TOP > SaaS > 人事 > 採用強化 > 採用業務を効率化する具体的な方法6選！手間を減らして優秀な人材を採用するには
記事更新日: 2024/08/22
採用業務は担当者の負担が大きいため、効率化を図りたいと考えている方も多いのではないでしょうか。
本記事では、採用業務の効率化に役立つ具体的な方法を6つ紹介します。
採用業務を効率化しながら質を上げるポイントなど、すぐに実践できるアイデアも満載です。
採用業務の手間を減らしたい採用担当者の方は、ぜひ参考にしてください。
このページの目次
採用業務に効率化が求められる理由を解説します。
具体的には、以下の3点が挙げられます。
採用計画を策定し、それにしたがって実際に採用業務を終結させるまでには膨大なプロセスが待っています。
とはいえ、伝達漏れや情報の行き違い、連絡の遅延などは決して許されません。
多岐にわたる採用業務を限られた人事担当者だけで抜かりなく遂行することは非常に困難なため、適切な効率化が求められます。
一般的に年度末あたりから新卒採用に向けて人事担当者の忙しさはピークに達します。
募集をかけながら、応募状況を検証のうえ必要であれば応募法を改善し、同時に面接日の調整、採用通知、内定者への対応など、息つく間もないほど多忙を極めます。
業務が繁忙期となる時に、一連の業務を効率化できれば、担当者の負担は軽減されます。
採用業務において内定を出すタイミングは非常に重要です。
採用を焦るあまり、人材の見極めができず不適切な人材を取ってしまうリスクがありますが、対応が遅いと優良人材を逃す恐れもあります。
優秀な人材は他の企業からの誘いも多いため、スピーディーかつ効率のよい採用活動は必須といえるでしょう。
次に採用業務を効率化する具体的な方法を6つ紹介しましょう。
効率化は決して容易ではありません。
だからこそ、ポイントを押さえながら確実に実行していくことが大切です。
最初に選考プロセスの見直しから始めます。
選考プロセスはどうしても従来のやり方を信奉し、変更せずに踏襲してしまいがちです。
しかしそれでは、効率化は進みません。
従来の方法を疑い、省略できたり、結合できたり、順序を入れ替えたりできる工程がないか精査します。
例えば、ペルソナを厳密に設定すれば、特定の学部在学(出身)者や資格保持者、業務経験者などに絞れるため、セミナーへの募集や面接日程の調整などの工数を減らせます。
インターンによる採用を増やせば、採用業務が効率化でき、離職率も減るかもしれません。
一旦、「こうあるべき」という常識や慣習を取っ払ってゼロベースで検証し直してみましょう。
応募者とのコミュニケーションを自動化できれば採用業務の効率化が大幅に進みます。
ツールを導入して、
といったことができれば、担当者の負担はかなり軽減するでしょう。
評価基準を曖昧にせず、できるだけ明確にすると無駄な作業は省けます。
面接官の感覚に依存しすぎると、採用すべき人物を不採用にしてしまう、またその逆も起こり得ます。
そこで、
というようにすると、採用をめぐる意見割れやミスマッチが生じにくくなるでしょう。
ある段階までは、面接をオンライン化するのも有効です。
面接をオンライン化すれば、面接会場の手配が省け、応募者も面接官も移動の手間がなくなります。
さらにカジュアル面談がしやすくなるうえ、日程調整が容易になり、遠方からの応募者も増え、より確保できる人材の幅が広がる可能性が高まります。
採用業務を大幅に自動化できる採用管理システムの導入もおすすめです。
採用管理システムを使えば、以下のような業務が可能になります。
これらの業務が自動化・簡略化できれば、業務効率化や省人化が進み、属人的な体制を改善できるでしょう。
効率化を図るには、採用代行サービス(RPO)を利用する方法もあります。
RPOとは、「Recruitment Process Outsourcing」の略で、採用業務のアウトソーシングを請け負うサービスを意味します。
募集から面接、選考、内定通知といった一連の業務やその一部を委託できます。
社内の採用業務は大幅に効率化できるうえ、RPOの専門的知見によるアドバイスから、より効果的な採用計画の策定や改善も実施することができます。
採用業務を効率化しながら質も上げるのは難しいと感じる方のために、自社にマッチする優秀な人材を採用するポイントを2つ紹介します。
ミスマッチを防ぎ、優秀な人材を採用するためには、企業の情報を正しく魅力的に発信する必要があります。
企業のウェブサイトや採用ページに、企業が目指す方向性や価値観をわかりやすく簡潔な言葉で説明しましょう。
また、現社員のインタビュー記事や動画を公開すると、企業の雰囲気や働き方をリアルに伝えられます。
セミナーや面接では、日々の仕事の流れやどのような人と仕事をするのかなど、実際の働き方がイメージできる情報を伝え、応募者とのミスマッチを防ぎましょう。
採用活動は、人事部だけでなく各部署が連携して行う必要があるため、採用業務に関わる全員が共通の認識を持つことが重要です。
定期的なミーティングで採用活動の進捗状況を共有し、面接の日程調整や結果の決定を応募者へ速やかに行えるようにしておきましょう。
内定決定までの時間を短くできれば応募者の満足度がアップし、内定辞退率の低下にもつながります。
採用業務の効率化に役立つツールを具体的に3つ紹介しましょう。
採用管理システム(ATS)を利用すると、採用活動の複雑な工数の一部が一元管理できます。
応募者のデータを電子化のうえ自動入力したり、面接の日程調整を自動化し、選考の進捗状況をリアルタイム共有できたりといった具合です。
また、サービスによっては、応募者とのコミュニケーションをメールより気軽に行えるLINEと連携できるものもあるため、コミュニケーションコストの削減にも寄与します。
Web面接ツールを活用すると、応募者も面接官も面接会場に移動する手間が省けます。日程調整が簡単になり、面接会場の準備も不要になるため、担当者の負担が減るだけでなく、遠方の人材が集まり、より多くの応募者を確保できる可能性も高まります。
Web面接が初めての場合でも、アプリを使えば比較的簡単に利用できるため、新たな施策とはいえ余分な手間や時間はほとんどかかりません。
採用代行サービス(RPO)を利用すれば、採用業務のすべてか一部を削減することが可能です。
採用計画の立案、母集団形成、面接、結果通知、プランによっては内定後の研修まで委託できるサービスもあります。
面接や結果通知といったより重要な業務だけ部分的に自社でまかなうという使い方もできます。
採用業務は工数が多く、人事担当者の負担は相当なものになります。
しかし、採用管理システムやWeb面接ツール、採用代行サービスなどをうまく活用することにより、採用業務の効率化を実現することは十分に可能です。
一部コストはかかりますが、効率化できるメリットを考えると結果的に大きくプラスになるケースがほとんどです。
ぜひ自社にあった形で採用業務の効率化に取り掛かってみてはいかがでしょうか。
画像出典元：Pixabay
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