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個人でも会社内でも、Google Drive（グーグルドライブ）はおすすめの情報共有ツールです。
Googleドキュメントやスプレッドシートなども使うことができ、WordやExcelを持っていない人でも、簡単に文書を作成・共有することが可能になります。
個人でも会社内でも、Google Drive（グーグルドライブ）はおすすめの情報共有ツールです。
Googleドキュメントやスプレッドシートなども使うことができ、WordやExcelを持っていない人でも、簡単に文書を作成・共有することが可能になります。
業務委託案件でのデータ提出と共有のため、取引先から使用を促された。
2022年8月〜2023年8月現在も利用中
・データ共有がわかりやすく直感的にできる。
・スマホ上でもiCloudファイルからグーグルドライブへコピーできる。
・Googleアカウントがあれば利用可能。
・自分用と共有閲覧用のファイルを分けて制作できるため、管理がしやすい。
・以前はDropboxを使用していたが、スマホで転送した際に重くなり、データが綺麗に整理されず、ごちゃごちゃに共有されるトラブルがあった。それに対してGoogle driveは、スマホ上でも重くならずにファイル形式のまま共有が可能で、UIも見やすい。
・ファイル形式が違う場合、エラーが出て開けないことが多い。「アプリを選択して開く」の作業を挟めば問題なく開けるが、その工程を挟まないとすぐに開けないのが少し不便。
・個人利用だとデータ容量の制限をすぐに超えてしまうため、企業側と共有のものにしておく必要がある。
・Googleアカウントを持っていないと利用できない。
iCloudデータとも共有でき、連携しやすいと思う。
次の理由でおすすめする。
・データ共有が直感的にしやすいと思うので 新人やデジタルに疎い人でもすぐに覚えてやり取りできると思う。
・Googleアカウントがあれば利用できるので、ハードルも低い。
・自分用のファイルと共有閲覧用のファイルを作れるため 管理もしやすい。
もともと社内メールでGmailを使用していたので、スペースやドライブ、カレンダーの共有なども導入した。
2023年2月～2023年8月現在も利用中
・社内で情報をタイムリーに共有できる。
・編集がわかりやすい。エクセルと似ている。
・多数のファイルを保存しておける。
・ファイルの読み込みが遅い。
・データの抽出が難しい。
・ログインしてからファイルに辿り着くまで少し手間がかかる。
これまで決められたストレージはなく、みんな勝手に無料のストレージを使っていましたが、セキュリティの観点から一つに限定されました。
2020年6月～2023年7月現在も利用中
・Chromeブラウザからシングルサインオンが出来るので、作業の中断などなくてとてもスムーズです。
・スマホ（会社貸与のiPhone）からの操作も簡単です。
・ファイルリンクの共有や、アクセス権の付与など、外部共有するための機能が複数あります。
・設定なのかもしれませんが、スマホで開いたGoogleスプレッドシートや、Googleテキストのファイルが、知らないうちにすぐストレージに保存されてしまいます。
・上記の補足として、メールなどに添付されたGoogleスプレッドシートや、教えていただいた共有リンクからテキストを開いて、ただ中身を確認して何も変更せずにファイルを閉じたつもりでした。しかし後日スマホから見ると、しっかりファイルが保存されていました。
複数人で作業している時に、「共有中」を開くと、同時進行でファイルに編集を加えていても、全員の更新がリアルタイムで反映されていきます。
社用で使う場合は、Googleの他のサービスと連携して使うことで、よりパフォーマンスを発揮すると思います。
大前提として、セキュリティの考え方などは、リリース元によって多少異なるので、導入前には「社内管理者の解釈」という作業が発生すると思います。
色々と手を出すと大変なので、Googleドライブ、Meet、Chromeあたりはライン使いをお勧めします。
費用等なし
無料でここまで使えるのはとても便利だから、優先的に導入しました。
2022年8月〜2023年8月現在も利用中
・UIもシンプルで分かりやすく、使いやすかったです。全体的にスッキリしており、ぐちゃぐちゃしていません。メニューバーもわかりやすく、開くだけで、自分の求めている設定項目を見つけることができました。
・共有範囲を選択できる機能があるのは、とても便利だと感じました。
・無料という点もいいです。
・とくに大きな不便さはありませんが、一時期、画像や動画のアップロードに時間がかかったり、アップロードできない時があったので、その時は不便でした。急いでいた時に限ってアップロードが混雑してしまい、いつでも安定さは欲しいと感じました。
おすすめします。
普段は、動画など容量が重いものは、送るのにも時間がかって大変なことが多いですが、かなりの数の画像や動画をサッとアップロードでき、たくさんの人に一気に共有できるし、その範囲も自由に決められます。
仕事をする上で、とても便利だと思いました。
無料
無料で利用できるのでとりあえず使ってみる事にした。
2022年1月から2023年7月現在も利用中
・初期費用、月額費用が無料で金銭的な負担が無いので気軽に導入して使う始める事が出来たし、グーグルのサービスなのでスタッフに慣れている人が多かった。
・利用画面も簡易的かつわかりやすく、初めて使う人間でも使いやすい。
・動きが軽いのでサクサク動く。
・トップに候補リストとして色々なファイルなどが並ぶが、間違えて操作してしまう事が何度かあり使い勝手が悪く不要に感じた。
・複数のグーグルアカウントで同一端末でログイン記録があると、アカウント切替が若干面倒。
オンラインストレージをまだ利用していない会社に、無料で試せるし是非導入してみることをおすすめする。
ファイルの容量が大きいとメールでの送信が難しいため。
2018年4月～2023年7月現在も使用中
・複数の画像ファイルをiPadなどでスライドして閲覧できる。以前のDropBoxではできなかった。
・オンライン上にアップロードしていると、たまにアップロードできないことがある。
・圧縮ファイルの中身を見られない。
・エクセルファイルを共有して複数人でアクセスして同時に編集すると、うまく保存できないことがある。
初期費用 0円
Business Starterプラン 220人で月額149,600円 （680円×人数分）
Gmail、カスタムドメインが付いており、さらに知名度、安全性、安定性があったこと。
2014年1月～2023年7月現在も使用中
・ファイルの共有相手の指定、削除、追加も簡単であり、また共有の制限として閲覧だけなど、自由に指定できるのがよい。
・Googleアカウントを持たない社外の人に対しても、ファイルの共有が容易にできた。（PCの知識があまりない方へも特別な説明が必要なかった）
・マイクロソフト Officeと同じ機能のアプリが使える。オンラインでの使用や共有が簡単にできるので、今までのノウハウが使えた。
・巨大なファイル（約10GB）を社内で共有したが、エラー等なく共有ができた。
・フォルダで管理され、一見するとPCのエクスプローラーのように見えるが、ファイルを複数選択してそのままローカルにダウンロードすることができない。複数選択してダウンロードするとファイルがzip圧縮され、そのzipファイルをダウンロードするので解凍する手間がある。
・Googleドライブでファイルを管理している場合、そのオーナーとなっている社員のアカウントが消えるとファイルが無くなりアカウントも消えてしまうので、（退職などで消す前に）そのアカウントのファイルのオーナー権限を一括もしくはファイル毎に他の人へオーナー権限を移しておく必要がある。
無料プラン
数十人のスタッフと、ファイルを共有する目的。
2022年4月～2023年7月現在も利用中
・誰でも使える。操作が簡単。
・スプレッドシートでは、同時に遠隔で編集ができる。
・上記のエピソードとして、コロナ禍で対面が難しい時に、Zoomでミーティングしながら同時にスプレッドシートを用いて編集をした。ミーティングの内容と編集が同時にでき、その場で話し合った内容を反映した作業ができ、効率が良かった。
・シートをMicrosoftのWordやExcelに変換することができる。
・ドライブ上でフォルダ分けができる。
・ドキュメントだけでなく、音楽や画像ファイルも保管できる。
複数人で同時に共同編集ができるため。
Excelをそれぞれ編集したものを、メールで送り合って完成に至らせる、というような古い慣習から、ひとつ脱却したかった。
ファイルを添付して、メールの容量を気にする必要をなくしたかった。
2020年6月〜2023年7月現在も利用中
・OfficeのOneDriveよりも、共有のフローが簡潔。
・共同編集中の違和感がない。
・デバイスを跨いで作業ができる。自宅のPCで作業したファイルについて、会社でも作業したい場合は従来は自分のアドレス宛に一度メールでファイルを送り、会社のPCでそのメールを開いてダウンロードしたうえで作業再開、という流れを踏んでいたが、メール送信の手間が省略できた。
・イントラネット外でも取り扱うことができる。
・容量が不足した場合を除き、無料で利用できる。
・自身がオーナーであるファイル集である、マイドライブでは、フォルダ分けや色分けができる。
・ファイルをいちいちダウンロードせずとも、プレビューで閲覧ができる。元がOfficeファイルであったとしても、Google系ツールで差し支えない範囲であれば、WEB上で編集もできる。
Excelをそのまま送ってしまうと、保護をかけていてもファイルが相手方の手元に残ってしまう。
しかし、Googleドライブからの共有では、共有先のアドレスを指定すれば、チームから外れた際などに共有を打ち切ることが容易。
そのため、機密保持のための資料回収や破棄の依頼、管理が簡素化される。
「セキュリティが不安」、「ファイルはメールに添付するのが当たり前」、と考える組織でも、DXの手始めとして導入されてみることをおすすめする。
扱いには一定のリテラシーを要するが、社内外と繋がることができる経験の中で、これも養われてくることで、DXのスピードアップに繋がる。
2022年春頃～2023年6月現在も利用中
・無料で利用できる容量が少ない。
・スプレッドシートをMicrosoftのファイルに変換しても、反映されないフォントがある。
・スプレッドシート上で利用できる関数が少ない。
・オンライン上で利用しているため仕方がないと思うが、やや動作が遅いと感じる。
・スプレッドシートは動作性が悪いために、フリーズしたことがある。１人が編集している時にフリーズしたため、同時に同じ箇所を編集できず、編集している人がどのように編集したか把握することができなかった。何度か続き、一度、立ち上げ直したことがある。原因はわからなかった。
コマンダーとなるメンバーが使いこなしていないと、時間の無駄になる。
使いこなしているメンバーで利用すれば、スプレッドシートを含め有意義ではある。
ドライブ上でファイルの共有だけであれば、使いこなしていないメンバーがいても有意義なツールだとは思う。
