のプロフィール設定、ワークフロー使用のために導入しました。 

使いやすいと感じた点を教えてください。 

スケジュール登録は比較的しやすく、リアルタイムで施設の予約状況が確認できるのが便利です。ワークフローも種別に細かく分かれて設定できて使いやすいです。
 

不便だと感じた点を教えてください。 

スケジュール登録の際に、毎月第2・第4金曜日に会議があるのですが、繰り返し設定が毎週か毎日、曜日指定しかできません。隔週ごとのスケジュール登録ができないのが少し不便に感じます。またスケジュールの削除方法が分かりづらく、未だに知らない社員も多々います。
 

他の会社にもおすすめしますか? 

スケジュール管理が必要な会社にはおすすめできます。ワークフローなども使い勝手はよいですが、部署が少ない会社や申請を承認する人が社長のみなどの場合は、あまり必要ないかもしれません。

その他

251〜500人

英語版はシンプルで分かりやすい

利用期間 

2016年6月~2021年9月現在

導入に至った決め手を教えてください。 

外国人が多く勤務する会社である為、英語表記、対応可能である点。また、休暇申請、経費申請が同じシステムで管理できる為。

使いやすいと感じた点を教えてください。 

申請後、その申請が社内の誰に回覧されており、まだ誰が承認していないか、それにより承認までどれくらいかかりそうかが検討付けられる点が便利です。また、申請フォームも英語表記可能な為、外国人雇用者に使用方法を説明する事なく誰でもすぐに使用可能なことが助かっております。

不便だと感じた点を教えてください。 

特に不便を感じた事はありませんが、回覧が途中で止まり承認が進まない時に、当該者にこちらからリマインドをワンクリックで出来るような仕組みがあると良いと思います。

他の会社にもおすすめしますか? 

日本語版を使用していないので分かりかねますが、英語版についてはシンプルで分かり易いので、外国人が多く働く会社さんにはおすすめかと存じます。英語もとてもシンプルな表現になっている為、日本人にも使いやすく、日本人雇用者も同じ英語版で対応できると思います。

まとめ

rakumoワークフローは、既にGoogle Workspaceを導入している会社には特におすすめのワークフローシステムです。

シンプルな操作性も評価が高く、初めてワークフローシステムを導入する企業やITリテラシーに不安を抱えている企業でもきちんと運用することができます!

2週間の無料トライアルがあるので、まずは試験的に使ってみて、導入を検討すると良いでしょう。



※画像出典元:「rakumo」公式HP

 

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