採用管理システムとは？導入のメリット・デメリットを徹底解説

採用管理システムとは

採用管理システムとは

採用管理システムとは、採用活動を効率的に支援するためのサポートシステムのことです。

採用プロセスをシステム上で一元管理できるようになっています。

たとえば、求人情報や選考の進捗、採用担当者ごとの評価にくわえて、各応募者の個人情報までひとつのシステム上で管理できるのです。

採用までの状況を応募者ごとに追跡することができることから、採用管理システムは「Applicant Tracking System（略してATS）」とも呼ばれています。

これを和訳すると、「応募者追跡システム」になります。

「クラウド」タイプと「オンプレミス」タイプがある

採用管理システムには、インターネット上で利用する「クラウド」タイプと、自社内の設備にインストールするなどして運用する「オンプレミス」タイプがあります。

どちらがいいかは、システムの運用・管理にどれくらいのリソースが割けるのか、どの程度コストをかけられるのかを基準に判断するのがいいでしょう。

クラウドタイプでは、オンプレミスタイプに比べて、導入費用が安く済みます。

これは、オンプレミスタイプでは設備費やソフトウェアに費用がかかるためです。

一方で、クラウドタイプはサービス提供事業者に毎月利用料を支払う必要があります。

オンプレミスタイプでは、毎月の利用料が不要になりますが、社内業務が増えることになるため、どちらも一長一短があるといえます。

導入のスムーズさで見れば、新たな設備やリソースを必要としないクラウドタイプが優勢でしょう。

採用管理システムを導入したほうがいい理由

採用プロセスを見てみると求人公開から始まり、内定した応募者情報の管理まで、多段階を踏むことになります。

求人をする際も、その媒体にはさまざまなものが利用されます。また、応募者が増えれば、選考業務や管理負荷が増えます。

さらにこれが途中で、応募者が何らかの理由もしくは不採用によって採用ルートから外れる場合、別途業務が発生します。

自社システムで管理する場合、これらを想定したシステム設計が必要です。

しかし、採用管理システムを導入すれば、これらの多岐にわたるプロセスをひとつのシステムで管理できるようになります。

応募者や内定者情報の管理から進捗管理など、採用プロセス全般をシステム化できるようになるのです。

その結果、採用までのプロセスをスムーズにし、優秀な人材の取り逃がしを防ぐことが可能になります。

採用管理システムのメリット3つ

1. 採用活動の効率化

採用管理システムの最たるメリットは、採用活動における効率化です。

多岐にわたるプロセスには、工数を要する工程もあります。

しかし、採用管理システムを利用することによって、その工程や手順を簡略化することが可能になります。

工程が少なくなれば、必然的に作業効率が上がり、採用にかかるスピード化を図れます。

たとえば、次の工程を簡略化することができます。

 

2. 応募者へのレスポンスがスムーズになる

求人情報に対して求職者からの問い合わせや、応募、内定通知などに対して、返信忘れといった対応の抜けや漏れを防げます。

レスポンスが遅いと、その間に求職者は他の企業にいってしまうことがあります。

内定しても、入社するまでは気を抜くことはできません。

応募者は人為的ミスを起こす企業に対して、大変シビアです。

スムーズで迅速なやり取りは、そのまま企業への信頼感にも繋がります。

採用管理システムでは、応募者とのやり取りも管理機能に含まれています。

3. 情報を一元管理・共有ができる

求人情報から内定者情報まで、採用プロセスに関する情報は全て一元管理できるのが採用管理システムの魅力の一つです。

情報がひとつのシステム上に保存されるため、他の人員と共有できます。

これにより属人化を防ぐことができ、採用担当者が選考に集中できる環境の整備に役立ちます。

採用管理システムのデメリット3つ

1. ランニングコストがかかる

クラウドタイプの採用管理システムの場合、月額または年額の利用料が必要です。システム導入にあたっては、損益分岐点から考慮してコストパフォーマンスに見合うものを選びましょう。

2. 現行プロセスとミスマッチすることがある

提供されるシステムを利用することになるため、なかには自社のプロセスにマッチする機能がなかったということもあります。

検討段階で、自社が解決したい課題に対して、どんな機能がほしいのか、どんな機能で対応できるのかを確認しておきましょう。

3. 新たに操作に慣れる必要がある

既存の採用管理システムから新たに移行する場合は、操作性が大きく変わることがあります。

それによって、一時的に作業工数がかかってしまったり、採用担当者の業務負荷が高まることもあります。

しかし、操作は使えば慣れていくものです。

フォローアップ体制を用意するなどして、運用を継続できる環境づくりをしましょう。

適切なサービスを選ぼう！おすすめの採用管理システム5選！

1. 4,000社以上の実績が信頼の証『ジョブカン採用管理』

特徴

新卒・中途・アルバイト・パート、また求人媒体やエージェントからの紹介等、あらゆる採用に活用できる採用管理システムです。応募者の進捗状況が一目で確認でき、ユーザ間での情報共有ができるので、選考の管理や状況把握といった、採用活動全体の一元管理が可能となるのが大きな特徴です。

また、30人までなら無料プランで利用でき、有料プランも年間ではなく月契約で利用できるという料金体系やコストメリットが採用管理の定番となっている理由です。

ジョブカン勤怠管理やジョブカン経費精算など、他サービスと連携して利用することができる点も魅力です。

機能

・応募者情報の統合
・厳重なセキュリティ機能
・求人媒体からの応募自動取り込み
・レポート機能
・求人ページ作成機能
・求人効果分析機能

料金プラン

・FREEプラン：0円（30名まで）
・LITEプラン：8,500円/月
・STANDARDプラン：30,000円/月

詳細はダウンロード資料、あるいは以下の記事を参考にしてください。

 

2.ビックデータによる分析力！『HRMOS採用』

特徴

求人票の作成から採用活動の管理・分析まで、採用に関する全ての流れを一元管理できるクラウドサービスです。

新卒採用・第二新卒などフェーズの違う採用活動も並行して対応可能なので、採用業務に関する工数を圧倒的に削減できます。

ビッグデータを活用した分析力に定評があるので、戦略的な採用が課題となっている会社に特におすすめです。

機能

• 採用に関する全情報を一元管理
• タスクの明確化
• 採用経路ごとに管理可能
  
  

料金プラン

料金はそれぞれの会社に合った形でプランを提供しているため、問い合わせが必要です。

クラウド型サービスのためパッケージや専用機器を購入する必要がなく、初期費用はかかりません。

 

 

3. 中途採用なら！『JobSuite CAREER』

特徴

年間を通じてキャリア採用を頻繁に行っている会社や、中途採用をスポットで実施するような会社に適したサービスです。

部署や職種ごとに募集要項や採用手法が違う中途採用においては、人事だけでなく配属部門とのコミュニケーションも多くなりますが、システムを導入することで情報伝達を円滑にし、より迅速な対応を可能にします。

機能

• 導入後の手厚いフォロー
• クラウド上での選考管理機能
• スケジュールの一元管理
  
  

料金プラン

初期費用	月額費用	無料お試し
0円	50,000円～	×

 

 

4. 自由度の高いマイページ！『i-web』

画像出典元：「i-web」公式HP

特徴

「i-web」は新卒採用向け採用管理システムでは導入シェアNo.1。

その理由はマイページ機能を有した選考管理システムにあります。採用フェーズに応じて応募者とタッチポイントを持てるため、採用におけるOne to Oneマーケティングを実践できます。

統計機能が充実しており、自社の採用活動をリアルタイムに把握可能なので、採用業務に時間がかかっている企業や応募者とのミスマッチに悩んでいる企業に特におすすめです。

機能

• リクナビ・キャリタス就活ナビ・Offer BOX・ONE CAREERなど媒体連動力が高い。
• インターンシップと本選考は1サイトで管理。CMS機能を用いて採用HPの作成も可能。
• 営業とは別に運用窓口がシーズンを通してサポートしてくれるので安心。
  
  

料金プラン

キャリア採用モデルは7.5万円/月～です。 
※初期導入費は別途発生

新卒採用モデルに関しては母集団人数やご利用用途によって変動します。

詳細は資料をご参照ください。

 

 

5. 現場の社員が採用に参加！『HERP ATS』

画像出典元：「HERP ATS」公式HP

特徴

社員が自律的に採用活動を行う「スクラム採用」を実現する採用管理プラットフォームです。

求人への応募状況や、選考の進捗状況を全社員に共有します。人事部のみで採用活動を進める場合に起こりがちな「採用のミスマッチ」を防ぎます。

機能

• 社員が自主的に採用活動を行う「スクラム採用」
• 応募状況や選考の進捗状況を全社員で共有
• 15社以上の求人媒体と連携
• 「Slack」や「Chatwork」と連携
  
  

料金プラン

初期費用は0円、月額費用は79,800円〜です。

詳細は資料をご参照ください。

 

まとめ

採用管理システムを導入すると、リアルタイムで情報共有できるようになります。

それによって、採用担当者ごとにかかっていた作業負荷が軽減されます。

加えて、採用管理システムでは、応募者との関係構築にも役立ちます。

多岐にわたる採用活動を支えてくれますから、優秀な人材を低コストかつスピーディに確保することが可能になります。

 

下記の記事では、今回紹介したサービス以外の採用管理システムを紹介しています。

導入を検討している方は、こちらもぜひ参考にしてください。

画像出典元：Unsplash、O-DAN