記事更新日: 2024/05/29
ペーパーレス化推進の波が再び押し寄せて来ています。とはいえペーパーレス化への障壁が社内にいまだ存在しているので、どうすればペーパーレス化を推進できるのか悩んでいる方もおられます。
そうした障壁を乗り越えてペーパーレス化を推進させるために何ができるのか、ペーパーレス化に役立つどんなツールがあるのかをこの記事では紹介します。
この記事をペーパーレス化を前向きに検討するための参考にしてください。
このページの目次
ペーパーレス（Paperless）という言葉は、紙（paper）の使用をより少なく（less)していこうという動きのことです。紙で運用管理していた資料や文書をデジタル化し、情報共有の円滑化・業効率化・保管体制の合理化・人員やコストの削減・エコなどに結びつける取り組みです。
ペーパーレスという言葉は電子メールが登場するようになった1970年代半ばに誕生しました。紙媒体以外の方法で情報を共有するという選択肢が生まれたからです。
その後、ワープロが登場するようになりました。さらに、パソコンで使用するワープロソフトが一般化されると紙の使用は増えるようになりました。そうした中、エコブームなどの影響により1990年代半ばに再びペーパーレスという考え方が注目されました。
しかし、多機能なコピー機やプリンターの普及により、紙の使用は減少せず増加する傾向がみられるようになりました。
とはいえ、ペーパーレスを推進する環境はすでに整備されています。文書をデジタル化するために必要な高速インターネット環境や無線LAN環境の充実、ドキュメントスキャナーの普及、クラウドサービスの一般化、デジタル文書を閲覧し書き込みできるスマホやタブレットの普及などがその例です。そしてこうした環境やツールを以前よりも低コストで導入できるようにもなっています。
ペーパーレス化・文書のデジタル化を推進する環境はすでに整っているのが現状です。とはいえ、実際の企業などではなかなかペーパーレス化が進まないというケースもあります。次にペーパーレス化が進まない原因を幾つか紹介します。
ペーパーレス化を推進できる環境が整っている現状がありながら、企業の中にはそれを実践するのが難しいと感じているところもあります。そうした企業でペーパーレス化が進まない理由として挙げられている代表的なものを3つ紹介します。
電子化された文書よりも紙の資料を使いたいという人が多いというのが、ペーパーレス化を阻む理由となります。
紙媒体の文書を好む理由には以下のようなものがあります。
・複数の資料を広げて見比べられる
・資料に直接メモや必要事項を書き込んだり、付箋が付けられる
・ディスプレイ表示は文字が小さい
・デジタルデバイスの操作に慣れていない
紙の資料に執着するのは、複数の資料を同時に見る方法、デジタル文書などに署名したリ書き込んだりする方法、文字を拡大する方法などの、デバイスやソフトの使い方を知らない、もしくは不慣れということが背景にあります。
ですので、デジタル文書の閲覧・記入・保管の方法を学ぶ機会や時間を作り出すことで、こうした問題を解決し、ペーパーレスを推進できるでしょう。
また紙と同じように手書きメモや付箋が付けられる、拡大表示できるなどの操作性を持つソフトやタブレットの導入も効果的です。
デバイス機器やソフトなどを揃える点でコストがかかるというのが、ペーパーレス化を阻む理由となる場合があります。
たしかにペーパーレス化のために初期費用はある程度かかります。とはいえペーパーレス化に成功すれば、これまで必要だった紙代・インク代・コピー機などのコスト、文書を管理するための場所や人件費などをカットできます。
ペーパーレス化による長期的なコスト面でのメリットを理解してもらえるなら、導入に対し積極的な意見を持ってもらえるでしょう。
災害や停電などでシステム障害が起こった場合、文書の閲覧ができなくなるのでは、データがすべて失われるのではという不安が、ペーパーレス化を阻む理由となることもあります。
とはいえ、デジタル文書などはクラウド上にデータを保存したり、そうしたサービスを提供している業者を利用することで、突然の事故や災害によるデータ消失のリスクを回避できます。
ペーパーレス化を阻むいくつかの理由とそれを克服する方法を紹介しました。次にペーパーレス化導入により企業はどんなメリットを獲得できるのかを紹介します。
紙媒体の資料から必要な情報を探し出す場合、時間と労力が必要です。
ペーパーレス化に成功し電子データ化できれば、資料の閲覧・検索が簡単にできるようになります。
さらに、新しい資料にこれまでの資料の内容を取り入れたい場合、既存の資料をコピペするなどして簡単に新しい資料を作ることもできます。
文書を電子化するならば、離れた場所にいる相手ともメールやチャットツールなどを利用して資料の共有が可能にもなります。こうした点でペーパーレス化は業務効率化につながります。
先ほど紹介したようにペーパーレス化により、紙媒体で資料を作成するために必要だった紙代・インク代などの印刷コスト、プリンターやコピー機などの印刷機器や紙媒体の資料を保管・管理するためのファイルや棚などのコストなどを削減できます。
さらに、取引先や顧客などに紙媒体で資料や文書を郵送していたならば、それらに係る郵便代などのコストもカットできます。
紙媒体の資料には紛失・盗難などのリスクが伴います。閲覧可能な人物を制限することも難しいです。
しかしペーパーレス化すれば、システム上で閲覧可能な人物を設定したり、ダウンロードを制限したいすることが可能です。それにより情報漏洩のリスクを抑えられます。
紙媒体の資料では災害や火災などによりデータが失われるというリスクがあり、失われた紙媒体のデータはほぼ復元が不可能です。
しかしペーパーレス化すれば、データをクラウド上に保存し、バックアップが簡単にできるので災害や事故によるデータ消失のリスクを回避できます。
ペーパーレス化はエコにつながります。地球温暖化の問題が深刻化するなかで環境保護に取組んでいる企業としてイメージをアップすることができます。
ペーパーレス化にはたくさんのメリットがあります。とはいえ紙媒体での資料を好む傾向の人もいるので無理に導入するならば、失敗してしまう可能性もあります。
失敗せずにペーパーレス化を実現させるためにはどんな方法があるのでしょうか。3つの方法を次に紹介します。
すべての文書を紙からデジタル文書に切り替えるというのはとてもハードルの高い作業です。それで優先順位や利用頻度の高い文書から電子化し、段階的にペーパーレス化を進めてくという方法がおすすめです。
他にも、特定の部署からペーパーレス化していく、プロジェクトごとにペーパーレス化していくどの段階的な導入方法もあります。徐々にペーパーレス化の範囲を広げることで、最終的に社内全体にペーパーレス化が導入できるでしょう。
スマホやタブレットの利用が日常化しています。パソコンで電子化された資料や文書を閲覧したり、必要事項を記入したりするよりも、スマホやタブレットの方が扱いやすいという人も増えています。
スマホやタブレットで使えるアプリの中には電子文書を簡単に拡大表示できたり、直接記入したリ、付箋を貼れるものもあるので、パソコンを使いこなすのに自信がないという方がおられるならば、こうしたデバイスやアプリを利用してペーパーレス化を進めることもできます。
文書を電子化させるためには、労力と時間がかかります。それにデジタル化した後の文書管理の方法も考えなければなりません。こうした時間と手間が障害となり、ペーパーレス化が進んでいなければ、ペーパーレス化代行サービスを利用するという方法があります。
ペーパーレス化代行サービスの行ってくれるサービスには次のようなものがあります。
PFUはペーパーレス化代行サービスを提供している企業です。
ペーパーレスオフィス実現のために以下の3つのサービスを主に提供しています。
1. ペーパーレスオフィス実現サービス
2. ファイルサーバ整頓サービス
3. 重要文書リスク対策サービス
こうした3つのサービスを提供することで、ペーパーレスオフィスの実現から運用の定着までの一気通貫的な支援が実現できます。
オフィスのペーパーレス化により、紙であふれかえっていたオフィスが無駄のないゆとりある空間に生まれ変わり、働きやすい環境へと変化します。またペーパーレス化は時間や場所に縛られない自由な働き方の推進にも役立ちます。
ペーパーレス化のために使えるツールを7つ紹介いたします。
eFax（イーファックス）は、PCやスマホさえあれば、いつでもどこでもFAXが可能なインターネットFAXサービスです。申し込み2分で使用開始でき、日本全国すべての市外局番をカバーしています。在宅勤務になったものの、取引先との関係でFAXを使わなければならない業務などで、自宅から簡単に送受信ができるため、非常に重宝します。
セキュアSAMBAはオンラインでファイル管理・共有ができるサービスです。セキュアSAMBAを利用すれば、本社と支社、在宅勤務社員とのファイル共有などがメールを使わなくても簡単に行なえるようになります。外出先でもオンラインストレージからモバイル通信でデータの受取が可能です。
Note PMは日報・議事録・社内マニュアルなど様々な種類の文書をクラウド上で管理できるサービスです。
Fleekdriveは「共同作業」にフォーカスしたファイル共有サービスです。単純に文書や資料を共有できるだけでなく、リアルタイムのチャットで円滑なコミュニケーションを図ることもできます。
クラウドサインSCANは契約書のデジタル化・管理に特化したサービスです。このサービスを利用すれば紙の契約書をスキャンする、データ入力する、過去の契約書を膨大な書類の中から探すといった作業から解放されます。
申請書類をペーパーレス化したいという企業におすすめなのがX-point cloudです。紙のような直感的な入力フォームなので、これまでの手書きの申請書と同じような感覚で利用できます。これまで書内で使用していた紙の申請書と同じデザインのデジタル申請書を作成することも可能です。
会議で使う資料をペーパーレス化したいという企業におすすめなのがClickShareです。簡単にディスプレイ共有を行なうことができるツールなので、会議に必要な資料やデータを紙で参加者全員に前もって配布するといった作業が不要となります。
ネット環境・クラウドサービスの充実・使いやすいソフトやデバイスの登場など、ペーパーレス化の推進を可能にする環境は十分に整っています。しかし、紙媒体に愛着がある方がおられる、導入にコストがかかるなどの不安材料が導入を阻む障害となっています。
とはいえ、ペーパーレス化には業務効率化やデータのバックアップが可能、印刷代や紙の資料の保管にかかるコストを削減できるなどのメリットもたくさんあります。
効果的にペーパーレス化を進めるために、段階的に導入したり、使いやすいソフトやタブレットなどを利用して導入を進めるなどの方法がありました。ペーパーレス化導入に役立つツールもたくさんあります。
比較的コストが安く、専門的な知識がなくても導入できるサービスやツールもたくさんあるので、中小企業でもペーパーレス化に関心があれば導入を前向きに検討できるでしょう。
画像出典元：pixabay
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