記事更新日: 2022/05/06
平成27年から運用が開始されたマイナンバー。
企業においても従業員のマイナンバー管理を行う必要がでてきたため、会社にとっては新たに発生した業務との捉え方もされています。それゆえ、まだマイナンバーの管理や運用方法にお悩みの方もいるのではないでしょうか。
そんな方におすすめなのが、マイナンバー管理システムの導入。マイナンバーの管理を安心して行えるようになるシステムです。
今回は数多くあるマイナンバー管理システムの中から、おすすめの15選をご紹介します。
それぞれのシステムの特徴などをまとめてありますので、ぜひシステム選びの参考にしてみてください。
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多様な働き方支援の専門家 株式会社OKAN 代表取締役 CEO
沢木 恵太
中央大学商学部卒業後、東証1部上場企業の株式会社ベンチャー・リンクジャパンに入社し、新規事業開発に関与。
ベンチャー企業でゲームプロデューサー兼事業責任者を経て、株式会社すららの立ち上げを経験。
その後、2012年12月に株式会社OKAN(当時CHISAN)を設立し現職。
「働くヒトのライフスタイルを豊かにする」をミッションに、2014年3月には、ぷち社食サービス「オフィスおかん」をリリース。多くのメディアで紹介されるなど注目を集めている。
2019年には、「人材が定着する組織づくり」を支援するツール「ハイジ」をリリース。
「株式会社OKAN 代表取締役CEO 沢木 恵太氏 インタビュー」（経営ノート）
「株式会社OKAN 代表取締役CEO 沢木 恵太」（東京都創業NET）
「法人向けプチ社食サービス『オフィスおかん』、人材定着支援サービス『ハイジ』を2軸に事業を展開」
（20年10月、ダイヤモンド経営者倶楽部）
「働く人におせっかいを焼き、望まない離職を減らす」（20年3月、サーキュラーHR）
「オフィスおかんのおとん、四人娘の子育てを語る」（18年9月、日経ビジネス）
このページの目次
マイナンバー管理システムでは、マイナンバーに関するすべての作業をシステム上で行えます。
マイナンバーの登録、利用・管理、そして破棄まで、すべてのデータを万全に管理されたシステムで行うことができ、紙ベースでの保管が不要になります。よって、社内に書類管理のためのスペースを設ける必要がなく、マイナンバーを管理する上で起きがちな人為的なミスを減らすことが可能になります。
また、マイナンバー管理システムは法律に準拠したシステムとなっており、法律に沿った管理ができるので安心です。
画像出典元：「MFクラウドマイナンバー」公式HP
マイナンバー管理に必要な機能がすべてそろっている「MFクラウドマイナンバー」。大手金融機関による出資のもと、情報全てを暗号化した厳重管理が行えます。
MFクラウドマイナンバーは、MFクラウド給与と連携されているため、源泉徴収票等の法定調書への印字が可能となっており、使い勝手の良いマイナンバー管理システムです。
・マイナンバーの取得と収集
・マイナンバーの利用と提供
・マイナンバーの保管と廃棄
企業の規模によって２つのプランから選択できます。上記プランは、「マネーフォワードクラウドマイナンバー」だけでなく、マネーフォワードが提供しているシステムを利用できます。
利用できるシステムは以下の通りです。
1ヵ月間、ビジネスプランが無料で試せるので迷っている場合は、一度利用してみるといいでしょう。
30万事業所が利用している「人事労務freee」。会社の規模やフェーズに合わせた利用が可能で、少人数から大人数まで、起業初期から大企業まで対応しています。
クラウド上ですべての作業を完結させられるため、物理的なリスクを軽減可能。メールだけでなく電話やチャットといったサポート体制も充実しています。
・スムーズな収集
・安全な保管
・確実な利用
の4つのプランが用意されています。
ミニマムプランの場合、3人までは1人あたり660円、4人目以降は1人あたり300円で利用できます。
画像出典元：「SmartHR」公式HP
毎月1,000社以上が導入しているという「SmartHR」。従業員が直接情報を入力するため、煩雑な書類業務から解放されます。
勤務管理サービスや採用管理システム、チャットサービスなどの各種システムとの連携が豊富で充実。自社に合わせた使い方ができると、様々な企業が導入しているマイナンバー管理システムです。
多様な働き方支援の専門家 株式会社OKAN 代表取締役 CEO
多様な働き方支援の専門家 沢木 恵太によるSmartHRの総評
2012年に個人向け総菜配送サービスで起業。「株式会社OKAN」として法人向けサービスにシフトし、急成長を遂げている。2019年には、ハイジーンファクターに特化した、日本で初めての調査・改善サービス『ハイジ』をリリース。
生産性の観点から、非常に役に立つサービス
・入退社手続き
・ペーパーレス年末調整
・Web給与明細
・雇用契約
・各種労務手続きや電子申請
・ラクラク分析レポート
＜¥0プラン＞
・従業員数30名まで
・印刷代行やチャットサポートなど利用不可機能あり
＜スモールプラン＞
・従業員数50名まで
＜スタンダードプラン＞
・従業員数51名以上
＜プロフェッショナルプラン＞
・今後提供予定
画像出典元：「オフィスステーション マイナンバー」公式HP
「オフィスステーション マイナンバー」は、厳重なセキュリティのもとで従業員のマイナンバーを管理できるツールです。
サイト改ざん防止システムの導入や通信データの暗号化など、金融機関並みのセキュリティを誇ります。
月額費用も規定の人数幅であれば一定のため、毎月のコストを気にせず企業規模に合わせて導入できるのが魅力です。
初回契約時のみ、登録料は110,000円（税込）がかかります。
月額料金は、利用する従業員数によって変動し、各従業員数の範囲内であれば、表中の料金しか発生しません。
| 従業員数 | 〜100名 | 101〜200名 | 201〜300名 |
| 登録料（税込） | 110,000円 | ||
| 月額利用料（税込） | 3,300円 | 4,400円 | 5,500円 |
※300名超の場合は、100名ごとに1,100円（税込）追加となります
「ジョブカン労務HR」は初めて労務管理システムを利用する人にお勧めです。導入実績はシリーズ累計100,000社以上と、かなり多くの会社で使われています。とにかく使いやすく、労務業務に不慣れな人でも書類作成から申請まで簡単に行うことができます。
ユーザ数1人あたり毎月 400円/月です。
400円で 全ての機能が使えるので、使いたい機能を追加してオプション料金がかかるという心配もありません。
5名までの規模の会社であれば、利用機能に一部制限はあるものの無料プランで利用することができます。その場合のデメリットとしては、過去にした手続きの履歴の保存期間が30日ということです。
有料プランでは従業員数は無制限であるため、従業員数が変動しても気にせずに利用し続けることができます。
初期費用は従業員数に関わらず無料なため、初めて労務管理システムを利用する人でも手軽に導入可能です。
「フリーウェイマイナンバー」は従業員のマイナンバーを安全に管理するソフトです。手間もコストもかかるうえに、利益に直接繋がらない業務を、なるべく簡単低コストで行いたいと考えている企業にはおすすめのソフトです。
初期費用は従業員数にかかわらず無料で利用可能です。従業員数20名までは月額費用は無料ですが、21名以上からは月額1,980円の利用料がかかります。
マイナンバーの取り扱いに困っている会社にピッタリのツールです。収集から管理・運用廃棄までクラウド上で完結でき、安全かつスムーズに取り扱いができます。
勤怠管理・経費精算などのjinjerシリーズと連携させて使うのがおすすめです。
人事担当者の業務効率化や従業員が全国に点在している場合などにも大きな力を発揮するでしょう。
・トライアル：0円
・HR Light：300円
・HR Standard：600円
・HR Premium：1,000円
ユーザ数一人あたり月額 300〜1,000円で利用可能です。
サービス数に応じたユーザ毎の課金で抑えた料金設定なので、小規模な企業でも気軽に始めることができます。
月額料金の他に初期費用が必要です。
以下ではjinjerマイナンバーと同シリーズであるjinjer労務の資料が無料ダウンロードできます。
画像出典元：MJSマイナンバー 公式HP
安心・安全・簡単にマイナンバーの登録・管理を行いたい会社にはうってつけです。
給与システムや会計・税務システムなどの業務システムと連携もできるため、今までのワークフローを大きく変えることなくスムーズに導入することができます。
ローコストで簡単にマイナンバー管理をしたい企業におすすめです。初期費用は0円で、情報システム担当者がいなくても、誰でも簡単に操作ができます。また、初期設定支援や運用サポートを受けることも出来るので、知識がなくても安心して利用できます。
初期費用は0円、1人あたり月額480円で利用できます。最低3ユーザーから利用でき、4ユーザー目以降は1ユーザー単位での契約となります。
お試し利用したい方は、30日間無料でお試しできます。
マイナンバー管理に手間とコストかけたくないなら「セキュアMyNUMBER」がうってつけです。マイナンバーの収集・保管・利用・提供・削除を安全・簡単に行うことができます。従業員数10人以上の小規模企業ではとくに導入しやすくおすすめです。
初期費用は10,000円もしくは30,000円、月額費用は1,000円～となっています。扶養家族は全員無料です。
100ユーザー以上で申し込むことも出来ますが、追加料金が発生します。
「パッケージプラス・マイナンバーロッカーシステム」は、機密性と利便性を兼ね備えたマイナンバー管理システムです。多彩な外部システムとの連携で使いやすさを重視しています。マイナンバー管理において給与システムとの連携をスムーズに行いたいと考えている企業におすすめです。
マイコレキーパーは従業員やその扶養家族のマイナンバーを高いセキュリティのもと収集・保管・管理できるクラウド上のサービスです。
複数の会社を管理することもできるので、関係会社や子会社の分も併せて管理したい企業にもおすすめです。
MKS・マイナンバー管理プラットフォームは、管理システムを無料で利用できるので、コストを抑えてマイナンバー管理を行いたい企業におすすめです。今後の法改正への対応も無料でサポートしてもらえるめ、将来に渡って追加開発も不要な点が魅力です。
MKS・マイナンバー管理プラットフォームは、無料で利用可能です。
マイナンバーなどの基本情報を簡単に収集し、安全に管理したい会計事務所や企業にはおすすめのソフトです。関連する業務ソフトとの連携もシームレスに行えます。データを安全に一括管理することで業務の効率化が実現できます。
グレードにより料金が異なります。
年間利用料はProfessional Editionで49,800円（税抜き）、Light Editionでは12,000円（税抜き）になります。
Professional Editionは、他ソフトとの連携が可能で、1ライセンスで同一LAN内であればインストール台数は無制限です。一方のLight Editionは、インストールは1ライセンスで一台のみで、他ソフトとの連携もできません。
90日間の無料体験版もあります。こちらでは上限を10件としてデータベースに登録できます。
「マイナクラウド」は、マイナンバーの収集から利用、管理まで一括で行える管理システムです。
高品質なセキュリティでかつ充実した機能により簡単に管理できるので、担当者や管理者への負担を軽減できること間違いなしです。
初期費用は不要で、月額1,000円から利用できます。扶養家族は管理者の人数には入りませんが、扶養家族の追加については無制限で行えます。
30日間の無料お試し期間があります。
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マイナンバー管理システムは、単体で導入するより労務管理システムや勤怠管理・経費精算システムなどとセットで導入するのが基本です。
単体の良し悪しで選ぶというより、他の労務管理や勤怠管理の機能もみて総合的に判断しましょう。
またすでに他の労務管理・勤怠管理システムを導入している場合には、そのサービスと連携しやすいものから検討すべきです。
マイナンバー管理システムを他のシステムで連携して使うことで、業務を効率化でき生産性向上を期待できます。
マイナンバーを管理する上で最も重要視しておきたい項目が、セキュリティ。マイナンバーを含む特定個人情報を取り扱っている場合、その情報が漏洩したら重大な罰則が課せられる可能性があるため、セキュリティ面のチェックは重要です。
管理者権限レベルでの設定が可能か、いつ誰がどのデータにアクセスし作業を行ったか、またデータを暗号化できるか、ウイルス対策は万全かといった、様々な視点からセキュリティ面をチェックすることをおすすめします。
それぞれのマイナンバー管理システムによって、価格はもちろん対象となる社員の数も異なります。また、中小企業向けのシステムと大企業向けのシステムでは、1つのシステムで拠点ごとの利用ができるか否かといった、機能やサービスの違いも大きくあります。
少人数対応のシステムで良いのか、それとも大人数まで対応しているシステムにするのか、今現在の自社の現状と将来的なビジョンも見据えた上で、システム選定を行う必要があります。
紙ベースでマイナンバー管理を行っている場合、書類の保管はもちろんのこと、マイナンバーに関する作業を行った際にはすべての記録を残す必要があるなど、様々な作業が発生します。
その点、マイナンバー管理システムを導入した場合、マイナンバーの入力から管理、さらには廃棄までのすべての作業をシステム上で記録・管理できるため、作業を劇的に減らすことが可能になります。また、書類紛失や記録漏れといった人為的な作業ミスも減らせます。
適切な取り扱いが必要とされるマイナンバーは、セキュリティ対策が万全であるか否かが重要です。
マイナンバー管理システムでは、大手金融機関でも使用されているような厳重なセキュリティ体制がしかれており、万全の安全管理措置対策が講じられています。よって、マイナンバー管理システムを導入した方が、セキュリティを向上させられると言えます。
マイナンバーの活用はまだ初期段階にあり、これから先も幅広い活用が見込まれています。また、政府主導で政策はなされていくため、マイナンバーに関する対応は必須です。
よって、マイナンバー管理システムを現段階で導入しておくことで、今後見込まれる法改正にも即座に対応でき、不要な時間や労力を省くことが可能になります。
システムを導入するとなると、やはりコストがかかるもの。
マイナンバー管理システムの導入により様々なメリットが得られるとしても、現段階でコストをかけてまでシステム導入を行う必要があるのか、きちんと現在の自社の状況を把握する必要があります。
どのシステムであれば必要な機能がそろっているのか等、マイナンバー管理システムの比較検討を綿密に行ってみてください。
情報漏洩や書類紛失といったセキュリティ面において、紙媒体での管理よりもマイナンバー管理システムの利用で格段に向上することは間違いありません。とはいえ、クラウド上でのマイナンバー管理は、外部からの不正アクセスやウイルスといった危険性もあります。
すべてのマイナンバー管理システムにおいて、情報を暗号化するなど厳重なセキュリティ体制がしかれていますが、システムを選択する上でどのようなセキュリティ対策がなされているかチェックすることが大切です。
マイナンバーのをはじめとする個人情報の取り扱いは、最善の注意が必要とされるもの。まだ新たな分野であるマイナンバーの取り扱いに苦労をしていたり、社内管理に限界を感じていたりする人も多くいます。
自社でマイナンバー管理システムを導入すると、外部委託するよりもコストを抑えることができ、なおかつすべてをシステム上で管理できるためセキュリティ面も安心。
マイナンバー管理システムを活用してみたいとお考えの方は、ぜひ一度、今回ご紹介したシステムをはじめとするマイナンバー管理システムの導入検討をしてみてください。
画像出典元：O-dan
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