グループウェア市場で長年シェアNo.1を誇る「サイボウズガルーン」。
その実績と経験を活かしたグループウェアは使いやすいと好評です。
導入済み企業へのインタビューによれば、ユーザビリティという点では、改善要望を持つ企業が多いようですが、企業全体の情報共有を進めることで、現状より効率よく最大の「チーム力」を発揮する環境が整うでしょう。
グループウェア市場で長年シェアNo.1を誇る「サイボウズガルーン」。
その実績と経験を活かしたグループウェアは使いやすいと好評です。
導入済み企業へのインタビューによれば、ユーザビリティという点では、改善要望を持つ企業が多いようですが、企業全体の情報共有を進めることで、現状より効率よく最大の「チーム力」を発揮する環境が整うでしょう。
月額845円/名で、社内100名に対しアカウントを付与しているため月額8,450円かかっている。
取引先よりサイボウズの担当者を紹介していただき、他社製品と比較しながら見やすさや周知のしやすさを考慮し、社内のスケジュール管理及び会議室・社用車・備品管理を目的として使いやすさに惹かれ導入を決定した。
2021年5月〜2023年9月現在も利用中
・ログイン後のホーム画面が見やすい。
・カレンダー表記が見やすく、各予定にジャンルタグをつけてタスクごとの色分けができる。
・施設管理において管理者承認の機能が使いやすい。
・同社製品であるkintoneも並行利用しているため、ユーザー設定が共通化され管理がしやすい。
・会議室の貸出予約などがスマートフォンからもでき、利便性が向上した。
・ホーム画面となるポータルの拡張性が高く、JavascriptやHTMLが書ける方がいれば色々な機能をポータルで表示可能なので、おすすめだと感じる。
・あまり細かな設定はできないものの、簡単な電子申請をワークフローで作成できるので、そういった需要がある方にもおすすめだと感じる。
800円/1ユーザー
他システム（kintone、zoom等）と連携ができたところ。
2021年10月～2023年9月現在も利用中
・非常に多機能なツールなので、初めて使うユーザーにとっては使いこなすのに時間がかかる。
・主に日本市場向けに設計されているため、外国語対応が他の国際的なツールに比べて限定的。
・ライセンス費用は利用するユーザー数に応じて設定されるため、大規模な組織では費用がかさむ。
・ユーザーインターフェースが、現代的なデザインと比較してやや古いと感じられることがある。
2022年1月～2023年9月現在も利用中
・日本国内の多くの企業や組織で利用されている、ビジネス環境に適したツールである。普及率が高い。
・カスタマイズ性が高く、組織のニーズに合わせて機能やワークフローを調整でき、様々な業種や業態に対応できる。
・メッセージング、タスク管理、スケジュール共有、ファイル共有など、さまざまなコミュニケーション機能を提供していて、グループコミュニケーションを強化できる。
・セキュリティに関する機能が豊富で、アクセス制御、データの暗号化、シングルサインオン（SSO）など、データ保護に重要な機能が組み込まれている。
・プロジェクトデータの機密性を確保するため、アクセス制御を細かく設定できる。
プロジェクト文書管理でクラウドストレージサービスと連携し、ファイルの共有とバージョン管理を容易にした。
カスタマイズすることで、特定のビジネスニーズに合わせた効率的なプロジェクト管理プロセスを構築し、組織の業務効率を向上させることができるので、承認フローの多そうな営業職系の会社にはお勧めできる。
2014年頃～2023年7月現在も利用中
・特にマニュアルなどが無くても、感覚的に使用することができる。
・新着情報が、「電話メモ」「スケジュール」「メッセージ」など、カテゴリ別に上がるのでチェック漏れが少ない。
・部署や役職で職員検索ができるので、誤って別人を選択するリスクが少ない。他部署の職員のスケジュールを押さえたい時に、「〇〇さん」で検索すると、同姓同名の別人が出てくる可能性がある。その点、〇〇課係長のように検索できるので、誤りが少ない。
・最近、「いいね」機能が付いた。話したこともない上層部の方からいいねが付くと、少しうれしい。
・カレンダー機能で課内の職員が一覧で表示されるが、自分と関係が深い業務の職員を上位に持って来れるなどの、カスタマイズができるとありがたい。
・上記の詳細として、上から役職順に表示されるため、下位の職員は次ページを見ないといけない。同じチームの職員のグループカレンダーが、一目で見れるといいのに、と思う。管理者側ではグループを設定できるのかもしれないが、ユーザー側で設定できれば汎用性が高まる。
・前述の内容と同様に、施設予約も、自分がよく使う施設を上位に持って来れるとありがたい。よく使う施設が次ページの一番最後にあるため、これを一番上にピン止めしておきたい。
・スケジュールの繰り返し予約が土日祝関係なく入るので、翌営業日に振り替える機能が欲しい。
・管理者側で設定できるのかもしれないが、掲示板が2種類欲しい。
・上記について、掲示板は全職員に通知するという意味では便利だが、「落し物がありました」レベルのものから「〇〇法改正について」レベルのものが同じ掲示板に載るので、使い分けができるように、「業務連絡」と「お知らせ」に分けて掲示できるようになればいいのに、と思う。
シングルサインオンが便利。
いちいちパスワード入力の必要がないため。
職員が多い組織にはおすすめできる。
他部署の職員とスケジュールを合わせたい時に、無くてはならないツール。
また、掲示板では全職員に知らせたい内容を上げることができるので、便利。
価格が一番安かったことと、「Create!Webフロー」と連携できるから、と上長よりお聞きした。
2013年頃～2023年7月現在も利用中
・ワークフローを「Create!Webフロー」と連携出来る。サイボウズのワークフローは、パターンによるフロー設定が細かく出来ないので、Create!Webフローと連携できるところが良かった。
・部署変更を、日時指定して予約出来る。
・事前に入退者のアカウントを利用制限することが出来る。入社が多い時期にアカウントの有効設定を当日やっていると、バタバタしてしまうので、事前に設定出来るのが良い。
・ファイルの共有やナレッジサービスのアクセス権を、細かく設定出来る。
・ポータルをユーザー自身でレイアウトすることが出来る。
・スマホ表示の時、見た目が違いすぎて、機械に不慣れな社員には操作が難しい。スマホでデスクトップ表示も出来るが、文字が小さくて見えない。
・新着通知をポップアップ表示できない。開かないとメッセージに気付くことができない。
ポータルアイコンの外部リンク設定等を、自力で設定した方が、コスト抑えられる。
数分で出来る内容。
連携出来るサービスは限られている。
とにかくコストを抑えたい、自力で設定しなければならない項目を減らしたい、デフォルトの設定で十分、といった企業さんにオススメ。
様々なツールと連携したい場合は、オススメしない。
月額約800円/ユーザー
社員のスケジュール管理、および会社からの通達等の連絡機能。
2014年4月～2019年2月
転職したため。
・スケジュール管理の基本機能はすべて実装されており、外出・打合せ・休暇等の登録はすべてガルーン上で一括ででき分かりやすかった。
・TODOリストも作成でき、期日や進捗状況をスケジュール帳に入力することができた。管理職は各員のTODOリストを閲覧すれば業務の負荷状況が理解でき、週次の進捗確認会議が不要となり効率化できた。
・会社のイントラとして使うことができ、ガルーンひとつあれば、会社のオフィスツールは一通り揃った。
・イントラ画面に、Googleマップや駅すぱあとなどのリンクを貼ることができるなど、社員が外部ツールにアクセスしやすいようカスタマイズできていた。
数百人以上の規模の会社に、導入をおすすめする。
ただし、ユーザーとして使用していて、ガルーンを使いやすくするには社内SEを選任で付けてカスタマイズや維持管理をきちんと行う必要があると感じたので、注意。
１ユーザーあたり月額800円程度。
2014年7月～2019年3月
退職したため。
・TODOリストの進捗状況は個別に手入力のため、忙しいときには入力が追い付かず情報更新が遅れる。
・スケジュールがダブルブッキングしていても、登録自体は出来てしまう。スケジュール上でエラーが出るので後で気づくことは出来るが、登録自体を回避する機能がほしい。
・スケジュール帳をカレンダー表示したときの1日の枠が狭く、予定が多いときに表示が見にくくなる。
2009年4月～2023年5月現在も利用中
・ポータルページに会社からのお知らせやメールなどの情報が一括して載っていて、分かりやすい。
・ポータルサイトのレイアウト変更が、利用者に合わせて変更できる。
・MS-Officeの文書がブラウザ上で表示できる。
・メモ機能はファイルやテキストの登録ができ、後の情報共有にも利用できる。
・ブラウザ上から直接MS-Officeファイルが表示できるのは便利な反面、レイアウトが崩れるなど、実際にOfficeで開いたときと表示が異なることがある。
・ワークフロー機能の申請操作方法が手間なので、柔軟にカスタマイズできれば利用者の手間が減る思う。
Boxと連携しやすい。Boxの共有ファイル一覧ができるのが便利。
サイボウズガルーンは社外でも使用でき、機能が充実したグループウエアなので、他社へ出向している従業員などがいる企業におすすめする。
従業員数と店舗数が多いので、主に連絡手段として導入しました。
2018年4月～2023年2月現在も利用中
・グループ毎にスケジュール管理ができる。グループ全員の予定を編集、閲覧できるので、会議時間の設定等、効率よく業務を進められた。
・スケジュール管理上で会議室の予約も可能。
・閲覧制限があるので、グループに属していない人は情報が見られない。
・個人の好みに合わせてデザインを変えられる。トップ画面のデザインと文章など表示方法を変えられるので、使いやすかった。
・画面がとても見やすい。
・不明点があるときは、電話でなくFAQで調べる必要がある。
・機能がたくさんあるのは有り難いが、全てを使いこなせない。全てを使いこなしている人は少なかった。
・公開したくない情報でも、設定により閲覧されてしまうことがある。
社員の人数や拠点数が多い企業には、お勧め。
いちいち電話やメールで確認しなくても、スケジュール管理や確認が簡単にできる。
ログインすれば、どのデバイスからでも閲覧と操作ができるので、リモートワークや外回りが多い場合にも使いやすいと思う。
2017年頃～2023年2月現在も利用中
・使わない（使いづらい）機能や、他のツールと被るなどの理由で、ガルーンでは使わない機能がある
・社内コミュニケーションのための他のツールとの連携・共存がいまいちスムーズにはいかない
・ブラウザベースであるためなのか、たまに表示上の不具合が発生する
・たとえば、スケジュールの一覧画面（月のカレンダー画面など）でエラー文面が中途半端にHTMLタグ付きの赤字で長々と現れて、スケジュールのテーブル表示が崩れることがあった。ページのリロードを試してもすぐにはエラーは解消せず、忘れた頃にエラー解消していた。
外部ツールとの連携は難しいと感じる。
社内会議や一部の社外との会議は、弊社ではMicrosoft Teamsを使用するが、会議の設定（予約）はTeamsで行い、その予定をガルーンに別途入力する必要があったため、一時期、サードパーティー製の「ガル助」（ガルーンのスケジュールとOffice365のカレンダーを自動連携するツール）を導入しようとしてテスト運用をした。しかし、うまく連携できない（ガルーンに反映されないなど）ことが頻発したため、結局、ガル助を使用した連携運用は中断となった。
編集部が選んだグループウェアのおすすめ22選を専門家への取材をふまえて比較紹介！機能やメリット、目的別の選び方もまとめたので比較検討の参考にしてください。
サイボウズ Office
Google Workspace
kintone
ORCA
J-MOTTOグループウェア
Chat&Messenger
Kizuku
ザ 社内報
Microsoft365
TimeBiz
トラッキングジョブ
ecat cloud
eValue NS 2nd Edition
desknet's HR
社内報アプリ
WaWaOffice
Zoho Connect
NI Collabo 360
GroupSession
SYNCDOT GroupWARE
Knowledge Suite
aipo
ALL-IN
enclo
NetSuite
desknet's NEO
ビジネスgoo
iQube
R-GROUP
Shachihata Cloud
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