ワークフローとは?言葉の意味とおすすめシステムを3つ紹介

ワークフローとは?言葉の意味とおすすめシステムを3つ紹介

記事更新日: 2019/05/10

執筆: 編集部

ビジネスで使われるワークフローという言葉。なんとなくの意味で使うこともしばしばですが、本記事ではあらためてその意味を説明します。

それと共にワークフローシステムを導入するメリット、おすすめのワークフローシステムをランキング形式で3つ紹介します。

ワークフローってどういう意味?


ワークフローとは、企業や会社の中の人と人の間で行われる業務の一連の流れ(フロー)を指す言葉です。

具体的な例を挙げてこの言葉を説明します。

ワークフローの具体例

会社で新しい備品を購入する場合を例にワークフローの意味を考えましょう。

例えば、会社で新しい備品を購入する場合には、以下のような業務の流れが必要です。

  業務内容
1 申請者 新しい備品購入の申請書を記入
2 直属上司 申請書の内容を確認し印を押し承認する
3 管理部門責任者 申請書の内容を確認し印を押し決裁する
4 総務担当者 申請書の内容に基づき発注する


このような流れのことをワークフローといいます。

書類の内容や金額などの条件により、ワークフローに関係する人、承認のステップなどが増えたり、変化します。

複雑なワークフローの具体例

書類の内容や金額の大小などにより、提出先や承認ルートが変化することもあります。

ルート 承認する人 承認する人 承認する人
A 課長    
B 課長 部長  
C 課長 部長 役員


金額が少額の案件であればAルート、それ以上の金額であればBルート、高額であればCルートというように、申請する書類の内容や条件によりワークフローが増えて複雑化します。

企業や会社内で複数の人が関わる業務を、その会社のルールによって決められたフローに従って処理すること、またそのフローを図式化したものがワークフローという言葉の意味です。

ワークフローシステムとは?


ワークフローという言葉の意味を説明しましたが、ではワークフローシステムとはどういう意味なのでしょうか?

簡単に説明すると、これまでの紙で運用していたワークフローを電子化・自動化したものです。

ワークフローを紙で運用する問題点

これまでは申請書類を紙で作成し、それに記入し、上司や部長などに承認・決裁してもらうというワークフローが一般的でした。パソコン上で書類を作成し、それを担当者や上司にメールで送り、承認・決裁してもらうという方法も一般的です。

しかし、こうした方法では次のような問題が起こる可能性があります。

  • 申請する内容に沿った申請書を探さなければならない
  • ミスなく記入しなければならない
  • 次の承認する人は誰なのか思い出して探さないといけない
  • 申請者がどこまで申請が通っているか分からない場合がある
  • 決裁しなければならない案件が溜まる
  • 決裁した書類の保管が必要

ふさわしい書類を探してミスなく記入する、それを次の担当者を探して提出する、決裁した書類はきちんと保管するといった作業により、貴重な時間や体力が浪費されます。

しかし、ワークフローシステムを導入することでこうした問題が解決できます。

ワークフローシステムを導入すると?

ワークフローシステムを導入すると業務の流れがどうなるのかを表にしました。

業務 ワークフローシステム内で行われること
申請 申請者はシステム内にある申請フォームの中からふさわしいものを選び記入
承認 記入後の申請書は、申請者の所属する組織や部署、申請書類の種類、申請内容などに基づき、自動的に次の承認者に送られる
決済 承認後の申請書は、申請者の所属する組織や部署、申請書類、申請内容などの基づき自動的に決裁者に送られる
保管 決裁した申請書は電子データとして保管される


申請から承認・決裁・保管までのワークフローが速やかに流れるようになります。

ワークフローシステムで行える業務

ワークフローシステムで行える業務には以下のようなものがあります。

  • 稟議申請
  • 休暇・残業・通勤定期・施設利用届などの申請
  • 見積書・注文書
  • 経費・出張費の清算
  • 人事考察表
  • 支店や店舗から本社・本部への申請
  • クレーム対応シートやクレーム報告書の全店舗・全支店での回覧・閲覧


ワークフローシステムを導入すれば会社の様々な業務を効率よく行うことができるようになります。

ワークフローシステムを導入するメリット


ワークフローシステムの言葉の意味と、それを導入するとはどういうことなのか説明しましたが、ワークフローシステムを導入すればどんなメリットが生まれるのか、そのメリットを6つを次に解説します。

1. ワークフローの可視化

申請・承認・決済・保管の業務に関わる部署や人物、承認ルートが可視化されます。

申請した書類の承認状況も把握することができます。

2. 業務のスピード化

申請書はワークフローシステム内にすでに備わっているので探す必要はありません。

あらかじめ条件を設定すれば、後は自動的に承認ルートにそって書類が送付されます。次の担当者が誰かを探したり、その人にメールを送ったりする必要もありません。

ネット環境があり、モバイル対応しているワークフローシステムを採用すれば、外出先や移動中でも申請・承認・決裁の業務ができます。

書類の検索も可能になります。膨大な書類の中から必要な物を探す手間や時間が省けます。

こうした点でワークフローシステムは業務のスピード化につながります。

3. コスト削減

紙を使ってワークフローを運用しないので、紙代、インク代、FAXなどの通信費、郵送費などのコスト削減につながります。

電子データとして保存されるので、保管場所が必要ではなくなり、それもコスト削減になります。

4. 業務の効率化

入力必須項目を設定すれば入力ミスを減らすことができます。また過去の書類をコピーし内容を引き継いで新しい書類を作成することもできます。こうした機能でミスを減らし、時間を効率的に活用できます。

給与システムや採用・人事システムなどの他の業務システムと連携させることで、さらに効率的に業務を行うことができます。

また、ワークフローシステム導入後も、ワークフローの見直しなどにより、継続的な業務効率の改善を図ることができます。

5. コンプライアンス強化

申請フォームと承認ルートが管理されることで、必要な人だけに情報が伝達されるようになります。

さらに、承認ルートや決済情報が可視化されることで、改ざん防止につながります。紙の申請書とは違い紛失の心配もありません。こうした点でワークフローシステムの導入はコンプライアンス強化になります。

6. リモートワークなどの支援につながる

ワークフローシステムを導入すれば、いつでもどこでも申請・承認・決済の業務を行えます。ですから国が推進している働き方改革や自宅や遠隔地で本社の業務を行うリモートワークの支援につながります。

おすすめのワークフローシステムサービス

最後におすすめのワークフローシステムのトップ3を発表します。おすすめポイントや利用料金も合わせて紹介します。

1. 4000社以上が導入!『ジョブカンワークフロー』

特徴

社内のあらゆる申請書をクラウド管理することができるジョブカンワークフローは、4000社を超える導入実績があるので厚い信頼性があります。

また、従業員数10名以下の小さな会社から1,000名を超える大きな会社まで人数にとらわれずに導入可能なのが魅力的です。

ジョブカンワークフローの魅力的な特徴の1つとして、海外企業との連携を可能とする英語変換機能があります。ワンクリックで変換することができるので、翻訳する手間が省けます。

料金プラン

  月額料金 初期費用・サポート費用
ジョブカンワークフロー 300円/1ユーザー 0円
ジョブカン経費精算 400円/1ユーザー 0円


ジョブカンワークフローは初期導入費用、毎月のサポート料金、月額固定費が0円です。

600円/1ユーザーで、ジョブカン経費精算と合わせて利用することもできます。

毎月の利用ユーザー数に応じて費用が発生するという分かりやすい料金体系です。

評判・口コミ

タマホーム株式会社
従業員数が多く、様々な部署・部門を持つ会社だからこそ、クラウドワークフローシステムが有効

画面が見やすく、直感的に操作できるので、運用開始当日の問合せや反発は想定よりも遥かに少なかったです。当社のような2,960名規模の企業へのシステム導入は大きな労力がかかりますが、問題なくスムーズに運用できていることから、システム切り替えの成功を感じています。

エイベックス株式会社
フリーアドレスを機に、どこにいても申請・承認ができるジョブカンワークフローを導入

ジョブカンだと直感的に設定ができるので、専門的な知識やスキルのない方でも簡単に申請書が作れると思います。その他、スマホ対応もしていることで、導入前よりもメリットを感じる点が多く、導入後の運用がスムーズに定着する点もおすすめできるポイントです。

参照元:「ジョブカンワークフロー」公式HP

 

2. 使い慣れたExcelで申請書を作れる!『Collaboflow 』

特徴

コラボフロー最大の特徴は、普段使っているExcelから申請書を作ることができる点です。ExcelファイルをそのままWebフォームに変換して申請書を作ることができるため、Web環境とExcelさえあれば専門的な知識がなくても簡単に使用することが可能です。

ただ、初期費用かかったりなど、プランによってはフォーム数が制限されてしまうなどのデメリットもあります。

料金プラン

・スタンダード:月額/500円/ユーザー、申請書フォーム数 無制限

・フォーム3:月額/400円/ユーザー、申請書フォーム数3まで

・フォーム5:月額/450円/ユーザー、申請書フォーム数5

※初期費用は一律50,000円

料金プラン

株式会社雄飛堂
誰にとっても「使いやすい」「わかりやすい」ワークフロー

選定時、特に重視していたのが「使いやすさ」です。 実際にワークフローを使う従業員にとって、難しい操作が無く、わかりやすく、使いやすいかどうか、という点を重視していました。 現場が使い易い製品なら、システム管理の自分は大変でも構わないと覚悟していましたが、コラボフローは操作も簡単で使い易く、最初に触ってみた時点で直観的に「いいな」と思いました

BEENOS株式会社
汎用性とメンテナンス

コラボフロー導入後は全て社内でメンテナンスできています。運用開始後のトラブルもないですし、修正も非常に簡単です。組織変更があっても承認する役職は変わらないので、マスタだけ修正すればいいのもメンテナンスが楽でいいですね。

参照元:「Collaboflow」公式HP

 

3. 複雑な業務の可視化!『rakumoワークフロー』

特徴

rakumoワークフローは見やすいデザインで業務フローを可視化できるのが特徴。ただ単に承認や却下などのアクションができるだけではなく、コメントを添えることができるので、そのアクションに至った経緯などを把握することができます。

導入する際に、G Suiteの導入が必要だったり、12か月単位での契約となるので注意が必要です。

料金プラン

・基本プラン:年額/3,600円/ユーザー

(別途G Suite利用料 年額/6,000円/ユーザー、もしくはG Suite Business 年額/14,400円/ユーザーがかかります。)

評判・口コミ

株式会社StudioGOONEYS
1週間で本稼働、半月で社内に浸透するほどスムーズな導入が実現しました

rakumo ワークフローを導入することで、請求書の担当者の承認を得て、総務へ回して送付を指示、送付状の番号をフローへ入力しておけば配送後の追跡まで行えます。業種的に入金まで長い期間がかかる案件もあるのですが、入金時期の見込みまで一元的に管理できる。使い始めて間もないですが、ミスや混乱もほとんど発生しないので、とても効率的になりました。

株式会社ビズリーチ
約3年前から使っていることもあって、今では会社の文化としてしっかり定着しています

rakumoワークフローは主に経費やイベントの手配といった申請業務で活用しています。弊社の特長として組織変更が頻繁にあるのですが、G Suite ™のメーリングリストを変更すればrakumoに組織として反映されるのでメンテナンスでは特に助かっています。

参照元:「rakumoワークフロー」公式HP

 

この記事で紹介した以外のワークフローサービスを以下の記事で紹介・比較しています。こちらもぜひ参考にしてください。

 

まとめ


ワークフローという言葉の意味と、ワークフローの可視化、自動化を意味するワークフローシステムについて説明しました。

ワークフローシステムを導入することで、紙媒体での申請業務のときに生じていた、時間のロス、紙や印刷代、書類管理のためのコストを減らすことが可能です。

自社サーバーの設置などの準備が不要で、すぐに利用でき、かつ初期費用や月額固定費も0円といったサービスを提供している業者もあるので、是非この機会にワークフローシステムの導入を検討されるのはいかがでしょうか。

画像出典元:pixabay. pexels

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