記事更新日: 2024/11/25
採用に関するあらゆる業務の一元管理が可能な採用管理システム(ATS)。
実際にはどのように活用されているのでしょうか。
うまく活用するためには、自社の課題を見極めて、それを解決するためのシステムを選ばなければなりません。
本記事では、採用管理システムの企業規模別導入事例と、選定ポイントについて解説します。
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目次
採用管理システム(ATS)とは、求人応募から採用までの採用活動に関するプロセスを一元化し、あらゆるデータを管理するシステムです。
Applicant(応募者)Tracking(追跡)System(システム)の頭文字をとって「ATS」と呼ばれ、採用業務の効率化や採用力の強化、自社で行われた選考情報を分析するためにも利用されています。
近年、ダイレクトリクルーティングやSNSなど採用手法が多様化する中、有効求人倍率の上昇に伴い、優秀な人材を確保するため採用活動の強化を図る企業が増えています。
加えて、働き方改革などにより企業のIT化が加速し、採用活動におけるITツールの導入の必要性が高まっているのです。
あらゆる採用チャネルを活用しつつ、採用業務に関するデータを適正に管理するためには、今や採用管理システム(ATS)は欠かせません。
採用業務において、採用管理システム(ATS)はどのように活用できるのでしょうか。
ここで、具体的な例をいくつかご紹介します。
求人媒体と連携させて、媒体ごとの求人案件が一括管理できるようになります。
自社で利用する求人サイトや転職エージェントと連携して、必要な情報を集約することで、作業の効率化やスムーズな採用活動につながります。
自社の求人情報や応募者に関する情報などをシステムに集約することで、一括でデータ管理することが可能です。
細かくアクセス権限を設定しておけば、誤操作や情報漏れのリスク軽減にもつながり、個人情報を安全に管理できるようになります。
個々の応募者における情報や選考状況をまとめて登録することで、採用の進捗や面接の評価などを一括管理することができます。
システム上でまとめて確認できるため、選考の作業工数を削減し、業務の効率化が可能です。
内定者への通知の有無、内定後の連絡やフォローがスムーズに行えるようになります。
内定者のサポートのためのコミュニケーション機能を提供するシステムもあり、優秀な人材の内定辞退を防ぐために、大きな役割を果たしてくれます。
採用活動の効果を高めるためには、データ集約だけでなく効果分析が必要です。
採用業務で得たデータをレポートにして可視化すれば、容易に自社の課題が見えてくるため、解決に向けた施策が立てやすくなり、採用力のアップが見込めます。
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採用管理システム(ATS)の導入を決める理由は、企業の規模によってさまざまです。
ここで、企業における従業員規模別の導入事例について、いくつかご紹介します。
まずは、従業員規模が1～50名の小規模企業の事例を見ていきましょう。
創業から25年以上にわたり、TVCM用絵コンテ、広告イラストレーション制作など「描く」分野に特化した事業展開を行う国内トップクラスの制作実績を持つ企業。
【課題】エクセルを使用した管理に限界があった
当初、採用業務は全てエクセルで管理し、情報を打ち込む際にミスや抜け漏れが発生していた。 10以上の求人媒体を利用していたが、人事担当者の入れ替わりが多かったため、欲しい情報がどこにあるかうまく見つけられず、全く管理できていなかった。
【成果】ミスや対応漏れが減った
求人媒体からの応募数を数値で確認でき、データに基づいた媒体選定が可能となったため、応募数を確保しながらコスト削減を実現した。 対応漏れも減少し、部署内で候補者の情報共有も可能となり、対応スピードが向上するなど、多くの効果を感じている。
動画マーケティング事業、動画メディア開発支援事業、クリエイティブ業務効率化ツールの開発・提供を柱とし、日本におけるリーディングカンパニーとなるべく、日々研鑽を重ねている。
【課題】情報の一元管理ができず、選考スピードが遅かった
応募者数の増加に伴って業務負荷が大きくなったことに加え、選考情報が一元管理できず、候補者の選考ステータスが曖昧になり、選考スピードが遅れていた。 選考情報はエクセルで管理し、複雑な関数が組まれていたため、再集計の際に関数エラーとなってデータが壊れたり、ファイルサイズが大きすぎてフリーズするなど、管理方法に限界を感じていた。
【成果】情報の一元管理化により採用スピードが上がった
選考情報を一元管理できるようになり、対応漏れの減少や情報を見つけやすくなったことで、業務の効率化につながり、選考スピードが大きく改善されたと感じている。 採用実績が可視化されて、分析も容易にできるようになり、今後の採用活動の改善に活用したい。
参考：HRMOS採用 導入事例
続いて、従業員規模が100～300名の中規模企業の事例を見ていきましょう。
「21世紀を代表するブライダル会社を創る」というビジョンを実現するため、インターネット事業に軸足を置き、複数のウェディング系メディアを運営する企業。
【課題】情報管理がバラバラで情報共有ができていない
エクセルやGoogleスプレッドシートで採用情報を管理していたが、部署ごとに異なる方法で管理していたため、情報共有・統制ができていなかった。 エージェントの利用拡大を検討していたが、エージェント各社に一気に求人情報を伝えられる手段の必要性も感じていた。
【成果】進捗管理が効率的に、社内外への連絡もスムーズに変化
採用選考の進捗管理がしやすくなり、知りたい情報をすぐに確認できるため、応募から候補者・エージェントへの連絡がスムーズになり、タイムラグも減少した。 進捗が滞っている候補者を確認して、プッシュできるようにもなった。
人事労務分野の業務をトータルで代行する「フルサービス型BPO」の国内リーディングカンパニー。
幅広い層の顧客を抱えているが、近年大手有名企業との契約が急増し、人員体制の強化が急務となった。
【課題】採用人数の増加に、状況把握や処理が追いつかない
以前は、メールの履歴とタスク管理ツールで進捗管理をしていたが、採用人数の急激な増加に伴い、進捗状況が把握しきれなくなった。 部下とのタイムリーな情報共有も難しくなり、選考日程の調整が滞ったり、エージェントとの連絡が遅れることもあった。
【成果】システムにより作業時間が大幅に短縮
進捗管理の大幅な時間短縮が実現し、部下との情報共有漏れや連絡ミスがなくなった。 エージェントと最新の求人情報を共有できるようになり、エージェントでの求人票をタイムリーに更新してもらえるようになった。
地図検索サービスや電子チラシサービスなど、デジタルメディアを中心に事業展開するIT企業。
【課題】アナログな手法を取っており手間もミスも多かった
以前導入していたシステムをうまく使いこなせずにいて、システムを使いながらも、口頭での面接のフィードバックや、応募者の履歴書や職務経歴書を出力して配布するなど、アナログな運用が残っていた。 採用の進捗状況は、各媒体にログインして情報を確認し、エクセルで集約するという繰り返しで、負荷が大きかった。
【成果】アナログでは難しかったデータ分析も利用、一次面接設定率が向上
導入後は、採用業務は全てWeb上で完結、レポート集計が一つの画面で可能となり、必要な人が自分で情報抽出できるようになり、採用担当者の工数削減が実現。 新卒採用での一次面接の日程調整が格段に楽になり、会社説明会からの一次面接設定率が前年比2.5倍に向上、その後の選考にも効果が出ているように思う。
通信事業において、流通に関わるあらゆる状況に対応可能な人的支援のフルラインサービスを実現。
研修・採用・企画・接客・イベントなどの領域で「結果の出る」営業支援サービスを提供している。
【課題】採用フローの工数が多く非効率的だった
社内の複数の採用担当者が、それぞれ個別にエクセルやメールを使用して業務を行っていたため、採用管理が「属人的なもの」となり、タイムリーな情報共有ができていなかった。 採用の大部分が人材紹介会社からの紹介によるため、当社と人材紹介会社との間でのタイムリーな情報共有と、採用のリードタイムの短縮が大きな課題だった。
【成果】情報共有が容易になり選考がスムーズに
選考情報や選考フローが一元管理できるようになり、スムーズな選考によって例年達成できなかった新卒100名採用が実現するなど、圧倒的な改善が見られた。 レポート機能によって、採用情報を分析し、採用の効率化に繋げられるのは大きな魅力の一つである。
参考：HRMOS採用 導入事例
従業員規模が300名を超える企業では、どのような成果があったのでしょうか。
詳しく見ていきましょう。
世界30カ国以上で国際送金・外貨両替・支払いサービスを提供する企業の日本法人。
年間150万人以上の顧客に外貨サービスを、数百社を超える企業に外貨の卸売サービスを提供している。
【課題】複数の求人媒体での日程調整で煩雑な作業となっていた
複数の求人媒体の管理画面にログインし、候補者との連絡や日程調整を行っていたため、手間がかかり、候補者とのコミュニケーションも煩雑になっていた。 各媒体ごとの選考状況や数値の分析は可能だが、採用活動全体における分析はできていなかった。
【成果】システム上一括で管理ができるように
求人媒体の自動連携によってすべてシステム上で作業が可能となり、日程調整のために候補者と複数回やり取りしていたメールが一度で済むなど、業務の煩雑さが大幅に軽減された。
家計簿の自動作成、経理や人事労務に関するバックオフィスSaaSなど、個人や法人、すべての人のお金の課題を解決するサービスを提供する企業。
【課題】複数の連絡ツールを併用しており情報伝達に遅れがあった
以前活用していた採用管理システムでは、人材紹介会社経由の候補者のみデータの自動集約が可能で、自社の採用HPへの直接応募や他の媒体経由の候補者の情報は手入力していた。 そのため、作業に時間が取られて、入力ミスもあった。 応募者ごとにチャットグループを立ち上げて、それぞれで応募者の情報を共有していたが、個人情報の観点からするとリスクが高い運用をしていた。
【成果】既存システムとの連携もでき、現場とのやり取りがスムーズになった
応募者との面談や面接後の評価コメントがシステム上で確認できるようになり、現場の面接担当者との情報連携がスムーズにできるようになった。 採用状況が見える化されて、分析が可能となり、改善すべき点がクリアになった。
参考：HRMOS採用 導入事例
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多くの採用管理システム(ATS)が提供されている中、自社に合ったものを選ぶためには、どのような点を押さえておくのが良いのでしょうか。
ここで、採用管理システム(ATS)を選ぶためのポイントを5つご紹介します。
自社が抱える課題について、効率化できる機能が備わっているかどうかを確認しておく必要があります。
そのためにも、事前に採用活動のどの部分を改善したいのかという目的を明確にしておかなくてはなりません。
新卒採用、中途採用、派遣・アルバイト採用など、雇用形態によって求める人材が異なることから、重要視する点は変わってきます。
自社がどの領域に注力し、それをカバーできる機能が備わっているかも重要なポイントです。
業務の効率化を図るためには、誰もが難なく操作できるシステムを導入する必要があります。
無料トライアルが可能なものも多数あるため、本格導入前に予め使い勝手を確認しておくとよいでしょう。
応募者の個人情報を扱うことから、システムのセキュリティ対策をしっかり確認する必要があります。
特に、クラウド型のシステムの場合、セキュリティはベンダーに依存することになるため、より注意しなければなりません。
情報セキュリティ認証を取得しているものなら、安全性も高く信頼できるシステムと言えるでしょう。
新しくシステムを導入するにはある程度のコストがかかりますが、必要とする機能や操作性アップのためにオプションを追加することで、料金が高くなるケースもあります。
しかし、コストを重視しすぎると、思うような効率化ができなくなることも。
必要とする機能をしっかりと見極めて、費用対効果が見込めるものを選びましょう。
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採用管理はどの企業にも存在する業務であり、採用管理システム(ATS)を導入することで、採用業務の大幅な効率化が期待できます。
今回ご紹介した導入事例を参考に、まずは自社の課題を見極めてから、改善できる機能を備えたシステムを選定してみてください。
画像出典元：o-dan
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