採用管理システムとは？導入のメリット・デメリットを徹底解説

採用管理システムとは

採用管理システムとは

採用管理システムとは、採用活動を効率的に支援するためのサポートシステムのことです。

採用プロセスをシステム上で一元管理できるようになっています。たとえば、求人情報や選考の進捗、採用担当者ごとの評価にくわえて、各応募者の個人情報までひとつのシステム上で管理できるのです。

採用までの状況を応募者ごとに追跡することができることから、採用管理システムは「Applicant Tracking System（略してATS）」とも呼ばれています。これを和訳すると、「応募者追跡システム」になります。

「クラウド」タイプと「オンプレミス」タイプがある

採用管理システムには、インターネット上で利用する「クラウド」タイプと、自社内の設備にインストールするなどして運用する「オンプレミス」タイプがあります。

どちらがいいかは、システムの運用・管理にどれくらいのリソースが割けるのか、どの程度コストをかけられるのかを基準に判断するのがいいでしょう。

クラウドタイプでは、オンプレミスタイプに比べて、導入費用が安く済みます。これは、オンプレミスタイプでは設備費やソフトウェアに費用がかかるためです。

一方で、クラウドタイプはサービス提供事業者に毎月利用料を支払う必要があります。オンプレミスタイプでは、毎月の利用料が不要になりますが、社内業務が増えることになるため、どちらも一長一短があるといえます。

導入のスムーズさで見れば、新たな設備やリソースを必要としないクラウドタイプが優勢でしょう。

採用管理システムを導入したほうがいい理由

採用プロセスを見てみると求人公開から始まり、内定した応募者情報の管理まで、多段階を踏むことになります。

求人をする際も、その媒体にはさまざまなものが利用されます。また、応募者が増えれば、選考業務や管理負荷が増えます。

さらにこれが途中で、応募者が何らかの理由もしくは不採用によって採用ルートから外れる場合、別途業務が発生します。

自社システムで管理する場合、これらを想定したシステム設計が必要です。しかし、採用管理システムを導入すれば、これらの多岐にわたるプロセスをひとつのシステムで管理できるようになります。

応募者や内定者情報の管理から進捗管理など、採用プロセス全般をシステム化できるようになるのです。その結果、採用までのプロセスをスムーズにし、優秀な人材の取り逃がしを防ぐことが可能になります。

採用管理システムのメリット

採用活動の効率化

採用管理システムの最たるメリットは、採用活動における効率化です。

多岐にわたるプロセスには、工数を要する工程もあります。しかし、採用管理システムを利用することによって、その工程や手順を簡略化することが可能になります。

工程が少なくなれば、必然的に作業効率が上がり、採用にかかるスピード化を図れます。

たとえば、次の工程を簡略化することができます。

 

応募者へのレスポンスがスムーズになる

求人情報に対して求職者からの問い合わせや、応募、内定通知などに対して、返信忘れといった対応の抜けや漏れを防げます。

レスポンスが遅いと、その間に求職者は他の企業にいってしまうことがあります。内定しても、入社するまでは気を抜くことはできません。

応募者は人為的ミスを起こす企業に対して、大変シビアです。スムーズで迅速なやり取りは、そのまま企業への信頼感にも繋がります。

採用管理システムでは、応募者とのやり取りも管理機能に含まれています。

情報を一元管理・共有ができる

求人情報から内定者情報まで、採用プロセスに関する情報は全て一元管理できるのが採用管理システムの魅力の一つです。情報がひとつのシステム上に保存されるため、他の人員と共有できます。

これにより属人化を防ぐことができ、採用担当者が選考に集中できる環境の整備に役立ちます。

採用管理システムのデメリット

ランニングコストがかかる

クラウドタイプの採用管理システムの場合、月額または年額の利用料が必要です。システム導入にあたっては、損益分岐点から考慮してコストパフォーマンスに見合うものを選びましょう。

現行プロセスとミスマッチすることがある

提供されるシステムを利用することになるため、なかには自社のプロセスにマッチする機能がなかったということもあります。

検討段階で、自社が解決したい課題に対して、どんな機能がほしいのか、どんな機能で対応できるのかを確認しておきましょう。

新たに操作に慣れる必要がある

既存の採用管理システムから新たに移行する場合は、操作性が大きく変わることがあります。それによって、一時的に作業工数がかかってしまったり、採用担当者の業務負荷が高まることもあります。

しかし、操作は使えば慣れていくものです。フォローアップ体制を用意するなどして、運用を継続できる環境づくりをしましょう。

適切なサービスを選ぼう！おすすめの採用管理システム3選！

1. 1000社以上の実績が信頼の証『ジョブカン採用管理』

特徴

新卒・中途・アルバイト・パートなど、様々な採用に幅広く役に立つITツールです。進捗状況に合わせて見やすく情報共有ができるので、今まで総務や人事に問い合わせが殺到していた会社に役に立ちます。

また、30人までなら無料プランで利用でき、有料プランも8,500円からと他サービスと比べても低コストで導入することが可能。

ジョブカン勤怠管理やジョブカン経費生産など、他サービスと連携して利用することもできて非常に便利です。

機能

• 応募者情報の統合
• 厳重なセキュリティ機能
• 求人効果分析機能
  
  

料金プラン

・FREEプラン：0円（30名まで）
・LITEプラン：8,500円/月
・STANDARDプラン：30,000円/月

※詳細はジョブカン採用管理へ直接お問い合わせください。

 

2. Web面接で業務の効率化を『インタビューメーカー』

画像出典元：インタビューメーカー公式HP

特徴

Web上ですべての面接を行える「インタビューメーカー」は、大人数を面接する会社や、より精度の高い面接を実施したい会社にうってつけのツールです。

特徴は何と言っても、ネット環境とカメラ付きデバイスがあればいつでもどこでも面接が実施できる点です。

面接会場の手配や会場までの移動がなくなり、コスト削減に繋がるのはもちろんのこと、応募者の面接動画や評価を社内で簡単に共有できます。

機能

・WEB面接
・求人媒体管理
・スケジュール管理
・動画選考の質問を事前に設定

料金プラン

・ベーシックプラン：39,800円/月
・アドバンスプラン：79,800円/月
・プレミアムプラン：149,800円/月

初期費用：プランによって異なる

3. 集客できる採用サイトが簡単に作れる『GoQ採用管理』

画像出典元：「GoQ採用管理」公式HP

特徴

コストをかけずに効率よく採用活動を行いたいと考える企業におすすめの採用管理システム。特別な知識がなくても採用専用サイトが作成でき、ほかの企業の一歩先を行く採用活動をすぐに取り入れたい企業にうってつけです。

採用ホームページを作れる人材が社内にいない企業にとっては便利なサービスで、Indeedへの登録も行ってくれるため、応募者へのリーチを増やすことができます。

採用サイトを見て、企業についてもっと知りたい求職者が既存の企業サイトを訪問したり、その逆もあるため、企業のセールスポイントを伝えやすい環境が整います。

機能

• 採用サイト作成
• 求人サイト掲載
• 採用活動の進捗が一括管理できる応募者管理
  
  

料金プラン

初期費用：30,000円
採用管理プラン：19,800円 / 月
応募者管理プラン：19,800円 / 月

最低利用期間は3カ月間となります。

※詳細はGoQ採用管理に直接お問い合わせください。

 

その他の採用管理ツール

HRMOS

画像出典元：「HRMOS」公式HP

特徴

戦略的な採用が課題となっている会社におすすめのツールです。ミスマッチや人材の確保など様々な課題がある中で、採用情報を蓄積し具体的なデータベースとなるグラフの提供が可能となります。可視化・分析が楽になるので、施策を想定しやすくなります

料金プラン

※詳細はHRMOSに直接お問い合わせください。

 

MyRefer

画像出典元：MyRefer公式HP

特徴

社員が企業に自分の友人や知人を推薦・紹介し選考する採用システム、リファラル採用のサービスを国内で初めて展開した「MyRefer」は、採用・雇用業務の飽和状態を打ち破りたい企業におススメのツールです。

料金プラン

公式HPよりお問い合わせください。

 

 

HRアナリスト

特徴

HRアナリストは、高い分析ロジックにより辞退者の軽減や採用成約率の向上を実現。広告代理店、人材系、IT系といった同業の採用競合が多い企業におすすめです。

料金プラン

公式HPよりお問い合わせください。

 

楽リク

出典元：楽リク公式HP

特徴

採用管理システムの中でも、コミュニケーションシステムに強いラクスによる「楽リク」。応募者の管理を1本にまとめ、採用活動を効率化・改善していきます。

料金プラン

公式HPよりお問い合わせください。

 

Re+works cloud

出典元：Re+works cloud公式HP

特徴

Reworks cloudの強みは、LINEを用いた新卒採用管理システムで情報を一元化し採用実務の軽減を実現している点です。LINEは従来の連絡方法に比べて開封率が高く、学生が企業に親近感を感じやすいため、新卒採用に力を入れている企業での活躍が見込めます。

料金プラン

初期費用	月額費用	無料お試し
0円	50,000円～	〇

 

HITO-Link リクルーティング

出典元：HITO-Link リクルーティング公式HP

特徴

HITO-Linkリクルーティングの強みは採用に係るオペレーション業務を自動化・効率化できる点です。オペレーション業務に追われている・選考に時間がかかる・採用課題が不透明で困っている企業では大いに活躍するでしょう。

料金プラン

初期費用	月額費用	無料お試し
0円	70,000円～	×

 

Zohoリクルート

出典元：Zohoリクルート公式HP

特徴

求人管理に悩んでいる企業にぴったりのサービスです。毎日送られてくる履歴書を保存するだけではなく、内容を分析し、有能な応募者を逃しません。メールや電話と連携し、人事採用者の仕事を効率化・合理化していきます。

料金プラン

初期費用	月額費用	無料お試し
0円	2,700円～	〇

 

Catch bowl

出典元：Catch bowl公式HP

特徴

「Catch bowl」があれば他の採用システムは不要になります。求人者とのコミュニケーションから履歴書等のデータ管理まででき、時間と労力を節約可能です。採用業務に時間や人手を多く使えない中小企業には特におすすめのシステムです。

料金プラン

初期費用	月額費用	無料お試し
0円	50,000円～	〇

 

next≫

出典元：next≫公式HP

特徴

人事採用のためのマンパワーや出費をできるだけ削減したいと考えている企業にはぴったりのサービスです。LINEを使うシステムのため、応募者のメッセージ開封率が上がり、より円滑なコミュニケーションを実現します。

料金プラン

初期費用（システム導入費）	月額費用	無料お試し
10万円	39,800円～	×

 

 

MOCHICA

出典元：MOCHICA公式HP

特徴

MOCHICAはLINEを使用した採用管理システム。電話やメールよりも返信率が高いため、応募者とのコミュニケーションが取れないことによる採用活動の滞りが解消できます。

料金プラン

初期費用	月額費用	無料お試し
0円	60,000円～	×

 

JobSuite

特徴

中途採用を迅速に行うためのツールが揃っているため、社内で中途採用が頻繁に行われる会社に特におすすめです。社内外との連携も一元管理することで、人事の手間も大幅に削減できます。

料金プラン

初期費用	月額費用	無料お試し
0円	50,000円～	×

 

採用一括かんりくん

出典元：採用一括かんりくん公式HP

特徴

応募者や内定者の管理フローが定まっていない会社や、辞退者に悩んでいる会社にオススメのITツールです。新卒採用に関わる情報共有を円滑にしてくれるので、大規模採用を行っている会社や、社員間での進捗状況の確認に手こずっている会社も重宝できます。

料金プラン

初期費用	月額費用（6か月契約）	無料お試し
0円	350,000円～	×

 

SONAR

出典元：SONAR公式HP

特徴

今までアナログで対応していた採用関係の資料を全てSONARのデータベースに集めて各担当者が処理してくれるので、採用実務に対応する時間が減ります。採用面接が多い大手企業も重宝するでしょう。

料金プラン

初期費用	月額費用	無料お試し
45,000円～	22,500円～	×

 

 

まとめ

採用管理システムを導入すると、リアルタイムで情報共有できるようになります。それによって、採用担当者ごとにかかっていた作業負荷が軽減されます。

さらに、採用管理システムでは、応募者との関係構築にも役立ちます。多岐にわたる採用活動を支えてくれますから、優秀な人材を低コストかつスピーディに確保することが可能になります。

画像出典元：Unsplash、O-DAN