エクセル採用管理と採用管理システムを比較解説!メリットと導入ポイントとは?

エクセル採用管理と採用管理システムを比較解説!メリットと導入ポイントとは?

記事更新日: 2020/10/15

執筆: 編集部

採用活動に集中したい人事担当者には、データ入力に時間が取られるエクセルでの採用管理は不向きです。

採用管理システムのメリットを活かせば、自社に適切な人材の採用活動に集中できます。

この記事では、エクセル採用管理のメリット・デメリットから、採用管理システム導入の検討ポイントを解説します。

おすすめの採用管理システムも紹介します。

個人情報を扱う事や人材発掘を重要視するなら、エクセルではなく採用管理システムを導入しましょう。

エクセルの採用管理シート作成方法

一から作表をする

一から作表するエクセル採用管理表は項目を並べて表にすれば良いだけです。

「管理人数が少ない」「管理項目が少ない」場合はエクセルで十分です。

無料のエクセル勤怠管理テンプレートを利用する

インターネットで「採用管理 テンプレート」などと検索をすると、様々なテンプレートがヒットします。

例えば以下のサイトから無料テンプレートがダウンロード可能です。

人事管理に最も役立つ Excel テンプレート

一から作表するよりテンプレートを利用する事をおすすめします。

エクセル採用管理のメリット

利用の追加費用が不要

エクセル採用管理は、採用管理システムのように購入費用や毎月の利用費用が不要です。

管理表のカスタマイズが可能

エクセル採用管理は、採用情報の項目やグラフなども自由にカスタマイズできます。

ただし、データ分析や共有できる資料にするにはエクセルの関数や編集知識が必須です。

エクセル採用管理のデメリット

集計ミスが発生しやすい

エクセルはあくまでも表計算ソフトで、以下のようなミスが発生します。

  • 数式を消してしまい処理が正しく動かない
  • 入力するセルを間違える
  • 入力されていたデータを消してしまう

エクセルの採用管理は、ヒューマンエラーのリスク対策が必要です。

採用活動が非効率

エクセル採用管理は採用活動の全てが非効率です。

採用候補者への連絡一つでも「エクセルで本人の連絡先を確認し、各候補者へメール本文を作成して送信」という工程が発生します。

人数が少なければ良いかもしれませんが人数や作業工程が増えると、手間とミスに繋がります。

エクセル採用管理は低コストであることがメリットですが、求人サイトの広告費や作業時間から、結果としてコスパが悪くなる可能性があります。

採用ノウハウが蓄積されない

エクセル採用管理は採用の決定に関するサポートありません。

採用に関する情報があっても、データ分析と実際に採用するかの判断は自身で行います。

採用担当者のノウハウに基づく採用決定であり、企業として採用ノウハウは蓄積されません。

エクセル採用管理では、蓄積した採用データを活かすことが難しいのが現状です。

データ管理体制が不安定

会社の場合、人事担当者が変わっても採用活動の記録を残さなければなりません。

エクセルの採用管理では、データ管理の一元化や情報共有が難しいのが現状です。

管理担当者にデータの保存場所、保存方法、保存項目など細かい指示が必要で、変更にも手間がかかります。

エクセル採用管理はデータの更新も手作業のため、進捗状況の確認も困難です。

さらに、採用管理は大事な個人情報です。

エクセルでの採用管理は、企業の情報管理セキュリティの対策として問題があります。

採用管理システムの導入

採用管理システムとは

採用管理システムとは、応募から採用までの工程を一元管理できるシステムです。

データ管理だけでなく、採用に至るプロセスや応募者の傾向と対策など採用に関わる作業の効率化を図るシステムです。

採用管理システム導入のメリット

採用管理システム導入のメリットは、適切な人材発掘活動に注力する為にデータ管理作業をシステムに一任できる事です。

管理人数が増えれば、データ管理作業や連絡事項に追われて優秀な人材を見つける採用活動に集中できない可能性があります。

エクセルでの採用管理は「管理人数が少ない」のが前提です。

エクセルには出来ない採用管理システムの特徴

連絡対応の自動設定

採用管理システムには、メールの自動送信の機能があります。

連絡し忘れなどのミスを軽減につながります。

社内での情報共有化

採用管理システムはエクセルと違い、一か所にデータを集めてエクセルの知識がなくてもデータを活用できようシステム化されています。

採用データの保管場所を一元化し、採用情報の共有化する事で社内間での作業効率の向上に有効です。

採用データの分析

採用管理システムには、実際に採用に至った経緯や採用人材の傾向などをデータ分析する機能があります。

企業にとっては、今後の採用活動の計画や採用のミスマッチなどのデータを活用できます。

エクセルのように編集知識がなくてもグラフなどデータの可視化を行えます。

 

上記の3つの作業を採用管理システムに任せる事で、入力作業の効率化になり、採用活動のコスト削減と最少人数での採用活動が可能です。

採用管理システム導入の検討ポイント

採用管理の課題を明確にする

時間がかかっている作業工程や不要な採用活動などを洗い出し、課題を解決出来る機能を搭載している採用管理システムを選びましょう。

採用管理システムは、管理が必要な採用データが少ない場合や採用工程に課題を感じていない企業には不要です。

 

採用管理コストの削減につながるか

採用管理システムを導入する前に、採用活動の期間、採用活動にかかる広告費や面接会場費などの費用と照らし合わせて、費用対効果を考えましょう。

導入前にエクセルでは出来ない作業なのか検証をお勧めします。

おすすめの採用管理システム 3選

1. ジョブカン

画像出典元:「ジョブカン採用管理」公式HP

ジョブカンは、新卒・中途・アルバイト・パート、また求人媒体やエージェントからの紹介等、あらゆる採用に活用できる採用管理システムです。

応募者の獲得、候補者の管理、選考の実施、採用活動の効果分析の4ステップで採用プロセスを管理できます。

LINEとの提携がスタートしました。

 

2. HRMOS(ハーモス)

画像出典元:「HRMOS」公式HP

HRMOS(ハーモス)は、採用管理クラウド、従業員データベース、評価管理クラウドのシリーズがあります。

採用管理クラウドは「中途採用」「新卒採用」の2種類があります。

中途と新卒のそれぞれの採用活動プロセスに合わせた機能を搭載しています。

 

3. JobSuite CAREER(ジョブスイート キャリア)

画像出典元:「JobSuite CAREER」公式HP

ジョブスイート キャリアは、中途採用に特化した採用管理システムです。

機能・使いやすさ・安全性・サポート・実績のバランス力が特徴です。

オンライン面接システム「インタビューメーカー」との連携が開始されました。

 

まとめ

エクセルを利用しても採用管理はできます。

しかし、採用活動に集中したい採用担当者には、データ管理と入力に時間を要するエクセル管理は不向きです。

自社に適切な人材の採用活動に集中したい企業は採用管理システムを導入しましょう。

採用管理システムは種類が増えています。

自社が望む機能や解決課題から採用管理システムを選ぶのがポイントです。

画像出典元:Pixabay・Burst

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