ワークフローとは?言葉の意味とおすすめシステムを3つ紹介

ワークフローとは?言葉の意味とおすすめシステムを3つ紹介

記事更新日: 2019/05/10

執筆: 編集部

ビジネスで使われるワークフローという言葉。なんとなくの意味で使うこともしばしばですが、本記事ではあらためてその意味を説明します。それと共にワークフローシステムを導入するメリット、おすすめのワークフローシステムをランキング形式で3つ紹介します。

ワークフローってどういう意味?

 

ワークフローとは、企業や会社の中の人と人の間で行われる業務の一連の流れ(フロー)を指す言葉です。

具体的な例を挙げてこの言葉を説明します。

ワークフローの具体例

会社で新しい備品を購入する場合を例にワークフローの意味を考えましょう。

以下のような業務の流れが必要です。

  業務内容
1 申請者 新しい備品購入の申請書を記入
2 直属上司 申請書の内容を確認し印を押し承認する
3 管理部門責任者 申請書の内容を確認し印を押し決裁する
4 総務担当者 申請書の内容に基づき発注する

書類の内容や金額などの条件により、ワークフローに関係する人、承認のステップなどが増えたり、変化することがあります。

複雑なワークフローの具体例

書類の内容や金額の大小などにより、提出先や承認ルートが変化することもあります。

ルート 承認する人 承認する人 承認する人
A 課長    
B 課長 部長  
C 課長 部長 役員

金額が少額の案件であればAルート、それ以上の金額であればBルート、高額であればCルートというように、申請する書類の内容や条件によりワークフローが増えて複雑化します。

企業や会社内で複数の人が関わる業務を、その会社のルールによって決められたフローに従って処理すること、またそのフローを図式化したものがワークフローという言葉の意味です。

ワークフローシステムとは?

 

ワークフローという言葉の意味を説明しましたが、ではワークフローシステムとはどういう意味なのでしょうか?

簡単に説明すると、これまでの紙で運用していたワークフローを電子化、自動化したものです。

ワークフローを紙で運用する問題点

これまでは申請書類を紙で作成し、それに記入し、上司や部長などに承認・決裁してもらうというワークフローが一般的でした。

パソコン上で書類を作成し、それを担当者や上司にメールで送り、承認・決裁してもらうという方法も一般的です。

しかし、こうした方法では次のような問題が起こる可能性があります。

  • 申請する内容に沿った申請書を探さなければならない
  • ミスなく記入しなければならない
  • 次の承認する人は誰なのか思い出して探さないといけない
  • 申請者がどこまで申請が通っているか分からない場合がある
  • 決裁しなければならない案件が溜まる
  • 決裁した書類の保管が必要

ふさわしい書類を探してミスなく記入する、それを次の担当者を探して提出する、あるいはメールする、決裁した書類はきちんと保管するといった作業により、貴重な時間や体力が浪費されます。

しかし、ワークフローシステムを導入することでこうした問題が解決できます。

ワークフローシステムを導入すると!?

ワークフローシステムを導入すると業務の流れがどうなるのかを表にしました。

業務 ワークフローシステム内で行われること
申請 申請者はシステム内にある申請フォームの中からふさわしいものを選び記入
承認 記入後の申請書は、申請者の所属する組織や部署、申請書類の種類、申請内容などに基づき、自動的に次の承認者に送られる
決済 承認後の申請書は、申請者の所属する組織や部署、申請書類、申請内容などの基づき自動的に決裁者に送られる
保管 決裁した申請書は電子データとして保管される

申請から承認・決裁・保管までのワークフローが速やかに流れるようになります。

ワークフローシステムで行える業務

ワークフローシステムで行える業務には以下のようなものがあります。

  • 稟議申請
  • 休暇・残業・通勤定期・施設利用届などの申請
  • 見積書・注文書
  • 経費・出張費の清算
  • 人事考察表
  • 支店や店舗から本社・本部への申請
  • クレーム対応シートやクレーム報告書の全店舗・全支店での回覧・閲覧

ワークフローシステムを導入すれば会社の様々な業務を効率よく行うことができるようになります。

ワークフローシステムを導入するメリット

 

ワークフローシステムの言葉の意味と、それを導入するとはどういうことなのか説明しましたが、ワークフローシステムを導入すればどんなメリットが生まれるのか、そのメリットを6つを次に解説します。

1. ワークフローの可視化

申請・承認・決済・保管の業務に関わる部署や人物、承認ルートが可視化されます。

申請した書類の承認状況も把握することができます。

2. 業務のスピード化

申請書はワークフローシステム内にすでに備わっているので探す必要はありません。

あらかじめ条件を設定すれば、後は自動的に承認ルートにそって書類が送付されます。次の担当者が誰かを探したり、その人にメールを送ったりする必要もありません。

ネット環境があり、モバイル対応しているワークフローシステムを採用すれば、外出先や移動中でも申請・承認・決裁の業務ができます。

書類の検索も可能になります。膨大な書類の中から必要な物を探す手間や時間が省けます。

こうした点でワークフローシステムは業務のスピード化につながります。

3. コスト削減

紙を使ってワークフローを運用しないので、紙代、インク代、FAXなどの通信費、郵送費などのコスト削減につながります。

電子データとして保存されるので、保管場所が必要ではなくなり、それもコスト削減になります。

4. 業務の効率化

入力必須項目を設定すれば入力ミスを減らすことができます。また過去の書類をコピーし内容を引き継いで新しい書類を作成することもできます。こうした機能でミスを減らし、時間を効率的に活用できます。

給与システムや採用・人事システムなどの他の業務システムと連携させることで、さらに効率的に業務を行うことができます。

また、ワークフローシステム導入後も、ワークフローの見直しなどにより、継続的な業務効率の改善を図ることができます。

5. コンプライアンス強化

申請フォームと承認ルートが管理されることで、必要な人だけに情報が伝達されるようになります。

さらに、承認ルートや決済情報が可視化されることで、改ざん防止につながります。紙の申請書とは違い紛失の心配もありません。こうした点でワークフローシステムの導入はコンプライアンス強化になります。

6. リモートワークなどの支援につながる

ワークフローシステムを導入すれば、いつでもどこでも申請・承認・決済の業務を行えます。ですから国が推進している働き方改革や自宅や遠隔地で本社の業務を行うリモートワークの支援につながります。

おすすめのワークフローシステムサービス

 

最後におすすめのワークフローシステムのトップ3を発表します。おすすめポイントや利用料金も合わせて紹介します。

1. ジョブカンワークフロー


 

タマホームやエイベックスなど超有名企業も導入しているのが「ジョブカンワークフロー」です。
 

ジョブカンワークフローではクラウド管理で社内の様々な申請書を管理することができます。導入企業は5,000社以上で、東証一部上場の大手企業から、従業員数10名

以下の少数精鋭の企業まで幅広いニーズに対応しています。

ジョブカンワークフローのおすすめポイント

  • 「使いやすさ」にこだわった設計と操作性
  • 各会社のニーズに合わせてカスタマイズできる機能
  • スマホアプリもあり
  • 業界安値クラスの費用で安心のサポートを提供

ジョブカンワークフローではややこしい初期設定も簡単に設定できます。操作画面も簡単シンプルに操作できるように設計されており、誰でもすぐに利用することができます。

他社ではあまりないスマホアプリも提供しており、スマホがあればいつでもどこでも申請業務が可能です。

さらに、会社のニーズに合わせて細かくカスタマイズできる機能をそなえており、かゆいところに手が届く的なサービスを提供しています。

ジョブカンワークフローの価格

  月額料金 初期費用・サポート費用
ジョブカンワークフロー 300円/1ユーザー 0円
ジョブカン経費精算 400円/1ユーザー 0円

ジョブカンワークフローは初期導入費用、毎月のサポート料金、月額固定費が0円です。

600円/1ユーザーで、ジョブカン経費精算と合わせて利用することもできます。

毎月の利用ユーザー数に応じて費用が発生するという分かりやすい料金体系です。

2. Create!WebフローCloud


次におすすめなのが「Create!WebフローCloud」です。Create!Webフローにはパッケージ版とクラウド版がありますが、今回おすすめするのはクラウド版の方です。

システムの準備などが不要ですぐに利用開始できるサービスです。1ヶ月の無料トライアル期間があるので、それで使えるかどうか試してみるのもありでしょう。

 

Create!WebフローCloudのおすすめポイント

  • 自動監視、自動バックアップ、通信暗号化などの機能を備えておりウイルス対策も万全
  • 設定や運用で困った場合はオンラインサポートで速やかに問題解決
  • 利用料金のみのシンプルプラン
  • 初期導入費用0円

Create!WebフローCloudは、システムの準備やメンテナンスが不要です。初期費用や月額固定費は0円です。

Create!WebフローCloudの価格

トライアル1ヶ月間 月額料金 年額料金
無料 500円/1ユーザー/月 5,500円/1ユーザー/年

年間で契約した場合、1ユーザーにつき1ヶ月分お得になります。

 

3. X-point Cloud


最後におすすめするのが「X-point Cloud」です。X-pointのパッケージ版製品も定評のあるワークフローシステムですが、それをコストを抑えて同レベルの機能で使えるのが、このX-point Cloud版です。

【X-point Cloudのおすすめポイント】

  • 紙帳票をイメージした入力表を作成できるので、手書き感覚で入力できる
  • これまで社内で使用してきた書類デザインも利用可能
  • 承認はワンクリックのみで完了
  • スマホ・タブレットにも対応
  • クラウド管理なので自社サーバーの用意は不要
  • SSL証明書やIP制限などによる安心のセキュリティ対策。

紙での記入と同じような感覚で入力できる、承認はワンクリックのみなので決裁までスピーディーに処理できる、スマホやタブレットに対応しているのでいつでもどこででも申請・承認・決裁の業務が行えるなどのメリットがあります。

X-point Cloudの価格

  初期費用 月額料金 契約期間
スタンダードプラン 14万円 500円/1ユーザー 1ヶ月~
プリペイドプラン 14万円+475円×ユーザー数×12 0円 12ヶ月

プリペイドプランは1年間の利用料金を全額前払いするプランです。

X-point Cloudでは、導入を決定する前に操作性をイメージできる30日間の無料トライアルを試すことができます。

 

まとめ

 

ワークフローという言葉の意味とワークフローの可視化、自動化を意味するワークフローシステムについて説明しました。

ワークフローシステムを導入することで、紙媒体での申請業務のときに生じていた、時間のロス、紙や印刷代、書類管理のためのコストを減らすことが可能です。

クラウドで申請業務を管理できるサービスを提供しているおすすめの業者ベスト3を紹介しました。自社サーバーの設置などの準備が不要で、すぐに利用でき、かつ初期費用や月額固定費も0円といったサービスを提供している業者もあるので、是非この機会にワークフローシステムの導入を検討されるのはいかがでしょうか。

画像出典元:pixabay. pexels

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