シフト管理の悩みを効率化で解消!作り方、揉めないコツ、無料システムも紹介

シフト管理の悩みを効率化で解消!作り方、揉めないコツ、無料システムも紹介

記事更新日: 2020/11/13

執筆: 編集部

シフト管理に手間取っている企業は多いようです。時間がかかる部分であり、どうにかして効率化したいと考えている方は多いのではないでしょうか。

手間のかかりやすいシフト管理ですが、勤怠管理システムを導入すると効率化できます。

今回はシフト作成の悩みや揉めないコツ、エクセルでシフト作成を効率化する方法のほか、勤怠管理システムを導入するメリットやおすすめの勤怠管理システムをご紹介します。

シフト管理とは?

シフト管理の概要

シフト制とは就業時間を一律に固定せず、必要に応じて切り分けて分配する働き方のことです。

就業時間を切り分けて複数の人で業務を回した際に、問題なく遂行できるようにする役割がシフト管理です。業務に必要な人数を確保するなどの役割があります。

シフト管理を効率化できていなければ、特定の人に負荷がかかってしまうようなトラブルを引き起こします。また、多くのスタッフが必要なタイミングでスタッフが不足するとこれもトラブルを引き起こします。

シフト管理は単純に勤務時間を調節すれば良いと思われていることもあります。しかし、実際には必要な人数などを見極め、適切なスキルを持つ人を当てはめる難易度の高い仕事です。

シフト管理が必要とされやすい業種

シフト管理は製造業販売業で必要とされやすいものです。実際にこのような職場で働いている人は、シフト制が用いられているかもしれません。

例えば、コンビニやスーパーで働いている人、工場でものづくりをしている人がシフト制適用の対象となりやすいのです。

このような企業の場合、適切にシフト管理できているかどうかが重要です。売上などに大きく影響することもあります。シフト制が根付いている業界では、シフト管理を効率化しスムーズに運用することが求められています。

シフト管理やシフト表の作成で困ることは?

大人数のシフト作成に手間取る

従業員が増えるにつれて、シフト作成に手間取るようになります。最初は数人のシフト作成であったものが、10人以上などになるケースです。

一般的にシフトは従業員からの希望を反映させられるように組みます。連絡の締め日を設け、その日までに情報の提供を受けて作成をする流れが一般的でしょう。

作業自体は単純なものでありますが、対応する量が増えると手間取ってしまいます。また、業務に直結する部分であり、ミスが許されない部分でもあります。そのような精神的な負担も重なり、大人数になるとシフト作成に困ります。

シフトに不平等が生じることがある

シフトに不平等が出てしまうことも困りごとです。

多くの場合、シフトは本人の希望に沿って組みます。出勤が多い人も少ない人も、本人の希望であることが一般的です。

ただ、シフト希望が足りなく、追加でシフトの提出を依頼することもあります。シフトを組む側としてはありがたいことですが、シフトで入る人は負担を抱えてしまいます。

このような事が続くと、シフトの不平等を感じる原因となります。多少であれば受け入れてもらえる可能性もありますが、限度を超えるとトラブルの原因になりかねません。業務を円滑に進めるために、シフトの不平等を強いらなければなりませんが、不満の原因となってしまいます。

シフトを守らない人がいる

自分の提出したシフトを守れない人がいることが困り事にあるようです。

基本的にシフトは本人の意思を尊重しています。どうしてもお願いをして出勤してもらってるもの以外は、希望を出した出勤日となっているはずです。

しかし、希望を出しているにも関わらず、欠勤や遅刻をする人がいます。そのような人がいることにより、シフトが成り立たなくなることもあります。

どうしても休まなければならない事象を否定してはいけません。ただ、恒常的に急に休むような人がいると、シフトが成り立たなくなってしまいます。

急な欠勤への対応が難しい

シフト制の仕事は急な欠勤への対応が難しい問題もあります。

ほとんどの場合シフトが必要な人数だけで組まれています。そのため急な欠勤が発生すると、残りの人数だけではカバーできないことがあります。臨時でシフトに入ってもらったり、管理する立場の人が現場に入ったりしなければならなくなります。

何かしらの理由で急に欠勤することは誰にでも考えられます。しかし、この問題にシフト制ではうまく対応ができません。

シフト管理で揉めない!押さえるべきポイント

シフト提出期限を設定する

シフト提出期限を明確に設定しておくことが重要です。

これはシフト管理をするにあたり、基本的には取り入れられているはずです。ただ、場合によっては期限が曖昧になっていることもあるでしょう。そのような状態では、シフト希望がなかなか揃わずシフト管理に影響が出ます。

明確な期日がなければ、少し遅れてシフトを提出する人が出てきます。そのような人がいると、シフト作成が遅れてしまう可能性があります。

シフトの完成が遅れると、それが別のトラブルを引き起こすことがあります。無駄なトラブルとならないように、シフト提出期限は明確に設定しましょう。

なるべくスタッフの希望に沿う

シフト管理はなるべくスタッフの希望に沿うようにしましょう。多少スタッフが余ってしまう場合でも、極力希望通りにすることが理想的です。

人件費の問題からどうしてもシフトを削らなければならないことはあります。出勤希望日が重なると、誰かの出勤が削られることもあるでしょう。

そのようなことをしていると、緊急時に出勤の依頼をしにくくなります。「シフトを削ったのに出勤を求めるのか」と思われてしまうのです。

希望通りのシフトを組むことは、スタッフとの信頼関係を築く1つの方法です。金銭的な問題はあると思いますが、可能な限り希望に沿うようにしましょう。

余裕のあるシフトを組む

余裕のあるシフトを組むこともポイントです。人件費面での制約はあるとは思いますが、可能な限り余裕を持っておきましょう。

シフトは余裕のない状態で組むケースも多々あります。ただ、このようなシフトでは急な休みのなどに対応できず、業務に支障が出てしまう可能性があります。そのようなトラブルを引き起こさないようにすることが大切です。

余裕を持ったシフトを組むためには、余裕をもってシフトを提出してもらうことが重要です。出勤したい日はもちろんのこと、人数が不足している場合に出勤可能な日も提出してもらうと良いでしょう。

なお、労働基準法第16条で従業員やアルバイトに対する賠償金などの請求が禁止されています。もし急な欠勤による人手不足が発生し何かしらの損失を受けても、それを賠償金として請求できないのです。

また、基本的には罰金の制度なども認められていません。企業側はシフトを守らないスタッフに対し、金銭的な制裁はできないのです。

そのようなことも踏まえると、人手不足による損害を被らないように、余裕を持ったシフトを組んでおくべきです。

スキルを意識してシフトを組む

新人とベテランなどスキルを意識しておくことがポイントです。

基本的にはシフト希望を重要視するべきではあります。ただ、新人だけのシフトなどは業務に不安を感じてしまいます。可能な限り避けたいものです。

対応のしようがないこともありますが、シフトを組む際にこのような組み合わせは避けるようにしましょう。業務に影響が出る可能性は極力小さくするべきです。

また、新人とベテランを組み合わせることで、スキルの共有を図ることも可能です。業務を円滑に進めるだけではなく、スキルアップを図れるシフト管理がポイントです。

シフト管理を効率化する方法

エクセルでシフト管理表・テンプレートを利用する

エクセルの機能を利用してシフト管理をする方法があります。単純なシフト管理表を作ることもありますし、テンプレートを利用して高機能なシフト管理表を作ることもあります。

具体的にエクセルでシフト管理表を作る場合、以下のようなものを作成します。

最低限の項目として、日付曜日従業員の氏名が必要です。また、高機能なテンプレートを利用すれば、これらに加えて従業員の不足や想定勤務時間なども算出が可能です。

なお、このようなテンプレートを利用したい場合は、例えば以下のサイトからダウンロードすると良いでしょう。

Microsoft -シフト管理表

https://www.microsoft.com/ja-jp/office/pipc/template/result.aspx?id=13292

勤怠管理システムを利用する

シフト管理に対応した勤怠管理システムを利用する方法があります。

勤怠管理システムとは、スタッフのシフトや出勤状況を管理するシステムです。シフト管理を効率化するだけではなく、出勤状況の管理を効率化し、給与計算を簡単にするなどのメリットもあります。

システムを利用することで、シフト管理や勤怠管理にかかる時間を短縮できます。詳しいメリットは以下でもご説明をします。

勤怠管理システムを利用するメリット

シフト作成の手間を軽減できる

勤怠管理システムには、シフトの作成機能を有しているものがあります。

エクセルなどでシフト作成をすると、必要以上に時間がかかりがちです。しかし、勤怠管理システムにはシフト作成の専用機能があり、短時間でシフト作成を終わらせられます。

シフト作成にかかる時間が短くなれば、それだけコストを削減できます。シフト作成のための残業などを減らせるようになるのです。

従業員の勤務状況を把握できる

従業員の勤務状況が一目でわかるようになっており、状況把握がしやすいメリットがあります。

シフト制の場合、人によって負荷のかかり方に差があります。出勤日数は同じであったとしても、1日あたりの勤務時間が違う可能性があります。

システムを利用していなければ、これらを手動で計算しなければなりません。負荷の高いスタッフを休ませるためには、手間をかけて状況を把握する必要があるのです。

しかし、勤怠管理システムを利用すれば全て自動で算出されます。状況把握がしやすくなり、勤務に対する指導もしやすくなる点がメリットです。

無料お試しもある!おすすめ勤怠管理システム3選

1. 月200円から導入可能!『ジョブカン勤怠管理』


画像出典元:「ジョブカン勤怠管理」公式HP

特徴

最大の魅力は200円/月で導入できる安さ。30人程度のベンチャーから1,000人以上の企業まで、全ての規模で利用可能です。主要な給与計算ソフトと連携できる便利なシステムです。

打刻方法

打刻方法は、PC/タブレット打刻・モバイルGPS打刻・ICカード打刻・指静脈打刻・LINE/SLACK打刻の5種類。

生体認証打刻が搭載されているので、不正打刻に悩んでいる企業におすすめです。

操作画面は、必要な情報が大きく表示されシンプルな印象です。

 

注目機能

勤怠管理機能のみなら月額200円で利用できますが、その他機能を追加すると費用が発生します。最低限の機能で始められることは大きなメリットです。

申請機能 アラート機能 シフト機能
〇(追加費用1人100円) 〇(追加費用1人100円)

 

運用のしやすさ

マニュアルがかなり充実しているので、初めて勤怠管理システムを導入する企業でも問題ないでしょう。

UI マニュアル整備 問い合わせ窓口
HPに動画説明あり 電話(平日のみ)・メール・チャット

 

料金プラン

10人以下の企業でも月額費用2,000円が発生するので、注意しましょう。

10人以下の企業向けに無料プランが用意されていますが、機能がだいぶ制限されます。(無料お試しとは別物)

初期費用 月額費用/ユーザー 最低利用料金 無料お試し期間
0円 200円~ 2,000円 30日間

 

実際に使った人の評判・口コミ

パソコンのon,offに合わせてログ時間が計算され、労務管理の観点では良いシステム。ただ、前日のログ時間の反映が遅いこともあるので、余裕をもった管理が求められます。
(商社:従業員500人以上)

レポート機能・集計機能は圧倒的にkintoneより優れています。外出する社員が多い場合は、交通費精算を同時にできるkintoneの方が良いかもしれません。
(コンサルティング:従業員30人以下)

 

 

2. あらゆる雇用形態・環境に対応!『マネーフォワード クラウド勤怠』

画像出典元:「マネーフォワード勤怠」操作画面
 
 

特徴

マネーフォワードが提供している会計・確定申告・請求書・経費・給与・社会保険など幅広いサービスと連携できることが最大の魅力です

打刻方法

打刻方法は、PC/タブレット打刻・モバイルGPS打刻・ICカード打刻の3種類。主要システムと比べると少ないです

操作画面は青が基調。管理画面はやや硬い印象ですが、打刻画面はイラストつきでわかりやすく、問題なく操作できるでしょう。



 

注目機能

全て追加費用なく利用できます。

申請機能 アラート機能 シフト機能

 

運用のしやすさ

動画でのマニュアルは用意されていません。

UI マニュアル整備 問い合わせ窓口
HPに画像つき説明あり 電話(平日のみ)・メール・チャット

 

料金プラン

最低利用料金が設定されているので、注意が必要です。

初期費用 月額費用/ユーザー 最低利用料金 無料お試し期間
0円 400円〜 2,980円+ユーザー数×300円 1ヶ月間

※30人までは、何人でも同額。

実際に使った人の評判・口コミ

MF給与で給与計算しているので、従業員情報や勤怠情報などのデータ移行が楽で良いです。ただ、ジョブカンに比べて細かい勤務体系を設定しきれないと感じています。ジョブカンは設定が大変ですが細かく設定できるので便利です。(IT関連:従業員30人以下)

打刻・申請も簡単で、マニュアルがなくても操作できます。アラートの種類がもっと多いとよいですね。(流通業:従業員500人以上)

 

 

3. 追加料金なしで全機能利用できる!『jinjer勤怠』


画像出典元:「jinjer勤怠」公式HP

特徴

jinjer勤怠は、全機能が最初から搭載されているため、追加費用が発生しません。予算がたてやすいことは、大きな魅力です。

打刻方法

打刻方法は、PC/タブレット打刻・モバイルGPS打刻・ICカード打刻・Slack/Chatwork打刻の4種類。

Apple Watch・Google homeでも打刻できます。

打刻画面は、コメントを残せたりその日のスケジュールを確認できたりと、きめ細かな配慮が感じられる仕様です。



 

注目機能

全て追加費用なく利用できます。

申請機能 アラート機能 シフト機能

 

運用のしやすさ

サポート体制が充実しています。

UI マニュアル整備 問い合わせ窓口
HPに動画説明あり 電話(平日のみ)・メール・チャット

 

料金プラン

人事管理・給与計算・経費精算・労務管理・雇用契約と組み合わせる場合は、追加費用が発生します。

初期費用 月額費用/ユーザー 最低利用料金 無料お試し期間
100,000円 300円〜 設定なし 30日間

 

実際に使った人の評判・口コミ

導入後は、現状の月ごとの残業時間が一目でわかり、休日出勤や有給の申請が容易にできるようになりました。(広告関連:従業員100人以上)

見やすいUIなので、規則的な勤務なら圧倒的に使いやすいです。急な変更が生じると修正作業が面倒です。どのシステムも同じかもしれませんが。(イベント関連:従業員約30人)

 

 

 

まとめ

シフト管理はでも取りやすくトラブルも生みやすい部分です。シフトを組む側からすれば大きな負担を感じてしまう部分でもあります。

ただ、シフト作成にはポイントがあります。これを意識することで、シフト作成はある程度効率化ができます。

また、シフト管理は勤怠管理システムを利用しても効率化できます。これからはシステム化が主流となってきますので、思い切って勤怠管理システムを導入するのもおすすめです。

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画像出典元:Pixabay

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