電子契約書に必要な印鑑とは?法的理由と電子契約サービスのメリット

電子契約書に必要な印鑑とは?法的理由と電子契約サービスのメリット

記事更新日: 2020/10/12

執筆: TAK

この記事では「電子契約書が従来の紙契約書と同等の効果を有するのか?」「印鑑が不要になる理由は何か?」という視点を踏まえた上で、電子契約の特徴について解説していきます。

コロナウイルスの影響を受けて「脱ハンコ」の流れが加速していますが、紙の契約書から電子契約書へ切り替えることに不安を感じている企業も多いかと思います。

電子契約書になぜ印鑑が不要なのかを理解すると、紙契約書からの移行がスムーズです。

電子契約サービス導入を検討しましょう。

電子契約書は紙面契約書と変わらない法的書類

電子契約書とは?

まず最初に、電子契約書の意味から確認しておきましょう。

日本ではハンコ文化と言われる通り、従来から紙面に印鑑による押印をすることで、契約を締結していました。

口約束では信頼性・客観性の観点から問題があるため、それを解消する手段として「押印による契約」がなされていたとも言えます。

一方で、電子契約書というのは、電子データに対して電子署名することで法的効力を持たせるデジタルな契約のことを言います。

紙面での契約の場合は、双方が同意し契約書に押印することで法的効力が発生すると言えますが、電子契約書の場合でも「紙の契約書と同様に法的効力を有する」と言えるのでしょうか?

電子契約書の法的効力

結論から言えば、電子契約書であっても紙面同様に法的効力を有すると言えます。

これは「電子署名法」という法律で電子契約書の効力が認められているからです。

電子署名法の第3条にある記述を引用してみます。

「電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの(公務員が職務上作成したものを除く。)は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名(これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。)が行われているときは、真正に成立したものと推定する。

電子署名法第3条より引用)

ポイントは、「本人による電子署名・・・が行われているときは、真正に成立したものと推定する」という部分です。

この記述があることによって、紙での契約書と同じく法的効力を有すると解釈することが出来ます。

電子契約書の法的効力について争われた裁判自体は確認されていませんが、仮に裁判になったとしても、証拠として提出することも可能になります。

電子契約書に印鑑不要の理由

電子契約書の法的効力について紹介したので、ここからは「印鑑の必要性」について見ていきたいと思います。

結論をまとめておくと、以下のようになります。

紙面契約書の場合・・・印鑑は必要

電子契約書の場合・・・印鑑は不要

紙面契約書の場合

紙面の場合は、なぜ印鑑が必要になるのでしょうか?

紙面契約書の印鑑には「押印による印影があれば、本人の意思によるもの」と法律で定められているからです。

「印影」があれば当事者である本人が押印したと考えられるので、契約する場面でも安心出来るということです。

電子契約書の場合

一方で、電子契約書の場合にはなぜ印鑑が不要になるのでしょうか?

電子契約書はデジタル上での契約なので、物理的に印鑑で押印することは不可能です。

電子契約書で印鑑が不要となる理由を理解する上でポイントとなるのが「本人の意思表示」です。

紙面契約書の場合は「印影」が本人の意思表示に該当します。

電子契約書の場合は「電子署名」や「タイムスタンプ」が本人の意思表示に該当します。

先ほど紹介した電子署名法第3条にも「本人による電子署名・・・が行われているときは、真正に成立したものと推定する」とあるように、電子契約書では「電子署名」によって法的効力が成立する以上「印鑑」は不要と理解することが出来ます。

電子契約書で印鑑の役割を果たすのは?

ここまで、電子契約書では「電子署名」を用いているため「紙面の契約書と同様の法的効力」を有し「印鑑は不要」ということを紹介してきました。

電子契約書を導入したい方にとっては、従来の紙面契約書との違いを知っておいた方が理解が進むと思うので、ここでは「紙媒体との違い」と「印鑑の役割を果たすもの」について触れておきます。

電子契約書と紙媒体の違いをまとめると以下のようになります。

  • 印鑑    ・・・ 電子証明書に含まれる「鍵(秘密鍵や公開鍵)」が相当
  • 印鑑証明書 ・・・ 認証局が発行する「電子証明書」が相当
  • 押印    ・・・ 電子署名が相当

 

電子署名とタイムスタンプを併用する理由

電子契約書は「デジタル」上の話である以上、技術的な用語も出てきます。

知っておいて欲しいことは「電子署名」が実印と同等の役割を果たしているという点です。

電子署名を用いることで「誰が」「何を」作成したかを証明することが出来るようになります。

「いつ」に相当する作成時期を証明するために利用されるのが「タイムスタンプ」です。

電子署名だけでは改ざんのリスクがあります。

電子署名とタイムスタンプの併用が改ざん防止になります。

電子契約書の信頼性を担保するために、印鑑の代わりとして「電子署名」や「タイムスタンプ」が使われているということを理解しておいてください。

電子印鑑と電子署名は別物

似たような用語として「電子印鑑」と言われるものがあります。

電子印鑑はPDFのようなデジタルファイル上で擬似的に押印出来る印影のようなものです。

電子契約において電子印鑑は認印の代替えであり、画像の貼り付けと同じです。

さらに、電子印鑑には法的効力はありません。

電子契約サービスでは電子印鑑の機能を提供しているものもあります。

電子印鑑の機能は「契約済かどうかを確認したい」というニーズに応える形で存在していています。

法的効力としては「電子署名」を用いた方が強いため、実際に電子契約サービスを導入する際には、自社にとってどちらの方法が望ましいかを考えるとより良いでしょう。

 

 

電子契約書に出来ない書類

電子契約書では「印鑑が不要」という話をしてきましたが、印鑑が必須のケースもあります。

法的効力を持たせるために「紙面での押印」が求められている契約書も存在するため、このような場合には電子契約ではなく「紙面での契約」が必要となります。

電子契約を導入する前には自社が取り扱っている書類を確認し、電子契約書に出来るものかどうかを事前にチェックしておきましょう。

電子契約書に対応していない「紙面での契約」が求められている契約としては、以下のような取引が該当します。

・任意後見契約(任意後見契約に関する法律第3条)

・事業用定期借地権設定契約(借地借家法第23条第3項)

・定期借地権設定契約(借地借家法第22条)

・更新の無い定期建物賃貸借契約(借地借家法第38条第1項)

・取壊し予定の建物の賃貸借契約(借地借家法第39条)

・農地の賃貸借契約(農地法第21条) など

これらは一例です。

実際の契約時には、動向を確認しながら各省庁へ問い合わせるなどして対応するようにしてください。

電子契約書のメリット

ここからは、実際に電子契約を導入することのメリットを見ていきます。

メリット1、コスト削減

電子契約導入による最大のメリットは、コストの削減に繋げられる点です。

紙面での契約と比較するとわかりやすいですが、以下のコストがすべて削減可能となります。

削減可能なコスト例

印紙代(印紙税)、印刷費、郵送代、保管費、人件費 など

中でも、紙面で契約する場合には「課税文書」として発生する「印紙税」が、電子契約では不要となる点がかなり大きいと言えます。

他にも、プリントアウトにかかるコストや業務フローの改善によって人件費を抑える効果なども期待出来ます。

メリット2、業務フローの効率化

続いてのメリットとしては、業務フローの改善や効率化に繋げられるという点です。

紙面で契約を交わした場合には「契約書のファイリング・PDF化による保管・取引先への郵送」など、様々な業務プロセスを経る必要があります。

契約書の量が多くなければさほど時間もかかりませんが、取引量が多い企業ほど、こういったバックオフィス業務にかける時間は膨大になってきます。

電子契約サービスを用いることで、今まで必要だった作業プロセスを省略したり、業務スピードをあげる効果も得られるようになります。

メリット3、不正防止

電子契約はデータの入力記録が残ります。

誰が、どのPCから、どの個所を、いつ作成したか・入力したかなどの編集記録が不正の抑止力になります。

紙の契約書は紛失や劣化のリスクがあります。

電子契約は紛失や劣化に対しての対策を怠らなければ長期間かつ膨大な契約書の保存が可能です。

契約成立後に契約書原本や元データの不要な接触から保護する事が不正防止に繋がります。

電子契約を導入することで得られるメリットは大きいので、積極的に導入を進めてみてください。

次は、実際に電子契約を導入するにあたってのポイントを紹介していきます。

電子契約サービス導入のポイント

ポイント1、関係者の「同意」を得る

実際に電子契約を導入する際には、まず関係者の同意を得られるかどうかを確認しておきましょう。

ここで言う関係者というのは、取引先のような「社外」だけでなく、現場のような「社内」も含みます。

商談が進み契約をする場面では、当然自社だけでなく、相手側の承認も必要となります。

電子契約する際には、デジタルで契約を交わすことになる以上、事前に相手側も電子契約で問題ないかを確認するようにしてみてください。

また、実際に契約をする担当者は現場の人が多いため、社内理解が得られるかどうかを確認しておく必要もあります。

社内の場合は、関係者の理解が得られるような取り組みを推進するなど、地道な活動も重要になってくるでしょう。

ポイント2、費用対効果を意識する

続いてのポイントは、電子契約サービス導入時の費用対効果を意識するということです。

電子契約を利用する際には継続的にコストが発生するので「コストに見合ったリターンやメリットを享受出来るかどうか」を事前に検討することが重要になります。

電子契約サービスによっても異なりますが「電子署名」と「電子印鑑」の利用を選択出来るサービスや、複数の契約書テンプレートを提供しているサービスなど、様々なものがあります。

その中で「自社のセキュリティポリシーに適したサービスはどれか」「自社が利用したいテンプレートはあるか」などの視点を持って、サービスを選択するようにしてみてください。

おすすめの電子契約サービス

GMO電子印鑑Agree


画像出典元:「GMO電子印鑑Agree」公式HP

まず1つ目は、GMOが提供する電子印鑑「Agree」です。

Agreeの特徴は「電子サイン」と「電子署名」という2つの署名タイプを使い分けることが出来る点、他システムとの連携が出来る点などが挙げられます。

月額無料で使えるトライアルもあるので、初めて使う方にもオススメです。

NINJA SIGN

画像出典元:「NINJA SIGN」公式HP
 

2つ目は、サイトビジットが提供する電子契約サービス「NINJA SIGN」です。

NINJA SIGNの特徴は、様々な契約書に合わせたテンプレートが用意されているため、効率的な契約書管理が実現出来る点にあります。

契約書に応じて、ワークフローの設定をすることも出来るので、業務の可視化を進めたい企業に最適なサービスと言えます。

リーテックスデジタル契約

画像出典元:「リーテックスデジタル契約®︎」公式HP

3つ目は、リーテックスが提供する電子契約サービス「リーテックスデジタル契約」です。

リーテックスデジタル契約では、契約書の一元管理のほか、電子記録債権の指定記録機関である企業と連携しているため、電子記録債権や注文書を担保として融資を受けるPOファイナンスを利用出来る点が特徴的です。

電子契約のメリットに加えて、上記も利用したい企業にはオススメです。

BtoBプラットフォーム契約書

 

画像出典元:「BtoBプラットフォーム契約書」公式HP

4つ目は、インフォマートが提供する電子契約サービス「BtoBプラットフォーム契約書」です。

このサービスの特徴としては、「3ステップ」で契約業務が完了する仕組みになっている点です。

具体的には、契約用の資料をWeb上でアップロードし、「取引先相手への依頼」「締結」で契約業務が完了する流れになっています。

契約書の作成業務が多い企業や、簡単に取引先と契約が出来るようにしたい企業にはオススメです。

 

まとめ

今回は、「電子契約書の概要」や「印鑑の必要性」を中心について解説してきました。

電子契約導入のメリットでもお伝えしたように、紙面での契約から電子契約に切り替えることのメリットは非常に大きく、企業経営にもインパクトを与える選択になると言えます。

実際に電子契約の導入を検討している方は、まずは自社が抱えている課題の解決に繋がるかを確認し、その上で投資効果が得られるかどうかを検討するようにしてみてください。

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電子印鑑はPDFなどによって電子化された書類へ直接押印することができるようにしたもので、ペーパーレス化には欠かせないシステムです。最近ではテレワークが広く普及してきていることもあり、電子印鑑を使用した電子文書のやり取りが増えてきています。

画像出典元:Shutterstock

この記事を書いた人

TAK

フリーコンサルタント・公認会計士。公認会計士試験に合格後、大手監査法人のアドバイザリー部に就職し、IFRSやUSGAAP、連結納税、銀行監査などに携わる。その後、中国事業の代表として外資系コンサル会社に転職し、中小日系企業の中国新規進出や現地企業のM&Aサポート、コンプライアンス業務などを担当。帰国後は独立し、フリーのコンサルタントとして生活しつつ、ブログVectoriumを運営。

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