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個人でも会社内でも、Google Drive（グーグルドライブ）はおすすめの情報共有ツールです。
Googleドキュメントやスプレッドシートなども使うことができ、WordやExcelを持っていない人でも、簡単に文書を作成・共有することが可能になります。
個人でも会社内でも、Google Drive（グーグルドライブ）はおすすめの情報共有ツールです。
Googleドキュメントやスプレッドシートなども使うことができ、WordやExcelを持っていない人でも、簡単に文書を作成・共有することが可能になります。
ビジネススタータープラン 680円
※初期費用や導入費用は特になし。
もともと、会社のメールをGmailにしていたこと、また、Googleカレンダーなど、Googleの機能をよく利用していたため、ストレージに関しては、ほぼGoogle一択だった。
実際に、モバイルとの同期などを考えても、利便性が高く、他の選択肢が考えられなかった。
2017年～2023年6月現在も利用中
・個人的に利用しているクラウドと比べても使い勝手が良く、比較的安いと感じる。
・ウェブアプリやファイルのシェア機能なども秀逸で、これがないと、コロナ禍のリモートワーク中も、全く仕事ができないような状況だったと思う。
・ファイルの共有も非常にやりやすいため、仕事の効率が上がった。Excelなどの資料も、アップするだけで、必要メンバーと編集可能で共有ができるのは神。
・営業、デザイナー、エンジニア、誰もが使えるツールなのが良い。
・アプリからも確認やアップロードが容易にできる。
・退職時にも、管理者1人でメールアカウントを削除したり、ストレージそのものを削除したりなどが判断できるので、導入前と比較して効率化されていると思う。
・特にストレージに限った話では無いのだが、Googleのサービスなので、本当に様々な機能が無料なのが良い。特に、GoogleフォームやGASなどとは相性が良く、効率的に仕事ができる。
・アップロードの速度が少し遅いように感じる。
・ファイル共有すると、共有相手にはログイン状況が全てわかってしまうので、それだけは少し不便に感じる。
・権限付与を誤ると、再設定が面倒。
既にGoogleのメールサービスやフォーム等、Google製品を利用している場合には、圧倒的に便利だと思う。
また、ブラウザアクセスが簡単なので、リモートワーク時など、社員のパソコン、スペック等があまりわからない場合にも、おすすめできる。
ビジネススタータープラン 680円
教育機関であるため、基本的な機能のみであれば無償で利用可能だった。
Education Fundamentalsプランで利用していた。
元々オンラインストレージに関しての予算を取ろうと言う雰囲気ではなかったようで、前述の通り費用がかからないことが大きな決め手であったそう。
2012年～2023年6月現在も利用中
・無料で、仕事に必要な機能が揃っているため、文句のつけどころがなかった。
・個人利用者も多いので、新しく入ってきた人でもすぐに利用開始できた。
・管理者の方で、フォルダごとのアクセス制御や、ファイルの移動や、追加削除の権限が細かく指定できるので、誤って削除してしまう心配などがなかった。
・以前のファイル管理では、ルールも曖昧で、個人ルールで管理されていた。本ツールでは、全体でポリシーを設定でき、それ以外の行動をとることができなかった。それによって、みんながルールの中で運用することができた。
・ストレージのバックアップの心配も少なく、許可されている端末であれば、どこからでもアクセスできたので便利だった。
・「ストレージ上のファイルが探しにくい」と感じる人が多かった。
・元々Windowsサーバーを利用していた人間が多かったことから、インターフェースやファイルの並びや、アイコンの表示方法に慣れない部分があった。
教育機関では、Microsoft Officeのファイルが送られて来るケースが多かったが、端末によってはGoogleのソフトで編集することが多かった。
その際に、互換性が高かったので、そんなに問題なく利用することができてよかった。
他の会社と言うよりは、教育機関での利用であればGoogleドライブがお勧め。
傾向として、学校法人ではソフトウェアサービスについて疎い人が多いので、設定がわかりやすく、利用上の制限が少ないところが魅力。
料金が安いので、このようなツールサービスを利用する際のスタートとしては、十分なものであると考えられる。
Education Fundamentalsプラン
2019年春頃〜2023年5月現在も利用中
・WordファイルやExcelファイルとの互換性が良くない。
・特にWordファイルの場合、縦書きの書式を利用することがあるが、Googleでは縦書きに対応していない。そのため書式が崩れてしまい、プレビューを見ることができない。横書きに変換された状態で表示されるので、使うには一度ダウンロードするか、PDFに変換するという手間が生じる。
・上記については、元データがシンプルなものであれば読めることもあるが、Wordの機能を使って、行頭を揃えたり文字間隔を揃えたりした書式は、すべて崩れて表示されてしまう。
外部ツールとの連携がしやすいとは、あまり感じていない。
不明
明確ではないが、月600～1,300円のプランであったと思われる。
社内での資料共有のため。
作成したスプレッドシートやプレゼンテーション資料を保管している。
2012年頃～2023年6月現在も使用中
・他の会社でboxを利用したことがあるのだが、それに比べてGoogleのサービスはよく使われているので、操作方法を知っている人が多く、社内からの操作問い合わせが少ない。
・直感的に、リンクの配布や公開範囲の設定をすることができる。一部の人にしか公開してはいけない資料について、公開範囲の制限ができ、公開範囲も目で見てわかりやすい。また、チャットツールで資料へのリンクを送りあうことが多い。
・だれでも直感的に操作できる反面、誰にでも作業を任せてしまっているので、重要事項の設定ミスも起きやすい。
・リストラ対象者を選定していたリストが、全社に公開されていたことがあった。資料には社員の個人名フルネームと、当時の年収と、リストラ対象かどうかのチェック項目を入力していたが、資料の公開設定を誤っていたため、内容を全社員誰でも閲覧できる状態になってしまっていた。
・資料を外部に公開したい場合に、都度設定が正しいかを正確に確認しないといけない。
・セキュリティの観点で、外部へのリンクの公開をしづらい。
資料の検索性を高めるために、資料の件名に「【営業部】～～～」のように対象部署を入力しておくと便利。
操作経験がある人が多いツールなのと、直感的に操作できるので、社内展開のハードルが低く、おすすめできる。
凝った設定や活用目的がないのであれば、機能としても十分。
ただ、IT系の会社など、セキュリティに厳しい会社で、資料保管や資料公開用に利用するのは、誰でも簡単に操作できるがゆえにミスも起きやすいので、お勧めできない。
月600～1,300円のプラン
会社独自のネットワークシステムを使っていたが、自宅からアクセスすることができないため不便だった。
Googleドライブを導入して、業務の簡便さが向上した。
2019年4月〜2023年6月現在も利用中
・Googleアカウントで簡単にログインできる。
・見やすい仕様により、初心者でも簡単に利用できた。
・過去に作成したWordファイルでも、PDFに変換すれば使いやすく、データの保存がしやすい仕様だった。Wordファイルのまま保存した場合も、ダウンロードすればそのまま編集できる。
・PDFや画像ファイルの保存が簡単で、大量に保存することができる。プレゼンで使うPDFファイルをクラウド上に保存できるので、大容量のデータにどこからでもアクセスでき、プレゼンの際に利用できた。
文章ファイルや画像ファイルを多く利用する会社に、おすすめする。
Googleドライブは操作が簡単で、専門的な知識は必要なく、一般的なノウハウがあれば、誰でも利用できる点が魅力。
共有ドライブを使って他者とデータを共有できるので、社内でのファイル共有や、社外の人とのデータ共有も簡単にできる。
不明
2022年4月1日〜2023年5月現在も使用中
・メールアカウントに紐づいてグーグルドライブが付与される。
・職員がすべてグーグルアカウントを所持しているため、業務の一元化が行いやすい。
・書類の保存、提出、共同編集をグーグルドライブ上で行えるため、資料のメール送信等による共有化の手間を省くことができた。
・ファイルの保存先を探しにくい。
・iPadに資料をダウンロードすると、日本語のファイル名が文字化けする。
データを一元管理すること、ファイルやフォルダを共有化して業務効率を高めることに貢献できるシステムになので、デスクワークが中心の会社においてファイルを共有して円滑に業務を進めたい場合に効果的だと思うので、おすすめする。
不明
2018年9月～2022年9月
office365へ移行したためです。
・Googleの他の機能（カレンダー機能やメールサービス）との連携ができており、使いやすかった。
・Googleということで情報漏洩等の面でも安心感があった。
・PCが得意ではない人でも、Googleはプライベートで使用している人が多く、使いこなせない人が少なかった。
・たまにサーバが重く、作業に時間がかかることがあった。
・ごくまれにサーバ不具合が起きて使用できなくなることがあった。
・使用料の値上げにより、全社で使用するにはコストパフォーマンスが良くなかった。
・スマートフォンでの使用画面が見づらかった。
大手のGoogleが運営しているサービスのため、情報漏洩に対する安全性や安心感は大きいと思うので、個人情報を扱う会社や情報漏洩に敏感な会社にオススメする。
不明
2019年8月〜2023年5月現在も利用中
・グループ内でのファイルの共有が簡単に出来る。
・ドライブとして基本的な機能を持ち合わせている。
・ユーザーインターフェースがシンプルで使いやすい。
・ファイルの共有方法があまりに簡単な為、共有先を間違えたりして情報漏洩が起きやすいのではないかと思う。
シンプルなユーザーインターフェースで使いやすいので、おすすめする。
不明
社員間でのデータ共有がしやすく、セキュリティ面も安心だから。
2019年4月～2023年5月現在も利用中
・URLを送るだけなので、メンバー間でのデータ共有が容易。
・ローカル保存に比べて、データ容量を気にする必要が少ない。
・大学などの学校でもファイル格納ツールとして採用している場合が多く、新入社員でも操作に戸惑うことが少ない。
・例えばGoogleスプレッドシートとExcel、GoogleスライドPowerPointのように、Office系のツールとの互換性が悪い場合がある。
・オンライン環境でないと編集ができない。
Googleアカウントの発行のみでドライブが使用でき、追加費用もかからないので、他のGoogle系のツールを社内で利用している場合にはぜひ使うべきと思う。
不明
お金は、かかっていない。
2023年4月～2023年5月現在も利用中
・無料で使えるので、他店舗と情報共有しやすい。
・ミスして書き換えてしまっても、簡単にデータを復元出来る。
・上記について、商品データを書き換えてしまった他店舗の人がいたが、時計マークの操作履歴の所で、簡単に復元出来る事を教えて貰い、無事に元データを復元する事が出来た。
・PCが重くなって固まってWed画面が落ちてしまったことがあった。しかし、自動保存されていたのでデータが無事だった。
・UIは単純化されているので、とても分かりやすい。
・フォルダが作れて、名前変更も出来るので、整理整頓しやすい。
・ファイルをコピーする時に重く、無駄に複数のコピーが生成される事がある。急いで商品データの入力をしないといけない時に、コピーを生成するボタンを押し、反応しなかったので2,3回位押したら、コピーが3つ位生成されていた。
・Macと相性が悪く、Enterキーを2回押さないと、次の行に行けない。とても不便を感じる。
・インターネットに繋がっていないと使えないのが、残念に思う。
Macを使わない企業なら、無駄な操作が少なく、UIが単純化されていて見やすく、とても使いやすいように設計されているので、オススメする。
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この記事ではオンラインストレージ活用支援の専門家のアドバイスを参考に、おすすめ28サービスを比較紹介！ツールの選び方、オンラインストレージのメリット・デメリット、などの疑問を解決していきます！
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