メールの共有や管理に課題のある企業にピッタリのツールで、大量のメールを整理し一元管理してくれます。
担当者に依存しない対応が可能となり、問い合わせ対応ミスを無くし、情報共有をスムーズにします。
カスタマーセンターがある企業やお問い合わせが多い企業などで重宝するでしょう。
メールの共有や管理に課題のある企業にピッタリのツールで、大量のメールを整理し一元管理してくれます。
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記事更新日: 2024/05/08
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目次
対応状況ごとにメールを振り分けて管理する機能です。
問い合わせメールが大量に届いてもスッキリ管理することができます。
受信メールが新着→返信処理中→対応完了とメールが自動で移動することで、どのメールを誰が対応しているのかリアルタイムで共有できます。
メールごとに対応状況に合わせたステータス管理ができ、未対応のメールが容易に把握できます。
進捗状況がわかりやすい
メールでのやり取りが続くとメールの検索に時間がかかってしまったり、やり取りの経緯を担当者しか把握できていなかったりという問題が起こります。
「メールディーラー」では顧客とのやりとりの履歴等、全て情報を全員で共有できます。
担当者欄を見るとこれから誰が何をすべきか、過去に誰が何をしたのかメールディーラーだけで全てを把握することができ、口頭確認の手間を省くことができます。
チームでの情報共有もラクラク
複数のメールアドレスを使い分けたり、使うツールが多いと管理が煩雑になり対応もれなどのミスに繋がります。
メールディーラーは、メールや電話、チャットなど問い合わせ窓口をまとめて管理できるため、ツールを行ったり来たりする時間を削減することができます。
また、メール対応は、新人とベテランなど個人のスキルによって差が出やすいものですが「メールディーラー」にはメール対応の品質を均一化させる工夫があります。
メールのテンプレートが共有でき、対応の均一化やメールの作成時間も短縮できます。
また、社内Q＆Aではよくある質問と回答例を登録できるので、必要な時に確認できます。
問い合わせ管理もスムーズに
料金プランについては問い合わせが必要です。
以前は代表アドレス宛に来るメールを、担当チーム全員に転送し、その時対応できる担当者が返信するという体制でしたので、全員が全てのメールをチェックすることになり、時間がムダにかかっていました。
「メールディーラー」を導入したことで、メールのチェック時間が大幅に短縮されました。
さらに、スタッフ間のコミュニケーションが楽になったことで、メールの重複対応もなくなり、とても効率的になりました。
＊「メールディーラー」公式HP参照
カスタマーセンターがある企業やメールでも問い合わせ数が多い企業にピッタリのツールです。シンプルなUIで、簡単にメールの検索や履歴確認ができます。
メールごとにステータス管理したり、担当者をつけたりできるので、対応の遅延・漏れ・重複等のミスを防ぐことができます。
また、ユーザーごとに操作権限や承認フローを組み込むことができるので、対応の品質を保ちやすいでしょう。
複数でメールを共有している企業だけでなく、顧客対応をアウトソーシングしている企業等でも活躍します。
画像出典元：「メールディーラー」公式HP
※利用当時の費用
初期費用：55,000円 月額費用：24,000円
社内メールを他部署の人間と共有するためのツールとして導入。
複数人で1アドレスを共有できるため、会社の代表アドレスに届いたメールが誰の担当なのかをすぐに把握して対応できるようになりました。
システムがフリーズした際などのカスタマーサポートが17:00までとなっている点には不満があります。それ以降はメールでの問い合わせとなりますが、緊急時などでもメールや電話で対処するしかないので、カスタマーサポートをもっと充実してほしいです。
※利用当時の費用
初期費用：55,000円 月額費用：45,000円
メール対応後の完了ツールが付いているため、対応の漏れやチェックが容易になりました。社外であってもスマートフォンで連携できるため、迅速な応対ができて助かっています。
強いて言うのであれば、月額料金が若干割高に感じます。質の高い機能が充実していますが、実際に使用するのは一部の機能のみです。基本ベース料金を設けて必要機能をオプション料金として設定するなどすれば、利用しやすくなると思いました。現に、コスパが気になったので、継続利用はしていません。
LINEへの連携が可能のため、外出先でも自宅でも瞬時に応対が可能となりました。
複数部署でも共有アドレスを使用している企業などは、担当者別の振り分けが可能なので導入をおすすめします。ただし、コストを気にする会社は割高感を抱くと思うので、よく検討したほうが良いと思います。
※利用当時の費用
初期費用は5万5,000円です。月額費用は2万2,000円です。
メールの優先順位が簡単に把握できることです。数日のうちに返信が必要な長年の取り引き先からのメールなど、メールの内容に応じて自動的に優先順位がつきます。大量のメールがある中でも効率的にメール返信ができるのはありがたかったです。
また、メールに誰が対応しているのかを一目で把握できる点も良いと思います。それぞれのメールの対応者をメモして社員全員が見られるので、誤って二重に返信してしまう事態を避けられるようになりました。
過去にやりとりした重要なメールが削除されてしまったときは、とても困りました。過去のメールも振り返りつつメールを作成したいと思うことは多いのですが、、数ヶ月閲覧されていなかったためか、不要と判断されて自動的に削除されていました。過去のメール詳細が分からないまま新しいメールを作成しなければならず、効率は落ちるし内容も良いとは言えず、とても不便でした。
導入前と比べて10%以上多くのメールに即日対応できるようになりました。社内でも、重要なメールを見逃すことがほとんどなくなったため、新たな取り引き先との関係性を良好に保てるようになったと、幅広い年代の社員たちから評価されています。
CloudGate UNOと連携して、外部からの不正アクセスができないようにセキュリティ対策を強化しながら利用できます。
メールが100件以上あっても、優先順位や対応状況をメモしながらスムーズに分類できるので、メール対応に追われて困っている部署などにおすすめできます。
※利用当時の費用
初期費用：不明 月額費用：8万ぐらい
2020年8月～2021年7月現在も使用中
インターネットに繋がる環境であれば、場所問わず利用できるところが便利です。PCだけでなくスマホにも対応しているので、外出や出張先からもアクセスできます。「本社にいなければできない」というそれまでの問題点が一気に解決されました。
情報漏洩に必要な対策はオプションとしてそれぞれ別途費用がかかるところが、不満でした。そもそも、費用を抑えて課題を解決したいというのが本音です。費用をかけなければできることも限られてしまうので、悩ましいところです。ただでさえ月々それなりの費用がかかっているので、もう少しプラン内容を見直してもらえると助かります。
システム導入により、メールチェックの手間と時間が大幅に短縮されました。
費用面の心配はありますが、日々多くのメール対応に追われる部署・会社にはまず使ってほしいです。
※利用当時の費用
月額1人につき100円
2016年4月から2021年8月現在まで
メールチェッカーのため、毎回メールアドレス・宛先名称・添付ファイル名・添付ファイル内容を確認してきます。誤送信ができなくなっているためセキュリティはいいです。
誤送信対策ができなるシステムになっているのは嬉しいのですが、メルアドを登録できないためクラウド上のメルアドを確認することになります。そこに時間を要するのと、ファイル添付するのに管理職へCCで送信しないと利用できないため、その手間がかかって不便です。
クラウド上でメルアド管理システムと連携しているため、時間はかかりますが使いやすいです
いろいろセキュリティ上制約があるため、社員と管理職にある程度のITリテラシーがある会社にはおすすめです。毎回クラウド上でメアドを確認する時間に耐えられない会社にはおすすめできないです。
※利用当時の費用
初期費用：5万円 月額料金：3万円
2020年9月～2021年8月現在
お客様のお問い合わせ内容のジャンル別の管理と、他部署との連携の簡素化の為に導入を決めました。
お客様の問合せ内容別にフォルダ管理が出来るので、担当者が迅速に対応できるようになりました。以前はメール管理の振り分けは手動で行っていたので、手間と時間がかかっていましたが、メールディーラーを度入してからは自動的に振り分けが行われるのが助かります。
細かいところまでフォルダ訳してくれるのはいいとして、必要以上に細かく分別されてしまい、過去の内容を探し出す際に結構苦労します。こちらで大枠の設定を行えばある程度はカスタマイズできますが、最初は慣れるまで手間がかかって面倒です。
LINE・チャットワークとの連携が可能なのでほぼ全社員との共有が可能となりました。
おすすめします。担当者別でメールフォルダ管理が自動化されるので、業務効率が大幅に改善されます。複数担当がいる場合でも「対応中」「未対応」とすぐに確認ができるので、重複や混乱するようなことがありません。
※利用当時の費用
初期費用5万、月額費用は3.5万、料金プラン不明
2020年8月〜2021年8月現在も使用中
複数クライアントとのメールのやり取りを一括で行いたい。まとめて送りつつ、見逃し等のミスも減らしたいと思ったため。
メールが来た際に通知マークが大きく出るので、見逃すことがない。
1度メールを開いたあと、自分で「対応完了」ボタンを押さない限り、既読しても未返信の表示は消えない。既読だけだとステータスが変わらないので見逃しが減る。
色合いについて、オレンジ、白、黄色がメインのため、視覚的に大変みづらい。ブルー基調、グリーン基調のデザインで作られていればもっと見やすく作業しやすいと思う。文字の色が薄い緑や、背景がオレンジのため、表示された文字が見にくい。そのためにメールを見逃してしまったときは非常に困った。
どのメールアドレスにも基本対応しているため、連携しやすいと感じる
複数クライアントを扱っている会社であれば、メールを一括まとめて管理できるため、便利だと思う。複数クライアントの取り扱いがない場合でも、大量のメールを処理・管理しないといけない場面があれば使い勝手は良いと思う。
※利用当時の費用
初期費用50,000円
月額35,000円
お客様から来るお問い合わせの管理を、もっとスタッフ全員でしっかりと情報共有し、迅速な処理をしたいと考えていた。
こちらのツールを使用すると、問題が解決できると思い導入した。
2022年10月～2023年3月現在も利用中
・管理画面が非常にわかりやすく、当社のパソコンが苦手なスタッフでも、特に苦労をする事なく使う事が出来た。
・導入に関しては、社内にパソコンが苦手なスタッフが多いため、不安の声や導入反対があり、今までのやり方を崩したくないといった意見が初めはあった。しかし、導入後は、使いやすさや便利さに関して、スタッフ皆が共感して、導入してよかったと全てのスタッフが感じて。
・システムが軽く動きが早いので、作業効率がとても良い。
・色々なプランがあり、使用用途に合わせたプランを選べる。
・メンテナンスの周期が少し早く感じた。メンテナンス自体は夜中や、早朝の時間帯にしてくれているが、当社は24時間体制の勤務なので、メンテナンス時間も稼働中の為、使用できなくなると不便。メンテナンス回数を減らして頂けると、もっと使いやすいと感じる。
・大人数でアクセスすると少し動きが遅くなる。
ショップサーブとの連携はしやすいと感じた。
サーバーのメールの振り分けをしていただけるため。
会社にパソコンが苦手なスタッフが多い会社にお勧め。
とにかく使いやすく、パソコン初心者でも全く問題無く、直感的に操作できる。
※利用当時の費用
ライトプラン：初期費用50,000円、月額費用20,000円
2019年1月～2022年2月現在も利用中
顧客からのメールの対応漏れを防ぐためにメールの管理ツールとして導入しました。従量課金制ではなく、月額固定制だったのでメールが毎日100通近くくる環境でも料金を気にせずいられたのが導入の決め手でした。
・メールの分類分けや担当者振り分けができたのがポイントでした。
・今までメールの対応漏れが月に5件以上あったのがほぼ0件に減らすことができました。
・セキュリティ対策として添付ファイルを自動でパス付きで送れる機能もかなり使い勝手がよく、excelに1件ずつ簡単なパスワードを付けていたよりも素早く添付ファイルを送ることができました。
・権限設定が思うようにできなかったです。
・外部業者にメールの問合せ対応を任せたときにこのフォルダ内のメールは見れて他は見せないような権限を入れたかったのですが、そういった機能はなく個人情報取扱いの観点からもやや不安に感じました。
日々顧客からのメールに追われている、メールの対応漏れに悩んでいる企業にはおすすめしたいです。チャットボットの管理などはできなかったと思うので会社で独自のチャットツールを入れていたり顧客からのメール対応があまりない会社にはおすすめできないと思います。
2018年4月～6月頃
問い合わせ内容をチーム内で共有できることが便利でした。過去のやり取りを参考することもできるため、業務効率化につながったと思います。
このメールを見るためには、共有のパソコンを立ち上げる必要がある設定になっていたため、次第にメールをチェックしなくなってしまいました。その結果、そこに問い合わせは来なくなり、今までと同じように個人のアドレスに届くようになってしまいました。個人のパソコンからも開けるようになっていたら、継続的に使っていたと思います。
おすすめしません。（このシステムを使ってから３年が経過しているので、今はもっと良いサービスがあるのかもしれませんが）他のパソコンを立ち上げる必要があるなど、手間がかるサービスです。今となっては出社しないと使えないサービスなので、不便だと思います。
2019年12月〜2021年7月現在も使用中
目的に応じて管理画面を行き来せずに、MDから他のモールに直接飛ばせるところが非常にありがたくて便利だと感じました。
豊富な機能が充実しているのに、ファイルの添付ができないというのは結構不便だ思いました。また、（自分の使い方が誤っているのかもしれませんが）着信時に何もリアクションがないので気付きにくいです。チャットツールなどを用いた通知機能があれば、もっと使いやすくなると感じました。
日々メール対応や処理に追われて、他の業務がなかなか進まない会社にはおすすめできます。
テンプレートの管理や自動転送機能、内容の分類等など多機能な点です。初心者でも何の問題もなく使いこなせるぐらい機能性が良く、多くの社員がケアレスミスも減らしやすくなって助かっています。
送信メールの転送処理ができないことは、少々気になりました。UIが古いのも、どことなくとっつきづらいように感じました。
メールごとに担当者のアサインができるようになり対応漏れをなくせたと、仕事の正確性や早さが増したことは、社内でも大きく評価されています。
対応漏れやちょっとしたミスが目立つような部署は、導入をおすすめします。しっかりリマインドしてもらえるし、社員同士で確認もしあえるので、格段にミスが減らせると思います。
メールを送信する相手、CCに含めるべき相手、添付ファイルの再確認ができます。かなり高い確率で誤送信が防げるのが良いと思いました。
システム上、添付ファイルやメール本文を開いて、内容確認しないといけません。添付ファイルが多い場合に、一つ一つ開いていると時間がかかってしまうのが面倒です。メール本文が長いとスクロールに時間がかかります。急いで送りたい時には、どうしてもストレスになってイライラしてしまいます。
個人情報を頻繁に扱う部署や、機密性の高い情報を他の会社とやり取りする会社などは、導入する価値があると思います。人事や経理などをアウトソーシングしている、またはクライアントから委託を受けて個人情報を扱う業務に携わっているなどが向いていると思います。
メールの送受信だけでなく、電話対応の記録が残せたり、問い合わせを集計できたりと十分な機能がありながら、圧倒的なコストメリットがあると考え「メールディーラー」を導入しました。
メールディーラーで顧客対応のアウトソーシング先とも共有していることで、対応品質を保てています。