記事更新日: 2024/11/27
採用管理とは、企業が求める人材を効率的に確保するために、採用活動の全体を計画し、進捗を管理する業務です。
本記事では、採用管理の概要や課題、効率化に役立つ採用管理システムのメリットを詳しく解説します。
自社の採用プロセスを見直し、改善したいと考えている人事担当者の方は、ぜひ参考にしてください。
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このページの目次
採用管理とは、企業が求める人材を確保するために、採用活動の全体を計画し、その進捗を管理することです。
求人媒体や応募者情報の管理、社内での情報共有、そして採用活動の効果分析など、多岐にわたる業務が含まれます。
採用管理では、採用活動の効率を上げ、スムーズに進めるために、これらの業務を計画的かつ戦略的に取り組むことが重要です。
採用管理の業務は、以下のプロセスを中心に構成されます。
企業が求める人材像を明確にし、採用の目標や人数、スケジュール、予算を具体的に設定します。
採用計画を立てる際には、組織の中長期的な成長戦略や事業方針と一致させることが重要です。
現場の要望や市場の動向を反映させ、現実的かつ実効性の高い計画を作る必要があります。
計画に基づき、どのような手法でターゲットとなる人材にアプローチするかを決めます。
具体的には、求人媒体の選定、採用イベントや会社説明会の企画、SNSや動画を活用した採用ブランディングなどを検討します。
また、ペルソナを設定し、ターゲット層に響くメッセージやアプローチ方法を明確にすることがポイントです。
採用活動全体のフローを設計し、書類選考、面接、適性テストなどの具体的な選考ステップを定めます。
各ステップの評価基準を明確にしておくと、選考のブレを防げるため、応募者の公正な評価につながります。
ターゲット層に合った媒体や方法を活用して求人を告知し、応募者を集めます。
媒体ごとの特徴を理解し、ターゲット層が利用しやすいチャネルを選ぶことで、効果的に応募者を集められます。
また、採用媒体の効果を測定し、必要に応じて改善することも大切です。
書類選考や適性テスト、面接などを通じて応募者を評価し、最適な人材を選定します。
選考プロセスを円滑に進めるためには、面接のスケジュール調整や評価基準の統一が欠かせません。
面接官どうしの評価がばらつかないよう、あらかじめ評価基準を共有し、選考後は速やかに結果を伝えることで、選考辞退のリスクは減らすことが可能です。
選考を通過した人材に内定を通知し、入社までのフォローを行います。
迅速な内定通知や、入社までの期間に定期的なコミュニケーションを取ることが重要です。
採用活動の効率を上げ、スムーズに進めるためには、以下のような採用業務の課題を解決する必要があります。
候補者を集めるためには求人媒体を利用しますが、求人媒体によって利用率の高いユーザーの属性は異なります。
自社の求める人材を集めるには、さまざまな求人媒体から自社のペルソナに合った求職者が使っていそうな媒体を選ばなくてはなりません。
また、たくさんの候補者を集めるためにはいくつかの求人媒体をあわせて使う必要があり、管理がややこしくなります。
採用担当者は選考のプロセスを把握して管理する必要があり、業務は面接のスケジュール調整や合否の連絡など多岐にわたります。
もしも、忙しさのあまり応募者への連絡が遅れてしまったり、対応のミスが起きてしまうと、応募者の信用をなくし、下手したら優秀な人材を逃してしまうかもしれません。
部門間で応募者のスキルや経験に関する情報を共有し、どのポジションにどの人材が適しているかを判断しなくてはなりません。
また、応募者も自分に適したポジションで働ければ、ミスマッチによる早期退職も防げるでしょう。
採用業務における基本的なプロセスやコミュニケーション方法を見直し、少しの工夫を加えることで、スムーズに採用活動を進められるようになります。
以下のアイデアも参考に、自社で実施できることから対策していくことが大切です。
採用管理の課題を解決するには採用管理システムの導入がおすすめです。
採用管理システムの概要とおもな機能を紹介します。
採用管理システムとは、企業の採用活動にかかわる業務を効率化し、効果的に人材を確保するためのシステムです。
システムを使って応募者の進捗状況や選考の評価を一元管理できるため、採用チーム全体の連携がスムーズになり、選考スピードが向上します。
また、システムによるデータ分析機能を活用することで、どの媒体が最も効果的かや、選考の改善点を数値で把握し、戦略的な採用活動につなげることも可能です。
採用管理システムの機能は以下の4つに大きく分けられます。
| 求人管理 |
|
| 応募者情報の管理 |
|
| 選考管理 |
|
| データ分析 |
|
採用管理システムを導入すれば、おもに以下の5つを管理できます。
採用管理システムでは、公開している求人案件の管理ができます。
システムによっては、自社の採用ページやそれぞれの採用媒体に掲載中の求人状況を一覧で確認することが可能です。
求人内容の重複や掲載漏れなどのミスを防げるだけでなく、複数の求人媒体を管理する採用担当者の負担が軽減されます。
採用管理システムなら、応募者の基本情報を一括で管理することが可能です。
履歴書や職務経歴書なども応募者ごとにデータ化してシステム内に保存できるため、書類を紛失するリスクも軽減されます。
また、システムには閲覧権限を設定できるため、応募者の個人情報を安全に管理することが可能です。
採用管理システムを導入すると、応募者ごとの選考状況を一元管理できます。
応募者の進捗や面接の評価をまとめて把握できるため、次の選考案内がスムーズになり、面接や内定辞退を防ぐのにも役立ちます。
また、カレンダー機能やメッセージアプリとの連携により、面接のスケジュール調整も簡単におこなえます。
採用管理システムでは、採用活動のデータを分析し、効果測定がおこなえます。
例えば、どの求人媒体からの応募が多いか、面接通過率や内定承諾率はどうかなど、採用活動の成果や課題を数値で把握できるため、採用戦略の改善に役立てられます。
また、面接官の評価結果を比較分析することで、評価基準の統一を図り、より公平な選考の実現が可能です。
採用管理システムを導入すれば、内定通知後のフォローや、入社までの連絡状況の管理が可能です。
優秀な人材の内定辞退を防ぐために、定期的なフォローメールの送信や、質問対応の記録もシステム上でおこなえるため、内定者が安心して入社を迎えられる環境が整います。
システムによっては、内定の辞退を防ぐためにチャットや掲示板など、専用のコミュニケーション機能を提供するものもあります。
採用管理システムを導入すると得られる3つのメリットについて解説します。
採用管理システムの最たるメリットは、採用活動における効率化です。
多岐にわたるプロセスには、工数を要する工程もあります。
しかし、採用管理システムを利用することによって、その工程や手順を簡略化することが可能になります。
工程が少なくなれば、必然的に作業効率が上がり、採用にかかるスピード化を図れます。
たとえば、次の工程を簡略化することができます。
・求人案件の管理
・応募者情報の管理
・選考の進行状況の管理
・内定者の管理
求人情報に対して求職者からの問い合わせや、応募、内定通知などに対して、返信忘れといった対応の抜けや漏れを防げます。
レスポンスが遅いと、その間に求職者は他の企業にいってしまうことがあります。
内定しても、入社するまでは気を抜くことはできません。
応募者は人為的ミスを起こす企業に対して、大変シビアです。
スムーズで迅速なやり取りは、そのまま企業への信頼感にも繋がります。
採用管理システムでは、応募者とのやり取りも管理機能に含まれています。
求人情報から内定者情報まで、採用プロセスに関する情報は全て一元管理できるのが採用管理システムの魅力の一つです。
情報がひとつのシステム上に保存されるため、他の人員と共有できます。
これにより属人化を防ぐことができ、採用担当者が選考に集中できる環境の整備に役立ちます。
採用管理システムを導入する際に、考慮すべき3つのデメリットについて解説します。
自社の状況に合わせて、導入のメリットとデメリットを比較検討することが重要です。
クラウドタイプの採用管理システムの場合、月額または年額の利用料が必要です。システム導入にあたっては、損益分岐点から考慮してコストパフォーマンスに見合うものを選びましょう。
提供されるシステムを利用することになるため、なかには自社のプロセスにマッチする機能がなかったということもあります。
検討段階で、自社が解決したい課題に対して、どんな機能がほしいのか、どんな機能で対応できるのかを確認しておきましょう。
既存の採用管理システムから新たに移行する場合は、操作性が大きく変わることがあります。
それによって、一時的に作業工数がかかってしまったり、採用担当者の業務負荷が高まることもあります。
しかし、操作は使えば慣れていくものです。
フォローアップ体制を用意するなどして、運用を継続できる環境づくりをしましょう。
採用管理システムを詳しく知りたい方はこちらの記事を参考にしてください。
採用管理システムを導入すると、リアルタイムで情報共有できるようになります。
それによって、採用担当者ごとにかかっていた作業負荷が軽減されます。
加えて、採用管理システムでは、応募者との関係構築にも役立ちます。
多岐にわたる採用活動を支えてくれますから、優秀な人材を低コストかつスピーディに確保することが可能になります。
画像出典元：Unsplash 、O-DAN
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