メールワイズ

コストを抑えて導入することができ、1ユーザーから始めることができるので、少人数でも使うことができます。

他サービスと比べて使いづらい、との声があり操作に慣れるまで時間がかかります。

メールワイズの３つの特徴

1. 複数人による共有で情報を見える化

メールワイズはメールアプリケーション機能により、問い合わせのメール対応や、採用業務などで使う自社専用アドレス宛に届いたメールを、複数の担当者で現在の対応状況を共有・把握し、管理することが可能です。

そのため、個人アドレスに大量のメールが届いて、その中に大事なメールが埋もれて見逃してしまった、という事態を避けることができます。

また、一覧画面で、それぞれのメールの処理状況や内容の種別、担当者が誰なのかを確認できます。複数人で管理していても、二重対応や対応遅れといったトラブルも防ぐことができるのが強みです。

1つのアプリケーションで最大10個のメールアドレスを受信可能。アドレスごとで対応チームが異なる場合は、複数のメールアプリケーションを利用すると便利です。

メールアプリケーションの機能一覧

さらにメールワイズは、よくある返答文をテンプレートとして登録可能。メールの新規作成時や返信時などにいつでもテンプレートを選択でき、効率化が図れます。

また、予約語機能を使えば、そのテンプレートに顧客名、担当者名、会社名、現在の日付等を自動で挿入でき、テンプレート使用時によくある誤送信の予防になります。

予約自動機能の画面

2. 顧客情報も一元管理で漏れなく対応可能

メールワイズには、製品上一括で管理される、共有アドレス帳機能があります。これにより、顧客の個人情報がバラバラに管理されるリスクを防ぎます。

顧客データはメール対応画面に自動表示します。さらに、個人や会社のデータを、部署別・顧客別などの任意の方法で分類し、管理することも可能です。

時系列で表示することで対企業として履歴を一元管理

またアドレス帳の項目をカスタマイズすることもできます。さらに、一斉配信時に項目による宛先の絞り込みも可能です。

業務に合わせて柔軟に活用できる

さらにメールワイズには、電話履歴・訪問履歴を記録できる機能があります。入力項目はカスタマイズ可能。またそれをフォーマットとして統一することで、報告の品質を統一することができます。

そして作成した電話履歴・訪問履歴に、顧客情報を登録しておけば、アドレス帳の画面からメール・電話・訪問の全ての履歴を一覧することが可能になります。

また、購入製品などの項目を登録しておけば、購入した製品別にお客様にメールを配信することもできます。

アドレス帳・CSVファイルから配信先を抽出する

3. クラウド版とパッケージ版の二つの提供で合った導入・運用

メールワイズを導入する場合には、クラウド版とパッケージ版の二つがあります。

クラウド版ではサイボウズの業務アプリケーションを自由に作成できるデータベース「kintona」と連携させてCRMとしても活用、顧客リストから直接メールを送ったり、メールワイズでの対応履歴を顧客リストに表示させたりすることが可能です。

クラウド版はインターネットに繋がる環境であれば、すぐに利用が可能。サーバーやソフトウェアのバージョンアップやバックアップ、障害対応などの運用をする必要もありません。

バージョンアップはサイボウズが一斉に、バックアップや冗長化はデータセンターに任せることで、メールデータの消失などのリスクも軽減できます。

またセキュリティリスクにもしっかり対応。個人情報を含むメール管理など、ビジネスユースでも安心して利用することができます。

クラウド版とパッケージ版の機能の比較

セキュリティオプションの追加も可能

パッケージ版はライセンスを購入し、自身のサーバーにプログラムをインストールする形で導入します。

情報漏えいを防ぐためにも、クラウド版に比べて制限されている機能は多めになります。外部からのアクセスは、VPNなど外部アクセス環境があれば使えます。

無い場合でも、サイボウズの「リモートサービス」を利用すれば可能です。

メールワイズの料金プラン

クラウド版の価格表

チーム応援ライセンス

クラウド版の場合は、インターネット環境があれば、登録後すぐに利用可能でき、メンテナンスもサイボウズが担当してくれます。IPアドレス制限、BASIC認証は無料で標準搭載、初期費用は無し、1ユーザー月額500円からと低価格。さらに1ヶ月単位、1ユーザー毎の増減ができます。

さらに、特別非営利活動法人、特定の条件を満たした任意の団体向けにチーム応援ライセンスというプランも用意されています。

メールワイズのプレミアムコースが使える他、同じサイボウズの製品であるGaroon、kintona、サイボウズオフィスが使えるコースです。適用可否は個別審査が必要。

パッケージ版の価格表

また完全に自社サーバーで運用したいという場合は、パッケージ版を導入するといいでしょう。特にサーバーやネットワークの知識があり、社外ポリシー等でデータを外部に出せない個人や団体、組織にはパッケージ版の使用を勧めます。

クラウド版は30日間、すべての機能が無料でお試しが可能。パッケージ版は、オンラインデモサイトで「サイボウズメールワイズ5」の機能を60日間、無料お試しが可能です。ライセンス有効期間内は無償でバージョンアップが行えます。メールスペースはオプションで最大5つまで持てます。

追加オプション等の詳しい情報が知りたい方は公式HPへお問い合わせ下さい。

まとめ

メールワイズは、顧客数が多く、毎日大量のメールを管理しなくてはならない団体、組織での運用に向いています。

また一時的なセールやイベントに必要な機能拡張を「一か月単位」で利用できるのが強みですね。初期費用がかからないので、料金を気にせず必要に応じて使用停止、再開ができるのも便利です。

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画像出典元：「メールワイズ-cybozu」公式HP

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