メール共有システムについて

【最新版】テレワークにもおすすめメール共有システム11選徹底比較

記事更新日: 2020/11/17

執筆: 編集部

今や様々な媒体を通して寄せられる顧客からの問い合わせ。大切な顧客とのやり取りを、よりスピーディーに確実にしていきたいとお考えの方もいらっしゃるでしょう。

そんな方におすすめしたいのが、メール共有システムです。

今回は数多くあるメール共有システムの中から、おすすめの11選をご紹介します。それぞれのシステムごとに機能や特徴について説明しているので、ぜひ参考にしてください。

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おすすめのメール共有システム4選

1. 売上シェア11年連続NO.1!『メールディーラー』


画像出典元:「メールディーラー」公式HP

特徴

選ばれ続けてNo.1の「メールディーラー」は、継続率99%という圧倒的な実績を持っています。

メールや電話、チャット、LINEなど様々な窓口をまとめて管理できるため、見落としや遅れなどのミスを防ぎます。

誰がどのメールにどこまで対応しているか一目で把握でき、対応が必要なメールもすぐわかるので、テレワークでも安心です。

また、6,000社の実績をもとに最適な運用を提案してくれる点は唯一無二です。

ユーザー企業限定のイベントもあり、メール管理のノウハウを学ぶことができます。

 

機能

・複数チャネルの一元管理(メール、電話、チャット、LINE、ECモール等)
・メールの進捗管理
・コメント/テンプレート
・スマホ対応
・集計レポート
・外部システム連携(CRM、受注管理システム、ビジネスチャット等)
・情報漏えい対策

 

料金プラン

・初期費用 50,000円~
・月額費用 20,000円~

※ユーザー数などによって最適なプランが変わりますので、詳細はお問い合わせください。

 

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2.管理画面がとても見やすい!『Re:lation』


画像出典元:「Re:lation」公式HP

特徴

「Re:lation」はメール・LINE・Twitter・電話・チャットなどからの問い合わせに一括対応が可能なシステムです。

管理画面の見やすさ・使いやすさは他社と比べても評価が高く、2019年にはグッドデザイン賞も受賞しています。

スマートフォン対応もしているので、外出先や移動先からiPhoneで顧客との過去のやりとりに関する履歴を閲覧したり、対応状況についてリアルタイムで確認ができます。

予約送信・自動送信はもちろん、AIがRe:lationのテンプレートのなかから最適な返信を自動で選択してくれるテンプレートAIレコメンド機能によって、返信にかける工数を大幅に削減できるのも大きな特徴です。

機能

・案件管理
・メール管理
・顧客管理・情報共有
・オペレータ教育
・分析・改善

料金プラン

  フリー ライト スタンダード プレミアム
初期費用 0円 15,000円 50,000円 50,000円
月額費用 0円 12,800円 29,800円 76,800円 

 

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3. kintoneと連携可能!『メールワイズ 』


画像出典元:「メールワイズ」公式HP

特徴

メール対応をチームで一元管理できるメールワイズ。約7,500以上の企業で導入されており、メール対応を簡略にする機能がそろっています。

Kintoneをはじめとするサイボウズ製品と連携できるため、業務を効率化できる問い合わせ管理システムです。

機能

・メールアプリケーション
・ステータス機能
・コメント機能
・対応履歴
・フォルダ機能

料金プラン

【クラウド版】

  初期費用 スタンダード プレミアム
月額費用 / 1ユーザー 0円 500円 1,500円


【パッケージ版】

ユーザー数 5ユーザー 10ユーザー 15ユーザー
年額費用 298,000円 398,000円 498,000円

 

 

4. LINE経由の問合せを効率管理!『CS cloud』


画像出典元:「CS cloud」公式HP

特徴

LINE公式アカウントをより有効的に活用できるCS cloud。自動対応と有人対応のどちらも行うことができ、1対1のトークを複数人で共有管理できます。

各基幹システムとの連携も可能で、注文情報をはじめとする顧客情報との連動が行えます。

機能

・1対1トークの効率化
・自動応答
・販促

料金プラン

詳細はお問い合わせが必要です。

 

その他のおすすめメール共有システム

yaritori

 

画像出典元:「yaritori」公式HP

特徴

複数担当者によるメール対応を効率化し、対応漏れや二重対応をなくすクラウド型のサービスです。

"Eメールを中心とした社内外のやりとりを効率化する”ことを目指し、チャット機能やSlackとの連携などの特徴的な機能があります。①だれでも利用できるシンプルなUI、②3ステップでのかんたん導入、③強力な機能が特徴です。

機能

・担当者の自動割り当て機能
・メール対応状況のステータス管理
・テンプレート機能
・ラベル機能
@メンションがつかえるチャット機能

 

料金プラン

月額980円〜(1ユーザー)で、初期費用・最低契約期間はありません。詳細条件は個別にお問い合わせください。
14日間の無料トライアルが用意されています。

 

WEBCAS


画像出典元:「WEBCAS」

特徴

WEBCASは使用頻度の高い機能だけを厳選して搭載した、使い勝手の良いシステムです。

4,000社以上がすでに導入しており、経験・実績が豊富な点も魅力。あらゆる企業の要望に対応する柔軟性にも定評があります。

料金プラン

初期費用 100,000円、月額費用 25,000円〜です。

無料お試しは応相談です。

 

Zendesk Support

画像出典元:「Zendesk Support」

特徴

Zendesk Supportはお問い合わせに携わる社員の業務負担を削減しながらも、顧客満足度を上げるカスタマーサポートを実現できるメール共有システムです。

業務を自動化するツールや回答テンプレート機能などが備わっており、顧客への迅速な対応を可能にします。

料金プラン

プランは6種類あり、料金は月額支払でドルを使用。

それぞれ基本機能は同じですが、付加機能が違うため自社に合った機能を選べます。

いずれも無料トライアルがあるため、使用感を確かめてから導入するかどうかを判断できます。

 

 

freshdesk

画像出典元:「freshdesk」

特徴

freshdeskはメールはもちろん、電話・SNSなど、複数の窓口から届けられる顧客からの問い合わせを管理するのが大変と感じている企業に向いています。

低価格で効率的に運用したいと考える企業におすすめです。

料金プラン

無料で使えるプランが用意されていますが、詳細はお問合せが必要です。

公式HPでは料金がドル表示になっています。

 

mi-Mail

画像出典元:「mi-Mail」

特徴

mi-Mailは、問い合わせメールを複数の担当者で一括管理できるメール共有システムです。

高機能なのに簡単に扱えるので、マニュアルなしで誰でも使いこなすことができるでしょう。料金プランの選択肢も充実しているので中小企業から大規模の企業まで、幅広く利用できます。

料金プラン

  スタンダード 仮想サーバー パッケージ
初期費用 24,800円 50,000円 要問合せ
月額費用 9,800円~ 64,800円~ 要問合せ

 

 

WEBCAS mailcenter

画像出典元:「WEBCAS mailcenter」

特徴

WEBCAS mailcenterは、問い合わせメールを複数人で共有できるシステムです。問い合わせメールをサーバー上で一括管理することで、対応漏れを防ぎます。

メール回答のテンプレートがあるので新人・ベテラン問わず一定の品質を保ったメール返信が可能です。顧客への対応漏れや二重対応のトラブルに悩んでいる企業におすすめです。

料金プラン

  ASP型 SaaS型 導入型
初期費用 30,000円~ 500,000円~ 3,500,000円~
月額費用 5,000円~ 100,000円~ 要問合せ

まずは試してみたいというスモールスタートの場合は、ASP型がおすすめです。

 

テクノマークメール

画像出典元:「テクノマークメール」

特徴

Eメールをはじめ、電話・FAXのマルチチャネルでの対応履歴を統合管理できます。

対応業務のシステム化・コスト全体の低減を図れるシステムです。

料金プラン

テクノマークメールの導入には一部費用がかかる場合がありますが、基本料金は同時接続ライセンス5席が付属で4,000,000円となっています。

 

自社にあうメール共有システムの3つの選定ポイント

1. 対応したいチャンネル

メール共有システム選定の際、まず確認しておきたいのが対応可能なチャンネルです。

メール共有システムという名称ではありますが、システムによってはメールの他に電話やチャット、LINEといったチャンネルに対応しているものもあります。

よって、メール共有システムを選定する際は、現在自社が取り入れているチャンネルにも対応可能か否かの確認が必要となります。

2. 操作性

メール共有システムは顧客情報を扱うシステムなので、誤送信等は許されません。

そのため、誰でも使いやすく・間違うことなく活用できるシステムであることが大切です。

問合せ管理を正社員ではなく、アルバイトや派遣社員などに任せていて、スタッフの入れ替わりが多い企業は特にシンプルな操作・分かりやすい画面が大事になるため、システムの操作性にも着目して選んでみてください。

3. システム連携

今や様々なシステムを活用しながらビジネスを展開する時代ですが、メール共有システムにもいろいろなシステムと連携可能なものがあります。

ECサイトとの連携やGmailアカウント連携、さらにkitoneとの連携やデータベース連携等さまざまです。既存の社内システムと新規導入するメール共有システムとを連携できると、さらに効果的に活用できます。

メール共有システム選定の際は、現在自社で活用しているシステムと連携できるか否かを事前に確認することをおすすめします。

メール共有システムでできること

メール共有システムは、実に幅広い活用方法があり、様々な使い方がされています。

カスタマーサポート、ヘルプデスクと呼ばれるような顧客対応をはじめ、ECサイトでの注文受付、営業メールの共有、取引先からの発注の管理と、活用方法は多岐に渡ります。

メール対応スタッフが複数人いる場合、お互いの対応業務を可視化できるので、テレワークを推進したい企業にもおすすめのシステムです。

メール共有システムのメリット3つ

1. 一元管理が可能

メール共有システムを導入することで、顧客から寄せられた質問や要望等への対応を一元管理できるようになります。

その結果、対応漏れや重複対応を防ぐことが可能となり、それぞれの業務を効率化できます。

また、社内で活用している他のシステムとの連携機能を活用すれば、メールだけでなく電話やチャットといった箇所からの問い合わせもシステムへ記録できるため、より的確かつ丁寧な顧客対応が可能となります。

2. 対応スピードの向上

メール共有システムにはカスタマイズ可能なテンプレートがあり、あらかじめ作成しておいたテンプレートを活用した顧客対応ができます。

またシステムを導入すると、問い合わせ内容ごとに最も適した担当者をすぐに割り当てることができるようになるため、早急に対応が可能になります。

結果として、顧客への対応スピードが向上し、顧客満足度の向上にも繋がります。

3. ミス防止

人的ミスが起こりがちなメールをはじめとする各種ツールも、メール共有システムの導入によってミスを削減できます。

送信画面では、送信先や送信内容等を再度確認する機能やダブルチェックが求められる機能があり、複数人の目で複数回確認することでミスを防ぎます。

また、メール共有システムの導入によって、誰でも一定レベルの顧客対応を行えるようになるため、ミス防止はもちろん、顧客対応の品質も向上させられます。

メール共有システムのデメリット2つ

1. コストがかかる

システムを導入するということは、コストがかかるというデメリットもあります。

顧客対応をスムーズに行えるようになるメール共有システムではありますが、自社が取り扱っている商品やサービス、また会社規模によっては他のシステムを導入した方が良い場合もあります。

現在の自社における問い合わせ体制における改善点はどこなのか、メール共有システムを導入することで自社にはどのようなメリットがあるのか、コストをかけてまで導入すべきシステムなのか否か、ぜひ様々な視点からシステム導入を検討してみてください。

2. 情報漏洩の危険性

メール共有システムはクラウド上で管理するものが多くなっています。

クラウドを活用してのシステム利用は便利でもありますが、場合によってはウイルス等による攻撃を防ぎきれず、情報を漏洩してしまう可能性がないとは言い切れません。

そのためシステム選定の際は、あらかじめセキュリティ体制についてもしっかりとチェックしてください。

まとめ

顧客から寄せられる問い合わせをスムーズに行えるようになり、顧客満足度向上にも一役買ってくれるメール共有システム。

メール共有システムを活用してみたいとお考えの方は、ぜひ今回ご紹介したメール共有システムの導入を検討してみてください。

画像出典元:O-dan

 

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