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X-point Cloudは、ワークフロー運用に必要なきめ細やかな機能を実装しており、稟議にも完全対応しています。
ノーコードで勘案にフォーム作成が可能な上、1000以上のサンプルフォームも用意されているので、安心して運用をスタートできます。
多彩な連携機能と便利な検索・集計機能で社内のあらゆる業務を効率化することが可能です。
X-point Cloudは、ワークフロー運用に必要なきめ細やかな機能を実装しており、稟議にも完全対応しています。
ノーコードで勘案にフォーム作成が可能な上、1000以上のサンプルフォームも用意されているので、安心して運用をスタートできます。
多彩な連携機能と便利な検索・集計機能で社内のあらゆる業務を効率化することが可能です。
初期費用は100万円かかりました。
各ワークフローごとに承認者の人数・部署・管理職と、管理部門の設定が自由に行えるため、部署移動に対応しやすいです。また、出社せずに承認や申請が行えるのでリモートワークにとても役立ちます。
UIが現在のトレンドと比較すると古いデザインです。ボタンやプルダウンも小さくて使いにくく、その点について社内からクレームが寄せられることがあります。
また、運用側によってはワークフローが不便になってしまうツールでもあります。特に管理職形態が複雑すぎると厳しくなります。
ワークフローツールを社内で導入していない企業には向いていると思います。すでに導入している企業では、UI的にも退化した状態になってしまう可能性があり、あまりおすすめできません。
使用しているのはクラウド版です。仕事の担当者がわかり、今誰がボールを持っているかが分かるところです。また、提出物を一覧で確認できたり、やり取りの中でコメント残せたりするので、不備がなくなるというメリットがあります。
紙の申請が不要なので、コストカットにもなっています。
アラート機能がないので、申請の途中で止まっても気づかないことがほとんどでした。承認が止まっている場合は、自分でなんとかしないといけないので不便でした。交際費の申請や経理上の申請を行っていますが、取引先の会食が必要な場合、途中で部長が承認していなかったことに気づけず、事後申請になってしまって怒られました。自分で申請したものはどこのステータスにあるのかをチェックしなくてはいけないので本当に大変です。
また、自動で反映されていない書類が多く、全体の８割くらいを手入力しています。
コスト感が良いのが理由で導入して5年ほど経ちます。途中のアラート機能がない、手入力が多い、といった理由から、現在はkintoneに乗り換えようと言う話が出ています。社員にヒアリングをしてツール移行捨かを検討しています。
全て紙による管理でした。
書類を回していた頃は、それを誰が持っているのかも分からず聞いて回ったり印鑑を貰うためにオフィスの中を走り回ったりと、無駄な時間が多くかかっていました。
導入後は、誰が止めているか、どれくらい時間がかかっているか等ぱっと見で分かるようになりました。システム上で親会社からのチェックもできるようになったことで、皆緊張感を持って作業に取り組んでいるように思います。
経理という立場で事務書類を取りまとめることが多い身としては、とても楽になりました。
使ったことのない方からすると、少々操作方法が分かりづらく、扱いが難しい部分があるかもしれません。まだ導入してから時期が浅い事もあり、提出される書類の約半分は何らかの不備で差し戻しになっています。
また、機能について説明した際に「それができる事は知らなかった」と言われることが多々あります。人によってはぱっと見だと分かりづらいのかもしれません。
しかし、きちんと入力方法が周知されていればそのようなこともないと思うので、そこは弊社側の課題でもあると思います。
ガルーンと連携していますが、コロナウイルスのバタバタもあり、未だ使い方が周知されておらず誰も使いこなせていない状況です。
経費精算などを紙ベースで行なっている企業には是非おすすめしたいと思います。
管理や承認フローがより透明化され、多くの人の目にも触れるようになるので、交際費も減ったと感じています。
紙媒体で管理していました。
紙媒体での作業が不要になった事です。
また、導入前は、上長に書類提出の際に、大体がFAXでの提出でした。タイミングが合わず受け取ってもらえなかったり、なくされてしまったりということがありました。X-pointは証拠として残るので、提出したことが一目瞭然で、提出後の揉め事が減りました。
iPadであればどこからでもアクセスできるので、自分の店舗に戻らずとも月末の締め作業などができる点も、良かったです。
新人の採用をした際に、履歴書と同じ内容をX-pointにて申請する必要がありましたが、その入力が非常にやりづらかったです。一度申請してから再度編集を押さないと選択できない項目がありました。
また、提出した上長が許可しないと人事に送信されない書類があるのも困りました。上長の事情で提出が遅れて、店舗が怒られることもありました。
レジ金台帳もx-pointを使用していました。月末までは上書き保存をし続け月末に提出するのですが、きちんと伝えないと勝手に提出されたりしていて厄介でした。
正直、可もなく不可もなくといったツールなので、（どのツールでもそうですが）慣れれば使いやすいし、慣れるまでは使いづらいと思います。
金融機関コードなど調べるのが面倒なものが一覧で出るのは嬉しいので、この機能が役立つ会社にはおすすめできます。
承認を通すのに何人かの稟議が必要な場合、作業が1回で済む点が便利だと思います。
会社運営には関わらない程度の少額の予算申請や経費精算作業をメインにやっていますが、都度何人かの上司に確認するのは大変なので、その作業が簡略化されて助かっています。拠点がいくつかに分かれていても、システムを通せば個人間でのやりとりが簡単に行えます。必要なメンバーに回覧されるので、個々人に連絡を回さなくて済むのが便利だと思いました。連絡作業の負担はかなり軽減されています。
使い始めのうちの話ですが、わたしの仕事内容からだと直接関係のない内容も、部署として関わりのあるスタッフのことだと回覧(回覧通知)が来ます。毎回来る通知で量が膨大になる点は少し不便に感じます。
回覧なので、システム上で承認や確認作業が必要なものではありませんが、申請後の作業上自分が関わる内容のものもあるので、たくさんの回覧の中から見逃さないようにしたり、後日申請の内容を探すのが大変だと感じることもあります。
外部ツールとの連携はあまりしていません。通知が来るのがOutlookなので、そこから申請内容を確認するためリンクにとんだりしています。
通知内容の申請へ直接アクセスできるので、使いやすいです。
拠点がいくつかに分かれていて、個別に予算申請や経費精算をする必要がある会社の方にはおすすめです。紙媒体もしくはデータとして会社単位で申請のフォーマットを用意する…などの作業手間が不要になります。
昨今の在宅勤務などでも、オンラインなら個別に確認できるので、作業は効率化するでしょう。
メールに書式を添付、もしくはfaxで送付していました。
メールに比べて、処理が滞るケースが減った感覚があります。急ぎの案件が上長に処理されないために埋もれたり、いちいち別途連絡を入れないと稟議書が塩漬けになったり、あるいは自分自身も部下の申請を見逃してしまったりといったミスがなくなりました。業者に見積もりをとって急ぎで返事が必要な場合などは便利でした。
FAXの場合に起こりがちな誤送信や、送った送らないの揉め事も解消されました。
機能面では、締め切りをわかりやすくはっきり通知できたので期限をスルーされにくくなったこと、稟議や回覧がどこで詰まっているか見えるので対応しやすくなったことも良かったと思います。
ITに詳しくない人間が一人でも上長になるとフォローが大変です。自分では普通と思う操作性もIT音痴には使いにくいようです。
書類の回覧手順については設定に融通がきかないらしく、社内の手続き上は間に入れる必要がない人まで承認ステップに入れられていることがあります。申請の設定が一手間増えてしまい、要らないのに手元に来た分もとりあえず処理して次に回す必要があったので、そこは不便でした。
外部ツールとの連携はなかったです。Excelファイルなどの添付だけだったので連携に関しては不明となります。
社内の手続きフローが整っていて、全員が多少はITリテラシーがないと、使いにくいと感じます。非公式なラインで話を通せば事足りる会社にも不要だと思います。
初期費用が20万円、月額費用が5万円かかっています。
稟議案件について、このシステムを使うことで、今まで２週間ほど掛かっていた稟議承認事案が2~3日で通るようになりました。しかし稟議申請をする人にとって、稟議申請の分類があまり多くない設定なのでその他の事案で作成する必要があり、書き方が分かりづらい場合が出てしまいます。
更にこの承認ルートについても申請する人から見えないため、気づかないうちに社長承認案件だったりした場合などは焦ります。
システム管理者が条件により承認ルートを設定可能なので、ユーザーが承認者を選ぶ必要をなくすことができる点が良いと思います。フォームは自社開発することになりますが、サポートサイトにテンプレートが豊富にあります。また、書類制御機能によりノンプログラミングで複雑なエラーチェックを設定したり、複雑な条件を判定し自動で値を入力したらできる点は、他のワークフローシステムには無い強みなのではないかと思いました。
APIについてもオプションにはなりますが、他社製品との連携アダプタの販売があるため、お金があれば簡単に連携は可能です。
スマートフォン用アプリが存在しないため、プッシュ通知で即座に知らせる機能がないです。ただしメール通知はあるので、メールサーバーがプッシュ通知に対応している会社は問題ないかと思います。しかしそうでない場合は、急な承認を要するワークフローの場合は、電話をして承認をお願いするか、システム管理者が承認スキップを行う必要があるため、承認者が外出することが多い会社は不便に感じることがあるかと思います。
この記事では、おすすめのワークフローツール35選を比較紹介していきます。ワークフローシステムを導入するタイミングや選び方、導入するメリット・デメリットなどを徹底解説！
rakumoワークフロー
SmartFlow
Shachihata Cloud
稟議決裁さくらさん
バクラク申請
monday.com
Questetra BPM Suite
kickflow
intra-mart ワークフロー
ServiceNow
Gluegent Flow
羅針盤ワークフロー
Streamline
BtoBプラットフォームワークフロー
ZENO
Styleflow
BP Director
Findワークフロー
J-MOTTOワークフロー
ActionPassport
業務デザイナー
AgileWorks
スマートDB
楽々WorkflowII
WaWaFlow
ワークフローEX
ExchangeUSE
Create!Webフロー
ジョブマネワークフロー
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ジョブマネワークフロー
