記事更新日: 2024/11/19
本記事では、なぜ採用計画が重要視されるのか、採用計画の事前準備について解説します。
採用計画の立て方5ステップや決めるべき項目、新卒と中途との採用計画の違いなども紹介しているので、ぜひ最後までご覧ください。
目次
採用計画を立てるためには、まず「なぜ採用計画が重要視されるのか」という点を理解しておく必要があります。
ここでは、採用計画の重要性について3つのポイントを解説します。
採用計画を立てることで、採用活動全体を可視化し、プロセスの明確化や進捗状況を関係者が把握しやすくなります。
例えば、募集開始から応募者面談、内定までの流れを一連のプロセスとして可視化した場合、各プロセスにかかる期間や人員配置を最適化できます。
また、採用にかかるコストや時間の予測もしやすくなるため、計画に基づいてリソースを分配することが可能となり、効率的な採用活動の実現が可能です。
採用計画を立てる際は、自社にとって求める人材のスキルや価値観を明確にし、候補者に対する要件を整理します。
そのため、採用に関わる全ての担当者が採用基準や理想の人物像について共通認識を持てるようになり、求人広告や面接の場でも一貫した対応をすることができます。
ブレのない採用戦略が遂行できれば、ミスマッチの減少も期待できるでしょう。
採用計画を立てて実施することで、採用活動の振り返りや改善がしやすくなります。
計画に基づいて進めていれば、書類選考や面接といった各プロセスの達成状況の把握や、どの段階で課題があったか、どの方法が効果的だったのかといった分析まで可能となります。
現場と目標を確認しやすい状態を作っておくことで、PDCAサイクルが回しやすくなり、採用の質や効率アップに繋げられます。
戦略的な採用計画を立てるためには、事前準備が大切です。
ここでは、採用計画を立てる前にやるべきことを解説します。
自社の採用データを分析することで、採用活動の現場や課題を把握します。
例えば、過去の採用で応募者数が少なかった場合、求人媒体や求人文章の見直しといった改善が可能です。
また、内定承諾率・入社後の定着率が良くないなど、どのプロセスに課題があるのかを洗い出し、次の施策を考えることで、効果的な採用計画が立てられるようになります。
採用計画は、会社全体の事業計画に沿って策定することが重要です。
事業の方向性や成長計画を確認すれば、新規事業や部門の拡大等に基づき、将来的に必要な人材のスキル・経験・人員数などを具体的に検討できます。
また、経営層やマネジメント層へヒアリングを行い、会社の方向性について深く理解することで、採用計画を事業の成長に直結させることができるでしょう。
事業計画に基づき、各部門で必要な人材を算出し、採用すべきポジションや人数を具体的に計画します。
退職や異動といった可能性も考慮し、中長期的な人材確保の計画を立てることが大切です。
採用市場や動向の調査では、自社と競合他社の強み・弱みを明確にし、自社のアピールポイントを見出すことが重要です。
採用市場を把握する方法には、求人会社や調査会社が公開するレポートの確認や、SNSの活用・競合他社の求人票や広告の分析などがあります。
自社の理想とする人材を惹きつけられるように、調査した情報を基に給与・福利厚生・勤務条件などを見直しましょう。
過去の採用活動を見直すことは、同じ失敗をせず、成功へ導くために必要な作業です。
スケジュールの適正さ・採用方法・コスト配分・内定辞退の理由・候補者が自社を選んだ理由・採用後の活躍状況などを分析することで、改善点が見えてきます。
採用計画の立て方には、大きく分けて5つのステップがあります。
各ステップの内容を確実に設定していくことで、効果的な採用計画を立てることができるでしょう。
STEP1. 採用要件を明確にする
STEP2. 採用人数を算出する
STEP3. 雇用形態を決める
STEP4. 採用手法を設定する
STEP5. 採用スケジュールを立てる
採用計画を立てる際は、事業計画や自社にある課題を鑑みたうえで、採用要件を明確にしましょう。
例えば、デジタルマーケティングのポジションであれば、「SNS運用の経験がある」「データ分析能力がある」などの抽象的な定義ではなく、「3年以上の実務経験」「Instagram広告運用・インサイトの分析経験」といった具体的なスキル要件の設定が有効です。
採用する人材のスキルや経験が細かく設定されているほど、採用活動が効率化でき、ミスマッチを防ぐことにも繋がります。
業務量・投資予算・目標利益などから算出し、必要な採用人数を明確にします。
採用人数を正しく見積もることで、無駄な採用や採用不足を防ぎ、事業計画に合わせた人員確保ができます。
算出方法については、下記を参考にしてください。
| アプローチ方法 | 算出方法 |
| 業務量 | 必要人員数 ＝ 総労働時間 ÷ 1人あたりの労働時間 |
| 投資予算 | 必要人員数 ＝ 投資人件費 ÷ 1人あたりの人件費 |
| 目標利益 | 必要人員数 ＝ 売上高 ー 人件費以外の全経費 ー 目標利益 ÷ 1人あたりの人件費 |
現時点の必要人員ではなく、中長期的な視点で算出していくことが大切です。
採用人数が明確になったら、正社員・契約社員・パートタイム・アルバイトなど、どの雇用形態で採用すべきかを決定しましょう。
例えば、正社員であれば、長期雇用による安定した人材確保やノウハウの蓄積が期待できる一方で、福利厚生・昇給・社会保険などコストが高くなる傾向にあります。
契約社員であれば、専門的なスキルを持った人材を期間限定で雇用することができ、短期的なプロジェクト支援の人材などに向いているかもしれません。
このように、雇用形態によって期待される役割や働き方が異なるため、ポジションや採用人数によって多様な雇用形態を組み合わせる必要があります。
雇用形態に応じて、適切な採用手法を設定しましょう。
採用手法には、求人広告・人材紹介・インターンシップ・リファラル採用・SNSリクルーティング・ダイレクトリクルーティングなどがあります。
例えば、高度なスキルが必要な場合には転職エージェント、幅広く応募者を集めたい場合には求人サイトといった使い分けが可能です。
どの採用手法を使うかにより、ターゲット層へのリーチ率や予算なども変わってくるため、雇用形態や採用目的などに応じて設定してください。
採用活動を円滑に進めるために、採用活動の開始から入社までのスケジュールを立てましょう。
一般的に採用活動は、採用計画の策定→求人媒体への掲載→求人開始→募集→選考→採用決定→入社準備→入社というフローで進みます。
作成したフローをもとに、各ステップの開始日や対応期間を設定し、余裕を持ったスケジュールを作成することが重要です。
採用計画を立てるうえで、決めるべき項目は5つあります。
【採用計画書テンプレート】
各項目の内容を詳しくみていきましょう。
採用目標は、「どの程度の人員を」「どの職種で」「いつまでに採用するか」という点を明確にする項目です。
具体的な人数や職種、採用期限を設定することで、採用活動の進捗を測り、効果的な計画を立てるための指標になります。
人材の要件では、求める人材のスキルや経験・性格・資格・スキルなどを明確にします。
要件を定義することで、どのような人材をターゲットにするのか絞り込むことができ、適切な採用方法の選択や採用後のミスマッチ防止に繋げられます。
採用チャネルは、人材をどのような手段で募集するかという点を決める項目です。
具体的には、求人広告・人材紹介・インターンシップ・リファラル採用・SNSリクルーティング・ダイレクトリクルーティングといった手段が考えられます。
採用チャネルごとの概算コストを見積もることにより、予算に応じた計画を立てやすくします。
選考方法では、応募者を評価するための具体的なプロセスを設定します。
面接・適性検査・グループディスカッションなど、どのような手法を用いるか決めることで、選考の公正さや効率を高めることができます。
採用スケジュールは、採用活動のフローを設定し、各ステップの開始日・対応期間を決める項目です。
採用計画の策定・求人媒体への掲載・求人開始・募集・選考・採用決定・入社準備・入社など、具体的にスケジュール化することでスムーズな採用活動を進められます。
採用計画を立てる流れは基本的に同じですが、新卒採用と中途採用では対象者が異なるため、それぞれの特徴を加味したうえで計画を立てる必要があります。
新卒採用では、社会人未経験の学生が対象となり、職歴や専門的な資格がないことが多いという特徴があります。
そのため、企業の文化や価値観にあった人材を選定し、長期的な育成を視野に入れたうえで採用活動を進めることが重要です。
採用プロセスでは、コミュニケーション能力やポテンシャルを重視し、インターンシップや会社説明会を通じて企業理解を深めてもらえるような計画・工程を盛り込みましょう。
中途採用では、既に特定の経験・スキル・資格があり、即戦力になり得る人材が多いという特徴があります。
決まった時期・スケジュールで行われる新卒採用とは異なり、中途採用は必要となったタイミングで募集を行うことが多いため、長期的な目線での採用計画が求められます。
また、理想の人材を獲得するためには、応募者のバックグラウンドを詳細に分析し、給与・福利厚生・キャリアパスなど魅力的な条件を提示することが重要です。
採用計画が完成したら、実際に採用活動を進める前に下記の4つを行いましょう。
採用計画を社内で共有し、関係者に目的や方針を理解してもらうようにしてください。
面接方法によっては、営業部や開発部といった現場の部門長や経営層の役員が面接を担うこともあり、協力が欠かせません。
社内全体の採用に対する理解を深め、スムーズな選考を進めるためにも、採用戦略や採用基準などを共有しておきましょう。
採用後に内定者を受け入れる予定の現場社員としっかり連携をし、予め理解や協力を得ましょう。
現場で活躍できる人材を採用するために、現場社員へのヒアリングから採用要件を設定したり、辞退を防ぐために内定者フォローの協力が必要になったりします。
入社後は、実際に現場でのオンボーディング支援が必要となるため、現場社員との丁寧なコミュニケーションを心がけるようにしてください。
採用が激化している現代では、企業が認知度を高め、応募者を集めるために、採用サイトやSNSの更新が欠かせません。
写真・動画・記事などを通して企業ブランディングを表現することができ、競合他社との差別化に繋がります。
また、発信した情報を基に、応募者が自分にあった企業かを判断しやすくなり、採用後のミスマッチ防止が期待できます。
採用計画を立てて実行した後でも、採用計画の継続的な見直しを行ってください。
採用計画は、自社の事業計画や採用市場の動向によっても変化するだけでなく、継続的な採用を行ううえでPDCAを回し続けることが大切だからです。
理想の人材を採用し続けるためにも、3ヶ月もしくは半年ごとに採用計画を見直すタイミングを設けましょう。
なぜ採用計画が重要視されているのかや、採用計画を立てる前にやるべきことについて解説してきました。
採用活動は不確かな部分が多いため、先立って計画を立て、その計画をコントロールしながら進めていくことで採用活動の成功につながります。
今回ご紹介した、「採用計画の立て方5ステップ」を参考に採用計画を進めましょう。
自社の成長に繋がる理想の人物を採用するために、戦略的な採用計画を構築してください。
画像出典元：O-DAN
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