「スマートDB」はデータを管理する側と使用する側両方に配慮したシステムで、社内全体のワークフローを円滑化し効率的な業務を実現します。ノンプログラミングの直感的な操作で最新・正確なWebデータベースを活用できるため、今までの業務が飛躍的に効率化できることでしょう。
「スマートDB」はデータを管理する側と使用する側両方に配慮したシステムで、社内全体のワークフローを円滑化し効率的な業務を実現します。ノンプログラミングの直感的な操作で最新・正確なWebデータベースを活用できるため、今までの業務が飛躍的に効率化できることでしょう。
ベーシックプラン 月額基本料金30万円 従量制月800円/ユーザー
2019年4月〜2020年3月
日頃営業マンが交通費や飲食代などの経費を使うとき、それまで毎月末に各営業マンから自己申請でレシートなどをもとにあげてもらう形にしていたが、それを一つ一つチェックする手間と工数を省きたくて導入した。
smartDBの特徴はなんといってもカード型データベース機能です。自分たちの目的に応じてweb画面を作れるのが凄く良かったです。
入力中の自動保存機能がないのが、かなりネックとなっていました。各営業マンがワークフローの申請をしている途中で他の業務が急に入ってしまったときに、だいたいの申請内容が完成していましたが、間違えてwebを落とした拍子に、それまで書いていた内容が全て消えてしまいました。月末はただでさえ業務が多忙です。工数や手間を省くために導入したのですが、かえって二度手間で時間がかかってしまい、これではかなり不便だと感じました。
連携できるサービスは限られるものの、大手のSansanやMicrosoftのteams等とも連携はできるようになっています。非常に使いやすいし、書類や資料のやりとりがスムーズになりました。
月末にワークフローの申請で無駄に工数や時間がかかっている企業にはおすすめします。一年契約で決して安い値段ではないのですが、時間をお金で買う感覚で、一度試してみても良いと思います。
素人でも簡単にノーコードで扱えます。社内SEが社内改善のためプログラミングしデジタル化して、といったことではなくて、SEでなくてもデジタル化に持っていけるのがよい点です。
そして、いろんな確認が必要な書類・資料のやり取りは、これを使ってデジタル化したことでスムーズになりました。
私はまだデジタルに精通していませんが、フロー構成や上司、メンバー間でのチェックを取りながらでよく、あとは私の腕を磨いていくといったところです。
アップル社のものみたいに感覚的に直感的に組み合わせられる感じになればいいと思います。
また、特定作業で再ログインを求められること、編集画面でコピーした項目を配置するときに１つずつ上げなくてはならないことです。コピーした項目がどこにあるか探さなくてはならないことはストレスになりました。
マニュアルもバラバラなので、まとまったサイト集やチャットポット的に検索できるようにしてもらいたいです。
もっとテンプレ利用など共有されて、活用できれば助かります。
紙ベースのワークフローが多かったのですが、昨今の在宅ワーク推進の流れでオンライン化が現場から求められていて、まさにこれを活用し現場視点でのシステム導入ができて大幅に効率化ができるようになりました。
おすすめします。
社内申請業務にとても有効で、申請に関わるものはすべてスマートDBで完結可能です。他バインダへの連携もできてとても役立っています。
それでもまだ紙申請が残っていますが、あと１～２年ですべて移し切りたいと思っています。
入社、配属された際にはすでに使用されていました。
新しいワークフローを作成した際には、もともとはエクセルの申請所に内容を入力し、それを紙で印刷したあと、上司へ持っていって押印をもらっていました。
承認された紙は、キングファイルに閉じて棚に保管していました。
申請がシステムで完結するため、印刷する手間が省けて楽になりました。
上司が出張などで中長期で不在にしている時、以前の紙の申請書であればどうしようもなかったのですが、海外からVPNでアクセスすることでどこからでも承認できるようになったので、緊急の承認が必要になったときにも便利でした。
紙の申請書のときは、誰まで承認が回っているのかなどステータスがわかりませんでした。でも、ステータスが画面で見れるようになったため、催促するのが楽になったと思います。
私が使用していた限りでは不便だと感じたことはなかったのですが、別部署ではワークフローを作成すること自体が簡単なため、新しいワークフローをどんどん現場の要望で作ってしまい、どのワークフローで申請すれば良いかが現場の一部の人しかわかっていない状態になっていました。
利用者の理解不足かもしれませんが、申請項目が少し違うだけで別のワークフローを作っていたため、項目を増やし注記などをつければ、半数ほどの量に減らすことができたのではないかと思います。
外部ツールとの連携を実施する案がありましたが、結果的に取りやめました。
連携元のツールは社内で開発した外注管理ツールであり、csvファイルで出力した情報を連携し、自動で申請を作るという案だったのですが、データ連携をする際に開発コストがかかり、業務改善効果があまりなかったためです。
おすすめします。
部署や部門ごとに全く違う申請を行う場合、ワークフローの作成自体が簡単です。簡単に多数のワークフローを作成して導入が素早くできるのではないかと思うためです。
しかし、ある程度は情報システム部などが導入の監督を行わないと、たくさんの類似したワークフローが乱立することになるため保守性が落ちるとも思います。
この記事では、おすすめのワークフローツール35選を比較紹介していきます。ワークフローシステムを導入するタイミングや選び方、導入するメリット・デメリットなどを徹底解説！
rakumoワークフロー
SmartFlow
Shachihata Cloud
稟議決裁さくらさん
バクラク申請
monday.com
Questetra BPM Suite
kickflow
intra-mart ワークフロー
ServiceNow
Gluegent Flow
羅針盤ワークフロー
Streamline
BtoBプラットフォームワークフロー
ZENO
Styleflow
BP Director
Findワークフロー
J-MOTTOワークフロー
ActionPassport
業務デザイナー
AgileWorks
楽々WorkflowII
WaWaFlow
ワークフローEX
ExchangeUSE
X-point Cloud
Create!Webフロー
ジョブマネワークフロー
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Create!Webフロー
ジョブマネワークフロー
