Google Workspace は、全世界500万企業で導入されているグループウェアです。2020年10月に「G Suite」から「Google Workspace」へ名称が変わってリニューアルされました。
Google Workspaceのセキュリティは信頼性が高く、クラウド上でも安心して情報・管理・業務を共有できるのが特徴です。サービス内容のリニューアルが頻繁に行われるため戸惑う事がありますが、デメリットが少ないサービスです!
Google Workspace は、全世界500万企業で導入されているグループウェアです。2020年10月に「G Suite」から「Google Workspace」へ名称が変わってリニューアルされました。
Google Workspaceのセキュリティは信頼性が高く、クラウド上でも安心して情報・管理・業務を共有できるのが特徴です。サービス内容のリニューアルが頻繁に行われるため戸惑う事がありますが、デメリットが少ないサービスです!
1人あたり月額1400円程
共同で行う作業をよりスピーディーにし、尚且つミスを軽減させるため。
2018年5月〜2021年9月
・好きな場所で仕事ができる。リモートワークも捗る。
・勤務先だけではなく自宅や外出先など、場所を選ぶことなくコミュニケーションが取れたり、ドキュメントを作成することができたりするので、便利で効率が良い。リモートワークが急に増えた時期にも、とても役に立ってくれた。
・複数人で同時編集が行える。
・ビジネスシーンで必要になるツールが揃っている。
・メールやチャット、ビデオ通話など、あらゆる方法でチームのメンバーとつながることができて、意思疎通がしやすい。
・ビデオ通話中に通信が不安定になることがあった。たいした会議ではなかったので良かったが、重要な取引先とのやり取りのシーンでは、困りそうだなと感じた。Googleの不具合に引っ張られるのも仕方ないが、困った。
・単価が少し高いので、ランニングコストが嵩む。
・専門的な機能は、少し劣る部分もある。
・初期設定で少し戸惑う場合がある。
・機能を使いこなせない人がいると、メリットを最大限に活かすことができなくなってしまう。
規模の大きな会社なら特に、コミュニケーション面でも役立つので、おすすめする。
多機能で、ビジネスシーンで使うツールは基本的に揃っていて、それなのに操作性が高く、直感的に操作ができるので、良いと感じる。
1人あたり月額1400円程
ユーザー1人あたり2TBのストレージがある「Business Standard」のプラン。
年契約で月額\1360の費用。
上記のプランが一般的で、MicrosoftのOffce365と比較されるが、価格面ではほぼ変わりがない。
以前はOutlookを利用していたが、今後情報共有において容量が増えていく中で、メールサーバーの容量が少ないことや、セキュリティの問題から、クラウドサービスであるGoogle Workspaceの導入に至った。
2012年8月頃～2023年現7月現在も利用中
・Outlookと比較して、一人当たりのストレージ容量が2TBと多い。
・過去メールやファイルの検索が容易、かつ早い。
・個人でGmailを利用している人も多く、オフィス関連のツールはMicrosoftとほぼ同じなので、初心者にも簡単に利用できる。
・業務委託で入社及び、ジョインされる社員の方々にとっても、初心者が使いやすいツールであるために、研修を行う工数が少なくて済む。
・「スプレッドシートにて営業開拓用のリストを展開し、何日までに更新してほしい」という依頼を行った際にも、ストレスなく更新が可能。
・現地訪問を行う場合、GoogleカレンダーにGoogle Mapによる地図情報も共有可能。移動時間などもわかりやすく、時間管理がしやすい。
・Googleのサービスであるため、Microsoft同様に、クラウド上での障害があった場合に利用できない、利用しづらいなどの影響がある。
・クラウドサービスであるために、ネットワークなど通信環境によっては動作が重くなる。
・GoogleスライドとMicrosoftのPowerPointとの互換性がない。PowerPointで作成をおこなっていたファイルを、Googleスライドで展開した場合は、ファイルの形が崩れてしまう。
Zoom会議の日程調整を行う際に、PCやモバイルなどデバイスを選ばずに、Googleカレンダーで簡単に共有が可能。
人数の大小にかかわらず、ファイルの共有やスピード感を持って作業を行いたい場合に、非常に便利なサービス。
ただし、Office365と比較になることが多いと思うが、以前からMicrosoftを中心に利用されている会社の場合は、Office365を選択した方がいい場合もある。
Business Standard
2020年4月～2023年6月現在も利用中
・マイクロソフトのアプリ（ExcellやPowerpointなど）と互換性がある。
・PC以外に、スマホやタブレットのアプリで使用可。スマホのアプリから資料等を確認できるため、仕事場所を選ばず作業することが可能。
・資料作成、チャット、カレンダー等、業務に必要な機能が全てそろっていて便利。
・Googleのアカウントが1つでもあればすべてのサービスを利用することができ、アカウント作成の手間が省けた。
・マイクロソフト（ExcellやPowerpoint）と互換性があるが、フォントや図形が崩れたりする。
・マイクロソフトで使用しているショートカットが使えず、マウスで作業することになり効率性が落ちた。
・エクスプローラーとの同期がうまくいかず、資料を開くことができない時があった。
UIが直感的に利用できるため、機械に弱い方が多い会社でもスムーズな導入ができるので、おすすめする。
不明
おそらくstandardプラン、使用人数が40人程度
2018年頃〜2023年3月現在も利用中
・オフラインでの使用が制限的で、まれに業務に支障が出る。
・ある日、出張先でプレゼンテーションを行うことになったが、その場所ではWi-Fiが使用できず、Google Slidesにアクセスすることができなかった。オフラインで作成しておけば良かったと後悔した。
・Google Spread Sheetの操作が複雑であり、編集に時間がかかってしまう。シートの操作方法がわかりにくいと感じる。
・Google Spread Sheetsを使用して、一つの表に複数のシートを使ってデータを整理していたとき、シートの切り替えがうまくできず、思ったように作業が進まなかったことがあった。
・ログイン方法が煩雑で、情報をきちんと更新していないとログインに時間がかかってしまう。
・ある日、Google Workspaceにログインする際に二段階認証が必要になったことがあった。しかし、私が登録した携帯電話番号が古く、メールアドレスも変更していたため、認証ができず、ログインできない状態に陥った。
standardプラン
社員のプライベートで、元々Gmail、Googleドライブユーザが多く、新しく操作方法を学ぶことなく、自然に導入できるというのが強かったと思う。
2017年3月〜2023年3月現在も利用中
・元々Googleユーザが多かったため、使い始めるにあたって障壁が少なかった。
・ドライブ、ドキュメント、スプレッドシートにて、編集履歴が明確にわかり、誰が追記・削除したか明確にわかりやすかった。
・Gmailの文面を書いている際の、サジェスト機能が便利。メール作成時間を短縮できた。
・一回送信した後、少しの時間であれば送信取り消しができる機能も、送信した後に急に気づいた不備を修正する時に活用できて、とても便利だった。
Google Workspaceの、ユーザーフレンドリーさ、セイキュリティの高さ、モバイル対応もしている点で、次のような会社におすすめできる。
まずは、リモートワークの導入を進めている会社。
社員がどこからでもコミュニケーションを取り、業務を行うことができる。
次に、大規模な企業。
膨大な量のデータを管理する必要がある場合でも、高速かつスムーズなアクセスを提供することができる。
そして、プロジェクトマネジメントが必要な会社。
プロジェクトの進捗状況を確認したり、チームメンバーとのスケジュールを共有することが簡単に行える。
不明
データポータル経営の実現のためには、Googleワークスペースの導入はマストだった。
ユーザーや、場所、時間を意識することなく、リアルで新鮮なデータを取り扱えるこのシステムによって、社員への情報伝達および経営判断のスピードが劇的に加速した。
2021年4月～2022年3月
離職したため
・直感的に使用できることから、ハードルが高くなかった。
・Microsoft社のグループウェアのツールよりも、拡張性が高い。
・費用的にも許容できる範囲と、経営判断が下りた。
・導入も技術的に難しくないことから、ITリテラシーが高くない社員も対応することができた。
・Microsoft社のWordやExcelは、当時は複数人で同時に作業することができず、原本が複数存在することが多発した。Googleのドキュメントやスプレッドシートは、これを解決してくれた。
・Googleフォームを使ってアンケートを取ると、集計作業が効率化できる。これまでは、メールでアンケートを1つ1つ集計していた。
・見積りなどをGoogleの表計算ツールで提出した際に、Microsoft社のツールを使って欲しいと要望を受けることが多々ある。
・上記に関しては特に、地方では、未だGoogleのツールを導入していないお客さまが、多く実在している。
Google内のツールとは連携がしやすい。
複数人が、同じデータを時間と場所を意識しないで扱える点が、最も評価できる。
今までは、データの原本が複数存在してしまうことが多く、どれが真実なのか分からなくなることが、効率化の妨げになっていた。
上記を改善してくれた点で、ぜひともお勧めできる。
不明
会社統合があった際、メールシステムの統合にて、コストパフォーマンスで選んだのではないかと思う。
2019年4月～2022年12月現在も利用中
・利用者が多いため、不明点を調べるとすぐにわかる。
・ドライブの情報やカレンダーの予定などを、メールで飛ばせる。
・Outlookと比較して、添付ファイルやメールボックスの容量が大きい。
・画面表示やツールなど、頻繁にアップデートがある。
・画面の背景や行間など、バリエーションが豊富で、様々なカスタマイズが可能。
・スマホからでもログイン可能。
サテライトオフィスと併用することで、ユーザーの要望に応えやすくなる。
ビッグデータをやり取りする場合には容量が大きいため、おすすめ。
また、Gmailにはなじみがあると思うので、導入しやすいと思う。
不明
2019年夏頃～2023年1月現在も利用中
・検索機能にて、複数条件を指定できない。同じ項目でOR検索したかったが、不可能だった。
・メール送信先の名称表示が、省略されている。部署名までしか表示されず、どの課に送信されているか分からない。
・返信元メールの表示が省略されていて、確認するためにはワンクリックが必要。
・送信予定メールを編集できない。送信予定を取り下げてから、編集する必要がある。
・添付ファイルの、ダウンロード手順が多い。ダウンロードしたファイルを一度開き、保存する必要がある。
・社内サーバーのリンクを貼ることができず、大きなデータを送る際に不便。
メールのやり取りが多く、管理が大変な場合には、おすすめできない。
設定はカスタマイズできるが、他のシステムにある機能が不足している点があり、不便を感じる時がある。
不明
全グループ会社統一のシステム導入を目指す事から導入に至った。
2022年9月～2022年11月現在も利用中
・社内ネットワークに入る必要が無く、インターネットに繋がっていればGmail機能を使う事が出来る。
・カレンダー機能からGoogle Meetの主催者になりWeb会議の予約を行う事が出来る。
・メール検索機能がシンプルで、検索スピードがとても速くストレスを感じない。
・初期設定が全て英語表示なので使い勝手が悪かった。
・設定機能が複雑すぎて理解が難しい。
メールを多く使用する企業で有れば、導入をお薦めできると思います。又、社内ネットワークを介する必要が無いので、社内ネットワークを持たない会社でも利用出来る事が魅力だと思います。
不明
1アカウントあたり数千円程度、会社全体で年間500万円程度のランニングコスト
コロナ禍でリモートワーク主体となり、チャットツールとファイル共有クラウドサービスとしてGWSが導入されました。
2020年4月頃～2022年10月現在も利用中
・Googleアカウントを紐づけることで、Meetやカレンダーなど、他のGoogleアプリと親和性高く利用可能な点
・外部アカウント（社外）ともファイル共有が可能で、メール添付・誤送信などによる、セキュリティリスクを低減させることが可能な点
・各種資料作成ツール（ドキュメント、スプレッドシートなど）が実装されており、有料のMS Officeがなくとも資料作成が可能な点
・資料作成ツール（特にGoogleスライド）の日本語フォントが限定されている
・ファイルを別フォルダにコピペすることが容易にできない点
TeamsやSlackなどのチャットツールとは親和性が高いと思います。チャットでURLリンクのみ共有すれば、ファイルの共有が可能ですし、ローカル作業可能・セキュリティリスク低減の観点でも、特徴が似ております
コロナ禍でリモートワークが増え、チャットツール・WEB会議が普及してきましたが、GWSはこれらのツールと親和性が高いためおすすめです。
1アカウントあたり数千円程度、会社全体で年間500万円程度のランニングコスト
編集部が選んだグループウェアのおすすめ22選を専門家への取材をふまえて比較紹介！機能やメリット、目的別の選び方もまとめたので比較検討の参考にしてください。
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