介護業界では、「勤務シフトが異なる従業員の勤怠管理が難しい」「残業・緊急出勤などの手当をいちいち手計算するのが面倒」とお悩みの管理者も多いのではないでしょうか。

そこで導入をおすすめしたいのが介護業向け勤怠管理システムです。

勤怠管理システムでは、様々な勤務シフトや異なる職種を掛け持つ従業員がいる場合でも、簡単にシフト作成でき、残業・緊急出勤に対する手当も含めたすべての勤怠データを自動集計してくれます。

打刻もスマホで簡単にできるので、訪問介護にも活用でき、導入に際して現場の職員に負担をかける心配もありません。

この記事では、介護業におすすめの勤怠管理システム8選と選び方のポイント、メリット・デメリット、連携すると便利な給与計算システムを紹介していきます。

おすすめの介護業向け勤怠管理システム3選

1. 管理フローがシンプルで使いやすさ抜群！『MINAGINE勤怠管理』

画像出典元：「MINAGINE勤怠管理」公式HP

特徴

IT&デジタル化促進と一元管理により管理フローが大きく削減され、忙しい介護現場でも使いやすい勤怠管理システムです。

例えば、「打刻・申請→承認→締め」の流れをシンプルなフローで行える機能は、上長がゆっくりとデスクに向かえないような忙しい介護現場の事務作業の負担を軽減します。

また、介護現場では欠員を補うための予定外の出勤が多く発生しますが、MINAGINE勤怠管理システムでは、休日出勤と振休・代休の申請の紐付けが自動的に行え、さらに、取得できなかった代休を手当化する機能も備わっています。

管理者の負担はもちろん、代休が取れなかったという職員のストレスを大きく軽減し、職員のメンタル面にも配慮できます。

機能

・豊富な打刻機能
→ICカード、PC、フィーチャーフォン、スマートフォン、ピットタッチ、G suite、Slack
・タイムカード
・休暇管理
・休日出勤/振替・代休管理
・残業管理

料金プラン

初期費用：400,000円

【月額料金】
・基本料金(1-30名)：30,000円/月
・人数課金
　31～200名：月額300円/(1名につき)
　201～500名：月額250円/(1名につき)
　501～1000名：月額200円/(1名につき)
　1001名～：月額150円/(1名につき)

無料トライアルが用意されています。

詳しくは以下の資料を無料ダウンロードしてご確認ください。

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2. 月額300円～！予実管理機能で残業や過重労働を防止！『jinjer勤怠』

画像出典元：「jinjer 勤怠管理」公式HP

特徴

月額300円/1名～低コストなのに充実した機能が魅力的なjinjer勤怠。

予実管理機能は、介護現場の人手不足解消の対策に有益で、職員の過重労働を防止できます。具体的には、職員の勤務予定と実績の差異をリアルタイムに把握することが可能なので、人手不足が常の介護現場では、いち早く応援を要請したり、新規職員採用の準備を進めることができます。

特に、人手が足りなくなりがちな年末年始や大型連休の予実が把握できれば、早めに対策を打ち、一定の職員に勤務の負荷がかかるという事態が避けられます。

機能

・予実管理
・アラート機能
・打刻機能(PC・スマートフォン・タブレット・ICカード)
・ワークフロー
・有給管理
・勤怠データ自動集計
・シフト管理
・英語対応

料金プラン

月額料金：300円～(1ユーザーにつき)

無料トライアルが用意されています。

詳しくは以下の資料を無料ダウンロードしてご確認ください。

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3. 無料プランあり！変則的な勤務形態も管理が簡単！『ジョブカン勤怠管理』

画像出典元：「ジョブカン勤怠管理」公式HP

特徴

月額200円/1名～利用できるジョブカン勤怠管理。

日勤や夜勤、複数回の休憩など、医療機関特有の変則的なシフトパターンに対応可能ので、介護現場においても効率的に利用できるでしょう。

特に、介護施設に勤務する看護師は、入居者の通院の付き添いなど外出の機会も多いので、5分単位の細かなシフト設定機能は多いに重宝するでしょう。

さらに、マイページから他職員のシフトを確認可能なので、訪問介護中に利用者に異変が起きた場合、次の介助者または看護師に速やかに連絡できて安心です。

機能

・医療機関特化
・出勤管理
・シフト管理
・休暇・申請管理
・モバイル操作
・勤務状況の自動集計
・超過労働対策
・外国語表示

料金プラン

30日間の無料トライアル（機能無制限）が用意されています。

１)無料プラン

初期費用、月額料金ともに無料。
→機能制限あり

２)有料プラン

「出勤管理」「シフト管理」「休暇・申請管理」「工数管理」から機能を自由に選択。
月額の最低利用料金は2,000円で、月毎のプラン変更が可能です。
※工数管理機能は、単独での利用は不可

初期費用：無料
【月額料金】
　利用機能1つ：200円/月
　利用機能2つ：300円/月
　利用機能3つ：400円/月
　利用機能4つ：500円/月

詳しくは以下の資料を無料ダウンロードしてご確認ください。

ジョブカン勤怠管理の資料を無料ダウンロード

 

 

その他のおすすめ介護業向け勤怠管理システム

AKASHI

画像出典元：「AKASHI」公式HP

特徴

AKASHIは誰もが簡単に使えるよう、UI/UXにこだわったシンプルなデザインで、勤怠管理をスムーズに行えるシステム。

勤務実績や残業状況、出勤簿など、各従業員の勤怠状態をワンクリックで確認できます。

スマホやICカード打刻だけでなく、手のひら静脈打刻も搭載されているので、打刻をスムーズにしたい施設に特におすすめです。

料金プラン

タイムレコーダー（200円／人）
→充実した打刻機能＋給与計算用CSVエクスポートなど基本機能

スタンダード（300円／人）
→タイムレコーダープランの機能＋勤怠申請・承認機能付き

プレミアム（400円／人）
→スタンダードプランの機能＋シフト作成・工数管理・時間帯別集計など

※最低利用料金はタイムレコーダー：2,000円、スタンダード：3,000円、プレミアム：4,000円です。

 

かえる勤怠管理

画像出典元：「かえる勤怠管理」公式HP

特徴

かえる勤怠管理は一般業務向けの多機能プラン以外に、介護業向けに特化したプランもある点が魅力です。

自社独自ルールに沿った集計シートも運営側がカスタマイズしてくれる点も嬉しいポイントです。

リアルタイムに日々の勤怠が自動で集計されることでの業務改善や人数毎や拠点毎の課金プランがある点が利用者から高評価を得ています。

料金プラン

初期費用：0円

AI（人工知能）を生かしたシステム「CAERU AI」 と、安価で簡単に使える点を重視したシステム　「P-Shift」の２つのプランがあります。

CAERU AI：7,500円（1拠点）
P-Shift：5000円（1拠点）

※ICカードタイムレコーダー（専用タブレット）のレンタル料金は0円です。
※30日間の無料トライアルを利用できます。

 

カイポケ

画像出典元：「カイポケ」公式HP

特徴

カイポケ勤怠管理は、居宅・通所、ケア・リハビリ・看護のすべての業務に対応した、介護従事者に特化した勤怠管理ソフトです。

タブレットやスマホでも打刻できるので、特に訪問サービスの実働時間の管理に最適です。

レセプトとの連携により、シフト割当忘れなどによるサービス漏れも防げます。訪問看護・訪問ケアなどのサービスをもつ施設で従業員の勤怠管理に悩む企業にはおすすめのソフトといえるでしょう。

料金プラン

カイポケの付随サービスのため、勤怠管理ソフト自体は無料で利用できます。

カイポケの利用料金については問い合わせをする必要があります。

最大18カ月間の無料トライアルが用意されています。

 

KING OF TIME

画像出典元：「KING OF TIME」公式HP

特徴

クラウド勤怠管理でシェアNo1のキングオブタイム。月額300円/1名～利用できて、スマートフォン・ICカード・LINE WORKS・生体認証打刻を含めた豊富な打刻方法から選べることが最大の魅力です。

導入時のサポートはもちろんのこと、導入後も、サポートセンターが様々な場面で助けてくれるので、安心して運用できます。

勤怠管理以外にも工数管理や予実管理が搭載されており、幅広く業務を改善できるでしょう。英語表記にも対応しています。

料金プラン

初期費用：無料

月額300円/1名～で利用できます。
※打刻があった人数で計算されるため、登録後その月に打刻しなかった場合、300円は発生しません。
※月額料金は利用人数によって変動があります。
※打刻に機器を使用する場合は、購入が必要です。

 

ShiftMAX

画像出典元：「Shiftmax」公式HP

特徴

ShiftMAXは、老人ホーム・デイサービス・訪問サービスなど、多様な勤務形態に対応可能です。正社員と非正規社員が働く現場や、夜勤、他の施設へのヘルプが必要な場合も、勤怠管理がスムーズになります。

給与計算の自動化や、出退勤と従業員の作業内容を一括管理ができるので、資料作成の負荷を削減したい担当者にもおすすめです。

 Excel上でシフト作成したり、データ入力や編集が可能なため、すでにExcelによる勤怠管理をおこなっている場合は、操作方法の教育なしで簡単に扱えるのが魅力です。

料金プラン

コンサルティング：0円

初期費用：200,000円～（初回3カ月間分含む）

4か月目以降：30,000円～ / 月

打刻方法によって、機器の購入費用が必要です。

 

介護業向け勤怠管理システムの3つの選定ポイント

1. スマートフォンで打刻できるタイプ

スマートフォンで打刻できる機能が搭載されているものを選択すれば、施設内の職員の打刻作業を効率化できます。

また、直行直帰が基本の訪問介護ですが、スマートフォンで勤務開始の打刻ができれば、事業所は職員が予定通り介助に入ったことをリアルタイムに確認できるので安心です。

さらに、個別のスマートフォンを使用することで、不正打刻防止にも役立ちます。

2. 勤務形態にフィットするシフト作成機能

介護業では、日勤・夜勤などシフトが変則的であるだけでなく、小規模多機能型居宅介護施設のように、複数の勤務体系が入り混じる場合もあります。

そのような場合に備え、シフト別・勤務形態別など、施設に合った項目設定が可能なシステムを選択するのがベストです。

3. 予実管理機能があるもの

予実管理機能があれば、職員の勤務予定と実績を照らし合わせ、いち早く人員不足の状況が把握できます。

他施設に応援を要請するなど早めの対策がとれれば、職員への過度な負担を回避することができ、離職防止にもつながります。

連携すると便利な給与計算システム

勤怠管理システムを導入する際には、勤怠データを転送して給与を自動計算してくれる給与計算システムも同時に導入すると給与計算業務まで効率化が図れて非常に便利です。

介護業の給与体系は、資格手当や処遇改善手当のほか、移動費やオンコール手当など複雑なので、できるだけカスタマイズしやすいシステムを選ぶといいでしょう。

以下の記事ではおすすめの給与計算システムについて紹介していますので、ぜひご覧ください。

 

介護業向け勤怠管理システムのメリット３つ

1. 人手不足の対策が早めに打てる

予実管理機能が備わったシステムを選べば、深刻な人員不足に陥る前に対策が打てます。

特に、人手不足が顕著になる年末年始や大型連休の予実が把握できれば、職員の応援を要請するなど対策をとることができ、現場職員に過度な負担を与えるリスクも回避できます。

2. 複雑な勤務形態を一元管理できる

早番、日勤、遅番、夜勤、オンコールなど複雑な勤務形態を一元管理できると同時に、複数の介護サービスを提供する施設では、まとめて一括管理が可能です。

シフトの作成や管理、勤怠集計などを効率的に行うことができるでしょう。

3. 打刻の手間軽減、正確なサービス提供時間が把握できる

スマートフォンから勤怠の打刻ができれば、訪問介護先でも簡単に打刻できる他、介助に入る寸前に打刻することができるので、より正確な介護サービスの提供時間を記録できます。

介護業向け勤怠管理システムのデメリット2つ

1. PCやモバイル操作に慣れていない職員が多い

現場で介護業務に従事する職員は、業務の中でパソコンなどの機器に触れる機会が少なく、全体的にパソコン操作やモバイル操作に疎い面があります。

システムの導入には、丁寧なサポートが必須でしょう。

2. 残業を気にするあまり、介護の質が落ちるリスクも

システムの導入で残業防止を目指す場合、残業を気にするあまり、介護の質が落ちてしまうリスクも考えられます。

訪問介護の帰り際に家族から相談を受けることもあれば、業務終了間際に排泄を訴えられることもあるかもしれません。

一般の企業のような残業管理では難しい部分がある点について、管理者は認識しておく必要があります。

まとめ

今回ご紹介した介護業向けの勤怠システムを利用すれば、介護業界特有の複雑な勤務形態を効率的に管理できたり、訪問介護時の勤怠打刻をスムーズに行うことができます。

さらに、予実管理機能により人員不足の把握・対策が可能になり、現場職員に過度な負担を与えるリスクや、離職のリスクを防ぐことができます。

介護業向けの勤怠管理システムの利用を考えている企業は、ぜひ今回紹介した勤怠管理システムの利用を検討してみることをおすすめします。

画像出典元：O-dan