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記事更新日: 2024/04/17
近年「人手不足」という言葉は、業種を問わず多くの企業で聞かれます。
いざ従業員の追加募集を行っても条件にマッチする応募者がいなかったり、採用業務に割り当てられる人員や工数が無いということも少なくありません。
もっと工数を抑えて、従業員を増やす方法は無いか？
もっと迅速に、必要なスキルを持った人員を集める手段は無いか？
こんなときに是非ご検討頂きたいのが、オンライン秘書です！
今回はオンライン秘書サービスに詳しい専門家のアドバイスを参考にしながら、サービスの選び方やメリット・デメリット、利用する際の注意点を解説していきます！
それぞれの特徴をまとめたので、比較検討する際のご参考にしてください。
このページの目次
オンライン秘書とは、必要な期間だけ必要なスキルを持っている人材に依頼作業を行ってもらうサービスです。
スタッフは主に30～50代の女性で、秘書業務をはじめ総務・営業事務・経理・通訳などの専門スキルを有しています。依頼すると指定したスキルを持つスタッフに作業をしてもらえるので、安心です。
その他にもオンライン秘書の導入によって、以下が期待できます。
必要なスキルを持った人材を必要期間だけ確保できるようになるため、より効率的に毎日の作業を進められるようになります。
画像出典元：「Remobaアシスタント」公式HP
『Remobaアシスタント』は、スタートアップから、上場企業まで幅広い会社から好評を得ているオンライン秘書サービスです。
ホスピタリティの高さが好評のオンラインアシスタントサービス総合満足度No.1のサービスであり、ITリテラシーの高い優秀なスタッフがサポートします。
オンライン上で秘書を活用することで、事務作業から解放され、効率的な働き方ができるようになり、成果が出やすい環境に変化していきます。
日々溜まっていく膨大な雑務のせいで忙しく、人手が足りない企業におすすめします！
株式会社万葉舎 尾上 友美氏
「Remobaアシスタント」は、アシスタントの採用率は1％ともいわれるサービスで、高品質な業務が期待できます。 リモートアシスタントの教育も受けているので、オンライン業務のスキルも高いです。長く利用していきたい方でしたらどなたでも満足いただけると思います。
「Remobaアシスタント」には、スタンダードプラン（6ヶ月）、ロングプラン（12ヶ月）、カスタムプランの3つのプランがあります。
スタンダードプラン/ロングプラン：実稼時間は月に30時間で、使用できなかった時間は来月にのみ繰越が可能。
カスタムプラン：クライアントの詳細をヒアリングし、業務のサポートを提案してもらえるプラン。
| プラン | 月額費用（税別） |
| 6ヶ月プラン | ¥96,000 |
| 12ヶ月プラン | ¥90,000 |
| カスタムプラン | 要相談 |
画像出典元：「corner」公式HP
「corner」には人事に関するプロフェッショナルな人材が豊富に登録されています。
経験豊富なコンサルタントが企業の困りごとを丁寧にヒアリングし、適切な人材をマッチングしてくれます。
求人媒体の運用・応募者対応、スカウトメール送信のみ、採用戦略立案や小規模のプロジェクトのコンサルティングのみなど、必要な業務を必要な分だけ依頼できるのが嬉しいポイント！
コストを抑えて必要なサービスのみを取捨選択したい企業にはおすすめです。
・人事に特化しており、数千名という日本最大級の登録者
・対応可能な業務は人事領域の種類豊富な業務サービスを幅広く網羅
・人材紹介後の実務フォローまで充実
初期費用や業務求人掲載は0円です。
メイン費用は依頼内容や業務頻度によって大きく変動します。
参考となる費用イメージは以下の資料を無料ダウンロードしてご確認ください。
画像出典元：「Fammアシスタントオンライン」 公式HP
「Fammアシスタントオンライン」は、事務、経理、秘書、電話代行、人事、営業事務、WEBデザイン、動画編集、ライティング、SNS運用代行の幅広い種類の仕事をアシスタントに依頼できます。
依頼者とアシスタントで直接コミュニケーションしつつ、成果物の確認などではFammが適切に仲介してくれるので、コミュニケーションの齟齬も解消しやすいです。
起業ログ限定。無料キャンペーン実施中！
株式会社万葉舎 尾上 友美氏
「Fammアシスタントオンライン」は、クリエイティブな業務を依頼できる人材が豊富なので、自社で人材を確保する手間を考えればとても魅力的なサービスです。 特定のアシスタントが専属でつくシステムのため、ひとりの人と関係性を深めていきたい場合には特におすすめです。
IT
251人〜500人
人材不足で業務効率をあげたい会社におススメ
アシスタントの方が、取引先からの問い合わせに分かりやすい説明をして下さったり、日程調整の際に幾つも候補を提示して頂いたりして取引先のことを思いやりながら仕事を進めて頂けた点が助かりました。
画像出典元：「SUPPORT+iA」公式HP
「SUPPORT+iA」はオンライン、オフラインで利用できるアシスタントサービスです。
その業務は秘書的な役割や総務作業はもちろんのこと、経理、労務関係など複雑なバックオフィス業務まで幅広く対応可能。
公認会計士や税理士など有資格者がディレクションするため、専門性を必要とする経理・税務・財務などは手戻り等少なく、ハイレベルな対応・納品が期待できます。またSUPPORT+iAの独自研修制度と検定をクリアしているスタッフも担当するため安心して利用できます。
プロフェッショナルチームに業務のことはなんでも依頼できるので、コア業務に集中したいけれど、アシスタントを雇用する余裕はないという個人事業主やスタートアップ企業にはおすすめのサービスといえるでしょう。
株式会社万葉舎 尾上 友美氏
「SUPPORT+iA」は、事務スタッフなら出来ない業務も有資格者がいることでまとめて代行してくれる強みがあります。専門性が必要な経理業務や財務関係・補助金・助成金・社会保険関連手続きなども依頼できます。また、最短２日で導入ができるのも魅力のひとつです。
SUPPORT+iAは、サポート時間に分かれた以下の3つのプラン（月額）が用意されています。
| 20時間プラン | 40時間プラン | 60時間プラン | |
| プロジェクト マネジメントfee |
¥20,000 | ||
| 作業fee | ¥100,000 （@ ¥5,000/h） |
¥196,000 （@ ¥4,900/h） |
¥288,000 （@ ¥4,800/h） |
| 合計金額 | ¥120,000 (税込 ¥132,000) |
¥216,000 (税込 ¥237,600) |
¥308,000 (税込 ¥338,800) |
※サービス概要について詳しくは以下の資料を無料ダウンロードしてご確認ください。
IT
251人〜500人
細かく手順を確認して作業をしてくれる
毎月新たな業務を依頼することもあるのですが、その度にフォーマットの形式などの部分も確認してから作業を進めて下さり、誤解が生じることなくサクサク作業を進めて頂けたので、良かったです。
すぐに業務委託をしたいけれど、初めてなのでどこに頼んで良いか分からないという悩みがある会社にはうってつけです。
日常的に発生する業務を依頼できる専任アシスタントを500万人超のデータベースから、最短4営業日で紹介・稼働開始。
早期に、しっかりとマッチングした上で依頼できるので安心です。
株式会社万葉舎 尾上 友美氏
「ビズアシ（旧：ビズアシスタントオンライン）」は、クラウドソーシングサービス大手のクラウドワークスが運営するサービスです。 希望に合ったアシスタントを紹介してもらえます。 受注・発注手数料は無料のため、低コストで始められます。最短４営業日で業務開始が可能なスピード感も魅力です。
詳細は問い合わせをする必要があります。
サービスの概要については、以下の資料を無料ダウンロードしてご確認ください。
画像出典元：「FreelancePro」公式HP
「FreelancePro」は、事務業務を外注したい企業と事務専門のフリーランスをマッチングするサービスです。
単発・フルタイム・時間制など、様々な形態で業務を委託できます。
さらに、初期費用・月額費用が無料で、利用した分だけしかコストが掛からないため導入へのハードルは非常に低いです。
FreelanceProを導入することで、リソースの確保と人件費や機材費の削減に繋がります。
FreelanceProの料金プランは、依頼内容で異なります。
料金の最低単価の目安は下記の通りです。
あくまでも目安の単価なので、業務内容によっては上記の数字を下回ることもあります。
また、FreelanceProでは、初期費用・月額固定費用が無料です。
利用料金だけの支払いなので、無駄なランニングコストがかかりません。
任せたい作業に合わせて様々な料金プラン・依頼方法を選択できるため、まずは問い合わせで相談しましょう。
| 時間で依頼 | 一つの業務を依頼 | フルタイムで依頼 | |
| 業務内容 | データ入力 | 請求書発行 | 採用サポート |
| 稼働時間 | 20時間/月 | 50件/月 （件数換算） |
150時間/月 |
| 委託料金 | 38,000円 一ヶ月 |
30,000円 一ヶ月 |
350,000円 一ヶ月 |
（税表示なし）
画像出典元：「CASTER BIZ アシスタント」 公式HP
CASTER BIZ アシスタントは、著名な大企業も多数利用経歴があり、定評のあるオンライン秘書サービスです。
1/100もの採用倍率をくぐりぬけた社員のみが在籍。
優秀なアシスタントが日常業務から、オフライン業務まで幅広く対応してくれます。またSlackやチャットワークなど、普段利用しているコミュニケーションツールから連絡をとることができるのも大きな魅力です。
膨大な雑務に追われ、本来の業務に集中できていないとお悩みの企業に是非オススメします！
株式会社万葉舎 尾上 友美氏
「CASTER BIZ アシスタント」は、複数の姉妹サービスを展開しており、採用に特化したサービスや経理に特化したサービスなどもあります。 採用率1％の狭き門を潜り抜けた優秀なアシスタントが揃っており、オフラインでの業務にも対応してくれる数少ないサービスです。
| プラン | 月額料金(税別) |
| 6ヶ月プラン | ¥132,000 |
| 12ヶ月プラン | ¥120,000 |
| カスタムプラン | 要相談 |
契約期間は6か月または12ヶ月で、契約期間が長いほどお得になる料金プランです。
なおどちらの場合も、以下のような稼働条件です。
実働時間：30時間/月
稼働時間 : 平日9:00~17:00
（ただし、13:00-14:00は休憩）
オフライン対応：有り
また、使いきれなかった時間を少しの事務手数料のみで繰り越すことが出来るので（次月まで）、予定よりも雑務が少なかった月も無駄なく利用できます。
土日対応のオプションをつけられるサービスは多くはないので、週末もアシスタント代行が必要な場合には嬉しいオプションです。
画像出典元：「カチアルサポート」公式HP
NTTグループであるNTT印刷株式会社に正社員として採用された優秀な人材にサポートしてもらえるオンライン秘書サービスです。
スタッフは事務所内で作業をおこなうので、作業環境のセキュリティ確保やPCなどの作業端末の管理も徹底されています。
在宅のパートやフリーランスに自社業務をアウトソーシングするのが不安な、品質やセキュリティを重視したい企業にうってつけです。
時間延長は可能ですが、あまった時間の繰り越しは不可なので、調整に使いやすい月末の短時間業務も目星をつけておきましょう。
カチアルサポートの料金プランは、月30時間のスタンダードプランを基本とした4種類です。
エントリープランはお試し利用としてのプランなので、利用は初回のみに限られます。
| エントリー プラン |
ライト プラン |
スタンダード プラン |
プロプラン | |
| 月内利用時間 | 12時間/月 | 12時間/月 | 30時間/月 | 30時間/月 |
| 契約月数 | 3ヵ月 | 3ヵ月 | 6ヵ月 | 6ヵ月 |
| ※特別価格 |
ー | ― | 95,000円/月 | 90,000円/月 |
| 通常価格 |
43,000円/月 | 55,000円/月 | 118,000円/月 | 106,000円/月 |
※特別価格（税抜）は【2023年4月1日～2024年3月31日までに申し込みをした企業が対象】となります。
画像出典元：「Mikawaya-Desk」公式HP
「MIKAWAYA−DESK(ミカワヤデスク)」は、応対スクリプトをカスタマイズできる電話代行サービスです。
カスタマイズより自然な応対となり、代行サービスを使っていることを気づかれにくいメリットがありますので、既存のお客様には失礼のないようにしたい、というような会社におすすめです。
また、月100件の受電が9,800円、超過分は180円/件と割安でありながらオペレーターの質がよく、コストパフォーマンスに優れています。
初期費用はかからず、月100件までの対応で一律月額9,800円です。101件目からは一件180円で、追加料金は業界最安値です。
トークスクリプトのカスタマイズ、報告ツールの選択、導入時の営業サポートも、基本サービス料金内で対応してくれます。
オンラインアシスタント フジ子さんは、専門性の高いスタッフが経理・人事・WEB運用などの幅広い業務に対応します。また1人のスタッフが複数の業務スキルを持っているため、少数精鋭の現場にもピッタリです。
費用は業界最安級となっており、時給1,100円程度でスタッフを採用するケースと同等のコストでおさえられる点も魅力です。
詳細は公式HPで確認してください。
画像出典元：「i-STAFF」公式HP
i-STAFFは頼れる秘書サービスを探している方にはおすすめのアウトソーシング会社です。業界では珍しい返金保証付きで、業務代行サービスを初めて利用する方でも安心して試すことができます。
スタッフは採用率1%の難関を突破した優秀な人員がそろっていて、スピードにプラスして確実性を重視しており、堅実な対応を行うのが特徴です。導入前のお試しプランもありますので、実際に試してから運用を決められます。
画像出典元：「My Assistant」公式HP
上場企業「Caster（キャスター）」が運営する「My Assistant」は、資料作成やリサーチ、SNSの投稿や事務作業など、あらゆる業務を低価格で依頼できるオンラインアシスタントサービスです。
発注先の選定や費用相場の確認などが不要で、すぐに依頼がしやすいようにカテゴリから検索ができるテンプレートが豊富。
アウトバウンドコールのパッケージもあり、小ロットの架電や、ツールやトークスクリプトの準備などにも対応しています。
最小工数で依頼ができるため、日々の事務作業やルーティンワークに追われている方におすすめです。
My Assistantは依頼業務の時間に応じて金額が変動します。
5時間ごとに契約時間をカスタマイズ可能ですが、月の契約時間を超過する場合は、オプション料金として「時間単価×1.2倍」が加算されるため注意が必要です。
| 料金 | 25,000円 | 40,000円 |
| 利用時間 | 10時間 | 20時間 |
| 契約期間 | 3ヶ月 | |
| 支払い方法 | 銀行振込 or クレジットカード | |
| 支払いタイミング | 1ヶ月ごとの前払い or 一括払い | |
料金や依頼できる業務内容についてくわしく知りたい方は、以下の資料や記事を参考にしてください。
画像出典元：リモートセールスJP公式HP
「リモートセールスJP」は、顧客の新規開拓から契約成立後の顧客支援まで、営業活動一連の流れを推進する人材の採用と育成をワンストップで実施してくれる営業代行サービスです。
オンラインセールス、インサイドセールス、カスタマーサクセスを、遠隔で実施でき、また実務の推進と育成が同時に行われることで、人材が培ったノウハウをそのまま取り込めます。営業人材の不足や、なかなか採用できないと悩む企業にうってつけです。
PMFできてないサービスは、月額40万円〜の「0→1プラン」からのスタートが基本となります。
（人材育成付帯は月額60万〜）
＊PMF（Product Market Fit）とは、提供しているサービスや商品が、 顧客の課題を解決できる適切な市場で 受け入れられている状態を指します。
画像出典元：「Sapo-Ru.（サポる）」 公式HP
「Sapo-Ru.（サポる）」は、バックオフィス周りの事務作業をはじめとした営業やマーケティングまで幅広い業務を支援することで、社員のリソースを確保することができるサービスです。
他のオンライン秘書サービスやバックオフィスの代行サービスと比較しても、低コストで導入することができる点が特徴となります。
「事務スタッフの急な欠員の補充」、「社員のリソースを確保してコア業務に集中できる環境を整えたい」等、様々な課題感に合わせて有効活用することができる点も特徴です。
・営業サポート…顧客名刺リスト整理、見積書・請求書作成、営業システム入力業務、営業・コラムの校閲
・集客サポート…ターゲットリストの作成、WEBフォームセールス、SNS定期更新、アナリティクスレポート
・育成サポート…メルマガ制作、メルマガ配信、メルマガ簡易分析、見込み顧客リストアップ
・その他事務サポート…業務システム入力代行業務、マニュアルのある定型業務、各種業務サポート代行
Sapo-Ru.（サポる）は、実働20時間で税抜き40,000円の料金です。
時間超過した場合、2,400円の超過料金が必要になります。
| 利用プラン | |
| 月額費用 （税込） |
44,000円 |
| 実働時間 | 20時間まで |
画像出典元：「オンライン秘書コンシェルジュ」公式HP
オンライン秘書コンシェルジュは、個人事業主や小規模企業の事務、SNS運用などを代行するオンライン秘書サービスです。
担当者がコア業務に集中できるよう、丁寧なヒアリングを元に、日々の細かい業務を企業ニーズに沿ってサポートしています。
月額5万円〜程度から利用することができ、高クオリティで安心感があるとサービス利用者から評価を得ています。
オンライン以外での業務や打ち合わせは、別途交通費・駐車場代費がかかる点に注意が必要です。
オンライン秘書コンシェルジュの料金プランは、非公開となっています。（目安：5万円〜）
詳細は、問い合わせでご確認ください。
「HELP YOU」は、経理など事務関係・バックオフィス業務から、営業サポート・資料作成・SNS運用まで幅広い業務をオンラインで代行します。
いずれも厳しい採用テストをクリアした優秀なアシスタントのみが企業の業務を請け負うため、コア業務に集中したい企業に最適です。
株式会社万葉舎 尾上 友美氏
「HELP YOU」は、専属ディレクターがついてのチーム対応のため、日々のやり取りはひとりに集約され、コミュニケーションコストを低くできます。 海外進出を考えている、イベントを実施したい、など日々の業務にプラスした新たなプロジェクトを検討している場合におすすめです。
＜通常プラン＞
月額：10万円（税抜）
契約期間：6ヶ月
実働時間：30時間 / 月
＜カスタムプラン＞
依頼内容に合わせてプランをカスタマイズ可能。
金額については、問い合わせが必要となります。
※ 利用時間を超過する場合には1時間あたりの超過料金が請求されます
画像出典元：「For Your Business」公式HP
「For Your Business」は一般的なバックオフィス業務に加え、デザイン・webサイト更新・編集にも対応可能なオンラインアシスタントサービスです。
柔軟なプラン設定とコスパにも優れており、スピードと質にもこだわりながら幅広い分野の依頼を徹底サポート。
運用サポートをお任せできるので、中小企業やフリーランスにおすすめです。
土日・祝日は対応不可であり、依頼のやり取りはチャットワークかSlackのみのため、注意が必要です。
初回に限り、2時間の無料トライアルがあるので充分にサービス内容を体感できます。
契約は月額更新かつ期間の縛りがないのが大きなメリットで、契約時間超過前にも案内があるので安心。
料金プランは大きく4種類あり、月の契約時間に応じて分かれています。
契約時間を超えても上位プランへの差額分のみで継続対応が可能です。
| 2時間 | 12時間 | 20時間 | 30時間 | 50時間 | |
| 月額費用 (税抜) |
無料 (トライアル) |
¥35,000 | ¥55,000 | ¥82,000 | ¥135,000 |
| 実働時間 | 2時間 | 12時間/月 | 20時間/月 | 30時間/月 | 50時間/月 |
| 契約期間 | - | 1ヶ月〜 | 1ヶ月〜 | 1ヶ月〜 | 1ヶ月〜 |
「Kaori-san」は、クラウドで利用できる秘書サービスで、オンラインビジネス秘書・法人向けオンライン電話・オンライン個人秘書からお好きなサービスを選択して利用できます。
ビジネスシーンから個人的な用事まで幅広く任せられるため、雑務に追われ人手不足でお悩みの企業にうってつけです。
オンラインビジネス秘書・オンライン電話システム・オンライン個人秘書の3つのサービス体系があります。
オンラインビジネス秘書
オンライン電話システム
オンライン個人秘書
「海外と取引しなくてはならなくなったけれど、言語の壁が心配…」とお悩みなら、「CLARY」を試してみてはいかがでしょうか？
多言語に対応したオンライン秘書サービスで、個人的な用事からビジネス業務まで、幅広く対応しています。
Genny（ジェニー）は、オンライン上で依頼すると待機している秘書が仕事を遂行してくれるサービスです。
雑務を処理しきれずお悩みの経営者、フリーランスの方にはうってつけです。
スタンダードプラン（2ヶ月）・12ヶ月プラン・18ヶ月プランと、契約期間の異なる3つのプランがあります。
時間制で依頼できる仕事が限られたり、料金が変動することは一切ないので、追加費用の心配なく業務を依頼できるので安心です。
10日間利用可能なトライアルプランは、スケジュール管理・出張手配など5つのメニューを、4,800円（税別）の格安料金で利用できます。お得に「Genny」を体験するのにもってこいです。
日々の雑務や誰でもできる業務に追われている社員や部署を持つ会社にはうってつけです。
ワークショップやセミナーの運営、受付業務代行もあり、オンライン上ではなく実際に人手が必要な会社でも重宝するでしょう。
バックオフィスの即戦力人材が欲しい会社にはうってつけです。オンラインアシスタントでバックオフィスの効率化を図ることができます。報告書作成業務などの手間がかかる業務をアウトソージングしたい会社でも重宝するでしょう。
一般事務や会計など時間がかかってしまう業務を委託し、人件費を削減したい会社にはうってつけです。スケジュールの調整・勤怠管理から記帳代行まで、倍率100倍超の審査を通過したアシスタントが業務をサポートをしてくれます。
30時間までは
30時間以上の場合は、見積りが必要です。
画像出典元：「プロサポ」公式HP
「プロサポ」は、大手コンサル出身の優秀な人材に自社の業務を任せられるサービスです。
議事録や資料の作成、インタビュー、プロジェクトマネジメント、企画の壁打ちなど、幅広い業務を気軽にオンラインで依頼できるのが魅力です。
注目すべきはフルタイムでは採用が難しい若手人材が揃っている点です。
バイタリティに溢れ、急な指示にも臨機応変に対応可能。多忙を極める管理職・役員クラスの意思決定をサポートしてくれます。
料金はチケット制の明朗会計。使用しなかったチケットは翌月に持ち越せるので、経済的に利用できます。
株式会社万葉舎 尾上 友美氏
「プロサポ」は、企画書の作成や情報分析、事業戦略や企画の壁打ちなど、いろんな業務でハイクオリティな対応を期待できます。 日常のルーチンワークよりも、新規プロジェクトなどのちょっとしたコンサルを依頼したいときに手軽に活用できるサービスです。
依頼するコンサルタントの人材基準や稼働時間などにより変わってきます。
事前に依頼する業務と稼働時間を決め、稼働時間分のチケットを購入するというシステムです。
利用しなかったチケットは次月以降に持ち越せるため、コストに無駄が出ません。
下の表は、料金イメージです。
| 標準ケース | しっかり活用ケース | |
| 費用 （税表示なし） |
40〜50万円/月額 | 100〜200万円 |
| 稼働時間 | 30〜40時間 | 80〜160時間 |
| サービス内容例 |
|
|
オンライン秘書は依頼された作業に精通したスタッフが対応してくれますが、スタッフの指名はできないことがほとんどです。
またオンライン秘書サービス内でチームを組み、複数で作業するケースもあり、この場合は作業担当者が都度変わることになります。
オンライン秘書の精鋭スタッフが対応するとは言え、どうしても相性の良し悪しが絡んでしまう場合があります。依頼主の意図している仕様が伝わっていない、希望している水準まで届いていないなどの場合は修正依頼が発生してしまい、納期が遅れてしまう可能性もあります。
無料トライアルサービスは短期間ではありますが、少しでも感触をつかみ、相性の良いサービスを選ぶようにしましょう。
株式会社万葉舎 尾上 友美氏
依頼するときは社内情報を共有するので、「信頼」できるかどうかはとても重要です。また、どれだけ高いスキルを持っている方でも、依頼者との「相性」が悪ければストレスの元になってしまいます。 サービス導入までに、これらを確認できる時間や方法があるかは確認しておきましょう。
オンライン秘書は専門性を持ったスタッフが対応してくれますが、仕上がった内容によっては修正を依頼したい場合もあります。この場合は修正期間も契約時間に含まれるため、修正工数を見越したプランを契約することを検討しましょう。
休日や夜間・年末年始などに作業を依頼する可能性があるなら、依頼の可否、納期はいつになるかを確認する必要があります。どの程度の緊急対応が可能なのかも含めて、事前に確認しましょう。
オンライン秘書の最大の目的は、必要な時期に必要なスキルを持った人材を確保することです。そのため繁忙期を過ぎた時点で解約できるか、再び繁忙期が訪れた場合に再契約できるかがポイントとなります。
契約時間の次月への繰り越しはできないケースが多く、超過時間が発生した場合は別途割増料金が請求される事が多いのでその点も確認しましょう。
計画性なくオンライン秘書を取り入れてしまうと、かえって費用がかさんでしまったということにもなりかねません。また契約プランの変更は前月までか前々月までかによって費用も変わってきますので、運用前の確認をおススメします。
株式会社万葉舎 尾上 友美氏
サービスの質が高ければ高いほど料金は高くなります。 相場感に合った料金かどうかはチェックが必要です。
オンライン秘書・秘書代行サービスを導入するのは「事務業務を手放して時間を生み出すため」であるはずです。
もし、サービスを利用するために新たな準備が必要だったり、時間をかけて整理するなどこちらの作業が増えてしまうのであれば、本末転倒となってしまいます。
株式会社万葉舎 尾上 友美氏
どれだけ利用者の負担が少ないよう考えられているか、サービス運営者の気遣いが感じられるものがおすすめです。
オンライン秘書の導入には大きく3つのメリットがあります。
オンライン秘書の契約は時間単位での契約が可能なため、通常の人材派遣よりも短期間での契約が可能です。
そのため突発的な作業の増加や減少にも対応でき、もうやってもらう仕事が無いのに契約を終了できないといった、無駄な工数の発生を回避できます。
また基本的には現場へスタッフを派遣するのではなく、オンラインで作業を行ってもらいます。そのためスタッフが使用する席・機材を確保する必要がありません。
結果、自社で採用活動を行うよりも大幅にコストを削減できます。
株式会社万葉舎 尾上 友美氏
忙しくて本業に支障が出始めてからでは、オンライン秘書・秘書代行サービスを導入する余裕さえなくなり、どんどん悪循環に陥ります。本格的に人手が足りなくなる前に導入を検討していくのがおすすめです。
自社で従業員募集を行っても、なかなか希望するスキルを持った応募者に巡り合えないことがあります。
オンライン秘書に登録されているスタッフはいずれも、登録時の試験をパスした専門性の高い経験を持ったスタッフです。こうした優秀な人材を期間限定で希望した時期に確保できることは、大きなメリットとなるでしょう。
株式会社万葉舎 尾上 友美氏
これまで経営者の方が3時間かけて行っていた作業を、私たち事務のプロが対応すれば1時間で完了した、というケースがよくあります。外部の事務スキルの高い人材を入れることで、事務業務全体の効率化ができる可能性があります。
例えば社員に秘書やWEB運営者などの業務を任せる場合には相応の教育が必要となります。しかし、オンライン秘書のスタッフは既に専門分野の経験と知識を持っているため、改めて企業が教育を行う必要はありません。
また大抵のサービスには無料トライアル期間が設けられているので、その間に担当スタッフの力量を確認できます。現場にそぐわないと感じたら、スタッフの交代や解約も可能です。
セキュリティ対策も万全で、予め徹底した情報管理が行われているため、オンラインで作業を依頼しても情報漏洩の心配はありません。
一方で、オンライン秘書を導入するデメリットもいくつかあります。
基本的に作業はスタッフの自宅や外部など、依頼した企業の外で行うケースが多いです。
そのため業務内容や作業手順を伝える場合、メールやチャットを利用することが多くなります。汎用的な業務であれば支障ないのですが、企業独自のルールや仕様がからむ場合は、文字だけの意思確認は危険です。
社員とスタッフの認識に差が出ると、作業のやり直しや進捗の遅れにつながる可能性があります。Face to Faceで作業内容を確認できる手段、例えばskypeなどを利用したテレビ会議や自社ミーティングに出席してもらうなどの作業が可能かを、事前に確認しておくと安心です。
オンライン秘書のスタッフは主に20～50代の女性です。
元々非常に優秀な人材ではあったものの、結婚や出産など家庭の事情により企業で勤務することが難しくなったために、オンライン秘書のスタッフになった方も少なくありません。
そのため、企業側が気に入っていたスタッフでも、家庭の事情によりスタッフの交代を余儀なくされることがあります。
家庭の事情というのは急に変化する場合が多いもの。稼働前には突発的な休暇は無いと意思確認を行っていても、稼働後に〆切の延長依頼やスタッフ交代となるケースが発生するかもしれません。
特に長期依頼を行う場合には、こういったケースの場合どう対応してもらえるのかを、予め確認しておきましょう。
オンライン秘書はサービスの種類や登録ワーカーも増えていて、比較的安価な時間単価で依頼できるようになっきています。事務員を雇用するよりもコストパフォーマンスが良いことが多く、安さに魅力を感じて利用する人も増えています。
ただ、事務業務をアウトソーシングすることが初めての場合、上手く依頼できずにサービスを活用できないまま時間だけが過ぎてしまった、という声も聞きます。
また、人手を増やすよりも、事務まわりの業務改善やＩＴツールの導入のほうが、事務負担軽減への効果が高いケースもあります。
業務のアウトソーシングに慣れていたり、すでに業務の最適化が出来ている場合には問題ありませんが、事務を外注するのが初めてという時には、オンライン秘書サービスの導入だけにこだわらず、様々な選択肢と共に検討しましょう。
日々いろんな業務が発生しスピードを重視する方と、毎日のルーチンワークを丁寧にこなしてほしいと考えている方では、求める秘書像がまったく違います。
そのため、まずは自社にはどんなサポートが必要か、どんな人材を求めているかを洗い出しておくことが大切です。
特に、作業の質・スピード感については、会社・人によって求めるものや基準値が大きく異なります。
連絡をした際のレスポンスの早さひとつとっても、「1時間以内にしてほしい」「24時間以内ならOK」「すべてチャットが良い」「状況に応じて電話したい」など、様々な希望があるはずです。
どういう対応をしてもらえれば１番ストレスなく快適な業務ができるか、まずは自社の希望を整理しておきましょう。
また、希望が多いほど料金は高くなる傾向にあります。一方で、妥協できるポイントがあれば費用も安くできる可能性があります。
譲れないポイントは何か、ぜひ一度考えてみてください。
株式会社万葉舎 尾上 友美氏
事務が苦手な方にとってはストレスも大きな敵です。 事務を誰かにやってもらうことで、仕事全体へのモチベーションが上がりパフォーマンスが最大化されるなら、事務を外注する価値は大きいと思います。
以上、起業ログ編集部おすすめのオンライン秘書サービスを比較紹介しました。
今回ご紹介したオンライン秘書の導入によって、単純作業や汎用的な作業を外部に任せられ、社員は本来担当すべき作業に集中できるようになり、業務全体の効率化が期待できるでしょう。
一度オンライン秘書を活用してみたいと考えている方は、ぜひ今回紹介したツールを始めとしたオンライン秘書の導入を検討してみることをおすすめします！
画像出典元：O-dan
