記事更新日: 2024/10/18
いざ採用活動を始めたものの、「エクセルでの採用管理の方法がわからない」「採用管理シートを作成している余裕がない」とお困りの方もいるのではないでしょうか。
この記事では、エクセルで効率的に採用管理をする方法とメリット・デメリットを紹介します。
また、採用活動を強化できる採用管理システムについても解説しますので、ぜひ導入の検討にご活用ください。
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このページの目次
一から作表するエクセル採用管理表は項目を並べて表にすれば良いだけです。
「管理人数が少ない」「管理項目が少ない」場合はエクセルで十分です。
採用管理シートには下記の14項目を入れましょう。
なるべくスクロールしないように、重要な情報から先に載せるのがポイントです。
また、エクセルのフィルター機能で必要な情報のみ表示できるようにすると、進捗の確認や採用活動の振り返りがスムーズになります。
インターネットで「採用管理 テンプレート」などと検索をすると、様々なテンプレートがヒットします。
例えば以下のサイトから無料テンプレートがダウンロード可能です。
一から作表するよりテンプレートを利用する事をおすすめします。
エクセル採用管理は、採用管理システムのように購入費用や毎月の利用費用が不要です。
エクセル採用管理は、採用情報の項目やグラフなども自由にカスタマイズできます。
ただし、データ分析や共有できる資料にするにはエクセルの関数や編集知識が必須です。
エクセルはあくまでも表計算ソフトで、以下のようなミスが発生します。
エクセルの採用管理は、ヒューマンエラーのリスク対策が必要です。
エクセル採用管理は採用活動の全てが非効率です。
採用候補者への連絡一つでも「エクセルで本人の連絡先を確認し、各候補者へメール本文を作成して送信」という工程が発生します。
人数が少なければ良いかもしれませんが人数や作業工程が増えると、手間とミスに繋がります。
エクセル採用管理は低コストであることがメリットですが、求人サイトの広告費や作業時間から、結果としてコスパが悪くなる可能性があります。
エクセル採用管理は採用の決定に関するサポートありません。
採用に関する情報があっても、データ分析と実際に採用するかの判断は自身で行います。
採用担当者のノウハウに基づく採用決定であり、企業として採用ノウハウは蓄積されません。
エクセル採用管理では、蓄積した採用データを活かすことが難しいのが現状です。
会社の場合、人事担当者が変わっても採用活動の記録を残さなければなりません。
エクセルの採用管理では、データ管理の一元化や情報共有が難しいのが現状です。
管理担当者にデータの保存場所、保存方法、保存項目など細かい指示が必要で、変更にも手間がかかります。
エクセル採用管理はデータの更新も手作業のため、進捗状況の確認も困難です。
さらに、採用管理は大事な個人情報です。
エクセルでの採用管理は、企業の情報管理セキュリティの対策として問題があります。
採用管理システムとは、応募から採用までの工程を一元管理できるシステムです。
データ管理だけでなく、採用に至るプロセスや応募者の傾向と対策など採用に関わる作業の効率化を図るシステムです。
採用管理システム導入のメリットは、適切な人材発掘活動に注力する為にデータ管理作業をシステムに一任できる事です。
管理人数が増えれば、データ管理作業や連絡事項に追われて優秀な人材を見つける採用活動に集中できない可能性があります。
エクセルでの採用管理は「管理人数が少ない」のが前提です。
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採用管理システムには、メールの自動送信の機能があります。
連絡し忘れなどのミスを軽減につながります。
採用管理システムはエクセルと違い、一か所にデータを集めてエクセルの知識がなくてもデータを活用できようシステム化されています。
採用データの保管場所を一元化し、採用情報の共有化する事で社内間での作業効率の向上に有効です。
採用管理システムには、実際に採用に至った経緯や採用人材の傾向などをデータ分析する機能があります。
企業にとっては、今後の採用活動の計画や採用のミスマッチなどのデータを活用できます。
エクセルのように編集知識がなくてもグラフなどデータの可視化を行えます。
上記の3つの作業を採用管理システムに任せる事で、入力作業の効率化になり、採用活動のコスト削減と最少人数での採用活動が可能です。
採用管理システムの導入で大事なのは、「理想の採用業務フローを実現できるかどうか」です。
まずは、現状の採用業務フローを洗い出し、理想の採用業務フローとのギャップを明らかにします。
採用管理システムに、自社が理想とする採用業務フローに必要な機能があれば導入すべきでしょう。
時間がかかっている作業工程や不要な採用活動などを洗い出し、課題を解決出来る機能を搭載している採用管理システムを選びましょう。
採用管理システムは、管理が必要な採用データが少ない場合や採用工程に課題を感じていない企業には不要です。
採用管理システムを導入する前に、採用活動の期間、採用活動にかかる広告費や面接会場費などの費用と照らし合わせて、費用対効果を考えましょう。
導入前にエクセルでは出来ない作業なのか検証をお勧めします。
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エクセルを利用しても採用管理はできます。
しかし、採用活動に集中したい採用担当者には、データ管理と入力に時間を要するエクセル管理は不向きです。
自社に適切な人材の採用活動に集中したい企業は採用管理システムを導入しましょう。
採用管理システムは種類が増えています。
自社が望む機能や解決課題から採用管理システムを選ぶのがポイントです。
画像出典元：Pixabay・Burst
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