採用管理システムとは?導入のメリット・デメリットを徹底解説

採用管理システムとは?導入のメリット・デメリットを徹底解説

記事更新日: 2020/01/24

執筆: 編集部

企業が優秀な人材を獲得するためには、いくつもの段階を経ることになります。さらに、それぞれの段階でやるべきこともあり、採用コストがかかることを避けることができません。

しかし、採用管理システム(ATS)を導入すれば、人材獲得へのフローを少なくし、採用にかかるコストを削減することが可能になります。

そんな採用管理システムとは、いったいどのようなものなのか。導入すればどんなメリットを享受でき、どのようなデメリットがあるのかについて徹底的に解説します。

採用管理システムとは

採用管理システムとは

採用管理システムとは、採用活動を効率的に支援するためのサポートシステムのことです。

採用プロセスをシステム上で一元管理できるようになっています。

たとえば、求人情報や選考の進捗、採用担当者ごとの評価にくわえて、各応募者の個人情報までひとつのシステム上で管理できるのです。

採用までの状況を応募者ごとに追跡することができることから、採用管理システムは「Applicant Tracking System(略してATS)」とも呼ばれています。

これを和訳すると、「応募者追跡システム」になります。

「クラウド」タイプと「オンプレミス」タイプがある

採用管理システムには、インターネット上で利用する「クラウド」タイプと、自社内の設備にインストールするなどして運用する「オンプレミス」タイプがあります。

どちらがいいかは、システムの運用・管理にどれくらいのリソースが割けるのか、どの程度コストをかけられるのかを基準に判断するのがいいでしょう。

クラウドタイプでは、オンプレミスタイプに比べて、導入費用が安く済みます。

これは、オンプレミスタイプでは設備費やソフトウェアに費用がかかるためです。

一方で、クラウドタイプはサービス提供事業者に毎月利用料を支払う必要があります。

オンプレミスタイプでは、毎月の利用料が不要になりますが、社内業務が増えることになるため、どちらも一長一短があるといえます。

導入のスムーズさで見れば、新たな設備やリソースを必要としないクラウドタイプが優勢でしょう。

採用管理システムを導入したほうがいい理由


採用プロセスを見てみると求人公開から始まり、内定した応募者情報の管理まで、多段階を踏むことになります。

求人をする際も、その媒体にはさまざまなものが利用されます。また、応募者が増えれば、選考業務や管理負荷が増えます。

さらにこれが途中で、応募者が何らかの理由もしくは不採用によって採用ルートから外れる場合、別途業務が発生します。

自社システムで管理する場合、これらを想定したシステム設計が必要です。

しかし、採用管理システムを導入すれば、これらの多岐にわたるプロセスをひとつのシステムで管理できるようになります。

応募者や内定者情報の管理から進捗管理など、採用プロセス全般をシステム化できるようになるのです。

その結果、採用までのプロセスをスムーズにし、優秀な人材の取り逃がしを防ぐことが可能になります。

採用管理システムのメリット3つ

1. 採用活動の効率化

採用管理システムの最たるメリットは、採用活動における効率化です。

多岐にわたるプロセスには、工数を要する工程もあります。

しかし、採用管理システムを利用することによって、その工程や手順を簡略化することが可能になります。

工程が少なくなれば、必然的に作業効率が上がり、採用にかかるスピード化を図れます。

たとえば、次の工程を簡略化することができます。

・求人案件の管理
・応募者情報の管理
・選考の進行状況の管理
・内定者の管理

 

2. 応募者へのレスポンスがスムーズになる

求人情報に対して求職者からの問い合わせや、応募、内定通知などに対して、返信忘れといった対応の抜けや漏れを防げます。

レスポンスが遅いと、その間に求職者は他の企業にいってしまうことがあります。

内定しても、入社するまでは気を抜くことはできません。

応募者は人為的ミスを起こす企業に対して、大変シビアです。

スムーズで迅速なやり取りは、そのまま企業への信頼感にも繋がります。

採用管理システムでは、応募者とのやり取りも管理機能に含まれています。

3. 情報を一元管理・共有ができる

求人情報から内定者情報まで、採用プロセスに関する情報は全て一元管理できるのが採用管理システムの魅力の一つです。

情報がひとつのシステム上に保存されるため、他の人員と共有できます。

これにより属人化を防ぐことができ、採用担当者が選考に集中できる環境の整備に役立ちます。

採用管理システムのデメリット3つ

1. ランニングコストがかかる

クラウドタイプの採用管理システムの場合、月額または年額の利用料が必要です。システム導入にあたっては、損益分岐点から考慮してコストパフォーマンスに見合うものを選びましょう。

2. 現行プロセスとミスマッチすることがある

提供されるシステムを利用することになるため、なかには自社のプロセスにマッチする機能がなかったということもあります。

検討段階で、自社が解決したい課題に対して、どんな機能がほしいのか、どんな機能で対応できるのかを確認しておきましょう。

3. 新たに操作に慣れる必要がある

既存の採用管理システムから新たに移行する場合は、操作性が大きく変わることがあります。

それによって、一時的に作業工数がかかってしまったり、採用担当者の業務負荷が高まることもあります。

しかし、操作は使えば慣れていくものです。

フォローアップ体制を用意するなどして、運用を継続できる環境づくりをしましょう。

まず検討したい!おすすめの採用管理システム5選

1. 3,000社以上の実績が信頼の証『ジョブカン採用管理』

画像出典元:「ジョブカン採用管理」公式HP
 
 

特徴

新卒・中途・アルバイト・パート、また求人媒体やエージェントからの紹介等、あらゆる採用に活用できる採用管理システムです。応募者の進捗状況が一目で確認でき、ユーザ間での情報共有ができるので、選考の管理や状況把握といった、採用活動全体の一元管理が可能となるのが大きな特徴です。

また、30人までなら無料プランで利用でき、有料プランも年間ではなく月契約で利用できるという料金体系やコストメリットが採用管理の定番となっている理由です。

ジョブカン勤怠管理やジョブカン経費精算など、他サービスと連携して利用することができる点も魅力です。

機能

・応募者情報の統合
・厳重なセキュリティ機能
・求人媒体からの応募自動取り込み
・レポート機能
・求人ページ作成機能
・求人効果分析機能

料金プラン

・FREEプラン:0円(30名まで)
・LITEプラン:8,500円/月
・STANDARDプラン:30,000円/月

詳細はダウンロード資料、あるいは以下の記事を参考にしてください。

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2. 中途採用なら!『JobSuite CAREER』

 
出典元:「JobSuite CAREER」公式HP
 
 

特徴

年間を通じてキャリア採用を頻繁に行っている会社や、中途採用をスポットで実施するような会社に適したサービスです。

部署や職種ごとに募集要項や採用手法が違う中途採用においては、人事だけでなく配属部門とのコミュニケーションも多くなりますが、システムを導入することで情報伝達を円滑にし、より迅速な対応を可能にします。

料金プラン

初期費用 月額費用 無料お試し
0円 50,000円~ ×

 

 

3. 自由度の高いマイページ!『i-web』

画像出典元:「i-web」公式HP

特徴

「i-web」は新卒採用向け採用管理システムでは11年連続導入シェアNo.1。

その理由はマイページ機能を有した選考管理システムにあります。採用フェーズに応じて応募者とタッチポイントを持てるため、採用におけるOne to Oneマーケティングを実践できます。

統計機能が充実しており、自社の採用活動をリアルタイムに把握可能なので、採用業務に時間がかかっている企業や応募者とのミスマッチに悩んでいる企業に特におすすめです。

機能

  • リクナビ・キャリタス就活ナビ・Offer BOX・ONE CAREERなど媒体連動力が高い。
  • インターンシップと本選考は1サイトで管理。CMS機能を用いて採用HPの作成も可能。
  • 営業とは別に運用窓口がシーズンを通してサポートしてくれるので安心。

料金プラン

詳細はお問い合わせが必要です。

 

4. 現場の社員が採用に参加!『HERP ATS』

画像出典元:「HERP ATS」公式HP

特徴

社員が自律的に採用活動を行う「スクラム採用」を実現する採用管理プラットフォームです。

求人への応募状況や、選考の進捗状況を全社員に共有します。人事部のみで採用活動を進める場合に起こりがちな「採用のミスマッチ」を防ぎます。

機能

  • 社員が自主的に採用活動を行う「スクラム採用」
  • 応募状況や選考の進捗状況を全社員で共有
  • 15社以上の求人媒体と連携
  • 「Slack」や「Chatwork」と連携

料金プラン

初期費用は0円、月額費用は79,800円〜です。

詳細は資料をご参照ください。

 

5. 採用活動はこれ1つで!『採用一括かんりくん』


画像出典元:「採用一括かんりくん」公式HP

特徴

応募者や内定者の管理フローが定まっていない会社や、辞退者に悩んでいる会社にオススメのITツールです。

新卒・中途採用に関わる採用工数を削減し、情報共有を円滑にしてくれるので、母集団形成の経路が複数ある会社や、社員間での進捗状況の確認に手こずっている会社も重宝するでしょう。

機能

  • 説明会や面接、親睦会など採用に関わるスケジュールを一元管理
  • リマインドやサンクスメールなど時間と手間のかかる採用工数を一気に自動化
  • LINEとのapi連携で応募者のエントリー・説明会・面接の歩留まりが向上
  • googleカレンダー・outlookカレンダーと連携

料金プラン

月額2万円~ (最低購入ロッドは12か月です)

こちらは、手始めにシンプルな機能だけ使いたい企業向けのライトプラン。ベーシックプランは月額5万円です。

詳細は資料をご参照ください。

 

その他の採用管理ツール

GoQ採用管理

画像出典元:「GoQ採用管理」公式HP

特徴

コストをかけずに効率よく採用活動を行いたいと考える企業におすすめの採用管理システム。特別な知識がなくても採用専用サイトが作成でき、ほかの企業の一歩先を行く採用活動をすぐに取り入れたい企業にうってつけです。

採用ホームページを作れる人材が社内にいない企業にとっては便利なサービスで、Indeedへの登録も行ってくれるため、応募者へのリーチを増やすことができます。

採用サイトを見て、企業についてもっと知りたい求職者が既存の企業サイトを訪問したり、その逆もあるため、企業のセールスポイントを伝えやすい環境が整います。

料金プラン

初期費用:30,000円

採用管理プラン:19,800円 / 月

応募者管理プラン:19,800円 / 月

最低利用期間は3カ月間となります。

 

HRMOS採用


画像出典元:「HRMOS採用」公式HP

特徴

求人票の作成から採用活動の管理・分析まで、採用に関する全ての流れを一元管理できるクラウドサービスです。

新卒採用・第二新卒などフェーズの違う採用活動も並行して対応可能なので、採用業務に関する工数を圧倒的に削減できます。ビッグデータを活用した分析力に定評があるので、戦略的な採用が課題となっている会社に特におすすめです。

料金プラン

料金はそれぞれの会社に合った形でプランを提供しているため、問い合わせが必要です。

クラウド型サービスのためパッケージや専用機器を購入する必要がなく、初期費用はかかりません。

 

MyRefer

画像出典元:MyRefer公式HP

特徴

社員が企業に自分の友人や知人を推薦・紹介し選考する採用システム、リファラル採用のサービスを国内で初めて展開した「MyRefer」は、採用・雇用業務の飽和状態を打ち破りたい企業におススメのツールです。

料金プラン

公式HPよりお問い合わせください。

 

HRアナリスト


画像出典元:HRアナリスト公式HP


 
 

特徴

HRアナリストは、高い分析ロジックにより辞退者の軽減や採用成約率の向上を実現。広告代理店、人材系、IT系といった同業の採用競合が多い企業におすすめです。

料金プラン

公式HPよりお問い合わせください。

 

Re+works cloud

出典元:Re+works cloud公式HP

特徴

Reworks cloudの強みは、LINEを用いた新卒採用管理システムで情報を一元化し採用実務の軽減を実現している点です。LINEは従来の連絡方法に比べて開封率が高く、学生が企業に親近感を感じやすいため、新卒採用に力を入れている企業での活躍が見込めます。

料金プラン

初期費用 月額費用 無料お試し
0円 50,000円~

 

HITO-Link リクルーティング


出典元:HITO-Link リクルーティング公式HP

特徴

HITO-Linkリクルーティングの強みは採用に係るオペレーション業務を自動化・効率化できる点です。オペレーション業務に追われている・選考に時間がかかる・採用課題が不透明で困っている企業では大いに活躍するでしょう。

料金プラン

初期費用 月額費用 無料お試し
0円 70,000円~ ×

 

Zohoリクルート


出典元:Zohoリクルート公式HP

特徴

求人管理に悩んでいる企業にぴったりのサービスです。毎日送られてくる履歴書を保存するだけではなく、内容を分析し、有能な応募者を逃しません。メールや電話と連携し、人事採用者の仕事を効率化・合理化していきます。

料金プラン

初期費用 月額費用 無料お試し
0円 2,700円~

 

Catch bowl


出典元:Catch bowl公式HP

特徴

「Catch bowl」があれば他の採用システムは不要になります。求人者とのコミュニケーションから履歴書等のデータ管理まででき、時間と労力を節約可能です。採用業務に時間や人手を多く使えない中小企業には特におすすめのシステムです。

料金プラン

初期費用 月額費用 無料お試し
0円 50,000円~

 

next≫


出典元:next≫公式HP

特徴

人事採用のためのマンパワーや出費をできるだけ削減したいと考えている企業にはぴったりのサービスです。LINEを使うシステムのため、応募者のメッセージ開封率が上がり、より円滑なコミュニケーションを実現します。

料金プラン

初期費用(システム導入費) 月額費用 無料お試し
10万円 39,800円~ ×

 

 

MOCHICA


出典元:MOCHICA公式HP

特徴

MOCHICAはLINEを使用した採用管理システム。電話やメールよりも返信率が高いため、応募者とのコミュニケーションが取れないことによる採用活動の滞りが解消できます。

料金プラン

初期費用 月額費用 無料お試し
0円 60,000円~ ×

 

SONAR

出典元:SONAR公式HP

特徴

今までアナログで対応していた採用関係の資料を全てSONARのデータベースに集めて各担当者が処理してくれるので、採用実務に対応する時間が減ります。採用面接が多い大手企業も重宝するでしょう。

料金プラン

初期費用 月額費用 無料お試し
45,000円~ 22,500円~ ×

 

まとめ

採用管理システムを導入すると、リアルタイムで情報共有できるようになります。

それによって、採用担当者ごとにかかっていた作業負荷が軽減されます。

加えて、採用管理システムでは、応募者との関係構築にも役立ちます。

多岐にわたる採用活動を支えてくれますから、優秀な人材を低コストかつスピーディに確保することが可能になります。

画像出典元:Unsplash 、O-DAN

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