稟議の電子化で4,000時間の時短!メリットやおすすめシステムも

稟議の電子化で4,000時間の時短!メリットやおすすめシステムも

記事更新日: 2020/04/30

執筆: 編集部

何かを購入するときや、企画を行いたいときなどに上司や役員へお伺いを立てる為に行う稟議。

希望を会社に意見することのできる便利な制度ですが、承認までに時間が掛かったり、同一内容を一から作成することにうんざりしている社員は多いものです。

この記事では、稟議にかかる様々な課題を解決できる「電子化」について紹介しています。

また、稟議の電子化を行った企業の事例やおすすめのシステムもあわせて紹介していますので、ぜひ、参考にしてみて下さい。

稟議の電子化とはワークフローシステムのこと

稟議の電子化はワークフローシステムとも呼ばれています。

ワークフローとは業務の流れの意味で、ルールや習慣によって決まった処理を行うこと。

ワークフローの自動化や効率的かつ短縮するために作られたシステムがワークフローシステムです。

したがって、稟議の電子化はワークフローシステムを導入することとなります。

稟議を作成する意味や電子化における法律は?

稟議を作成する意味や、そもそも稟議は電子化して法律的に問題はないのでしょうか?

電子化を検討する前に、稟議を電子化するために必要な基礎知識を確認してみましょう。

稟議書を作成することで不必要な会議を減らせる

稟議書は起案者の案件に対する意思決定を会議を経ずに関係者に理解、承認してもらうためのものです。

稟議を利用することで、会議を開催せず意思決定に掛かる時間を大幅に削減することができます。

例えば、関係者全員のスケジュール調整や会議場所の日程調整、会議中にある質疑応答をなくすことなどです。

一方で、関係各所が遠方の場合や、関係部署が多い場合には全ての承認を得ることに時間が必要となります。

稟議書は監査時の証拠書類としての役割りもある

稟議書には監査時の証拠書類としての役割りもあります。

企業として何かを購入する際に、誰が承認したのかが稟議書をみることで分かるからです。

一方で、内容の改ざんの恐れがある場合も。

稟議を電子化するときの法律について

稟議書を残さなければならないという法律はありません。

しかし、決裁までの流れの分かる稟議書は監査で確認される重要な書類なので、永久保存をしている企業がほとんどです。

そのため、保管スペースを占領している企業が数多くあります。

稟議を電子化する5つのメリット

それでは、稟議を電子化することで得られるメリットについて解説していきましょう。

主なメリットとして、「時間短縮」「コスト軽減」「監査効率アップ」「負担軽減」「ミスの防止」などが挙げられます。これらの詳細については以下の通りです。

時間の短縮ができる

稟議書を電子化することで、稟議のメリットである時間短縮をさらに加速させることができます。

電子化された稟議書は一斉に閲覧や承認ができ、遠方でも即座に処理が可能だからです。

紙だと一人一人閲覧をしなければならず、渡すための移動時間も必要となりますが、電子化された稟議書であれば移動時間は必要ありません。

また、作成時点で気づかなかったミスを確認者が発見した場合には、作成者の元へ送付をした上で再作成をする必要もあります。

電子化された稟議書であれば、送付の時間と再作成の時間短縮をすることもできます。

コストを削減できる

稟議書を電子化すると、紙の書類を作る必要がなくなります。

また、作成時に失敗をした書類は無駄になりますが、電子化されていればコストに無駄なく稟議を行うことができます。

ほかにも、書類であれば保管するためのスペースが必要です。

経営年数が長い会社や規模の大きな会社では保管すべき書類は大量にあり、保管するためのスペースや必要書類を探すために人件費も必要となります。

しかし、電子化されていれば保管をするためのスペースを取ることも、探すために人員を割く必要もありません。

監査効率がアップする

電子化をされている稟議書であれば情報の検索がすぐに済むため、監査の効率が非常に良くなります。

また、大量の書類を運ぶための労力や時間を取られることもないため、さらに効率が良くなります。

通常、監査には準備に時間と人員を大きく割かれます。

日ごろから監査に向けて整理をこまめにしていなかったために、数日間何人もの人が徹夜をして準備をするといった話もよくあることです。

電子化をすることで大幅な時間短縮に期待ができます。

稟議を申請する人の負担が減る

電子化された稟議書は「修正が容易」「同一内容の作成が簡単」といった、申請者の負担を大きく減少させるメリットがあります。

なぜなら、同一内容の稟議の場合も変更箇所のみの修正で稟議書が作成できるからです。

紙の場合、稟議書の作成中や提出後にミスがあった場合には修正の必要があり、多くの場合が最初からやり直しとなります。

また、同じ内容の稟議でも紙の場合は1から作成を行わなければなりません。

電子化された稟議書では最初からやりなおさずとも、訂正箇所のみの修正でかまいません。

稟議の申請者にとって時間の負担だけでなく、精神的な負担の軽減もできるでしょう。

記入ミスの防止に効果的

電子化された稟議書では、記入項目にチェック機能をつけることでミスの防止に効果が期待できます。

また、記入例を表示しながら作業をすることもできるため、より正確な稟議書の作成が可能です。

作成時のプレッシャーも格段に下がるため、作成者が気持ちに余裕をもって確認をしながら稟議書の作成ができるでしょう。

稟議を電子化するデメリットはあるの?

稟議を電子化するメリットについて紹介をしてきましたが、もちろんデメリットも存在します。具体的にどのようなデメリットがあるのでしょうか?

導入時のコストが必要

電子化するための設備が必要な場合、外部委託する場合にランニングコスト(維持費)が掛かります。

企業規模の小さな零細企業や小企業では稟議の数が少ないため、電子化をすることでコストパフォーマンスが下がる場合もあります。

現在の書類を電子化するのに時間がかかる

電子化するためには現在の書類の内容を移さなければならず、書類の量に比例して時間がかかります。

規模の大きな企業や設立からある程度年数ある企業では、保存している書類の量は大量です。

大量のデータを移すための人材に余裕がなければ、電子化するために膨大な時間がかかるだけでなく、担当者にとって大きな負担となります。

操作に慣れる必要がある

書類から電子化へと変更されるため、稟議に関わる全ての社員が書式や記入方法に馴れる必要があります。

また、パソコンの操作に馴れていない人は、電子化された稟議書の前にパソコン操作に馴れなる必要も。

アナログで長年稟議書を作成していた社員にとっては環境の変化に苦戦し、効率が低下する場合も考えられます。

稟議を電子化した事例を紹介!

ここでは稟議の電子化における具体的な事例を紹介しています。電子化に置けるメリットがどのような効果を挙げているのか確認してみましょう。

アサヒ飲料株式会社

アサヒ飲料株式会社では稟議を電子化をすることで、年間4,000時間分の稟議にかかる時間のカットと、800万円分のコスト削減をすることに成功しています。

電子化以前までは発案から決済が下りるまでに3週間~1か月程度の時間を要し、回覧と回付の記録やキャビネットへの保管などで800万円程のコストが必要だったとのこと。

電子化することで、稟議の回付にかかる時間と保管場所が必要なくなったことで、時間と費用のコスト削減に成功しています。

三菱自動車

三菱自動車では稟議書が社長の元まで届く時間が1週間ほど掛かっていたのが、1時間~1日で届くようになりました。

三菱自動車は東京に本社があり、愛知に開発部門と車体工場、京都にエンジン工場、岡山に車体工場と、全国各地に拠点が存在しています。

本社から離れた遠方の拠点からの稟議書の回付には、どうしても時間を要していました。

しかし、稟議の電子化を試みることによって、遠方での拠点で大きな効果を出すことに成功しています。

株式会社イズミ(ゆめタウン)

広島を起点に西日本に大型スーパーマーケットを展開する株式会社イズミでは、稟議に掛かる時間を平均2.5日短縮することに成功しています。

承認者不在での決済遅延、保管書類の増大化で過去情報の検索に費やす膨大な時間、遠方からの回付に掛かる時間、書類の整理に掛かる時間、進捗確認に掛かる時間、これらを稟議の電子化によって解決しました。

その結果、平均で2.5日の時間短縮だけでなく、稟議の進捗状況の問い合わせがなくなることで担当者が業務へ集中でき、効率化も実現しています。

まずはこれを!おすすめワークフローシステム3選

まず最初に検討していただきたい、編集部おすすめのワークフローシステムを紹介します!




 

1. 4,000社以上が導入!ジョブカンワークフロー


画像出典元:「ジョブカンワークフロー」公式HP

特徴

社内のあらゆる申請書をクラウド管理することができるジョブカンワークフローは、4,000社を超える導入実績があるので厚い信頼性があります。

スマホアプリにも対応しているので、いつでもどこでも申請・承認が可能な体制を築くことができます。

また、従業員数10名以下の小さな会社から1,000名を超える大きな会社まで人数にとらわれずに導入可能なのが魅力的です。

 

料金プラン

  月額料金 初期費用・サポート費用
ジョブカンワークフロー 300円/1ユーザー 0円
ジョブカン経費精算 400円/1ユーザー 0円


ジョブカンワークフローは月額300円 / 1ユーザーで利用できます。

初期導入費用、毎月のサポート料金、月額固定費が0円です。これは業界最安水準です。

また、最低利用期間のしばりもないので気軽に導入できるでしょう。

600円/1ユーザーで、ジョブカン経費精算と合わせて利用することもできます。

毎月の利用ユーザー数に応じて費用が発生するという分かりやすい料金体系です。

 

評判・口コミ

タマホーム株式会社
従業員数が多く、様々な部署・部門を持つ会社だからこそ、クラウドワークフローシステムが有効

画面が見やすく、直感的に操作できるので、運用開始当日の問合せや反発は想定よりも遥かに少なかったです。当社のような2,960名規模の企業へのシステム導入は大きな労力がかかりますが、問題なくスムーズに運用できていることから、システム切り替えの成功を感じています。

エイベックス株式会社
フリーアドレスを機に、どこにいても申請・承認ができるジョブカンワークフローを導入

ジョブカンだと直感的に設定ができるので、専門的な知識やスキルのない方でも簡単に申請書が作れると思います。その他、スマホ対応もしていることで、導入前よりもメリットを感じる点が多く、導入後の運用がスムーズに定着する点もおすすめできるポイントです。

参照元:「ジョブカンワークフロー」公式HP

 

 

2. 使い慣れたExcelで申請書を作れる!Collaboflow 

画像出典元:コラボフロー公式HP
 

特徴

コラボフロー最大の特徴は、普段使っているExcelから申請書を作ることができる点です。

ExcelファイルをそのままWebフォームに変換して申請書を作ることができるため、Web環境とExcelさえあれば専門的な知識がなくても簡単に使用することが可能です。

30日間の無料お試しが用意されています。

料金プラン

クラウド版は最低5ユーザーから、月額500円 / 1ユーザーで利用できます。

なお初期費用は0円です。

またパッケージ版も用意されています。こちらの料金は資料を確認してください。

 

評判・口コミ

株式会社雄飛堂
誰にとっても「使いやすい」「わかりやすい」ワークフロー

選定時、特に重視していたのが「使いやすさ」です。 実際にワークフローを使う従業員にとって、難しい操作が無く、わかりやすく、使いやすいかどうか、という点を重視していました。 現場が使い易い製品なら、システム管理の自分は大変でも構わないと覚悟していましたが、コラボフローは操作も簡単で使い易く、最初に触ってみた時点で直観的に「いいな」と思いました

BEENOS株式会社
汎用性とメンテナンス

コラボフロー導入後は全て社内でメンテナンスできています。運用開始後のトラブルもないですし、修正も非常に簡単です。組織変更があっても承認する役職は変わらないので、マスタだけ修正すればいいのもメンテナンスが楽でいいですね。

参照元:「Collaboflow」公式HP

 

3. 複雑な業務の可視化!rakumoワークフロー

画像出典元:「rakumoワークフロー」公式HP

特徴

rakumoワークフローは見やすいデザインで業務フローを可視化できるのが特徴。ただ単に承認や却下などのアクションができるだけではなく、コメントを添えることができるので、そのアクションに至った経緯などを把握することができます。

導入する際に、G Suiteの導入が必要だったり、12か月単位での契約となるので注意が必要です。

料金プラン

・基本プラン:年額/3,600円/ユーザー

(別途G Suite利用料 年額/6,000円/ユーザー、もしくはG Suite Business 年額/14,400円/ユーザーがかかります。)

評判・口コミ

株式会社StudioGOONEYS
1週間で本稼働、半月で社内に浸透するほどスムーズな導入が実現しました

rakumo ワークフローを導入することで、請求書の担当者の承認を得て、総務へ回して送付を指示、送付状の番号をフローへ入力しておけば配送後の追跡まで行えます。業種的に入金まで長い期間がかかる案件もあるのですが、入金時期の見込みまで一元的に管理できる。使い始めて間もないですが、ミスや混乱もほとんど発生しないので、とても効率的になりました。

株式会社ビズリーチ
約3年前から使っていることもあって、今では会社の文化としてしっかり定着しています

rakumoワークフローは主に経費やイベントの手配といった申請業務で活用しています。弊社の特長として組織変更が頻繁にあるのですが、G Suite ™のメーリングリストを変更すればrakumoに組織として反映されるのでメンテナンスでは特に助かっています。

参照元:「rakumoワークフロー」公式HP

 

まとめ

この記事では、稟議の電子化について解説しました。稟議を電子化することで大きく「時間」と「費用」を節約することができます。

事例でも紹介したように、回付先が多い場合や遠方に拠点がある場合には絶大な効果が見込めるでしょう。

また、記入ミスや改ざんの防止、検索に掛かる時間の短縮ができる点も電子化ならではのメリットです。

下記の記事では、編集部おすすめのワークフロー22選を比較解説します。今回紹介しなかったワークフローシステムもあるので、興味がある方はこちらもご覧ください。

画像出典元:Unsplash、Pixaday

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