飲食店や病院など、流動的なシフトで勤務するアルバイトやパートを抱える職場において欠かすことができない業務の一つがシフト管理です。

シフト制の職場では従業員が勤務するシフト表の作成はもちろん、その管理まできちんと行う必要があり、その業務は実に煩雑なものとなっています。

この頭を悩ませるシフト管理、もっと効率的に行いたいと思うことはありませんか？

そんな方の悩みを解決してくれるのが、シフト管理システムです！

このシステムを導入すると、従業員のシフト入力が簡易的になることはもちろん、管理者側の手を煩わせる複雑なシフト表を自動で作成できるようになり、格段に簡単・迅速に、かつ間違いのないシフト管理ができるようになります。

今回はこのシフト管理システムについて、8つのシフト管理システムのご紹介と共に、シフト管理システムを導入するメリットや選定する際に気をつけたい点など、様々な視点からお伝えいたします。

シフト管理システムにできることは？

シフト管理システムは、従業員のシフト作成および管理を行うことを目的としたもの。飲食店や病院のようにシフトが複雑な職場はもちろん、工場勤務やオフィス勤務など全てのシフト管理が対象となります。

紙からデータへ移行させる煩雑な作業や、それに伴うミスを排除し、簡単かつ正確にシフト表を作成できるようになります。

従業員に直接スマートフォンなどからシフトをシステムへ直接入力してもらったら、あとはシステムに任せるだけ。自動でシフト表を作成でき、簡単で確実なシフト管理を可能とするのが、シフト管理システムです。

また、自由に従業員がシフトを組める方法や、従業員が入れるシフトをあらかじめ管理者が指定しておく方法など、使用するシフト管理システム次第で柔軟かつ様々な勤務体系に適応させることが可能。働きやすい、管理しやすい環境を構築できます。

他店舗も含めてシフト管理できるシステムや、欠員が生じた場合に即人員補充できるようシフト調整を投げかけられるシステムなど、実にバリエーション豊富。

中には勤怠管理が含まれているシフト管理システムもあり、これ一つで全ての従業員管理を行えます。スマートフォン1つでこれら全てを完結できるものもあり、少人数で効率的に従業員を管理できるおすすめのシステムです。

このように、飲食店や病院など実際の職場に即したシフト管理システムは数多く、備えられている機能も多様です。自社で必要としているのはどのような機能なのか、まずはその点を明確にすることが大切です。

シフト管理システムのメリット

1. 煩雑な手間が省ける

シフト管理を紙ベース、もしくはExcelで行っていると発生する煩わしい作業を全て省くことができます。シフトを入力する側も、入力されたシフトを管理する側も、双方の作業が楽になることはとても大きなメリットです。

ヒューマンエラーが減ることも魅力です。

2. 効率的な人員配置が可能になる

シフトの全体像を可視化できるようになるため、欠員補充に最速で対応できたり、他店舗とのシフト調整を行ったりなど、イレギュラーにも対応しやすくなります。

シフトが抱える問題点を把握しやすいため、人を効率的に配置できるようになるでしょう。

3. 情報共有がしやすくなる

複数店舗間でのシフト情報共有はもちろん、他部署との共有もできるようになります。

スタッフとのチャット機能がついているシステムもあるので、活用すればなかなか顔をあわせられないスタッフとのコミュニケーション円滑化にも役立つでしょう。

おすすめのシフト管理システム3選

1. さくさく進む！『Sync Up』

特徴

スマホ1つで希望シフトの提出およびシフト表への反映ができ、あとは管理者側が時間調整をするだけという簡単なシステム。シフト表が確定次第、従業員のアプリへ即通知してくれるので、迅速なやりとりが可能です。

2019年6月には「OB・OG活用機能」のリリースがあり、退職後も時間や条件が合えば以前勤務していた職場で働きたいと考えているアルバイトスタッフの活用もできるようになっています。

機能

・シフト表の作成、管理
・ヘルプ募集および依頼
・ダイレクトメッセージ

料金プラン

・フリー：0円 / 60日間　
登録スタッフ数上限：20名

・ストア：6,000円 / 月（6ヶ月更新～）
登録スタッフ数上限：50名

・エリア：8,000円 / 月（6ヶ月更新～）
登録スタッフ数上限：100名

・エンタープライズ：16,000円 / 月（6ヶ月更新～）
登録スタッフ数上限：無制限

 

2. 導入店舗数4,700店舗以上！『アールシフト』

特徴

世界最高速の数理最適化エンジンを搭載しており、多機能で高機能な「アールシフト」。小売業やサービス業の現場で欠かすことのできない機能が充実しており、誰が使用しても効率的なシフト表を作成できます。

見やすく使いやすいシステムとなっているため、直感的に操作することが可能。インターネットに対して苦手意識がある方でも使用しやすくなっています。オプション機能も充実しているのが特徴です。

機能

・月間シフト自動作成システム
・日別シフト自動作成システム

＜オプション＞
・スマートフォン連携システム
・勤怠データ連携システム
・POSデータ連携システム
・気象データ連携システム
・マンアワー管理システム
・欠員募集システム

料金プラン

・初期導入費：500,000円
・月額利用料：300円 / 人

従業員数による数量割引もあり、事前見積の依頼も可能です。

 

3. シフトの作成・共有・調整を簡単に！『シフケア』

特徴

圧倒的なコストパフォーマンスを誇る「シフケア」。日、週、月、カレンダーと表示を変え、多彩なシフト表が作成できます。

従業員の給与や交通費の設定を行うこともでき、全体もしくは個人の人件費を試算することも可能。低コストのため、まずはシフト管理システムがどういったものなのか試してみたい時にもおすすめです。

機能

・シフト表の作成
・シフトの管理
・マスタ設定

料金プラン

・初期費用：0円
・基本料金：3,000円 / 月（100名まで）
・追加料金：300円（10名単位）

 

その他のおすすめシフト管理システム

Airシフト

特徴

「Airシフト」は、シフト表の作成はもちろん、スタッフとのやりとりや細かな調整業務もスムーズにできるシフト管理サービスです。スタッフは時間・場所を問わずシフトの提出・確認ができるので作業効率化に貢献します。

さまざまな業種・業態を経営していて、シフト運営で悩んでいる企業に打ってつけのシフト管理サービスです。

料金プラン

1スタッフあたり月額100円（税抜）です。無料体験期間として「利用開始月」と「翌月」は0円というサービスがあるので、初めて導入する場合はオススメです。

 

SHIFTEE

特徴

アルバイトが多く、複雑なシフト表を作成している企業にピッタリです。小売業・飲食・コールセンター・宿泊施設などあらゆる業種に対応。お客様からの要望・改善を組み込んだ使いやすいクラウド型シフト管理システムです。

「SHIFTEE」を導入することで、バイト、パートのシフト希望収集、スケジュール調整がスムーズにでき、シフト表作成を効率化できます。

料金プラン

・LIGHT版：200円/名（月額）
・FULL版：400名/名（月額）
・FULL版＋自動作成オプション：500名/名（月額）

追加オプションとして、初期設定代行作業は100,000円～、その他カスタマイズ(FULL版)は別途御見積で対応できます。

 

 oplus

特徴

「oplus」は無料で利用できるクラウド型シフト管理サービス。スマートフォン向けアプリもリリースされ、スタッフの利便性も追求しました。

SMSを活用しスタッフの基本情報登録はスタッフ自身に依頼することで、管理者の負担を減らし入力ミスを予防。管理者・スタッフ共に使いやすいサービスです。

料金プラン

初期費用・月額利用料共に無料です。ただしスタッフ数が100人を越える場合は有料です。

 

Job Quicker

画像出典元：「Job Quicker」公式HP

特徴

一日だけ働いてくれる単発バイトを募集・採用したい会社にはうってつけです。大学生のテスト期間など、アルバイターが一時的に休みたい時にその期間だけ代わりのスタッフを採用できます。

即戦力人材が多数登録しているので、即日採用で効果を出したい企業にもおすすめです。

料金プラン

募集１回で2,500円です。勤務対象期間は利用開始日から1年間有効で、基本的にはクレジットカード払いのみになります。

 

シフオプ

画像出典元：「シフオプ」公式HP

特徴

「シフオプ」は、業務効率化で悩んでいる会社にはうってつけのサービスです。

手間や時間のかかるシフト管理業務の効率化はもちろん、従業員の稼働率向上による人手不足対策・シフトデータ活用による人件費管理強化などによって、効率的に成果を出すことにつながります。

人手不足で現場の労働力が足りていない場合は、自店舗だけでなく他店舗からも簡単にヘルプを募ることが可能です。

シフトデータをCSVファイルで出力し勤怠システムに取り込むことで連携して利用できます。

料金プラン

初期費用は0円で、1ユーザーあたり月額300円でユーザー数・店舗数に制限なく利用できます。

1,000名以上の利用については、お得なパックプランがあります。

 

自社に合ったシフト管理システムの3つの選定ポイント

1. 自社の勤務体系に適したシステムか？

シフト勤務とは、交代制勤務のことを指しますが、実際の職場環境によって勤務の時間帯や出勤日数等が異なりますよね。

シフト管理システムを選ぶ時に、様々な勤務体系のシフトにも適応してくれるソフトかどうかを選ぶ必要があります。

月単位での管理はもちろん、日単位や週単位、さらには個々の従業員の勤務時間数や勤務日数まできちんと管理できるシフト表を作成可能か否かまで確認しておくと安心です。

2. シフト入力者にとって使いやすいシステムか

シフトは従業員から管理者側へ提出するもの。となると、まずはシフト入力者にとって使いやすいかどうかが重要となります。

スマートフォン1つでシフト入力可能なシステムを選べば、いつでもどこでも入力できるため従業員側にとっては大きなメリットです。また、画面の見やすさや配色、簡単な入力方法にこだわっているシステムであれば、比較的年齢層が高い方々も対応しやすくなります。

シフト管理システムを導入する際は、従業員の年齢層や要望も踏まえた上でシステム選定することが、従業員側・管理者側双方にとってのメリットが大きいと言えます。

3. 利用料金は１ユーザーあたりか、月額定額制か

シフト管理システムは管理会社によって料金が大きく異なります。

1人当たりの金額で毎月の金額が決まるもの、月額が定額となっているもの、使用基本料金が毎月かかるもの・かからないものなど幅広くあります。

シフト管理システムの機能で比較することはもちろん、従業員数や初期費用、毎月の使用基本料金が必要なのかどうかなど、システム導入前にどの程度の金額が必要になるのかを事前に見積もっておくことが大切です。

自社に必要なのはシフト管理か？勤怠管理か？　

システムを導入する際、最も大切なことは今抱えている問題点は一体何なのかを明確にすることです。

シフト管理とは、シフト制で勤務をする従業員のシフトを作成し、生産性の高い勤務体制を構築すること。パートやアルバイトが多く、日々の勤務体制を調整する必要がある組織にとって欠かせないものです。

一方、勤怠管理とは従業員の就業状況を正確に把握すること。始業から終業までの時間や時間外労働、さらには休暇取得状況までの状況を管理することです。

勤怠管理は、従業員を雇うという管理者側にとって絶対に適正に行わなければならない義務でもあります。もし現在、従業員の就業状況がきちんと把握できていない場合であれば、勤怠管理を早急に行う必要があります。

不規則な働き方をする人が多い職場において、シフト管理をすることは重要ですが、すべての職場において勤怠管理は欠かせないものだと言えます。

現在の自社に必要なのはシフト管理なのか、それとも勤怠管理なのか。きちんと見極めた上でシステム導入を検討してみてください。

まとめ

シフト管理は、業務の効率化や生産性をあげることはもちろん、売り上げや利益の向上にまで直結してくるもの。可能なことなら煩雑な作業を減らして、時間を有効的に活用したいものですよね。

現在では従業員側はもちろん、管理者側にとってもメリットが多いシフト管理システムが多く存在しており、中にはスマートフォンさえあれば完結してしまうシステムもあります。

システムを導入するとなると初期費用やランニングコストなど、出費は増えてしまうかもしれませんが、その分シフト管理が楽になることは間違いなし。

シフト表の作成や管理についてお悩みの方は、ぜひ一度今回紹介したシフト管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。