記事更新日: 2023/03/02
最⼩限のコストと労⼒で承認業務の悩みを解決
「ActionPassport」は、社内における稟議書などの申請書類業務で、承認が必要な書類を担当者に回して承認を行うWebシステムです。このシステムを運用することによって書類作成から承認までを効率的に行えます。
サービス環境は2重セキュリティで24時間監視され、ディスク容量は無制限、1アカウント500円からと、初期コストを抑えて安心して導入する事ができます。
決裁業務をスピード化且つコスト削減し、コンプライアンス対策にも一石投じたい企業にお勧めです。
ActionPassportだけ知りたい方はこちら
申請書入力フォームから申請内容を入力して申請を行える
申請した書類が現在どこを回っているのかをリアルタイムに把握でき、添付ファイルやコメント内容も同時に確認できる
過去データを元に新たな種類を申請する別名申請、代理・代行申請、ルート変更、申請書取り下げ、再申請、督促、回覧といった機能が搭載
申請や回覧だけではなく、督促や依頼通知機能も搭載されているため、業務スピードがあがります。web上での申請や回覧なので、紙のような紛失や破損などのトラブルの心配がありません。
特に大きなデメリットは見当たりませんが、導入費用がかかるという点が唯一のデメリットでしょう。
月額費用は500円/1D、最低契約数は10ID〜と比較的導入しやすくなっています。
短時間で簡単に導入できます。分かりやすい入力画面のため、スピーディーかつ正確に書類を作成可能です。
「ActionPassport」はモバイルにも対応しており、社外からでも簡単アクセス、リアルタイムに書類の状態を確認できます。
このページの目次
WEB上で書類をやり取りする際に最も注意しなければならないのは、セキュリティの問題です。しかし、「ActionPassport」を提供しているイーネットソリューションズでは24時間の監視体制を導入、サービス環境も常に二重化されているためセキュリティ面の不安はありません。
セキュリティは情報セキュリティ管理における世界基準ISMSの認証を取得していますので、その信頼性は高いといえるでしょう。
申請種類を保存する際には莫大なディスク容量が必要になりますが、「ActionPassport」はサービス費用の範囲内で容量無制限にディスクの利用が可能ですので、「容量が不足するかもしれない」と不安になることはありません。
社内の書類は増えることはあっても減ることは滅多にありませんが、「ActionPassport」を導入すれば書類が増えても安心です。
「ActionPassport」は見た目が紙の申請書と同じ仕様になっているため、紙から簡単に移行できます。さらに、組織変更や複数の組織の同時利用も簡単に行えます。
組織の複製はドラッグ＆ドロップで簡単に編集することができ、面倒な作業は一切必要ありません。
「ActionPassport」は、多様なシステム連携により、拡張性が豊富です。
標準機能では、シングルサインオンはもちろん、外部から自動申請、フォームリンクの連携、決裁後の帳票データ出力/集計や、カスタムデータベースの連携などが出来ます。さまざまな基幹、文書管理システムと連携が可能により、業務効率化が図れるでしょう。
また、承認経路策定時やメンテナンス負担を軽減するシステム構築など、さまざまな不安にコンシェルジュのように要望に答えてくれるサポートも魅力。
なるべく自社で解決したい企業も、手厚いサポートにより導入から運用までしっかりサポートしてくれるでしょう。
初期費用無料、500円/1D、最低契約数は10ID〜と、比較的安価な費用で導入可能です。
10ID以降の追加は1IDごとに契約可能で、1,200名以上又は案件数10万件を超える場合は専用クラウドになるため、別途見積もりが必要です。
その他機能によりオプションが用意されており、導入検討の場合は自社にあったオプションを選択して見積もりをすることをお勧めします。
ActionPassportのエクセルをインポートする機能にかなり助けられました。まずは紙媒体のものをそのまま電子化してみようというコンセプトでしたので、比較的スムーズに開発は進みました。以前の紙の申請書の見た目をほぼそのまま電子化しています。これは限られた期間でワークフロー化することもひとつの理由なのですが、70年間紙の申請をし続けたので、少しでも電子化への抵抗を少なくするため、全く一緒のレイアウトで作成しました。そのため、帳票レイアウトの自由度は、選定する時に最も重視しましたね。色々な製品のシステムを実際に見たり、セミナーにも行きましたが、ここまで紙レイアウトをそのまま再現できるものは他に無かったですね。
※「ActionPassport」」公式HP参照
2020年10月から2021年4月現在も使用中
ワードやエクセルで作成し、必要なときに印刷し、必要な人物に作業を依頼するというアナログに近い管理をしていました。
基幹システムや文書管理システム、ユーザー情報など、あらゆるデータを必要に応じて使い分けられるという拡張性が非常に優れています。それまでわざわざ情報を1つずつ手入力していたのですが、それと比べるとはるかに効率良く作業が進むようになりました。ケアレスミスも一気になくなりました。情報の共有もほかの社員としやすく、「現在、稟議書がどこまでいっているか」など常に確認できます。必要な情報を正確に伝達しやすくなりました。
申請する用件を入力しても、1度その内容やフォームを修正するだけで、すべての情報が消えてしまいます。そうなると再度、一から入力しなければなりません。この手間の発生はデメリットに感じました。
Salesforceと連携することで情報管理がもっとしやすくなり、必要なときに必要なデータを瞬時に出せるようになりました。
・業務の質を、スピード感をもって上げたい
・コンプライアンスを強化したい
・コスト削減を目指したい
など考える企業、特に中小企業には業界・職種問わずおすすめできます。
2020年10月から2021年4月現在も使用中
ワードやエクセルで作成し、必要なときに印刷し、必要な人物に作業を依頼するというアナログに近い管理をしていました。
基幹システムや文書管理システム、ユーザー情報など、あらゆるデータを必要に応じて使い分けられるという拡張性が非常に優れています。それまでわざわざ情報を1つずつ手入力していたのですが、それと比べるとはるかに効率良く作業が進むようになりました。ケアレスミスも一気になくなりました。情報の共有もほかの社員としやすく、「現在、稟議書がどこまでいっているか」など常に確認できます。必要な情報を正確に伝達しやすくなりました。
申請する用件を入力しても、1度その内容やフォームを修正するだけで、すべての情報が消えてしまいます。そうなると再度、一から入力しなければなりません。この手間の発生はデメリットに感じました。
Salesforceと連携することで情報管理がもっとしやすくなり、必要なときに必要なデータを瞬時に出せるようになりました。
・業務の質を、スピード感をもって上げたい
・コンプライアンスを強化したい
・コスト削減を目指したい
など考える企業、特に中小企業には業界・職種問わずおすすめできます。
申請書の作成に莫大な時間を割いている企業は多いのではないでしょうか。また、紙の申請書には紛失などの不安がつきまといます。
これらの不安や問題を全て解決してくれるのが「ActionPassport」です。操作は全てWEB上で行えるため、快適に効率的に申請書作成を行えます。
1アカウント500円からと月額課金のため、ワークフロー導入における初期コストも抑えられ、安心して始められるクラウドサービスと言えるでしょう。
画像出典元：「ActionPassport」公式HP
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以前のエクセル運用時はPCでしか承認できず、さらにエクセルを印刷してハンコを押す作業も必要で、かなり時間がかかっていました。今はスマートフォンでも承認できるので、承認スピードが倍以上に上がったと感じています。