グループウェア市場で長年シェアNo.1を誇る「サイボウズガルーン」。
その実績と経験を活かしたグループウェアは使いやすいと好評です。
導入済み企業へのインタビューによれば、ユーザビリティという点では、改善要望を持つ企業が多いようですが、企業全体の情報共有を進めることで、現状より効率よく最大の「チーム力」を発揮する環境が整うでしょう。
グループウェア市場で長年シェアNo.1を誇る「サイボウズガルーン」。
その実績と経験を活かしたグループウェアは使いやすいと好評です。
導入済み企業へのインタビューによれば、ユーザビリティという点では、改善要望を持つ企業が多いようですが、企業全体の情報共有を進めることで、現状より効率よく最大の「チーム力」を発揮する環境が整うでしょう。
社内での情報共有のため
2018年4月～2022年11月現在利用中
・掲示板機能のスケジュール管理が、毎週何曜日の何時からという設定ができないので不便を感じます。
・権限管理が細かく出来ないのか、ワークフロー機能が現在使用できていないので不便を感じます。
・タイムカード機能が自分でボタンをクリックしなければならないのが不便です。
2021年春頃〜2022年11月現在も利用中
・操作が直感的にできるので、使いやすい。
・全社員の予定が可視化できる。担当業務や本日の作業などが書き込めるので、誰が何をしているかを把握しやすい。
・共通の予定やミーティングも、担当者全員の予定に自動で反映されるので、効率よくスケジュールが立てられるし、リスケジュールもしやすい。
・ミーティングの日程変更の時に、変更しても全員に通知しやすいので、忘れにくいのが良い。ウェブミーティングのURLも、予定に書き込んで共有できるので、連絡漏れがなく、行き違いなどの業務の無駄を省けてとても役立っている。
・メッセージの通知がたまに来なかったり、遅れて来たりする時がある。急ぎのときは、常に画面を確認していたので、そこがもう少しLINEのように改善されると、もっと使いやすくなるように感じている。
・メールとの連携に、たまにエラーが出る。
・Officeソフトとの連携が、よりスムーズになるともっと使いやすくなりそう。
・LINEのように、メッセージ機能でピン留めができると、メッセージが埋もれないのでより使いやすいと思う。
リンク集や掲示板の機能があるので、そこにURLを貼り付ければ、外部へすぐに飛べる。
Outlookメールと連携して、個人のプロフィール画面からメール作成画面へ飛べるのは、便利だと思った。
ExcelやGoogleカレンダーなどで管理をしている会社は、業務効率が上がるので、ぜひおすすめしたい。
逆に、パソコンに不慣れで、紙媒体をよく使うような会社では、使いこなすのに時間がかかると思う。
社員全員がある程度パソコンスキルのある会社では、ぜひ導入していただきたい。
2013年4月～2022年11月現在も利用中
・他の社員のスケジュールや、多忙な時間帯が可視化されるため、状況が把握しやすい。
・会議室予約の埋まり状況も確認できるので便利。
・ミーティングの主催者になったときに、会議室の予約と、参加メンバーの予定を入れるのを同時に行うことができるので、大変便利。予約時に、時間のマトリックスが表示されるため、人と会議室がどこの時間帯だと埋まっているか、どこの時間帯なら予約できるかが一発で把握できる。
・社内に公開したい資料をアップロードすることがあるが、簡単な操作で行うことができる。
社内の勤怠管理システムや、交通費精算システムにリダイレクトする機能があるので、外部ツールとの連携はしやすいと感じる。
社員が100名以上いて、支社、支店が多い会社であれば、社内イントラツールとしておすすめできる。
会社のリソース（人、モノ）の状況が可視化されるため、大きい会社になればなるほど導入効果が大きいと考える。
元々サイボウズを利用していて、新しくガルーンに移行した。
2020年4月〜2021年4月
職場を退職したため
・以前使用していたサイボウズとは、表示などの違いはあったが、根本的な部分は変わりがなく使用しやすかった。
・管理職のスケジュールチェックや、他支店にいるスタッフの予定をチェックし、お客様からの問い合わせに即座に対応できた。24時間年中無休の為、夜勤勤務、日勤勤務などすれ違いが多いスタッフとの、コミュニケーションツールとして利用していた。
・突然現場からいなくなる上司の予定の確認、プライベートな飲み会の予定なども、設定によっては仲の良いスタッフだけで共有したり、使い勝手が良かった。
・ログインしたらずっとログインしっぱなしで、パソコンから離れたら他のスタッフに自分のガルーンが見られてしまうことなどもあった。「○分で自動ログアウト」のように設定できればよかった。
・夜中に頻繁に、システム確認で使用できないことがあった。
・上記が原因で、夜中にバッジ作業をし、全支店共有のスレッドにその日の売上や日報をあげなければいけない中、システム確認でその作業が遅れてしまうことがあった。24時間なので、一つの作業が遅れると全体の作業進歩がずるずると遅れ、夜勤明けなかなか退勤できないことがあった。
おすすめできる。
ホテルのように、24時間年中無休営業の場所では、直接会えないスタッフとのコミュニケーションツールとして有用だった。
遠くの支店のスタッフともやり取りができ、お互いの施設の情報交換をしていた。
2013年春頃～2022年10月現在も利用中
・ファイル管理機能の中に、検索機能があるが、うまくヒットしないことがある。
・具体的には、会社がアップロードしている規定関係のファイルを、時々参照したくなることがあり、検索機能を用いるのだが、あるはずのキーワードで検索してもヒットしないことがある。
・ファイル管理機能の、ディレクトリ構造のUIが、直感的ではなくて見づらい。
・掲示板で、どの社員がどの掲示を閲覧したかの記録が残るが、その履歴が若干見づらい。
・掲示板で閲覧できるのが最新の100件というように制限がかかっており、それ以上古い掲示を閲覧しようとすると検索が必要。
スケジュール管理と予定共有や会議設定をスムーズに行うため。
2020年9月～2022年11月現在も利用中
・会議場所と出席者の予定を一覧表示できる。並べて表示できるため、誰がどの時間帯なら空いているか見ながらスケジューリングできる。
・掲示板機能で資料の共有ができる
・日、週、月ごとに自分のスケジュールが確認できる
・入れた予定時間に近づくと、PCのデスクトップにポップアップ画面で表示されるので、会議出席忘れ防止になる
2019年頃～2022年10月現在も利用中
・わざわざgaroonを開かなければならず、メール画面や他システムと一緒に開いて見る必要があるため、手間に感じる
・以前の会社で使用していたOutlookと比較し、Outlookであればスケジュールを入れたときにメールが飛んで関係者が簡単に予定把握できていたが、garoonではメール機能と連動していない。そのため、誰かが会議招集して自分が呼ばれたかわかりづらい
・上記に関して、他の人が予定表に自分をスケジュールに入れたとき、自動でメール連絡されるわけではないので、会議の開催者から別途、連絡をもらわないといけない。会議に呼ぶ側は、スケジュールの入力と会議招集連絡で二度手間となり、大変不便に感じる。
スケジューラ―を新たに導入したいのであれば、個別機能を持つアプリをいくつも立ち上げて使用するよりはOutlookの様に一つに機能集約されたツールをオススメする。
garoonはUIが使いづらいくて、自分や他人の予定が見づらい設計なので、あまりおすすめできない。
対費用効果を考えてのことだと思う。
2017年10月～2022年11月現在も利用中
・操作性が簡単で、マニュアルがなくても感覚的に使用できる
・スケジュール管理を利用することで、自分の業務のタスク管理ができる
・スケジュール登録をしたものをほかの人に公開できたり、非公開に設定できたりるす。スケジュールを柔軟に共有できるので、仕事がやりやすい
・スケジュールを登録する人が、本人だけでなく、会議にかかわる人全員のスケジュールをおさえられる。メール、直接伝言、電話などの、ほかの手段に頼らずに自分で登録できるので、日程調整がスムーズに運ぶ
・上記によってダブルブッキングの可能性を低くできるので、リスケの必要がかなり減った。
社員数が多い会社はもちろんだが、小人数の会社でも、外回りの多い事業所には便利だと思う。スマホで外部から電話メモ、スケジュールやメール、施設予約等確認できる点が、とくに使いやすい。
グループウェア販売元数社からのプレゼンや試用期間を経て、コスパや機能面のバランスはこれが一番よかったからだと推測する。
2016年頃～2022年10月現在も利用中
・ワークフロー機能があるが、別の基幹システムによるワークフローがあるため、ガルーンの機能は使用されることがなかった
・施設予約は、会議室の予約を前提に設計されているのだと思うが、流用して管理車の予約を取れるようにできると、もっと助かる（使用者、部署、行先等）
・リンク集について段階的な設定ができない。事業所全体で共有するもの、部署ごとで共有するもの、個人のリンクするものなど、段階的に選択設定できると、実用的になると思う。
・上記の具体例として、事業所として推奨するサイトを共有するようにすれば、個人で検索する必要なく、業務時間短縮になり、さらには共通認識を作れる。たとえば、「旅費の検索をするのであれば、●●のサイト、■■のサイトより検索するように」とあらかじめリンクにいれておくなど。
情報共有のしやすさ、予定の管理が主だと聞いている。特に会議室のバッティングを防げる機能は良い評判だ。
2022年4月～2022年11月現在も利用中
・会社全員の予定がすぐに確認出来る。特に、会議案内したい時は予定を確認してから出来るので、相手に迷惑をかけず案内できる。
・会議室の空きや予約にも対応しているので、バッティングせず時短で会議調整ができる所が助かる。
・今までは、電話したりメールしたりして「いついつの何時空いていますか？」と確認していたので時間がかかっていた。サイボウズGaroonがあれば、先ず参加必須メンバーの空き日時が一瞬で把握出来る。
メール、勤怠システムなど、個別のシステムを契約して運用している会社には向いているかもしれない。理由は、それらを一括で管理できるから。
編集部が選んだグループウェアのおすすめ22選を専門家への取材をふまえて比較紹介！機能やメリット、目的別の選び方もまとめたので比較検討の参考にしてください。
サイボウズ Office
Google Workspace
kintone
ORCA
J-MOTTOグループウェア
Chat&Messenger
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ザ 社内報
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