エクセル採用管理と採用管理システムを比較解説！メリットと導入ポイントとは？

エクセルの採用管理シート作成方法

一から作表をする

一から作表するエクセル採用管理表は項目を並べて表にすれば良いだけです。

「管理人数が少ない」「管理項目が少ない」場合はエクセルで十分です。

無料のエクセル勤怠管理テンプレートを利用する

インターネットで「採用管理　テンプレート」などと検索をすると、様々なテンプレートがヒットします。

例えば以下のサイトから無料テンプレートがダウンロード可能です。

人事管理に最も役立つ Excel テンプレート

一から作表するよりテンプレートを利用する事をおすすめします。

エクセル採用管理のメリット

利用の追加費用が不要

エクセル採用管理は、採用管理システムのように購入費用や毎月の利用費用が不要です。

管理表のカスタマイズが可能

エクセル採用管理は、採用情報の項目やグラフなども自由にカスタマイズできます。

ただし、データ分析や共有できる資料にするにはエクセルの関数や編集知識が必須です。

エクセル採用管理のデメリット

集計ミスが発生しやすい

エクセルはあくまでも表計算ソフトで、以下のようなミスが発生します。

• 数式を消してしまい処理が正しく動かない
• 入力するセルを間違える
• 入力されていたデータを消してしまう

エクセルの採用管理は、ヒューマンエラーのリスク対策が必要です。

採用活動が非効率

エクセル採用管理は採用活動の全てが非効率です。

採用候補者への連絡一つでも「エクセルで本人の連絡先を確認し、各候補者へメール本文を作成して送信」という工程が発生します。

人数が少なければ良いかもしれませんが人数や作業工程が増えると、手間とミスに繋がります。

エクセル採用管理は低コストであることがメリットですが、求人サイトの広告費や作業時間から、結果としてコスパが悪くなる可能性があります。

採用ノウハウが蓄積されない

エクセル採用管理は採用の決定に関するサポートありません。

採用に関する情報があっても、データ分析と実際に採用するかの判断は自身で行います。

採用担当者のノウハウに基づく採用決定であり、企業として採用ノウハウは蓄積されません。

エクセル採用管理では、蓄積した採用データを活かすことが難しいのが現状です。

データ管理体制が不安定

会社の場合、人事担当者が変わっても採用活動の記録を残さなければなりません。

エクセルの採用管理では、データ管理の一元化や情報共有が難しいのが現状です。

管理担当者にデータの保存場所、保存方法、保存項目など細かい指示が必要で、変更にも手間がかかります。

エクセル採用管理はデータの更新も手作業のため、進捗状況の確認も困難です。

さらに、採用管理は大事な個人情報です。

エクセルでの採用管理は、企業の情報管理セキュリティの対策として問題があります。

採用管理システムの導入

採用管理システムとは

採用管理システムとは、応募から採用までの工程を一元管理できるシステムです。

データ管理だけでなく、採用に至るプロセスや応募者の傾向と対策など採用に関わる作業の効率化を図るシステムです。

採用管理システム導入のメリット

採用管理システム導入のメリットは、適切な人材発掘活動に注力する為にデータ管理作業をシステムに一任できる事です。

管理人数が増えれば、データ管理作業や連絡事項に追われて優秀な人材を見つける採用活動に集中できない可能性があります。

エクセルでの採用管理は「管理人数が少ない」のが前提です。

エクセルには出来ない採用管理システムの特徴

連絡対応の自動設定

採用管理システムには、メールの自動送信の機能があります。

連絡し忘れなどのミスを軽減につながります。

社内での情報共有化

採用管理システムはエクセルと違い、一か所にデータを集めてエクセルの知識がなくてもデータを活用できようシステム化されています。

採用データの保管場所を一元化し、採用情報の共有化する事で社内間での作業効率の向上に有効です。

採用データの分析

採用管理システムには、実際に採用に至った経緯や採用人材の傾向などをデータ分析する機能があります。

企業にとっては、今後の採用活動の計画や採用のミスマッチなどのデータを活用できます。

エクセルのように編集知識がなくてもグラフなどデータの可視化を行えます。

 

上記の3つの作業を採用管理システムに任せる事で、入力作業の効率化になり、採用活動のコスト削減と最少人数での採用活動が可能です。

採用管理システム導入の検討ポイント

採用管理の課題を明確にする

時間がかかっている作業工程や不要な採用活動などを洗い出し、課題を解決出来る機能を搭載している採用管理システムを選びましょう。

採用管理システムは、管理が必要な採用データが少ない場合や採用工程に課題を感じていない企業には不要です。

 

採用管理コストの削減につながるか

採用管理システムを導入する前に、採用活動の期間、採用活動にかかる広告費や面接会場費などの費用と照らし合わせて、費用対効果を考えましょう。

導入前にエクセルでは出来ない作業なのか検証をお勧めします。

おすすめの採用管理システム5選

1.ジョブカン採用管理

 

特徴

ジョブカン採用管理は新卒・中途・アルバイト・パート、あらゆる採用に活用できる採用管理システムです。

圧倒的な掲載数を誇り、新卒・中途・アルバイト・パートに対応しているIndeedに自動掲載できるほか、リクナビネクスト、マイナビ転職をはじめとする中途採用向けの求人媒体にも自動連携できるため、幅広い採用フェーズをカバーしていると言えます。

その他、LINEで応募者とやりとりできる機能もあるため、メールでのやりとりに慣れていない学生からの応募を増やしたいと考えている場合にもおすすめです。

おすすめの採用形態

新卒	中途	アルバイト	パート
○	◎	○	○

 

料金プラン

ジョブカン採用管理の料金プランは登録候補者数ごとに変動します。30名までは機能制限付きのフリープランがあるため無料で導入することができます。

有料プランは以下のようになっています。採用規模が小さければ小さいほど優位性がある料金体系です。

登録候補者数	LITEプラン （求人媒体自動連携機能なし）	STANDARDプラン （求人媒体自動連携機能あり）
～50名/月	8,500円/月	30,000円/月
51～150名/月	30,000円/月
151～300名/月	70,000円/月
301名～1,000名/月	120,000円/月

 

2. HRMOS採用

画像出典元：「HRMOS採用」公式HP

 

特徴

HRMOS採用はビズリーチ社が運営する採用管理システムです。

自社製品であるビズリーチやキャリトレと連携し、新卒採用・第二新卒・中途採用などフェーズの違う採用活動も並行して対応可能なので、大規模な採用を行っている会社におすすめです。

主に中途採用に力を入れている中小企業向けのサービスですが、中小企業の中でも比較的規模が大きめな会社が導入しています。おすすめの採用形態

新卒	中途	アルバイト	パート
○	◎	×	×

 

料金プラン

料金はそれぞれの会社に合った形でプランを提供しているため、問い合わせが必要です。

クラウド型サービスのためパッケージや専用機器を購入する必要がなく、初期費用はかかりません。

 

 

3. JobSuite CAREER

 

 

特徴

JobSuite CAREERは中途採用向けに特化しているため、年間を通じて中途採用をスポットで実施するような会社に適したサービスです。

SmartHRやリクナビネクストと連携でき、従業員数100名未満の企業から1000人以上の企業まで幅広く導入されています。

また、「JobSuite CAREER」は人事担当者の進捗把握のしやすさに定評があることも大きな特徴です。重複応募者を自動で検出する機能を備えているので、無駄な選考を進めることもなくなります。おすすめの採用形態

新卒	中途	アルバイト	パート
×	◎	×	×

 

料金プラン

初期費用	月額費用	無料お試し
0円	50,000円～	×

 

 

4. sonar ATS

出典元：sonar ATS公式HP

 

 

特徴

採用業務の「自動化」に力を入れているsonar ATS。他の採用管理システムにはない最大の特徴は、独自の採用フローを作成することができるという点です（下記「フロー管理画面」参照）。

そのため、セミナーやWebでのテストなど、採用のフローを工夫している企業でも柔軟にフローを再現し管理することができます。

また、LINEとの連携機能や、会社説明会などの参加申請がボタン一つでできるモバイルチェックイン機能など、応募者が簡単にアクションを起こしやすくする機能も充実しています。

採用業務に時間や人材を割けないという企業に特におすすめできるシステムです。

フロー管理画面

料金プラン

初期費用	月額費用	無料お試し
0円	20,000円〜 （1台で新卒・中途採用両方の管理が可能）	〇

 詳しくは資料を無料ダウンロードしてご確認ください。

 

 

5. HERP Hire

 

 

特徴

15社以上の求人媒体と連携し、社員が自律的に採用活動を行う「スクラム採用」を実現する採用管理プラットフォームです。

「採用担当よりも現場にいる事業部側のメンバーの方が人材要件を一番理解している」という考えに基づき、現場の社員が主導する採用活動を実施しています。

FindyやWorkshipなど、IT業界が利用している求人媒体が多く、特にエンジニアを採用している会社が利用していることが多い採用管理システムです。

おすすめの採用形態

新卒	中途	アルバイト	パート
○	◎	×	×

 

 

まとめ

エクセルを利用しても採用管理はできます。

しかし、採用活動に集中したい採用担当者には、データ管理と入力に時間を要するエクセル管理は不向きです。

自社に適切な人材の採用活動に集中したい企業は採用管理システムを導入しましょう。

採用管理システムは種類が増えています。

自社が望む機能や解決課題から採用管理システムを選ぶのがポイントです。

 

画像出典元：Pixabay・Burst