ActionPassport

4.0

記事更新日: 2021/05/06

執筆: 編集部

編集部コメント

「ActionPassport」は、社内における業務で必要な書類を担当者に回して承認を行うシステムです。このシステムを運用することによって書類作成から承認までを効率的に行えます。

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1. 効率的に申請

申請書入力フォームから申請内容を入力して申請を行える

2. 進捗状況をリアルタイムに確認

申請した書類が現在どこを回っているのかをリアルタイムに把握でき、添付ファイルやコメント内容も同時に確認できる

3. 豊富に搭載されている申請機能

過去データを元に新たな種類を申請する別名申請、代理・代行申請、ルート変更、申請書取り下げ、再申請、督促、回覧といった機能が搭載

良い点

申請や回覧だけではなく、督促や依頼通知機能も搭載されているため、業務スピードがあがります。web上での申請や回覧なので、紙のような紛失や破損などのトラブルの心配がありません。

悪い点

特に大きなデメリットは見当たりませんが、導入費用がかかるという点が唯一のデメリットでしょう。

費用対効果:

月額費用は20IDで10,000円とお手軽ですが、初期費用が100,000円と少々高額な価格設定となっています。

UIと操作性:

短時間で簡単に導入できます。分かりやすい入力画面のため、スピーディーかつ正確に書類を作成可能です。

社外連携:

「ActionPassport」はモバイルにも対応しており、社外からでも簡単アクセス、リアルタイムに書類の状態を確認できます。

ActionPassportの3つの特徴

1. 万全のセキュリティ

WEB上で書類をやり取りする際に最も注意しなければならないのは、セキュリティの問題です。しかし、「ActionPassport」を提供しているイーネットソリューションズでは24時間の監視体制を導入、サービス環境も常に二重化されているためセキュリティ面の不安はありません。

セキュリティは情報セキュリティ管理における世界基準ISMSの認証を取得していますので、その信頼性は高いといえるでしょう。


セキュリティは万全

2. サービス費用の範囲内で容量無制限のディスクの利用可

申請種類を保存する際には莫大なディスク容量が必要になりますが、「ActionPassport」はサービス費用の範囲内で容量無制限にディスクの利用が可能ですので、「容量が不足するかもしれない」と不安になることはありません。

社内の書類は増えることはあっても減ることは滅多にありませんが、「ActionPassport」を導入すれば書類が増えても安心です。


ファイルが増えても大丈夫

3. 移行が簡単、組織変更にも対応可

「ActionPassport」は見た目が紙の申請書と同じ仕様になっているため、紙から簡単に移行できます。さらに、組織変更や複数の組織の同時利用も簡単に行えます。

組織の複製はドラッグ&ドロップで簡単に編集することができ、面倒な作業は一切必要ありません。


組織変更も簡単

 

ActionPassportの料金プラン

 

初期費用が100,000円かかりますが、20ID取得して月額10,000円(1IDあたり500円)という安価な費用で導入可能です。

IDの追加は20単位ですが、利用人数に変更が生じた際には変更作業費用として5,000円必要になります。

その他オプションも豊富に用意されていますので、導入をお考えの際にはオプションも検討してみることをおすすめします。

ActionPassportの評判・口コミ

導入の決め手は「スマホ決済」
ソフトブレーン株式会社様

以前のエクセル運用時はPCでしか承認できず、さらにエクセルを印刷してハンコを押す作業も必要で、かなり時間がかかっていました。今はスマートフォンでも承認できるので、承認スピードが倍以上に上がったと感じています。

コスパが良く、徐々にIDを追加したい
株式会社ヤマダフォームズ様

今は1店舗につき店長と事務職の2ID運用で、営業は事務員のIDでログインして申請しているのですが、1年間で20店舗ずつ増やして、ゆくゆくは全国100店舗を目標にしています。IDが増えると一人当たりの値段も下がるので、追々増やしていきたいですね。

※「ActionPassport」」公式HP参照

まとめ

申請書の作成に莫大な時間を割いている企業は多いのではないでしょうか。また、紙の申請書には紛失などの不安がつきまといます。

これらの不安や問題を全て解決してくれるのが「ActionPassport」です。操作は全てWEB上で行えるため、快適に効率的に申請書作成を行えるでしょう。

このシステムは一度に20IDを取得できるので、書類の効率化を考えるならこの機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。

画像出典元:「ActionPassport」公式HP

ActionPassportの評判・口コミ

サービス

51〜100人

特に中小企業におすすめ

利用期間 

2020年10月から2021年4月現在も使用中 

導入する前は、どのようにワークフローを管理していましたか? 

ワードやエクセルで作成し、必要なときに印刷し、必要な人物に作業を依頼するというアナログに近い管理をしていました。 

使いやすいと感じた点を教えてください。

基幹システムや文書管理システム、ユーザー情報など、あらゆるデータを必要に応じて使い分けられるという拡張性が非常に優れています。それまでわざわざ情報を1つずつ手入力していたのですが、それと比べるとはるかに効率良く作業が進むようになりました。ケアレスミスも一気になくなりました。情報の共有もほかの社員としやすく、「現在、稟議書がどこまでいっているか」など常に確認できます。必要な情報を正確に伝達しやすくなりました。 

不便だと感じた点を教えてください。

申請する用件を入力しても、1度その内容やフォームを修正するだけで、すべての情報が消えてしまいます。そうなると再度、一から入力しなければなりません。この手間の発生はデメリットに感じました。 

外部連携はしやすいと感じましたか?

Salesforceと連携することで情報管理がもっとしやすくなり、必要なときに必要なデータを瞬時に出せるようになりました。 

他の会社にもおすすめしますか?

・業務の質を、スピード感をもって上げたい 

・コンプライアンスを強化したい 

・コスト削減を目指したい 

など考える企業、特に中小企業には業界・職種問わずおすすめできます。

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