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記事更新日: 2020/05/20
複数人での管理が必要になる団体、組織での利用を考えて作られたメール配信システムです。顧客情報の管理にも特化しており、一斉配信時などに入力情報に合わせて宛先を絞る事も可能です。
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一斉配信が可能な他、大量のメールを複数人で一括管理できる
アドレス帳管理はもちろん、メールだけではなく電話や訪問の履歴も記録できる
メールワイズの顧客情報をkintoneの顧客管理アプリに連携できる
コストを抑えて導入することができ、1ユーザーから始めることができるので、少人数でも使うことができます。
他サービスと比べて使いづらい、との声があり操作に慣れるまで時間がかかります。
1ユーザー月額500円～と低価格な上、初期費用が掛からない。
使いやすく満足しているユーザーがほとんど。一部BPM的な機能の充実を望む声も。
導入した企業はネットショップや旅行会社など多岐にわたり、その数は7,000社以上にも上る。
サポートは、平日9時～12時、13時から17時半の電話・メール対応と平均的。
BASIC認証・IPアドレス制限・SSL通信は標準装備で、更にオプションで追加も可能。
このページの目次
メールワイズはメールアプリケーション機能により、問い合わせのメール対応や、採用業務などで使う自社専用アドレス宛に届いたメールを、複数の担当者で現在の対応状況を共有・把握し、管理することが可能です。
そのため、個人アドレスに大量のメールが届いて、その中に大事なメールが埋もれて見逃してしまった、という事態を避けることができます。
また、一覧画面で、それぞれのメールの処理状況や内容の種別、担当者が誰なのかを確認できます。複数人で管理していても、二重対応や対応遅れといったトラブルも防ぐことができるのが強みです。
1つのアプリケーションで最大10個のメールアドレスを受信可能。アドレスごとで対応チームが異なる場合は、複数のメールアプリケーションを利用すると便利です。
メールアプリケーションの機能一覧
さらにメールワイズは、よくある返答文をテンプレートとして登録可能。メールの新規作成時や返信時などにいつでもテンプレートを選択でき、効率化が図れます。
また、予約語機能を使えば、そのテンプレートに顧客名、担当者名、会社名、現在の日付等を自動で挿入でき、テンプレート使用時によくある誤送信の予防になります。
予約自動機能の画面
メールワイズには、製品上一括で管理される、共有アドレス帳機能があります。これにより、顧客の個人情報がバラバラに管理されるリスクを防ぎます。
顧客データはメール対応画面に自動表示します。さらに、個人や会社のデータを、部署別・顧客別などの任意の方法で分類し、管理することも可能です。
時系列で表示することで対企業として履歴を一元管理
またアドレス帳の項目をカスタマイズすることもできます。さらに、一斉配信時に項目による宛先の絞り込みも可能です。
業務に合わせて柔軟に活用できる
さらにメールワイズには、電話履歴・訪問履歴を記録できる機能があります。入力項目はカスタマイズ可能。またそれをフォーマットとして統一することで、報告の品質を統一することができます。
そして作成した電話履歴・訪問履歴に、顧客情報を登録しておけば、アドレス帳の画面からメール・電話・訪問の全ての履歴を一覧することが可能になります。
また、購入製品などの項目を登録しておけば、購入した製品別にお客様にメールを配信することもできます。
アドレス帳・CSVファイルから配信先を抽出する
メールワイズを導入する場合には、クラウド版とパッケージ版の二つがあります。
クラウド版ではサイボウズの業務アプリケーションを自由に作成できるデータベース「kintona」と連携させてCRMとしても活用、顧客リストから直接メールを送ったり、メールワイズでの対応履歴を顧客リストに表示させたりすることが可能です。
クラウド版はインターネットに繋がる環境であれば、すぐに利用が可能。サーバーやソフトウェアのバージョンアップやバックアップ、障害対応などの運用をする必要もありません。
バージョンアップはサイボウズが一斉に、バックアップや冗長化はデータセンターに任せることで、メールデータの消失などのリスクも軽減できます。
またセキュリティリスクにもしっかり対応。個人情報を含むメール管理など、ビジネスユースでも安心して利用することができます。
クラウド版とパッケージ版の機能の比較
セキュリティオプションの追加も可能
パッケージ版はライセンスを購入し、自身のサーバーにプログラムをインストールする形で導入します。
情報漏えいを防ぐためにも、クラウド版に比べて制限されている機能は多めになります。外部からのアクセスは、VPNなど外部アクセス環境があれば使えます。
無い場合でも、サイボウズの「リモートサービス」を利用すれば可能です。
クラウド版の価格表
チーム応援ライセンス
クラウド版の場合は、インターネット環境があれば、登録後すぐに利用可能でき、メンテナンスもサイボウズが担当してくれます。IPアドレス制限、BASIC認証は無料で標準搭載、初期費用は無し、1ユーザー月額500円からと低価格。さらに1ヶ月単位、1ユーザー毎の増減ができます。
さらに、特別非営利活動法人、特定の条件を満たした任意の団体向けにチーム応援ライセンスというプランも用意されています。
メールワイズのプレミアムコースが使える他、同じサイボウズの製品であるGaroon、kintona、サイボウズオフィスが使えるコースです。適用可否は個別審査が必要。
パッケージ版の価格表
また完全に自社サーバーで運用したいという場合は、パッケージ版を導入するといいでしょう。特にサーバーやネットワークの知識があり、社外ポリシー等でデータを外部に出せない個人や団体、組織にはパッケージ版の使用を勧めます。
クラウド版は30日間、すべての機能が無料でお試しが可能。パッケージ版は、オンラインデモサイトで「サイボウズメールワイズ5」の機能を60日間、無料お試しが可能です。ライセンス有効期間内は無償でバージョンアップが行えます。メールスペースはオプションで最大5つまで持てます。
追加オプション等の詳しい情報が知りたい方は公式HPへお問い合わせ下さい。
IT
101〜250人
初期費用は無料。月額費用は15万円。
コロナ禍もありメール対応の状況が部署内で把握しにくくなっていた中で、同じメールに複数人が対応してしまいトラブルになったことがありました。そうした事態を避けるために導入しました。
すべてのメールに関して、誰が対応したのかを瞬時に把握できるのが便利だと思います。取り引き先などから問い合わせのメールを頂いた際に、同じ部署の社員全員が対応状況を把握できて、メールの対応者を効率的に分担できたのがありがたかったです。
メールが増えると、対応状況を閲覧するまでに時間がかかってしまいます。同じ取り引き先の方から過去に届いたメールに対応した社員を調べようとした際に、メール件数が増えたためか、状況を表示するまでに数分かかってしまいました。他の業務の手も止まってしまう事態になったので、不便でした。
サイボウズ Officeと連携していました。既に登録していた連絡先を短時間で共有できたので、連携しやすかったです。
IT
11〜30人
初期費用なし月額一人1,500円
営業個人に来たメールでも、実際に対応する者が違う場合、それまでは担当者に転送する手間がありました。このツールでは、担当者を設定してコメント欄に残しておけば、転送の手間もなく担当者が確認＆対応できます。
同じサイボウス製品のkintoneとの連携がもっとできると良いと思います。例えば、メールワイズで受信したメールを自動的にkintoneのレコードに追加したり、担当者が設定されていればそれも反映されるようにするなど。
同じ会社の製品なので、もっと連携できることを期待していたのですが、それができないようなので残念でした。
おすすめできます。特に、窓口となる人間、実際に問合わせ内容に対応する人間、作業する人間などが異なる場合、いちいち転送などをして申し送りする必要がないのでスムーズです。逆に言えば、一顧客に対して属人化している企業には必要ないかもしれません。
サービス
11〜30人
スタンダードプラン：月額費用7,000円
2020年2月～2021年7月現在も利用中
各担当が複数の案件を抱えていることもあり、問い合わせメールが誰に対するメールなのかが不明確で、確認に時間がかかっていました。問い合わせに迅速に対応するために導入を決めました。
担当別・ジャンル別のメールの振り分けが自動化されたことにより、問い合わせに対して迅速に対応できるようになりました。これまでの確認時間の半分以下で応対が可能となったのは、かなり画期的でした。
（自分が使いこなせていないのかもしれませんが）テンプレート（定型文）の紹介機能や検索機能がないので、わざわざ別システムで定型文を作って、コピペして使っています。この、異なるツールにまたがって作業をするのが手間です。問い合わせ内容に関しては大体似たような案件が多いので、同じシステムの中で定型文を選択して使えるようになったほうが、もっと楽になると思いました。
メールツール（Outlook）との連携も問題ありませんので旧式のパソコンでも利用が出来ます。
問合せシステムを取り扱っている企業は多いと思いますが、費用は安いので経費削減などにも貢献できるかと思います。既に導入している企業も、新規で検討している企業も、トライアルとしては充分活用できると思うので、おすすめしたいです。
その他
51〜100人
2020年12月～2021年4月
メールにコメントを残すことができる機能が便利でした。例えば該当メールの担当者が自分以外であると判明し担当者に周知する場合に、「●●の件です。ご確認ください。」とコメントを残したうえで担当者変更が可能なため、別途チャット等でそれを知らせなくてもいいのが良かったです。
下書きしたメールを他人も確認することができるため、下書きしたメールに「メール作成済み、再鑑をお願いします」とコメントを入れ担当者変更することで、再鑑しながら顧客連絡できるシステムとして運用しておりました。
メールの所有権のようなものがあり、メールに担当者を設定すると、メールボックスでの確認が担当者以外はできません。その場合はメール検索をかける必要があります。
ほとんどの人間が見慣れていないシステムの為、お勧めしません。
メールワイズは、顧客数が多く、毎日大量のメールを管理しなくてはならない団体、組織での運用に向いています。
また一時的なセールやイベントに必要な機能拡張を「一か月単位」で利用できるのが強みですね。初期費用がかからないので、料金を気にせず必要に応じて使用停止、再開ができるのも便利です。
画像出典元：「メールワイズ-cybozu」公式HP
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